Hầu hết dữ liệu khảo sát đều không được sử dụng. Các nhóm tiến hành khảo sátTổng hợp các số liệu, rồi xây dựng bản trình bày kết quả khảo sát liệt kê từng câu hỏi và tỷ lệ phần trăm tương ứng. Các bên liên quan gật đầu suốt cuộc họp, bản trình bày được cất đi, và mọi thứ vẫn không thay đổi. Nghe quen thuộc chứ?
Vấn đề hiếm khi nằm ở dữ liệu. Vấn đề nằm ở cách trình bày. Hướng dẫn này đề cập đến cách cấu trúc, trực quan hóa và truyền đạt kết quả khảo sát sao cho những phát hiện này thúc đẩy các quyết định thay vì chỉ lấp đầy một thư mục lưu trữ. Một báo cáo của Viện Toàn cầu McKinsey cho thấy các tổ chức dựa trên dữ liệu có khả năng thu hút khách hàng cao gấp 23 lần và có khả năng sinh lời cao gấp 19 lần, nhưng hầu hết các phát hiện khảo sát không bao giờ chuyển thành quyết định vì chúng được trình bày mà không có câu chuyện rõ ràng [5].
Bài thuyết trình kết quả khảo sát thực sự cần làm gì?
Trước khi chọn loại biểu đồ hoặc viết tiêu đề cho slide, hãy xác định rõ mục đích của bài thuyết trình. Một bài thuyết trình về kết quả khảo sát cần đáp ứng ba yêu cầu sau:
- Hãy kể cho khán giả biết những gì bạn đã tìm thấy.
- Hãy giải thích cụ thể tại sao điều đó lại quan trọng với họ.
- Hãy chỉ ra những gì nên xảy ra tiếp theo.
Mọi thứ khác chỉ là trang trí. Các giám đốc điều hành ngồi nghe thuyết trình về... sự tham gia của người lao động Dữ liệu không phải để xem xét phương pháp luận. Họ muốn biết các con số nói lên điều gì về tình trạng của tổ chức và những gì cần thay đổi. Các chuyên gia nhân sự xem xét kết quả đánh giá đào tạo muốn biết chương trình nào đang hiệu quả và chương trình nào cần được thiết kế lại. Khung trình bày rất quan trọng trước khi bắt đầu bài thuyết trình.
Bước 1: Hiểu rõ đối tượng mục tiêu trước khi xây dựng bất cứ thứ gì.
Dữ liệu khảo sát tương tự cần được trình bày khác nhau tùy thuộc vào người tham gia. Phân tích chi tiết... Thang đo Likert Phân bổ câu hỏi trên mười câu hỏi là phù hợp với một nhóm các nhà phân tích nhân sự. Cùng một thông tin đó, khi trình bày cho Giám đốc tài chính (CFO), cần được cô đọng thành hai hoặc ba kết luận chính liên quan trực tiếp đến kết quả kinh doanh.
Trước khi xây dựng bài thuyết trình hoặc báo cáo, hãy trả lời những câu hỏi sau:
- Khán giả này cần đưa ra quyết định gì?
- Họ đã nắm được bao nhiêu thông tin về cuộc khảo sát và mục tiêu của nó?
- Họ sẽ có bao nhiêu thời gian để xem xét hoặc tham dự toàn bộ bài thuyết trình?
- Mức độ chi tiết thống kê nào sẽ hữu ích và mức độ nào sẽ quá tải đối với họ?
Đối với đối tượng lãnh đạo, hãy bắt đầu bằng phát hiện quan trọng nhất. Đối với đối tượng người thực hành, bạn có thể trình bày chi tiết hơn theo từng lớp. Đối với các buổi thuyết trình có nhiều đối tượng tham gia, hãy cấu trúc bài thuyết trình sao cho các phát hiện chính được trình bày trước và dữ liệu hỗ trợ được trình bày sau, để các bên liên quan có thể rời đi sau khi nắm được những điểm chính và nhóm phân tích có thể ở lại để nghe phần còn lại.
Bước 2: Lọc dữ liệu trước khi trực quan hóa dữ liệu
Một cuộc khảo sát 30 câu hỏi tạo ra 30 điểm dữ liệu, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải trình bày tất cả 30 điểm đó. Hầu hết các cuộc khảo sát chỉ có từ ba đến năm phát hiện thực sự quan trọng đối với các quyết định cần đưa ra. Phần còn lại chỉ là bối cảnh hoặc nhiễu loạn.
Hãy xem xét kỹ kết quả và tự hỏi: những phát hiện nào gây ngạc nhiên, có ý nghĩa hoặc có thể áp dụng được? Một câu hỏi mà 94% người trả lời đưa ra cùng một câu trả lời hầu như không cung cấp thông tin hữu ích nào: có lẽ bạn có thể loại bỏ nó. Một câu hỏi mà câu trả lời khác biệt rõ rệt giữa các phòng ban, hoặc xu hướng đã thay đổi đáng kể so với chu kỳ khảo sát trước, thường nên được đưa vào bài thuyết trình.
Bước lọc thông tin này là nơi mà hầu hết người thuyết trình đầu tư chưa hiệu quả. Việc hiển thị mọi thứ tạo cảm giác đầy đủ, nhưng nó giống như việc đánh dấu mọi dòng trong sách giáo khoa: khi mọi thứ đều được đánh dấu là quan trọng, thì thực chất chẳng có gì quan trọng cả.
Bước 3: Chọn loại biểu đồ phù hợp với dữ liệu.
Các dạng câu hỏi khác nhau đòi hỏi các hình thức trực quan hóa khác nhau. Sử dụng loại biểu đồ không phù hợp sẽ khiến dữ liệu chính xác trở nên khó hiểu hơn.
Câu hỏi trắc nghiệm một lựa chọn và câu hỏi trắc nghiệm nhiều lựa chọn hoạt động tốt dưới dạng biểu đồ cột ngang. Biểu đồ cột dễ quét, xử lý bất kỳ số lượng danh mục nào và cho phép bạn sắp xếp các câu trả lời theo tần suất để các mẫu có thể được nhìn thấy ngay lập tức [1]. Biểu đồ hình tròn hoạt động tốt cho các câu hỏi lựa chọn đơn với bốn lựa chọn trở xuống, trong đó tỷ lệ so với tổng thể là điểm chính, nhưng chúng trở nên khó đọc với hơn năm lát cắt.
Thang điểm đánh giá và câu hỏi Likert được hiển thị tốt nhất dưới dạng biểu đồ cột xếp chồng, trong đó mỗi cột đại diện cho một câu hỏi và các phân đoạn cho thấy sự phân bố các câu trả lời trên thang đo [2]. Điều này cho phép bạn so sánh các mẫu phản hồi trên nhiều câu hỏi trong một hình ảnh trực quan duy nhất.
Dữ liệu xu hướngBiểu đồ so sánh kết quả của chu kỳ này với chu kỳ trước đó thường được sử dụng hiệu quả nhất dưới dạng biểu đồ đường đơn giản hoặc biểu đồ cột song song. Mục tiêu là làm cho hướng thay đổi trở nên rõ ràng ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Câu trả lời dạng văn bản mở Không nhất thiết phải trình bày dưới dạng trích dẫn nguyên văn (mặc dù một vài trích dẫn được chọn lọc kỹ càng có thể rất hiệu quả). Đám mây từ khóa có thể nhanh chóng làm nổi bật các thuật ngữ được sử dụng thường xuyên nhất, điều này rất hữu ích để phát hiện các chủ đề trong các bộ phản hồi lớn.
Một nguyên tắc nhất quán cho tất cả các loại biểu đồ: ghi nhãn dữ liệu trực tiếp trên biểu đồ thay vì dựa vào chú thích. Người xem không nên phải đối chiếu với bảng màu để hiểu những gì họ đang xem.
Bước 4: Xây dựng câu chuyện, không phải danh sách
Sự khác biệt giữa một bài thuyết trình hữu ích và một bài thuyết trình dễ quên thường phụ thuộc vào việc người thuyết trình có cố gắng kể một câu chuyện hay chỉ đơn thuần báo cáo các con số [3].
Cấu trúc tường thuật cho kết quả khảo sát thường có dạng như sau:
Bối cảnh: Cuộc khảo sát này nói về điều gì, ai đã tham gia và được thực hiện khi nào? Hãy gói gọn thông tin này trong một slide hoặc vài câu ngắn gọn. Người nghe cần đủ thông tin để tin tưởng vào dữ liệu, chứ không cần một báo cáo phương pháp luận đầy đủ.
Phát hiện quan trọng: Hãy bắt đầu với kết quả quan trọng nhất. Trình bày nó dưới dạng một câu khẳng định, không phải một câu hỏi. "Sáu mươi hai phần trăm nhân viên cho biết họ không có đủ thông tin về các quyết định ảnh hưởng đến công việc của họ" là một phát hiện. "Nhân viên nghĩ gì về truyền thông nội bộ?" là một gợi ý, không phải là một phát hiện.
Thông tin bổ sung: Hai hoặc ba điểm dữ liệu bổ sung giúp làm rõ thêm kết luận chính. Đây là lúc các slide có nhiều biểu đồ phát huy tác dụng.
So sánh hoặc bối cảnh: Kết quả này so với các cuộc khảo sát trước đó, với tiêu chuẩn ngành, hoặc với các nhóm hoặc bộ phận khác như thế nào? Số liệu sẽ có ý nghĩa hơn khi được so sánh với một số liệu cụ thể.
Hàm ý: Phát hiện này có ý nghĩa gì trong thực tiễn? Đây là lúc bạn cần kết nối dữ liệu với những quyết định mà người xem cần đưa ra.
Khuyến nghị: Điều gì nên xảy ra tiếp theo? Ngay cả khi người thuyết trình không có câu trả lời cuối cùng, bài thuyết trình nên kết thúc bằng những lựa chọn rõ ràng thay vì để khán giả tự suy luận về ý nghĩa của nó.
Bước 5: Liên kết các phát hiện với mục tiêu kinh doanh
Dữ liệu khảo sát không gắn liền với các ưu tiên của tổ chức hiếm khi thúc đẩy hành động. Nếu khảo sát về hiệu quả đào tạo, hãy liên kết các phát hiện với những thiếu hụt kỹ năng ảnh hưởng đến hiệu suất hoặc tỷ lệ giữ chân nhân viên. Nếu khảo sát về sự gắn kết của nhân viên, hãy liên kết các phát hiện với rủi ro nghỉ việc hoặc các chỉ số năng suất.
Việc liên kết dữ liệu với các kết quả mà tổ chức đã quan tâm không phải là thao túng thông tin. Đó là việc đặt dữ liệu vào đúng ngữ cảnh. Một phát hiện rằng "38% nhân viên trong bộ phận phân phối hiếm khi áp dụng các kỹ năng được đào tạo vào công việc hàng ngày" sẽ có ý nghĩa hơn khi được kết hợp với dữ liệu về tỷ lệ thôi việc của cùng bộ phận đó so với khi được trình bày một cách riêng lẻ.
Bước 6: Quyết định định dạng và phương thức gửi
Cách bạn chia sẻ kết quả phải phù hợp với đối tượng và mức độ cấp bách của các phát hiện [4].
Thuyết trình trực tiếp rất hiệu quả khi kết quả nghiên cứu quan trọng, khi bạn dự đoán sẽ có câu hỏi, hoặc khi bạn muốn thảo luận về ý nghĩa của chúng với nhóm ngay lập tức. Thuyết trình trực tiếp cho phép bạn nắm bắt tình hình và điều chỉnh cho phù hợp. Nếu biểu đồ gây khó hiểu cho mọi người, bạn có thể giải thích ngay tại chỗ.
Báo cáo bằng văn bản hoặc bản trình chiếu dùng chung rất phù hợp với những người cần tiếp thu dữ liệu theo tốc độ của riêng họ hoặc chia sẻ thông tin với những người không tham dự cuộc họp ban đầu. Báo cáo cũng hữu ích như một tài liệu tham khảo sau bài thuyết trình trực tiếp.
Đối với các đánh giá đào tạo và khảo sát định kỳ, bảng điều khiển hiển thị kết quả đang thực hiện có thể thay thế hoàn toàn bản trình bày định kỳ. Các nhóm có thể kiểm tra xu hướng mà không cần chờ đến kỳ đánh giá theo lịch trình.
Sử dụng AhaSlides để trình bày trực tiếp kết quả khảo sát.
AhaSlides là một nền tảng tương tác người tham dự đa năng, tích hợp các chức năng như khảo sát, thang điểm đánh giá, đám mây từ khóa, câu hỏi mở và hỏi đáp trong cùng một phiên. Nền tảng này rất phù hợp cho các giảng viên và người điều phối các buổi thuyết trình trực tiếp. AhaSlides Cho phép bạn trình bày kết quả khảo sát theo thời gian thực ngay trong phiên họp. Kết quả thăm dò ý kiến, phản hồi theo thang điểm và kết quả đám mây từ khóa sẽ được cập nhật ngay khi người tham gia trả lời, vì vậy bạn có thể chia sẻ những phát hiện với mọi người trong khi nội dung vẫn còn mới mẻ, thay vì phải tổng hợp kết quả vào một báo cáo mà phải đợi vài ngày mới nhận được.
Điều này đặc biệt hữu ích cho việc đánh giá sau đào tạo, vì việc xem điểm số tự tin tổng hợp của cả nhóm thường khơi gợi những cuộc thảo luận thẳng thắn hơn so với việc đọc báo cáo tóm tắt một tuần sau buổi học. Khi 60% số người tham gia cho biết họ thiếu tự tin về một kỹ năng quan trọng và dữ liệu đó được hiển thị trên màn hình trong phần thảo luận cuối cùng, điều đó sẽ thay đổi những gì xảy ra tiếp theo: người hướng dẫn có thể giải quyết vấn đề ngay lập tức, và người tham gia có thể thấy rằng họ không đơn độc trong những khó khăn mà họ gặp phải.
AhaSlides cũng xuất các phản hồi dưới dạng dữ liệu bảng tính để phân tích chi tiết hơn sau khi phiên họp kết thúc, vì vậy bài thuyết trình trực tiếp và báo cáo sau phiên họp đều sử dụng cùng một dữ liệu mà không cần thêm bước nào. Hãy coi nó như một bảng điểm trực tiếp hơn là một bản báo cáo tóm tắt. Mọi người sẽ phản hồi khác nhau khi họ có thể thấy các con số trong thời gian thực.
Các lỗi thường gặp để tránh
Trình bày mọi câu hỏi. Khán giả không thể tiếp thu 25 điểm dữ liệu trong một cuộc họp duy nhất. Hãy chọn lọc thật kỹ. Chuyển những câu hỏi ít quan trọng hơn vào phần phụ lục để dữ liệu có sẵn khi được hỏi, nhưng hãy giữ cho bài thuyết trình chính tập trung vào ba đến năm phát hiện thực sự đáng chú ý.
Sử dụng sai loại biểu đồ. Biểu đồ hình tròn với tám lát cắt không cung cấp thông tin gì cho người xem. Biểu đồ cột chồng so sánh phân bố thang đo Likert trên năm câu hỏi lại cung cấp nhiều thông tin hơn. Trước khi hoàn thiện bất kỳ hình ảnh trực quan nào, hãy hỏi xem một đồng nghiệp không quen thuộc với khảo sát có thể diễn giải chính xác nó trong vòng chưa đầy mười giây hay không. Nếu không, hãy đơn giản hóa hoặc thay đổi định dạng.
Bỏ qua câu "Vậy thì sao?" Dữ liệu mà không kèm theo giải thích sẽ buộc người xem phải tự rút ra kết luận, điều này thường có nghĩa là họ sẽ không rút ra được kết luận nào. Mỗi phát hiện cần được theo sau bởi một câu giải thích tại sao nó lại quan trọng về mặt thực tiễn. Nếu bạn không thể viết câu đó, phát hiện đó có thể không nên được đưa vào bài thuyết trình.
Che giấu tiêu đề chính. Bắt đầu một bài thuyết trình 20 phút bằng năm phút trình bày phương pháp luận trước khi đưa ra kết quả chính là cách chắc chắn khiến người nghe mất tập trung. Hãy bắt đầu bằng kết quả quan trọng nhất ở slide thứ hai hoặc thứ ba, sau đó cung cấp bối cảnh và chi tiết cho những người muốn tìm hiểu thêm.
Trình bày thiếu chi tiết. Nhóm lãnh đạo cần một phiên bản dữ liệu khác với nhóm thiết kế khảo sát. Khi không chắc chắn, hãy chuẩn bị một bản tóm tắt và giữ sẵn một bản sao chi tiết hơn để sử dụng nếu cuộc thảo luận đi sâu hơn.
Các câu hỏi thường gặp
Bài thuyết trình kết quả khảo sát nên kéo dài bao lâu?
Đối với hầu hết các đối tượng lãnh đạo hoặc các bên liên quan, 15 đến 20 phút là thời gian lý tưởng. Thông thường, khoảng thời gian này đủ để trình bày ba đến năm phát hiện chính, cung cấp bối cảnh hỗ trợ cho từng phát hiện và kết thúc bằng các khuyến nghị. Nếu các phát hiện phức tạp hoặc người nghe mong đợi một phân tích chi tiết, 30 phút là thời gian tối đa hợp lý. Bất kỳ thời gian nào dài hơn nên được tổ chức dưới dạng hội thảo hoặc buổi làm việc, chứ không phải là một bài thuyết trình.
Những nội dung nào nên được đưa vào phần phụ lục?
Hãy đưa vào phần phụ lục tất cả những nội dung bạn đã loại bỏ khỏi bài thuyết trình chính nhưng mà các bên liên quan tò mò có thể hỏi đến: bảng phân tích chi tiết từng câu hỏi, phân bổ theo nhân khẩu học, câu trả lời mở nguyên văn và bất kỳ ghi chú nào về phương pháp luận. Phần phụ lục giúp rút ngắn bài thuyết trình chính mà không làm cho dữ liệu cơ bản trở nên khó tiếp cận.
Làm thế nào để trình bày kết quả khi những phát hiện đó không mấy khả quan?
Hãy báo cáo dữ liệu một cách chính xác và kèm theo ngữ cảnh. Nếu điểm tương tác giảm đáng kể, hãy nêu rõ điều đó, bao gồm bất kỳ yếu tố nào có thể đã góp phần gây ra hiện tượng này, và chuẩn bị sẵn phương án giải quyết. Khán giả thường phản hồi tích cực hơn với những phát hiện trung thực kèm theo kế hoạch rõ ràng hơn là những kết quả được làm dịu nhẹ mà không nêu rõ vấn đề thực sự.
nguồn
[1] Nhà giả kim. Biểu đồ tròn hay biểu đồ cột? Trình bày kết quả khảo sát. https://www.alchemer.com/resources/blog/pie-chart-or-bar-graph/
[2] Sự thịnh vượng. 5 cách trực quan hóa hiệu quả các câu trả lời khảo sát. https://flourish.studio/blog/visualizing-survey-data/
[3] Trả thù. Làm thế nào để trình bày kết quả khảo sát một cách hiệu quả. https://venngage.com/blog/survey-results/
[4] Insight7. Các phương pháp hàng đầu để trình bày dữ liệu khảo sát cho các bên liên quan. https://insight7.io/top-methods-for-presenting-survey-data-to-stakeholders/
[5] Viện Toàn cầu McKinsey. Kỷ nguyên của phân tích dữ liệu: Cạnh tranh trong thế giới dựa trên dữ liệu. https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-age-of-analytics-competing-in-a-data-driven-world
