Một cuộc họp kinh doanh chỉ hiệu quả khi hình thức của nó phù hợp với mục tiêu. Một cuộc họp động não được tổ chức như một buổi cập nhật tình trạng sẽ giết chết các ý tưởng, và một cuộc họp quyết định được tổ chức như một cuộc họp động não sẽ không bao giờ đi đến quyết định. Hướng dẫn này bao gồm 10 loại cuộc họp mà hầu hết các doanh nghiệp đều tổ chức, mục đích của từng loại, thời lượng nên kéo dài bao lâu và làm thế nào để giữ cho cuộc họp hữu ích.
Để dễ hình dung về kích thước, Harvard Business Review Theo các báo cáo, các giám đốc điều hành dành gần 23 giờ mỗi tuần cho các cuộc họp, tăng từ mức dưới 10 giờ vào những năm 1960. Việc lựa chọn loại hình họp phù hợp và tổ chức họp hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Cuộc họp kinh doanh là gì?
Một cuộc họp kinh doanh là cuộc tụ họp của những người cùng nhau chia sẻ thông tin, giải quyết vấn đề hoặc đưa ra quyết định về công việc. Cuộc họp có thể diễn ra trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp cả hai, trang trọng hoặc không trang trọng, từ cuộc họp ngắn 10 phút hàng ngày đến phiên họp lập kế hoạch cả ngày. Điểm chung của mọi cuộc họp hiệu quả là một mục đích: kết thúc cuộc họp, cần có sự tiến triển nào đó.
Hướng dẫn nhanh: Bạn cần loại hình họp nào?
| Nếu bạn cần... | Chạy một... | Chiều dài điển hình |
|---|---|---|
| Giữ cho toàn đội luôn thống nhất về các ưu tiên. | Cuộc họp nhóm hàng tháng | 30 đến 60 phút |
| Các chất chặn bề mặt nhanh | Đứng lên | Tối đa 15 phút |
| Theo dõi tiến độ so với mục tiêu | Cuộc họp cập nhật tình hình | 30 phút |
| Sửa chữa điều gì đó đã xảy ra sai | Họp giải quyết vấn đề | 45 đến 60 phút |
| Đưa ra một quyết định rõ ràng | Cuộc họp ra quyết định | 30 đến 60 phút |
| Tạo tùy chọn | cuộc họp động não | 45 đến 60 phút |
| Xác định định hướng dài hạn | Cuộc họp quản lý chiến lược | Nửa ngày hoặc hơn |
| Khởi đầu dự án thật tốt | Họp khởi động dự án | 60 đến 90 phút |
| Giúp mọi người làm quen với nhau. | Hội nghị giới thiệu | 30 phút |
| Hãy để các nhà lãnh đạo trả lời câu hỏi của nhân viên. | Hội trường thị trấn | 45 đến 60 phút |
Thời lượng được nêu chỉ là điểm khởi đầu chung chứ không phải quy tắc. Hãy rút ngắn bất kỳ cuộc họp nào kết thúc sớm.
10 loại cuộc họp trong kinh doanh
1. Họp nhóm hàng tháng
Cuộc họp nhóm hàng tháng là một buổi kiểm tra định kỳ, nơi nhóm xem xét tiến độ, phân công công việc sắp tới và thống nhất các ưu tiên. Nó phát huy tác dụng khi có nhiều vấn đề cần giải quyết hơn so với một cuộc họp ngắn hàng ngày. Sai lầm thường gặp là biến nó thành một buổi đổ thông tin: nếu mọi thứ được chia sẻ đều có thể gửi qua email, hãy gửi email và dành cuộc họp cho các vấn đề cản trở, các quyết định ảnh hưởng đến nhiều người và những thay đổi về định hướng.
Đừng nhầm lẫn nó với một cuộc họp chung tay, điều này giúp gắn kết toàn bộ công ty lại với nhau, thường do ban lãnh đạo cấp cao dẫn dắt, chứ không phải chỉ một nhóm duy nhất.
2. Các cuộc họp đứng
Cuộc họp đứng, hay còn gọi là họp nhóm hàng ngày, là một buổi kiểm tra tình hình ngắn gọn hàng ngày, diễn ra trong vòng chưa đầy 15 phút. Atlassian Nó được mô tả như một cuộc họp nhanh theo hình thức luân phiên, trong đó mỗi người trả lời ba câu hỏi: tôi đã hoàn thành được gì ngày hôm qua, tôi sẽ làm gì hôm nay và điều gì đang cản trở tôi. Giới hạn thời gian giúp nó trở thành một công cụ phối hợp hơn là một báo cáo tiến độ. Các cuộc họp đứng phù hợp với các nhóm làm việc chung trong một dự án hàng ngày. Đối với các nhóm phân tán, một cuộc họp đứng bằng văn bản trên kênh chung có thể thực hiện công việc tương tự mà không cần lên lịch.
3. Các cuộc họp cập nhật tình hình
Các buổi cập nhật tiến độ thường diễn ra hàng tuần và theo dõi sự tiến triển so với các mục tiêu cụ thể. Khác với cuộc họp giao ban hàng ngày, câu hỏi đặt ra là dự án có đang đi đúng hướng hay không, đang vượt hoặc chậm ở điểm nào và điều đó có ý nghĩa gì đối với cột mốc tiếp theo. Hãy giữ cho buổi họp có cấu trúc: mọi người báo cáo theo cùng một định dạng, và bất cứ vấn đề nào cần thảo luận thực sự sẽ được đưa ra trong một cuộc họp riêng để buổi cập nhật 30 phút không biến thành một giờ không theo kế hoạch.
4. Các cuộc họp giải quyết vấn đề
Những cuộc họp này được triệu tập khi có điều gì đó không ổn hoặc sắp xảy ra sự cố, và một nhóm cần phải chẩn đoán vấn đề và thống nhất giải pháp. Chúng thường không được lên kế hoạch trước và có thể huy động người từ nhiều phòng ban. Hãy tập trung vào vấn đề, không phải đổ lỗi, và kết thúc bằng một giải pháp được thống nhất, người chịu trách nhiệm được chỉ định và thời hạn hoàn thành. Gửi dữ liệu liên quan trước đó để mọi người cùng bắt đầu với một bức tranh tổng thể về vấn đề thực sự là gì.
5. Các cuộc họp ra quyết định
Cuộc họp ra quyết định được tổ chức để đưa ra một quyết định duy nhất cần sự đóng góp ý kiến hoặc thẩm quyền từ nhiều người. Hãy mời tất cả những người cần ký duyệt, và không mời thêm ai khác. Viết quyết định dưới dạng một câu hỏi duy nhất trước khi lên lịch: "Chúng ta có nên dời lịch ra mắt từ quý 3 sang quý 4 không?" là một cuộc họp ra quyết định, trong khi "Chúng ta nghĩ gì về tiến độ ra mắt?" thì không phải. Sau đó, hãy ghi lại quyết định và lý do để tránh việc phải xem xét lại vấn đề này nhiều tháng sau đó.
6. Các cuộc họp động não
Các cuộc họp động não tạo ra ý tưởng; việc đánh giá chúng diễn ra sau đó. Khi cả hai diễn ra cùng một lúc, bản năng phán xét sẽ kìm hãm các ý tưởng, và bạn chỉ còn lại một danh sách ngắn các đề xuất an toàn. Hãy dành phần đầu để đưa ra ý tưởng mà không bình luận và phần thứ hai để nhóm và xếp hạng chúng. Một cuộc họp trực tiếp đám mây từ Hoặc slide mở cho phép những người ít nói hơn có thể đóng góp ý kiến cùng lúc với mọi người khác, thay vì phải chờ đợi khoảng lặng trong cuộc trò chuyện.
7. Các cuộc họp quản lý chiến lược
Các cuộc họp chiến lược là nơi các nhà lãnh đạo cấp cao xem xét định hướng dài hạn, đánh giá hiệu quả hoạt động so với các mục tiêu chiến lược và đặt ra các ưu tiên cho quý hoặc năm tới. Chúng thường được tổ chức hàng quý hoặc hàng năm và cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng: hãy chia sẻ tài liệu đọc trước ít nhất 48 giờ để cuộc thảo luận không bị hời hợt. Kết quả cần là một danh sách rõ ràng các ưu tiên và quyết định, chứ không phải là một danh sách những việc cần "tìm hiểu thêm". Bạn có thể tìm hiểu thêm chi tiết trong hướng dẫn của chúng tôi về... cuộc họp quản lý chiến lược.
8. Cuộc họp khởi động dự án
A cuộc họp khởi động dự án Đây là thời điểm đánh dấu sự khởi đầu chính thức của một dự án. Nó tập hợp người quản lý dự án, nhóm thực hiện và các bên liên quan để thảo luận về những gì dự án cần đạt được, ai chịu trách nhiệm về việc gì, nhóm sẽ giao tiếp như thế nào và thành công được định nghĩa như thế nào. Đây cũng là thời điểm tiết kiệm nhất để nêu ra các giả định và rủi ro, trước khi công việc đạt được đà phát triển theo một hướng nhất định.
9. Các cuộc họp giới thiệu
An hội nghị giới thiệu Điều này xảy ra khi ai đó gia nhập một nhóm, khi hai nhóm bắt đầu làm việc cùng nhau hoặc khi một người chuyển sang một vai trò mới. Mục đích là để xây dựng mối quan hệ: hiểu biết về kinh nghiệm, phong cách làm việc và kỳ vọng. Trò chuyện mở thường dễ gây nhàm chán, vì vậy hãy cho mọi người một chủ đề cụ thể để nói chuyện, chẳng hạn như một câu hỏi ngắn hoặc một nhiệm vụ nhỏ cùng nhau thực hiện.
10. Các cuộc họp tại tòa thị chính
A cuộc họp tòa thị chính Đây là một buổi họp được lên kế hoạch dành cho toàn công ty hoặc toàn bộ phòng ban, trong đó các nhà lãnh đạo chia sẻ thông tin cập nhật và trả lời câu hỏi từ nhân viên. Wikipedia Lưu ý rằng hình thức này được mô phỏng theo cuộc họp thị trấn New England, có từ thế kỷ 17, nhưng những người tham dự cuộc họp thị trấn không bỏ phiếu về các quyết định ràng buộc. Giá trị nằm ở tính minh bạch và giao tiếp hai chiều, và điều đó phụ thuộc vào việc phần hỏi đáp có thực sự hiệu quả hay không. Những câu hỏi dễ dãi đã được sàng lọc trước sẽ làm mất đi mục đích ban đầu, vì vậy hãy cung cấp cho nhân viên một cách thức ẩn danh để gửi câu hỏi trước và trong suốt phiên họp.
Làm thế nào để tổ chức thành công bất kỳ loại cuộc họp nào.
Thể thức có thể khác nhau giữa 10 loại hình, nhưng những thói quen làm cho một cuộc họp đáng tham dự vẫn giữ nguyên.
- Hãy xác định mục đích trước khi lên lịch. Bạn có thể cho biết quyết định nào sẽ được đưa ra, thông tin nào sẽ được chia sẻ hoặc vấn đề nào sẽ được giải quyết không? Nếu không, có lẽ cuộc họp này chưa cần thiết.
- Hãy cùng nhau lên kế hoạch. A chương trình họp Giúp giữ cho cuộc thảo luận đi đúng hướng và cho phép mọi người chuẩn bị. Một danh sách các chủ đề kèm theo thời gian cụ thể cho mỗi chủ đề là đủ.
- Mời đúng người. Hãy thông báo cho những người cần ý kiến đóng góp hoặc có thẩm quyền, và gửi thông báo cho những người khác.
- Hãy dành thời gian thích hợp cho từng chủ đề. Hãy dành thêm thời gian cho những công việc phức tạp, tuân thủ lịch trình và nghỉ giải lao ngắn nếu công việc kéo dài hơn một giờ.
- Làm cho nó tương tác. Một cuộc họp mà chỉ có một người nói và mọi người khác lắng nghe sẽ nhanh chóng mất tập trung. (Live) cuộc thăm dòCác câu hỏi nhanh và câu hỏi mở giúp mọi người tham gia tích cực hơn. AhaSlides Gói này hỗ trợ tối đa 50 người tham gia, phù hợp với hầu hết các cuộc họp nhóm.
- Ghi lại các quyết định và theo dõi sát sao. Biên bản cuộc họp chỉ cần ghi lại các quyết định đã đưa ra, các nhiệm vụ được giao, ai chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành. Gửi biên bản trong vòng 24 giờ, sau đó yêu cầu phản hồi để cuộc họp tiếp theo được cải thiện.
Các lỗi thường gặp để tránh
- Sử dụng sai loại dữ liệu cho mục tiêu. Hãy xác định loại đầu ra bạn cần, sau đó chọn định dạng phù hợp để tạo ra nó.
- Mời quá nhiều người. Những căn phòng lớn làm chậm quá trình ra quyết định và giảm mức độ tham gia của mỗi người.
- Bỏ qua bước theo dõi. Một quyết định không được ghi chép lại cũng có tác dụng như việc không đưa ra quyết định nào.
- Cho phép các cuộc họp định kỳ chạy tự động. Cứ vài tháng một lần, hãy tự hỏi liệu cuộc họp đó còn phục vụ mục đích ban đầu hay không. Nếu không, hãy hủy bỏ hoặc thay đổi hình thức.
Các câu hỏi thường gặp
Tại sao các cuộc họp lại quan trọng trong kinh doanh?
Các cuộc họp cho phép thông tin, ý tưởng và phản hồi được truyền tải lên xuống trong toàn bộ tổ chức, và chúng là nơi nhanh nhất để mọi người thống nhất về một quyết định.
Doanh nghiệp nên có những cuộc họp nào?
Hầu hết các doanh nghiệp đều tổ chức nhiều loại hình họp khác nhau, bao gồm họp toàn thể nhân viên, họp lãnh đạo, họp nhóm, họp dự án và họp riêng, cùng với các buổi họp chuyên biệt theo chức năng như bán hàng, tiếp thị, tài chính và đánh giá tuyển dụng, các buổi đào tạo và họp khách hàng. Hãy bắt đầu với 10 loại hình họp trên và chỉ bổ sung thêm các loại hình khác khi mục đích rõ ràng yêu cầu.
Một cuộc họp kinh doanh nên kéo dài bao lâu?
Ngắn gọn nhất có thể tùy thuộc vào mục đích. Các cuộc họp giao ban hàng ngày nên dưới 15 phút, cập nhật tình trạng và đưa ra quyết định khoảng 30 phút, và chỉ các phiên họp chiến lược hoặc lập kế hoạch mới nên kéo dài đến nửa ngày hoặc hơn.
Sự khác biệt giữa cuộc họp giao ban hàng ngày và cuộc họp cập nhật tình trạng công việc là gì?
Buổi họp ngắn hàng ngày (stand-up) là cuộc họp kiểm tra ngắn gọn về tiến độ công việc và các vấn đề gặp phải. Buổi cập nhật tình trạng dự án thường diễn ra hàng tuần và xem xét liệu toàn bộ dự án có đang đi đúng hướng so với mục tiêu đề ra hay không.
