Các cuộc họp trong kinh doanh quen thuộc với những người ở vị trí lãnh đạo như quản lý dự án hoặc vai trò cấp cao trong công ty. Những cuộc họp này rất cần thiết để tăng cường giao tiếp, khuyến khích hợp tác và thúc đẩy thành công trong tổ chức.
Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể nhận thức được các định nghĩa, loại và mục đích của các cuộc họp này. Bài viết này phục vụ như một hướng dẫn toàn diện và cung cấp các mẹo để tiến hành các cuộc họp hiệu quả trong kinh doanh.
Cuộc họp kinh doanh là gì?
Một cuộc họp kinh doanh là một cuộc họp của các cá nhân cùng nhau thảo luận và đưa ra quyết định về các chủ đề cụ thể liên quan đến kinh doanh. Mục đích của cuộc họp này có thể bao gồm cập nhật cho các thành viên trong nhóm về các dự án hiện tại, lập kế hoạch cho những nỗ lực trong tương lai, giải quyết vấn đề hoặc đưa ra quyết định có ảnh hưởng đến toàn bộ công ty.
Các cuộc họp trong kinh doanh có thể được tiến hành trực tiếp, ảohoặc kết hợp cả hai và có thể trang trọng hoặc không trang trọng.
Mục tiêu của cuộc họp kinh doanh là trao đổi thông tin, gắn kết các thành viên trong nhóm và đưa ra các quyết định giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu.
Các Loại Cuộc Họp Trong Kinh Doanh
Có một số loại cuộc họp trong kinh doanh, nhưng 10 loại phổ biến bao gồm:
1/ Họp Đội hàng tháng
Các cuộc họp nhóm hàng tháng là các cuộc họp thường xuyên của các thành viên trong nhóm của công ty để thảo luận về các dự án đang diễn ra, phân công nhiệm vụ cũng như cập nhật thông tin và liên kết với mọi người. Các cuộc họp này thường diễn ra hàng tháng, trong cùng một ngày và kéo dài từ 30 phút đến vài giờ (tùy thuộc vào quy mô của nhóm và lượng thông tin được đề cập).
Các cuộc họp nhóm hàng tháng tạo cơ hội và hướng dẫn cho các thành viên trong nhóm trao đổi thông tin và ý tưởng, thảo luận về tiến độ dự án và đảm bảo mọi người đang làm việc hướng tới cùng một mục tiêu.
Các cuộc họp này cũng có thể được sử dụng để giải quyết bất kỳ thách thức hoặc vấn đề nào mà nhóm gặp phải, xác định giải pháp và đưa ra quyết định ảnh hưởng đến hướng của dự án hoặc công việc của nhóm.
An cuộc họp chung tay đơn giản là một cuộc họp có sự tham gia của tất cả nhân viên của một công ty, hay nói cách khác là cuộc họp nhóm hàng tháng. Đó là một cuộc họp định kỳ – có thể diễn ra mỗi tháng một lần – và thường được điều hành bởi những người đứng đầu công ty.
2/ Họp đứng
Đây là trò chơi truyền cảm hứng bằng cuộc họp đứng, hay còn gọi là daily stand-up hoặc daily scrum meeting, là một dạng họp ngắn, thường kéo dài không quá 15 phút và được tổ chức hàng ngày để nhóm cập nhật nhanh tiến độ của dự án, hoặc khối lượng công việc đã hoàn thành, kế hoạch thực hiện. làm việc vào ngày hôm nay.
Đồng thời, nó giúp xác định và giải quyết những trở ngại mà các thành viên trong nhóm đang gặp phải và chúng ảnh hưởng như thế nào đến mục tiêu chung của nhóm.
3/ Họp cập nhật tình trạng
Các cuộc họp cập nhật trạng thái tập trung vào việc cung cấp thông tin cập nhật từ các thành viên trong nhóm về tiến độ của các dự án và nhiệm vụ của họ. Chúng có thể diễn ra thường xuyên hơn các cuộc họp hàng tháng, chẳng hạn như hàng tuần.
Tất nhiên, mục đích của các cuộc họp cập nhật tình trạng là để cung cấp một cái nhìn minh bạch về tiến độ của từng dự án và xác định bất kỳ thách thức nào có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Các cuộc họp này sẽ không bị cuốn vào các vấn đề như thảo luận hoặc giải quyết vấn đề.
Đối với cuộc họp quy mô lớn hơn, Cuộc họp cập nhật trạng thái cũng có thể được đặt tên là 'Hội nghị Thị trưởng', Một cuộc họp tại tòa thị chính chỉ đơn giản là một cuộc họp toàn công ty được lên kế hoạch, trong đó trọng tâm là ban quản lý trả lời các câu hỏi của nhân viên. Do đó, cuộc họp này bao gồm một phiên hỏi đáp, làm cho nó trở nên cởi mở hơn và ít công thức hơn bất kỳ loại cuộc họp nào khác!
4/ Họp giải quyết vấn đề
Đây là những cuộc họp xoay quanh việc xác định và giải quyết những thách thức, khủng hoảng hoặc vấn đề mà một tổ chức đang gặp phải. Chúng thường bất ngờ và cần tập hợp các cá nhân từ các bộ phận hoặc nhóm khác nhau để cộng tác và tìm giải pháp cho các vấn đề cụ thể.
Tại cuộc họp này, những người tham dự sẽ chia sẻ quan điểm của họ, cùng nhau xác định nguyên nhân cốt lõi của vấn đề và đưa ra các giải pháp khả thi. Để cuộc họp này có hiệu quả, họ nên được khuyến khích thảo luận cởi mở và trung thực, tránh đổ lỗi và tập trung vào việc tìm kiếm câu trả lời.
5/ Các cuộc họp ra quyết định
Các cuộc họp này có mục tiêu đưa ra các quyết định quan trọng ảnh hưởng đến hướng của dự án, nhóm hoặc toàn bộ tổ chức. Những người tham dự thường là những cá nhân có thẩm quyền và chuyên môn ra quyết định cần thiết.
Cuộc họp này sẽ cần được cung cấp trước mọi thông tin liên quan, cần các bên liên quan. Sau đó, để đảm bảo rằng các quyết định được đưa ra trong cuộc họp được thực hiện, các hành động tiếp theo được thiết lập với thời gian hoàn thành.
6/ Họp động não
Các cuộc họp động não tập trung vào việc tạo ra những ý tưởng mới và sáng tạo cho doanh nghiệp của bạn.
Phần hay nhất của phiên động não là cách nó thúc đẩy tinh thần đồng đội và phát minh đồng thời dựa trên trí tuệ tập thể và trí tưởng tượng của cả nhóm. Mọi người đều được phép bày tỏ ý kiến của mình, rút ra ý tưởng từ ý tưởng của nhau và đưa ra các giải pháp độc đáo và tiên tiến.
7/ Họp quản lý chiến lược
Cuộc họp quản lý chiến lược là các cuộc họp cấp cao tập trung vào việc xem xét, phân tích và đưa ra quyết định liên quan đến các mục tiêu, phương hướng và hiệu suất dài hạn của một tổ chức. Các giám đốc điều hành cấp cao và đội ngũ lãnh đạo tham dự các cuộc họp này, được tổ chức hàng quý hoặc hàng năm.
Trong các cuộc họp này, tổ chức được xem xét và đánh giá, cũng như khả năng cạnh tranh hoặc xác định các cơ hội mới để phát triển và cải thiện.
8/ Họp khởi động dự án
A cuộc họp khởi động dự án là một cuộc họp đánh dấu sự khởi đầu chính thức của một dự án mới. Nó tập hợp những người chủ chốt từ nhóm dự án, bao gồm người quản lý dự án, thành viên nhóm và các bên liên quan từ các bộ phận khác, để thảo luận về mục đích, mục tiêu, thời gian và ngân sách.
Nó cũng tạo cơ hội cho người quản lý dự án thiết lập các kênh liên lạc rõ ràng, đặt kỳ vọng và đảm bảo các thành viên trong nhóm hiểu vai trò và trách nhiệm của họ.
Đây là một số loại cuộc họp phổ biến nhất trong kinh doanh, định dạng và cấu trúc có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô và loại hình tổ chức.
9/ Họp giới thiệu
An hội nghị giới thiệu là lần đầu tiên các thành viên trong nhóm và lãnh đạo của họ gặp nhau chính thức để xác định xem các cá nhân liên quan có muốn xây dựng mối quan hệ làm việc và cam kết với nhóm trong tương lai hay không.
Cuộc họp này nhằm mục đích giúp các thành viên trong nhóm có thời gian ở cùng nhau để tìm hiểu lý lịch, sở thích và mục tiêu của từng người tham gia. Tùy thuộc vào sở thích của bạn và nhóm của bạn, bạn có thể thiết lập các cuộc họp giới thiệu chính thức hoặc không chính thức, tùy thuộc vào các ngữ cảnh khác nhau.
10/ Họp tòa thị chính
Khái niệm này bắt nguồn từ các cuộc họp địa phương ở thị trấn New England, nơi các chính trị gia gặp gỡ cử tri để thảo luận các vấn đề và luật pháp.
Hôm nay, một cuộc họp tòa thị chính là một cuộc họp toàn công ty được lên kế hoạch để ban quản lý trả lời các câu hỏi trực tiếp từ nhân viên. Nó cho phép giao tiếp cởi mở và minh bạch giữa lãnh đạo và nhân viên. Nhân viên có thể đặt câu hỏi và nhận được phản hồi ngay lập tức.
Trả lời Tất cả các những câu hỏi quan trọng
Đừng bỏ lỡ một nhịp với AhaSlides ' công cụ hỏi đáp miễn phí. Hãy có tổ chức, minh bạch và là một nhà lãnh đạo tuyệt vời.
Cách tiến hành các cuộc họp trong kinh doanh
Để có một cuộc họp tốt, trước tiên, bạn phải gửi một thư mời họp.
Tiến hành các cuộc họp hiệu quả trong kinh doanh đòi hỏi phải lập kế hoạch và chuẩn bị cẩn thận để đảm bảo rằng cuộc họp diễn ra hiệu quả và đạt được các mục tiêu đã định. Những lời khuyên sau đây có thể giúp bạn tổ chức các cuộc họp kinh doanh hiệu quả:
1/ Xác định mục đích, mục tiêu
Xác định mục đích và mục tiêu của một cuộc họp kinh doanh là rất quan trọng để đảm bảo rằng cuộc họp có hiệu quả và tạo ra kết quả như mong đợi. Họ cần đảm bảo những điều sau:
- Mục đích. Đảm bảo cuộc họp có mục đích thảo luận về các chủ đề cụ thể, đưa ra quyết định hoặc cung cấp thông tin cập nhật. Bạn cần xác định lý do tại sao cuộc họp là cần thiết và kết quả mong đợi.
- Mục tiêu. Mục tiêu của một cuộc họp kinh doanh là những kết quả cụ thể, có thể đo lường được mà bạn muốn đạt được vào cuối cuộc họp. Họ nên phù hợp với mục đích chung của cuộc họp với dòng thời gian, KPI, v.v.
Ví dụ: một cuộc họp để thảo luận về việc ra mắt sản phẩm mới nên có các mục tiêu phù hợp với mục tiêu tổng thể là tăng doanh số bán hàng hoặc cải thiện thị phần.
2/ Chuẩn bị chương trình họp
A chương trình họp phục vụ như một lộ trình cho cuộc họp và giúp giữ cho cuộc thảo luận tập trung và đi đúng hướng.
Do đó, bằng cách chuẩn bị một chương trình nghị sự hiệu quả, bạn có thể đảm bảo rằng các cuộc họp kinh doanh diễn ra hiệu quả và tập trung và mọi người đều biết những gì cần thảo luận, những gì mong đợi và những gì cần đạt được.
3/ Mời đúng người tham gia
Xem xét ai nên tham dự cuộc họp dựa trên vai trò của họ và các chủ đề sẽ được thảo luận. Chỉ mời những người cần có mặt để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ. Một số yếu tố cần xem xét để giúp chọn đúng người tham dự bao gồm sự phù hợp, trình độ chuyên môn và thẩm quyền.
4/ Phân bổ thời gian hiệu quả
Đảm bảo rằng bạn phân bổ đủ thời gian cho từng chủ đề trong chương trình làm việc của mình, có tính đến tầm quan trọng và mức độ phức tạp của từng vấn đề. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các chủ đề đều được chú ý đầy đủ và cuộc họp không kéo dài quá giờ.
Ngoài ra, bạn nên bám sát lịch trình càng nhiều càng tốt, nhưng cũng đủ linh hoạt để thực hiện các thay đổi nếu cần thiết. Bạn cũng có thể cân nhắc nghỉ giải lao ngắn để giúp người tham gia nạp lại năng lượng và tập trung trở lại. Điều này có thể duy trì năng lượng và sự quan tâm của cuộc họp.
5/ Làm cho các cuộc họp trở nên tương tác và hấp dẫn hơn
Làm cho các cuộc họp kinh doanh trở nên tương tác và hấp dẫn hơn bằng cách khuyến khích tất cả những người tham gia lên tiếng và chia sẻ suy nghĩ cũng như ý tưởng của họ. Cũng như sử dụng các hoạt động tương tác, chẳng hạn như các cuộc thăm dò trực tiếp or phiên động não và bánh xe quay giúp thu hút người tham gia và tập trung vào cuộc thảo luận.
Hoặc sử dụng AhaSlides thư viện mẫu tạo sẵn để nói lời tạm biệt với những cuộc họp nhàm chán và những ánh mắt đờ đẫn.
Kiểm tra: Hơn 20 niềm vui trực tuyến Trò chơi phá băng để Tương tác tốt hơn, hoặc 14 Truyền cảm hứng Trò chơi cho cuộc họp ảo, với 6 tốt nhất cuộc họp hack bạn có thể tìm thấy vào năm 2024!
6/ Biên Bản Cuộc Họp
Đi biên bản cuộc họp trong cuộc họp kinh doanh là một nhiệm vụ quan trọng giúp ghi lại các cuộc thảo luận và quyết định chính được đưa ra trong cuộc họp. Nó cũng giúp cải thiện tính minh bạch và đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất trước khi bước vào cuộc họp tiếp theo.
7/ Theo dõi các hạng mục hành động
Bằng cách theo dõi các mục hành động, bạn có thể đảm bảo rằng các quyết định được đưa ra trong cuộc họp được đưa vào hành động và mọi người đều hiểu rõ trách nhiệm của mình.
Và LUÔN thu thập phản hồi từ những người tham gia để làm cho cuộc họp kinh doanh sắp tới trở nên tốt hơn nữa – bạn có thể chia sẻ phản hồi sau khi kết thúc, qua email hoặc slide thuyết trình. Nó làm cho các cuộc họp không còn tẻ nhạt và mọi người đều vui vẻ💪
Nhận mẫu khảo sát miễn phí cho cuộc họp của bạn!
Đăng ký miễn phí và lấy những gì bạn muốn từ thư viện mẫu!
🚀 Mẫu miễn phí ☁️
Chìa khóa chính
Mong rằng với bài viết này của AhaSlide, bạn có thể phân biệt các loại cuộc họp trong kinh doanh và mục đích của chúng. Ngoài ra, bằng cách làm theo các bước và phương pháp hay nhất này, bạn có thể giúp đảm bảo rằng các cuộc họp kinh doanh của mình diễn ra hiệu quả, tập trung và tạo ra kết quả mong muốn.
Tiến hành các cuộc họp kinh doanh một cách hiệu quả có thể giúp cải thiện giao tiếp, cộng tác và thành công trong một tổ chức và là một thành phần quan trọng của quản lý kinh doanh thành công.
Những câu hỏi thường gặp
Tại sao các cuộc họp lại quan trọng trong kinh doanh?
Các cuộc họp cho phép giao tiếp hiệu quả cả cấp dưới và cấp trên trong một tổ chức. Những cập nhật quan trọng, ý tưởng và phản hồi có thể được chia sẻ.
Doanh nghiệp nên có những cuộc họp nào?
– Cuộc họp toàn thể/tất cả nhân viên: Cuộc họp toàn công ty để chia sẻ thông tin cập nhật, thông báo và thúc đẩy giao tiếp giữa các phòng ban.
– Cuộc họp điều hành/lãnh đạo: Dành cho quản lý cấp cao thảo luận về chiến lược, kế hoạch cấp cao và đưa ra các quyết định quan trọng.
– Họp Phòng/Tổ: Để các phòng/nhóm riêng lẻ có thể đồng bộ, thảo luận công việc và giải quyết các vấn đề trong phạm vi của mình.
– Họp dự án: Để lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và giải quyết các vướng mắc cho từng dự án.
– Trực tiếp: Đăng ký cá nhân giữa người quản lý và cấp dưới trực tiếp để thảo luận về công việc, các ưu tiên và phát triển chuyên môn.
– Họp bán hàng: Để đội ngũ bán hàng xem xét hiệu quả hoạt động, xác định cơ hội và hoạch định chiến lược bán hàng.
– Cuộc họp tiếp thị: Được sử dụng bởi đội ngũ tiếp thị để lập kế hoạch chiến dịch, lịch nội dung và đo lường thành công.
– Các cuộc họp về ngân sách/tài chính: Để xem xét tài chính về chi phí so với ngân sách, dự báo và thảo luận về đầu tư.
– Hội nghị tuyển dụng: Sàng lọc hồ sơ, tiến hành phỏng vấn và đưa ra quyết định tuyển dụng các vị trí mới.
– Các cuộc họp đào tạo: Lập kế hoạch và tổ chức các buổi đào tạo hội nhập, phát triển kỹ năng cho nhân viên.
– Cuộc họp khách hàng: Để quản lý các mối quan hệ với khách hàng, phản hồi và vạch ra phạm vi công việc trong tương lai.
