Động não là một cách tuyệt vời để thu thập tất cả các ý tưởng trong phòng, ngay cả đối với Động não ảo, nhưng nếu mọi người không in căn phòng? Làm thế nào bạn có thể đảm bảo rằng bạn đang nhận được những ý tưởng chất lượng từ một nhóm cách xa nhau hàng trăm dặm?
Động não ảo có thể chỉ là câu trả lời. Với một chút thay đổi trong cách tiếp cận, bạn có thể đảm bảo phiên động não trực tuyến của mình nhận được ý kiến đóng góp tuyệt vời tương tự (hoặc tốt hơn!) từ nhóm làm việc từ xa của bạn.
Động não ảo là gì?
Cũng giống như động não thông thường, động não ảo khuyến khích người tham gia để nguồn sáng tạo của họ tuôn trào và tạo ra nhiều ý tưởng trong một khoảng thời gian ngắn. Loại động não này rất quan trọng vì ngày càng cần thiết để tìm cách thích ứng các hoạt động như thế này với môi trường làm việc từ xa trong thời đại ngày nay.
Động não ảo là một kiểu động não nhóm trong đó bạn thực hiện quy trình 'suy nghĩ' với nhóm của mình bằng cách sử dụng công cụ động não trực tuyến thay vì tổ chức một cuộc họp trực tiếp tại văn phòng. Nó giúp các nhóm từ xa hoặc hỗn hợp kết nối, lên ý tưởng và cộng tác dễ dàng mà không cần phải ở cùng một phòng để tìm giải pháp tốt nhất cho một vấn đề cụ thể.
Kiểm tra: Có gì động não nhóm?
Dưới đây là mọi thứ bạn cần biết về động não ảo và hướng dẫn 9 bước về cách tổ chức một chương trình.
- Làm thế nào để Brainstorm: 10 Cách Rèn Luyện Tâm Trí Làm Việc Thông Minh Hơn Vào Năm 2024
- Làm thế nào để động não ý tưởng đúng cách với AhaSlides?
Mục lục
Bắt đầu sau vài giây.
Nhận thêm các mẫu động não miễn phí. Đăng ký miễn phí và lấy những gì bạn muốn từ thư viện mẫu!
🚀 Nhận mẫu miễn phí ☁️
Động não ảo so với ngoại tuyến
| Động não ảo | Động não trực tuyến | |
| Không gian | Công cụ họp ảo như Zoom | Phòng thể chất |
| Vibe | Thoải mái, có thể ghi chú bất cứ khi nào bạn muốn | Cảm giác tập trung và kết nối |
| Chuẩn bị | Công cụ họp, Công cụ tương tác như AhaSlides | Công cụ tương tác như AhaSlides |
| Ý tưởng | Dễ dàng hơn cho mọi người ghi lại và gửi ý tưởng của họ cùng một lúc | Thực sự không thể nói bất kỳ ý tưởng nào khi nó xuất hiện trong đầu, vì họ có thể ngắt lời người khác |
| Sàng lọc ý tưởng | Sử dụng bảng và ghi chú để ghi lại các ý tưởng, sau đó người chủ trì phải viết biên bản cuộc họp và gửi cho mọi người. | Thu thập và đánh giá các ý kiến bằng một công cụ duy nhất, sau đó có link chia sẻ để mọi người có thể tham khảo thêm ý kiến cũng như đóng góp thêm. |
Lợi ích của Động não ảo
Khi thế giới ngày càng trở nên xa vời hơn, việc động não luôn là một bước đi quá hạn đối với lĩnh vực trực tuyến. Bây giờ nó ở đây và đây là lý do tại sao nó tuyệt vời…
- Họ kết nối mọi người trên mọi khoảng cách - Các phiên động não ảo hoạt động tốt cho các nhóm từ xa hoặc các chi nhánh khác nhau của một tập đoàn lớn. Mọi người có thể tham gia bất kể họ ở thành phố hay múi giờ nào.
- Họ có thể ẩn danh - Bằng cách sử dụng một số công cụ để hỗ trợ động não trực tuyến, bạn có thể cho phép mọi người gửi ý tưởng của họ một cách ẩn danh, giúp xóa bỏ nỗi sợ bị phán xét và cho phép tự do đưa ra những ý tưởng tuyệt vời, không cần phán xét.
- Chúng có thể được ghi lại - Khi thực hiện động não trực tuyến, bạn có thể ghi lại phiên làm việc của mình và xem lại trong trường hợp bạn quên viết ra điều gì đó quan trọng.
- Họ thu hút tất cả mọi người - Động não nhóm trực diện có thể gây mệt mỏi cho những người không thực sự thích ở trong một đám đông.
- Họ giải quyết các vấn đề của brainstorm ngoại tuyến - Các vấn đề thường gặp như phiên họp không có tổ chức, đóng góp không đồng đều, bầu không khí khó xử, v.v. có thể được giải quyết nếu bạn biết cách sử dụng tốt các công cụ và động não trực tuyến.
- Chúng cho phép các ý tưởng đồng thời- Không giống như một buổi brainstorming ngoại tuyến, người tham gia không cần đợi người khác kết thúc lượt nói của mình. Nếu bạn để nhóm của mình làm việc trên nền tảng trực tuyến, bất kỳ ai cũng có thể gửi ý tưởng của mình bất cứ khi nào họ nghĩ đến.
- Họ có thể thích nghi – Động não ảo hoạt động trong mọi tình huống – họp nhóm, hội thảo trên web, lớp học và thậm chí là solo khi bạn đang suy nghĩ về một chủ đề bài luận!
- Chúng là đa phương tiện - Thay vì chỉ chia sẻ ý tưởng dưới dạng văn bản, những người tham gia vào một phiên động não ảo cũng có thể tải lên hình ảnh, video, sơ đồ, v.v. để biện minh cho suy nghĩ của họ.
9 bước để tổ chức một phiên động não ảo thành công
Tổ chức các quá trình động não của bạn trực tuyến thực sự đơn giản hơn nhiều so với bạn nghĩ. Dưới đây là 9 bước nhanh chóng để bắt đầu thu thập những ý tưởng động não tuyệt vời từ xa!
Động não trước
Tất cả đều bắt đầu với sự chuẩn bị. Thiết lập động não ảo của bạn đúng cách có thể là sự khác biệt giữa thành công và thất bại hoàn toàn.
# 1 - Xác định vấn đề
Điều cần thiết là phải biết các vấn đề chính hoặc nguyên nhân gốc rễ của tình huống là gì để tìm ra các giải pháp có thể giải quyết chúng theo cách tốt nhất có thể. Đó là lý do tại sao đây là bước đầu tiên cần phải được thực hiện.
Để tìm ra vấn đề chính xác, hãy tự hỏi mình 'Tại sao?' một vài lần. Hãy nhìn vào Kỹ thuật 5 tại sao để đi đến tận cùng của nó.
# 2 - Gửi câu hỏi để chuẩn bị
Bước này là tùy chọn; nó thực sự tùy thuộc vào sở thích của bạn về cách bạn muốn tổ chức một phiên động não ảo. Nếu bạn hỏi những người tham gia của mình một vài câu hỏi trước phiên họp, họ có thể có chút thời gian để nghiên cứu và suy nghĩ về các giải pháp trước khi tham gia. Nếu không, tất cả các giải pháp được đưa ra trong phiên họp sẽ khá tự phát.
Nhưng, có lẽ đó là điều bạn đang theo đuổi. Câu trả lời tự phát không nhất thiết là câu trả lời xấu; chúng thực sự có thể tốt hơn khi được chế tạo tại chỗ, nhưng chúng thường ít được cung cấp thông tin hơn những thứ đã được xem xét và nghiên cứu trước đó.
# 3 - Thiết lập chương trình làm việc và một số quy tắc
Bạn có thể đặt câu hỏi tại sao bạn cần một chương trình làm việc hoặc các quy tắc cho động não ảo. Giống như, tại sao bạn không thể cứ vướng vào nó?
Khi nói đến bất kỳ phiên động não nào, mọi thứ có thể dễ dàng vượt quá tầm kiểm soát và trở thành một mớ hỗn độn. Tôi cá là tất cả chúng ta đều đã từng ở trong một phiên họp mà một số người làm việc quá chăm chỉ trong khi những người khác không thốt nên lời, hoặc nơi một cuộc họp diễn ra và tiêu hao hết năng lượng của bạn.
Đó là lý do tại sao bạn nên giữ mọi thứ rõ ràng với một chương trình làm việc và thiết lập một số quy tắc để đảm bảo mọi thứ luôn đi đúng hướng trong suốt. Chương trình này sẽ thông báo cho những người tham gia những gì họ sẽ làm và cho họ (và người dẫn chương trình) cơ hội để quản lý thời gian của họ tốt hơn. Các quy tắc giữ mọi người trên cùng một trang và đảm bảo rằng quá trình động não ảo của bạn diễn ra suôn sẻ.
🎯 Kiểm tra một số quy tắc động não để tổ chức một phiên ảo hiệu quả.
# 4 - Chọn một công cụ
Theo dõi các ý tưởng trong động não ảo cần phải khác với cách thực hiện ngoại tuyến. Sử dụng một tờ giấy thực hoặc hộp trò chuyện trên Zoom là một cách chắc chắn để kết thúc với một mớ hỗn độn, vì vậy hãy chọn một công cụ phù hợp để giúp bạn tổ chức phiên động não ảo của mình.
Công cụ động não cộng tác cho phép những người tham gia gửi ý tưởng của họ cùng một lúc, cũng như tự động sắp xếp các ý tưởng này và cho phép bạn đánh giá các ý tưởng dễ dàng hơn bằng cách nhóm hoặc khuyến khích bỏ phiếu cho những điều khả thi nhất. AhaSlides cũng có thể cung cấp cho bạn một số tính năng hữu ích hơn như câu hỏi và câu trả lời ẩn danh, số lượng câu trả lời hạn chế, đồng hồ bấm giờ, một bánh xe quay, một đám mây từ trực tiếp, một trình tạo nhóm ngẫu nhiên và nhiều hơn nữa.
🧰️ Kiểm tra 14 công cụ động não tốt nhất cho bạn và nhóm của bạn.
Trong khi
Khi bạn bắt đầu phiên động não ảo của mình, sẽ có nhiều điều hơn là chỉ nghĩ ra một số ý tưởng. Biết rõ những gì cần làm có thể đảm bảo cho bạn một buổi học hiệu quả hơn.
# 5 - Tàu phá băng
Đánh xuống đất chạy với một số người vui vẻ trò chơi tàu phá băng. Đó có thể là một câu hỏi hấp dẫn khiến mọi người hào hứng hoặc một số trò chơi để họ thư giãn một chút trước khi bước vào những phần quan trọng. Bạn có thể thử làm câu đố vui trên AhaSlides để tất cả người tham gia tham gia và tương tác trực tiếp.
# 6 - Giải thích các vấn đề
Giải thích các vấn đề một cách rõ ràng và đúng cách để giúp buổi học trở nên hiệu quả hơn. Cách bạn trình bày những vấn đề này và đặt câu hỏi là vô cùng quan trọng, vì nó có thể ảnh hưởng đến những ý tưởng đang được nảy sinh.
Khi bạn đã chuẩn bị một vấn đề chi tiết, cụ thể ở bước 1, bạn nên giải thích nó rõ ràng trong phần này; rõ ràng về ý định động não và cụ thể về câu hỏi bạn đang đặt ra.
Điều này có khả năng gây nhiều áp lực lên người điều hành, nhưng chúng tôi có hướng dẫn động não nhanh để giúp bạn xác định rõ hơn các vấn đề bạn muốn giải quyết.
# 7 - Lý tưởng
Bây giờ đã đến lúc khiến bộ não của mọi người hoạt động để hình thành càng nhiều ý tưởng càng tốt. Bạn nên chú ý đến tất cả các thành viên trong nhóm và hiểu phong cách làm việc của họ để biết cách khuyến khích họ phát biểu trong phiên động não ảo của bạn.
Bạn có thể sử dụng một số các loại sơ đồ động não để giúp nhóm của bạn tạo ra các ý tưởng ở các định dạng khác nhau, điều này có thể giúp họ khám phá những ý tưởng mà họ có thể không nghĩ đến trong quá trình động não tiêu chuẩn.
💡 Nếu bạn đang lý tưởng với sinh viên, đây là một số điều tuyệt vời hơn hoạt động động não cho họ.
# 8 - Đánh giá
Đừng kết thúc buổi học ngay sau khi mọi người đặt ý tưởng lên bàn. Sau khi có ý tưởng, bạn có thể thăm dò thêm bằng cách đặt một số câu hỏi. Đặt câu hỏi phù hợp có thể là một nhiệm vụ khá khó khăn, vì vậy hãy xem một số gợi ý để đặt những câu hỏi hiệu quả.
Có nhiều cách khác để đánh giá một ý tưởng và hiểu đầy đủ về nó, chẳng hạn như sử dụng SWOT (điểm mạnh-điểm yếu-cơ hội-mối đe dọa) hoặc sơ đồ phát sáng (giúp bạn trả lời các câu hỏi 5W1H liên quan đến một vấn đề cụ thể).
Cuối cùng, nhóm của bạn nên duyệt qua tất cả và bỏ phiếu cho người giỏi nhất, như thế này…
Sau phiên
Vì vậy, bây giờ phiên của bạn đã kết thúc, vẫn còn một bước nhỏ khác mà bạn nên làm để thực sự hoàn thành nó.
# 9 - Gửi ghi chú cuộc họp và bảng ý tưởng
Sau khi mọi thứ đã xong, hãy gửi các ghi chú thảo luận mà bạn đã thực hiện trong cuộc họp và bản cuối cùng. bảng ý tưởng cho tất cả những người tham gia để nhắc nhở họ về những gì đã được thảo luận và những việc cần làm tiếp theo.
Động não ảo – Những sai lầm thường gặp cần tránh
Không khó để hiểu những điều cơ bản về động não ảo, nhưng trên con đường bắt đầu làm việc, bạn có thể mắc một số sai lầm (mà nhiều người cũng mắc phải). Hãy coi chừng những…
❌ Thiết lập mục tiêu mơ hồ
Sẽ không tốt nếu bạn đặt ra một mục tiêu mơ hồ hoặc không rõ ràng vì bạn không thể đo lường hiệu quả của các phiên hoặc ý tưởng của mình. Ngoài ra, những người tham gia của bạn sẽ khó đưa ra các giải pháp khả thi đạt được mục tiêu.
✅ Mẹo: Hãy nhớ đặt mục tiêu và đặt câu hỏi một cách khôn ngoan.
❌ Không giữ cho mọi thứ hấp dẫn và linh hoạt
Có một vài lý do khiến những người tham gia của bạn có thể không tích cực tham gia vào quá trình động não. Có thể họ né tránh tiết lộ tên của mình khi gửi ý tưởng vì họ sợ bị đánh giá, hoặc có thể họ không thể đưa ra những ý tưởng hay trong một khoảng thời gian ngắn.
✅ Lời khuyên:
- Sử dụng một công cụ cho phép trả lời ẩn danh.
- Gửi trước các vấn đề / câu hỏi (nếu cần).
- Sử dụng tàu phá băng và yêu cầu các thành viên khác phản bác một số đề xuất.
❌ Vô tổ chức
Khi những người tham gia được khuyến khích chia sẻ ý kiến của họ, các phiên thảo luận có thể dễ dàng rơi vào tình trạng hỗn loạn. Có các hướng dẫn và công cụ phù hợp sẽ giúp ngăn chặn điều này một cách chắc chắn.
✅ Mẹo: Sử dụng chương trình làm việc và sử dụng công cụ trực tuyến để sắp xếp và đánh giá các ý tưởng.
❌ Các cuộc họp mệt mỏi
Dành nhiều thời gian hơn để thảo luận về một vấn đề không phải lúc nào cũng mang lại cho bạn nhiều ý tưởng giá trị. Nó có thể thực sự gây mệt mỏi cho những người tham gia của bạn và dẫn đến không có tiến bộ.
✅ Mẹo: Đặt giới hạn thời gian và giữ cho nó ngắn.
Những câu hỏi thường gặp
Động não ảo là gì?
Động não ảo là một kiểu động não nhóm trong đó bạn thực hiện quy trình 'suy nghĩ' với nhóm của mình bằng cách sử dụng công cụ động não trực tuyến thay vì tổ chức một cuộc họp trực tiếp tại văn phòng. Nó giúp các nhóm từ xa hoặc hỗn hợp kết nối, lên ý tưởng và cộng tác dễ dàng mà không cần phải ở cùng một phòng để tìm giải pháp tốt nhất cho một vấn đề cụ thể.
Cần làm gì trong Phiên họp trước khi động não?
(1) Xác định vấn đề (2) Gửi câu hỏi để chuẩn bị (3) Thiết lập chương trình làm việc & một số quy tắc (4) Chọn công cụ
Cần làm gì trong các Phiên động não?
(5) Tạo một Tàu phá băng đơn giản (6) Giải thích vấn đề (7) Tìm thêm ý tưởng để giải quyết vấn đề (8) Đánh giá và ghi chú (9) Cuối cùng, gửi ghi chú cuộc họp & bảng ý tưởng
Những sai lầm cần tránh trong Phiên động não ảo
❌ Lập mục tiêu mơ hồ ❌ Không giữ mọi thứ hấp dẫn và linh hoạt ❌ Sắp xếp lộn xộn ❌ Họp mệt mỏi
Tóm lại
Động não ảo khá giống với các loại động não khác về quy trình chính và thực tế là nó thường yêu cầu một công cụ hợp tác để giúp nhóm của bạn làm việc cùng nhau tốt hơn.
Trong bài viết này, chúng tôi đã hướng dẫn bạn 9 bước để tổ chức một phiên động não ảo và cũng nêu bật một số mẹo quan trọng nhất mà bạn nên xem xét để có một phiên hoạt động hiệu quả.
