Thời gian linh hoạt là gì? | Khám phá việc từ bỏ công việc 9-5 có thể cải thiện cuộc sống của bạn như thế nào

Hãy tưởng tượng bạn có sự tự do và linh hoạt để sắp xếp ngày làm việc của mình theo cách bạn thấy phù hợp. Để bắt đầu sớm hay muộn, nghỉ dài hơn hoặc thậm chí chọn làm việc vào cuối tuần thay vì các ngày trong tuần – tất cả trong khi vẫn đảm bảo trách nhiệm của mình. Đây là thực tế của thời gian linh hoạt.

Nhưng cái gì là thời gian linh hoạt chính xác?

Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về thời gian linh hoạt là gì, cách các công ty có thể triển khai nó, đồng thời trả lời câu hỏi thực sự – liệu nó có thực sự hiệu quả hay không.

Mục lục

• Thời gian linh hoạt là gì và nó hoạt động như thế nào? | Ý nghĩa của thời gian linh hoạt
• Chính sách thời gian linh hoạt nên bao gồm những gì?
• Thời gian linh hoạt so với thời gian bù
• Ví dụ về thời gian linh hoạt
• Ưu và nhược điểm của thời gian linh hoạt
  • Đối với nhân viên
  • Đối với nhà tuyển dụng
• Chìa khóa chính 
• Những câu hỏi thường gặp

Mẹo để tương tác tốt hơn

• 9 80 Lịch làm việc
• Làm việc từ chín đến năm

Thời gian linh hoạt là gì và nó hoạt động như thế nào? | Ý nghĩa của thời gian linh hoạt

Thời gian linh hoạt hay còn gọi là giờ làm việc linh hoạt, là một sự sắp xếp lịch trình cho phép nhân viên linh hoạt ở mức độ nào đó trong việc xác định giờ làm việc của họ mỗi ngày hoặc mỗi tuần.

Thay vì làm việc theo lịch trình 9-5 tiêu chuẩn, chính sách thời gian linh hoạt giúp người lao động tự chủ hơn khi họ hoàn thành công việc.

Làm thế nào nó hoạt động:

• Giờ cốt lõi: Lịch biểu thời gian linh hoạt xác định một khoảng thời gian cố định vào buổi sáng và buổi chiều tạo thành “giờ chính” – khung thời gian mà tất cả nhân viên phải có mặt. Điều này thường là khoảng 10-12 giờ mỗi ngày.

• Cửa sổ linh hoạt: Ngoài giờ làm việc chính, nhân viên có thể linh hoạt lựa chọn thời gian làm việc. Thường có một cửa sổ linh hoạt nơi công việc có thể bắt đầu sớm hơn hoặc kết thúc muộn hơn, cho phép nhân viên sắp xếp giờ làm của họ.

• Lịch trình cố định: Một số nhân viên có thể làm việc theo lịch trình cố định, đến vào cùng một thời điểm mỗi ngày. Tuy nhiên, họ có thể linh hoạt trong thời gian thay đổi thời gian ăn trưa hoặc nghỉ giải lao.

• Hệ thống dựa trên sự tin cậy: Thời gian linh hoạt dựa trên yếu tố tin cậy. Nhân viên phải theo dõi giờ làm việc của họ và đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn, với sự giám sát của người quản lý.

• Phê duyệt trước: Yêu cầu làm việc theo lịch trình khác nhau đáng kể mỗi ngày thường cần có sự chấp thuận của người quản lý. Tuy nhiên, sự linh hoạt trong giờ chính thường được cho phép.

Thời gian linh hoạt có lợi vì nó cho phép cân bằng tốt hơn giữa trách nhiệm cá nhân và nghề nghiệp. Miễn là công việc được hoàn thành thì thời gian và địa điểm xảy ra là tùy thuộc vào hoàn cảnh và sở thích của mỗi cá nhân.

Chính sách thời gian linh hoạt nên bao gồm những gì?

Một chính sách thời gian linh hoạt được viết tốt nên bao gồm các yếu tố chính sau:

1. Mục đích và Phạm vi – Nêu lý do tại sao chính sách tồn tại và ai đủ điều kiện tham gia.
2. Giờ làm việc cốt lõi/bắt buộc – Xác định khoảng thời gian khi tất cả nhân viên phải có mặt (ví dụ: 10 giờ sáng - 3 giờ chiều).
3. Khung thời gian làm việc linh hoạt – Chỉ định khung thời gian ngoài giờ chính khi thời gian đến/đi có thể thay đổi.
4. Yêu cầu thông báo – Phác thảo thời điểm nhân viên phải thông báo cho người quản lý về những thay đổi lịch trình đã lên kế hoạch.
5. Tham số WorkDAY – Đặt giới hạn về số giờ tối thiểu/tối đa có thể làm việc hàng ngày.
6. Phê duyệt lịch trình – Chi tiết quy trình phê duyệt lịch trình bên ngoài cửa sổ tiêu chuẩn.
7. Theo dõi thời gian – Giải thích các quy tắc trả lương làm thêm giờ và cách theo dõi số giờ linh hoạt.
8. Giờ nghỉ ăn và nghỉ – Xác định cấu trúc nghỉ linh hoạt và các tùy chọn lên lịch.
9. Đánh giá hiệu suất – Làm rõ lịch trình linh hoạt phù hợp như thế nào với các kỳ vọng về hiệu suất và tính khả dụng.
10. Tiêu chuẩn giao tiếp – Đặt quy tắc để giao tiếp thay đổi lịch trình và khả năng liên lạc.
11. Làm việc từ xa – Nếu được phép, hãy bao gồm các thỏa thuận làm việc từ xa và tiêu chuẩn công nghệ/bảo mật.
12. Thay đổi lịch trình – Nêu thông báo cần thiết để tiếp tục/thay đổi lịch trình linh hoạt.
13. Tuân thủ chính sách – Giải thích hậu quả của việc không tuân thủ các điều khoản chính sách về thời gian linh hoạt.

Bạn càng kỹ lưỡng và chi tiết thì nhân viên của bạn càng hiểu rõ hơn chính sách thời gian linh hoạt của bạn và biết điều gì sẽ xảy ra. Hãy nhớ tổ chức một cuộc họp nhóm để truyền đạt chính sách một cách minh bạch và xem liệu có bất kỳ nhầm lẫn và thắc mắc nào cần được giải đáp hay không.

Giao tiếp hiệu quả với AhaSlides

Các chính sách mới cần thời gian để áp dụng. Trao đổi thông tin một cách rõ ràng với các cuộc thăm dò và hỏi đáp hấp dẫn.

Thời gian linh hoạt so với thời gian bù

Thời gian linh hoạt thường khác với thời gian bù (hoặc thời gian bù). Thời gian linh hoạt mang lại sự linh hoạt trong việc lập kế hoạch hàng ngày trong khi thời gian bù lại cung cấp thời gian nghỉ thay cho việc trả lương làm thêm giờ bằng tiền mặt cho số giờ làm thêm.

Ví dụ về thời gian linh hoạt

Dưới đây là một số ví dụ về lịch làm việc linh hoạt mà nhân viên có thể yêu cầu theo chính sách thời gian linh hoạt:

Tuần làm việc nén:

• Làm việc 10 giờ mỗi ngày, từ thứ Hai đến thứ Năm, nghỉ thứ Sáu. Điều này lây lan 40 giờ trong 4 ngày.

Trong mùa bận rộn, nhân viên có thể làm việc 10 giờ mỗi ngày (8 giờ sáng đến 6 giờ chiều) từ Thứ Hai đến Thứ Năm để được nghỉ Thứ Sáu hàng tuần cho các chuyến đi dài ngày cuối tuần.

Thời gian bắt đầu/kết thúc được điều chỉnh:

• Bắt đầu lúc 7 giờ sáng và kết thúc lúc 3:30 chiều
• Bắt đầu lúc 10 giờ sáng và kết thúc lúc 6 giờ chiều
• Bắt đầu lúc 12 giờ trưa và kết thúc lúc 8 giờ tối

Nhân viên có thể chọn làm việc từ 7 giờ sáng đến 3 giờ 30 chiều, từ Thứ Hai đến Thứ Sáu. Điều này cho phép bắt đầu sớm hơn để đánh bại giao thông đi lại buổi sáng.

Một công nhân có thể đến làm việc từ 11 giờ sáng đến 7:30 tối thay vì giờ truyền thống vì họ có các nghĩa vụ buổi tối như chăm sóc trẻ ba ngày một tuần.

Lịch trình cuối tuần:

• Làm việc Thứ Bảy và Chủ Nhật từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều, nghỉ từ Thứ Hai đến Thứ Sáu.

Lịch trình cuối tuần hoạt động tốt cho các vai trò như dịch vụ khách hàng yêu cầu bảo hiểm vào những ngày đó.

Giờ so le:

• Bắt đầu lúc 7 giờ sáng Thứ Ba và Thứ Năm, nhưng 9 giờ sáng Thứ Hai, Thứ Tư và Thứ Sáu.

Giờ so le giúp phân bổ lưu lượng nhân viên và cho phép phạm vi cung cấp dịch vụ trong nhiều giờ hơn mỗi ngày.

Người quản lý có thể lên lịch các cuộc họp buổi sáng từ 9-11 giờ sáng là giờ “chính”, nhưng các nhóm sẽ đặt giờ linh hoạt bên ngoài khoảng thời gian đó nếu cần.

Lịch trình 9/80:

• Làm việc 9 giờ trong 8 ngày trong mỗi kỳ trả lương, với một ngày nghỉ xen kẽ vào các ngày thứ Sáu khác.

Lịch trình 9/80 cho phép nghỉ vào các ngày thứ Sáu khác trong khi vẫn làm việc 80 giờ trong hai tuần.

Làm việc từ xa:

• Làm việc từ xa 3 ngày một tuần tại nhà, với 2 ngày tại văn phòng chính.

Nhân viên từ xa có thể đăng ký trong giờ “văn phòng” cốt lõi nhưng tự do lên lịch cho các nhiệm vụ khác miễn là dự án của họ vẫn đi đúng hướng.

Ưu và nhược điểm của thời gian linh hoạt

Suy nghĩ về việc thực hiện giờ linh hoạt? Trước tiên, hãy kiểm tra những ưu và nhược điểm này đối với nhân viên và công ty để xem liệu nó có phù hợp không:

Đối với nhân viên

✅ Ưu điểm:

• Cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống và ít căng thẳng hơn từ việc lên lịch linh hoạt.
• Tăng năng suất và tinh thần từ cảm giác được tin tưởng và trao quyền.
• Tiết kiệm chi phí và thời gian đi lại bằng cách tránh hoặc giảm lưu lượng giao thông vào giờ cao điểm.
• Khả năng quản lý tốt hơn các trách nhiệm cá nhân và gia đình.
• Cơ hội học lên cao hoặc theo đuổi các sở thích khác ngoài giờ làm việc tiêu chuẩn.

❗️Nhược điểm:

• Gia tăng cảm giác “luôn bật” và làm mờ ranh giới giữa công việc và cuộc sống mà không có ranh giới giao tiếp phù hợp.
• Cách ly xã hội làm việc ngoài giờ không theo tiêu chuẩn mà không có đồng đội bên cạnh.
• Các cam kết chăm sóc con cái/gia đình có thể khó phối hợp với một lịch trình thay đổi, chẳng hạn như nếu bạn đang làm việc vào cuối tuần và nghỉ các ngày trong tuần.
• Ít cơ hội hơn cho sự hợp tác ngẫu hứng, cố vấn và phát triển nghề nghiệp.
• Xung đột lịch trình tiềm ẩn trong giờ chính cần thiết cho các cuộc họp và thời hạn.

Đối với nhà tuyển dụng

✅ Ưu điểm:

• Thu hút và giữ chân nhân tài hàng đầu bằng cách mang lại lợi ích cạnh tranh.
• Giảm chi phí làm thêm giờ bằng cách cho phép lên lịch linh hoạt trong vòng 40 giờ làm việc một tuần.
• Tăng sự tham gia và nỗ lực tùy ý từ những nhân viên vui vẻ, trung thành.
• Có thể mở rộng số giờ cho phạm vi bảo hiểm dịch vụ khách hàng/khách hàng mà không cần thêm số lượng nhân viên.
• Giảm chi phí hoạt động như bất động sản bằng cách cho phép các tùy chọn làm việc từ xa.
• Nâng cao khả năng tuyển dụng nhân tài từ một khu vực địa lý rộng hơn.
• Cải thiện sự hài lòng trong công việc, động lực và hiệu suất công việc giữa các nhân viên.
• Giảm trong vắng mặt và sử dụng thời gian nghỉ ốm/nghỉ riêng.

❗️Nhược điểm:

• Gánh nặng hành chính cao hơn để theo dõi giờ linh hoạt, phê duyệt lịch trình và giám sát năng suất.
• Mất sự cộng tác không chính thức, chia sẻ kiến ​​thức và xây dựng nhóm trong những giờ thông thường.
• Chi phí liên quan đến việc kích hoạt cơ sở hạ tầng làm việc từ xa, công cụ cộng tác và phần mềm lập lịch trình.
• Đảm bảo có đủ nhân viên và tính sẵn sàng cho khách hàng/khách hàng theo lịch trình.
• Giảm hiệu quả đối với các nhiệm vụ yêu cầu phối hợp nhóm và tài nguyên tại chỗ.
• Khả năng hệ thống ngừng hoạt động hoặc trì hoãn truy cập tài nguyên trong thời gian hỗ trợ ngoài giờ.
• Những ca làm việc khắc nghiệt hơn có thể ảnh hưởng đến việc duy trì các công việc không tương thích với tính linh hoạt một cách tự nhiên.

Chìa khóa chính

Tính linh hoạt không giới thiệu một số phức tạp. Nhưng khi được thiết kế và triển khai đúng cách, lịch trình thời gian linh hoạt sẽ mang lại lợi ích cho cả hai bên thông qua tăng năng suất, tiết kiệm chi phí và nâng cao tinh thần.

Cung cấp các công cụ cộng tác bất kể vị trí hay giờ giấc giúp linh hoạt thời gian thành công thông qua giao tiếp và phối hợp hiệu quả. Thời gian theo dõi cũng giảm bớt chi phí.

Những câu hỏi thường gặp