Bạn có thể đã thu thập được rất nhiều ý tưởng sáng tạo để làm cho các cuộc họp nhóm của bạn trở thành một trải nghiệm tương tác và hấp dẫn. Tuy nhiên, bạn vẫn thấy các cuộc họp nhóm của mình thiếu điều gì đó? Hiệu quả sẽ là điểm mấu chốt ở đây, vì vậy hãy xem một số AhaSlides nghi thức cuộc họp!
Bạn có thể hack hack, hiệu quả của các cuộc họp nhóm của bạn bây giờ bằng cách sử dụng các mẹo thực hành đơn giản này về cách đạt được hiệu suất cao nhất của nhóm bạn với một địa điểm được tạo điều kiện tốt, bầu không khí khuyến khích thái độ cởi mở, sáng tạo và cam kết giữa các tiếp viên và một dòng thời gian có được tất cả các nhiệm vụ được thảo luận đúng.
Mục lục
- Nghi thức họp là gì?
- 6 mẹo về nghi thức họp mọi người nên biết
- #1 – Nhấn mạnh tầm quan trọng của cuộc họp
- #2 – Tổ chức trong một không gian hội họp với dịch vụ hậu cần được hỗ trợ thuận lợi
- #3 – Đặt ra những nguyên tắc cơ bản cho mọi thành viên
- #4 – Tạo một chương trình làm việc theo thứ tự quan trọng
- #5 - Khuyến khích sự tham gia tích cực từ đồng đội
- #6 - Đưa ra quyết định cuối cùng và phân công nhiệm vụ cá nhân
- Những điều bạn nên tránh trong nghi thức họp
- Kết luận:
Thêm lời khuyên về cuộc họp kinh doanh để khám phá
Bắt đầu sau vài giây.
Nhận các mẫu miễn phí để nâng cao hiệu quả cuộc họp của bạn lên một cấp độ khác! Đăng ký miễn phí và lấy những gì bạn muốn từ thư viện mẫu!
🚀 Lên mây ☁️
Nghi thức họp là gì?
Cách cư xử trong cuộc họp quan trọng hơn bạn nghĩ. Cho dù bạn đang làm việc tại một công ty khởi nghiệp thực tế hay trong một tổ chức tình nguyện, vẫn có một bộ quy tắc bất thành văn để giúp công việc kinh doanh hoạt động hiệu quả. Hãy hình dung thế này – bạn đang tham dự một cuộc họp khách hàng quan trọng. Một số bên liên quan chính sẽ có mặt ở đó, nhiều người trong số họ bạn chưa gặp. Làm thế nào để bạn đảm bảo rằng bạn tạo được ấn tượng tốt nhất có thể và cuộc họp thành công? Đó là nơi mà nghi thức họp xuất hiện.
Nghi thức họp là quy tắc ứng xử bất thành văn giúp giữ cho các tương tác chuyên nghiệp luôn được trau chuốt và hiệu quả. Các quy tắc có thể có vẻ cứng nhắc, nhưng việc tuân theo cách cư xử phù hợp trong cuộc họp sẽ thúc đẩy sự tập trung, tôn trọng và hòa hợp. Những việc như đến sớm cho thấy bạn coi trọng thời gian của người khác. Ngay cả khi bạn coi mình là một người dễ tính, việc tuân thủ các nghi thức trong cuộc họp có thể giúp các công việc quan trọng được thực hiện suôn sẻ, đặc biệt là với người lạ.
6 mẹo về nghi thức họp mọi người nên biết
#1 – Nhấn mạnh tầm quan trọng của cuộc họp
Nếu đồng đội của bạn không thừa nhận giá trị của các cuộc họp nhóm, họ sẽ cảm thấy bị ép buộc và không muốn tham gia. Vì vậy, trước tiên, hãy cho họ thấy những lợi thế của cuộc họp. Nhiều quyết định không thể được đưa ra nếu không có một cuộc thảo luận chuyên sâu và trực tiếp, vì chính quá trình nói – hỏi sẽ thăm dò con đường cho những lựa chọn hợp lý. Bên cạnh đó, các cuộc họp nhóm hiệu quả cho phép các cuộc trò chuyện cởi mở tận dụng quan điểm và chuyên môn của các thành viên để giải quyết các vấn đề dựa trên kỹ năng và kiến thức của họ. Họ cũng tăng cường mối quan hệ giữa các cá nhân và sự hiểu biết giữa các đồng đội.
#2. – Tổ chức trong không gian hội họp với dịch vụ hậu cần được hỗ trợ
Không gian hội nghị ảnh hưởng sâu sắc đến cảm xúc và trí tuệ của người tham dự nên hãy cân nhắc điều này khi lựa chọn địa điểm. Tùy theo chủ đề dự định và không khí của cuộc họp mà bạn có thể lựa chọn không gian phù hợp. Nó có thể mang lại cảm giác ấm cúng, đơn điệu hoặc xa cách, tùy thuộc vào nhóm của bạn. Phòng họp cần được trang bị các tiện nghi thiết yếu (điều hòa, ghế ngồi thoải mái, nước/trà, v.v.) và đảm bảo các đặc tính kỹ thuật hoạt động bình thường bằng cách kiểm tra kỹ trước cuộc họp.
#3. Đặt quy tắc cơ bản cho mọi thành viên
Việc xác định các quy tắc cho nhóm của bạn giúp mọi người phải chịu trách nhiệm về trách nhiệm của mình cũng như thúc đẩy sự tham gia của họ trong cuộc họp. Bạn có thể điều chỉnh bộ quy tắc cơ bản cho phù hợp với văn hóa và phong cách làm việc của nhóm mình, nhưng nhìn chung, nó có thể đề cập đến sự có mặt, sự nhanh chóng, sự tham gia tích cực, xử lý sự gián đoạn, lịch sự khi trò chuyện, trung thực, v.v. Hơn nữa, hãy trao cho mọi người quyền thảo luận xem liệu những quy tắc này đủ hợp lý và cách áp dụng chúng trong các cuộc họp. Đừng quên nêu bật tầm quan trọng của chúng để đồng đội của bạn biết cách chơi và tuân theo luật lệ.
#4 – Tạo một chương trình nghị sự theo thứ tự quan trọng
Đừng cố nhồi nhét quá nhiều thứ trong dòng thời gian mà bạn phải vật lộn để hoàn thành chúng theo cách chiếu lệ. Thay vào đó, hãy hoàn thiện những vấn đề liên quan đến chủ đề của cuộc họp và sắp xếp chúng theo thứ tự quan trọng để mặc dù bạn có thể hết thời gian và phải gấp rút hoàn thành một số mục, tất cả các vấn đề khẩn cấp đã được giải quyết. Bên cạnh đó, bạn nên phân phối chương trình nghị sự cho các đồng đội của mình trước cuộc họp. Bằng cách này, họ có thể đưa ra các đánh giá mang tính xây dựng trong chương trình nghị sự, đóng khung ý kiến của họ và chuẩn bị tất cả các nguồn lực cần thiết cho cuộc họp sắp tới.
#5 – Khuyến khích sự tham gia tích cực từ đồng đội
Mẹo yêu thích của tôi! Điều này có thể được thực hiện trong suốt cuộc họp, với các hoạt động tương tác có sự tham gia của tất cả các thành viên trong nhóm. Một vài trò chơi phá băng khi bắt đầu, một số khảo sát trực tiếp và một phần Hỏi & Đáp nhỏ bằng Văn bản hoặc Giọng nói sẽ thu hút mọi người vào bầu không khí nhiệt tình. Bạn cũng có thể cập nhật cho mọi người trong phòng các báo cáo cập nhật từng giây và gửi đánh giá kịp thời của họ. Một cách dễ dàng để làm điều này là sử dụng AhaSlide, một phần mềm thuyết trình trực tuyến lý tưởng cho các cuộc họp nhóm sáng tạo và tương tác. Không cần cài đặt, vậy tại sao bạn không thử?
#6 – Đưa ra quyết định cuối cùng và phân công nhiệm vụ cá nhân
Đừng chuyển sang mục tiếp theo trong chương trình nghị sự nếu chưa có quyết định cuối cùng nào được đưa ra liên quan đến vấn đề hiện tại. Quả thực, nguyên tắc then chốt của một cuộc họp hiệu quả là kết thúc mọi việc một cách tốt đẹp thay vì kéo dài vô ích. Một mẹo nhỏ là có biên bản cuộc họp: bạn có thể theo dõi diễn biến và biết liệu đã có quyết định cuối cùng cho tất cả các chủ đề hay chưa. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn đã giao một số nhiệm vụ cho từng cá nhân và họ biết trách nhiệm của mình mà không có bất kỳ nhầm lẫn nào.
Hãy để các cuộc họp nhóm làm cho một đội mạnh hơn với những hack này! Hãy thử tạo các hoạt động họp vui vẻ với AhaSlide ngay bây giờ!
Những điều bạn nên tránh trong nghi thức họp
Một số điều không nên làm trong nghi thức cuộc họp mà bạn nên tránh nếu không muốn cuộc họp của mình kết thúc trong sự cau có và bất mãn👇
- Đừng đến muộn: Đến muộn là điều không nên. Tôn trọng lịch trình của người khác bằng cách đến sớm bất cứ khi nào có thể.
- Đừng để bị phân tâm Dave: Điện thoại, email và cuộc trò chuyện bên lề sẽ không bay được. Gọi điện và nhắn tin là vụ tiêu diệt lớn nhất, vì vậy hãy tập trung vào vấn đề cuộc họp hiện tại. Những cuộc trò chuyện riêng tư trong cuộc họp sẽ làm gián đoạn dòng chảy, vì vậy hãy để dành những câu chuyện phiếm cho người làm mát nước.
- Đừng hung hăng: Tôn trọng người chủ trì cuộc họp và giữ mọi việc ngăn nắp. Lên lịch gặp người mà bạn không đồng ý để giải quyết những bất đồng.
- Đừng đến “tay trắng”: Hãy chuẩn bị sẵn sàng thông tin thật rõ ràng và hoàn thành bài tập về nhà.
- Đừng chuyển chủ đề: Đi đúng lộ trình để mọi việc diễn ra suôn sẻ. Tiếp tuyến ngẫu nhiên là kẻ giết động lượng.
Kết luận:
Mặc dù cách cư xử trong cuộc họp có vẻ ngột ngạt nhưng đừng đánh giá thấp sức mạnh của chúng. Nghi thức xã giao trong cuộc họp giúp bạn đạt được điều đó trong các cuộc thảo luận và nâng cấp các mối quan hệ của bạn một cách chủ yếu.
Vì vậy, lần tới khi bạn sắp có một cuộc họp lớn, hãy nhớ rằng - áp dụng những kỹ thuật nghi thức đó có thể là vũ khí bí mật của bạn để không chỉ kết thúc cuộc thảo luận đó mà còn lấy đi những kết nối mới sẽ phục vụ tốt cho bạn trong các cuộc họp sắp tới. Với cách cư xử lịch sự, bạn sẽ không chỉ gây ấn tượng ngày hôm nay mà còn xây dựng các mối quan hệ đối tác đáng tin cậy mang lại thành công lâu dài.
Những câu hỏi thường gặp
Tại sao các nghi thức họp lại quan trọng?
Dưới đây là một số lý do hấp dẫn tại sao các quy trình họp lại quan trọng đối với doanh nghiệp:
– Hiệu quả là mấu chốt – Và các giao thức như chương trình làm việc, bộ hẹn giờ và các quy tắc cơ bản giúp mọi thứ diễn ra ở tốc độ tối ưu để không lãng phí thời gian.
– Đêm mở mic – Các cuộc thảo luận có cấu trúc sẽ tạo sân chơi bình đẳng để mọi người đều có thời gian phát sóng như nhau. Không ai cướp được đoàn xe.
– Trọng tài đâu? – Chỉ định một người điều phối có nghĩa là tạo ra năng suất thay vì hỗn loạn cho tất cả mọi người. Mỗi lần một giọng nói = không có sự nhầm lẫn khi trò chuyện chéo.
