Bạn đã bao giờ tự hỏi làm thế nào mà một số nhóm lại quản lý dự án của họ một cách trôi chảy đến vậy, gần giống như một phép màu? Kanban, một phương pháp đơn giản nhưng mạnh mẽ đã thay đổi cách thức thực hiện công việc. Trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ bắt đầu hành trình làm sáng tỏ 'Kanban là gì?' và khám phá cách các nguyên tắc đơn giản của nó có thể nâng cao năng suất và hợp lý hóa các quy trình trong bất kỳ lĩnh vực nào.
Mục lục
Kanban là gì?
Kanban là gì? Kanban, ban đầu được phát triển tại Toyota vào những năm 1940, đã trở thành một hệ thống quản lý trực quan được áp dụng rộng rãi để hạn chế sản phẩm dở dang (WIP) và điều phối luồng công việc trong nhiều ngành khác nhau.
Về cốt lõi, Kanban là một phương pháp đơn giản và hiệu quả được tạo ra để tối ưu hóa quy trình làm việc và hợp lý hóa các quy trình. Thuật ngữ “Kanban”, bắt nguồn từ tiếng Nhật, được dịch là “thẻ trực quan” hoặc “tín hiệu”.
Về cơ bản, Kanban hoạt động như một sự thể hiện trực quan về công việc, sử dụng thẻ hoặc bảng để truyền đạt các nhiệm vụ và trạng thái tương ứng của chúng. Mỗi thẻ đại diện cho một công việc hoặc hoạt động cụ thể, cung cấp cho các nhóm sự hiểu biết rõ ràng, theo thời gian thực về tiến độ công việc của họ. Cách tiếp cận đơn giản này giúp tăng cường tính minh bạch, giúp các nhóm cộng tác và quản lý nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả dễ dàng hơn.
Sự khác biệt giữa Kanban và Scrum là gì?
Kanban:
- Định hướng theo dòng chảy: Hoạt động giống như một dòng chảy liên tục, không có khung thời gian cố định.
- Hệ thống trực quan: Sử dụng bảng để theo dõi và quản lý nhiệm vụ một cách trực quan.
- Vai trò có thể thích ứng: Không thực thi các vai trò cụ thể, thích ứng với các cấu trúc hiện có.
cặn bã:
- Đóng khung thời gian: Hoạt động trong các khung thời gian cố định được gọi là chạy nước rút.
- Vai trò có cấu trúc: Bao gồm các vai trò như Scrum Master và Chủ sở hữu sản phẩm.
- Khối lượng công việc theo kế hoạch: Công việc được lên kế hoạch theo từng khoảng thời gian cố định.
Nói một cách đơn giản:
- Kanban giống như một dòng chảy ổn định, dễ dàng thích ứng với cách làm việc của nhóm bạn.
- Scrum giống như một cuộc chạy nước rút, với các vai trò được xác định và lập kế hoạch có cấu trúc.
Sự khác biệt giữa Kanban và Agile là gì?
Kanban:
- Phương pháp luận: Một hệ thống quản lý trực quan trong khuôn khổ Agile.
- Tính linh hoạt: Thích ứng với quy trình làm việc và thực tiễn hiện có.
Nhanh nhẹn:
- Triết lý: Một bộ nguyên tắc rộng hơn để quản lý dự án lặp đi lặp lại và linh hoạt.
- Tuyên ngôn: Được hướng dẫn bởi Tuyên ngôn Agile, thúc đẩy khả năng thích ứng và hợp tác với khách hàng.
Nói một cách đơn giản:
- Kanban là một phần của gia đình Agile, cung cấp một công cụ linh hoạt để trực quan hóa công việc.
- Agile là triết lý và Kanban là một trong những phương pháp có thể thích ứng được.
Hội đồng Kainban là gì?
Bảng Kanban là trái tim của phương pháp Kanban. Nó có khả năng cung cấp ảnh chụp nhanh trực quan về toàn bộ quy trình làm việc, cung cấp cho các nhóm một cách hợp lý để quản lý nhiệm vụ và dự án.
Vẻ đẹp của Kanban nằm ở sự đơn giản của nó. Nó không áp đặt những cấu trúc cứng nhắc hoặc những mốc thời gian cố định; thay vào đó, nó mang tính linh hoạt.
- Hãy hình dung một bảng kỹ thuật số hoặc bảng vật lý có các cột thể hiện các giai đoạn khác nhau của dự án—với các nhiệm vụ từ 'Làm' đến 'Trong tiến trình' và cuối cùng để 'Xong' khi chúng phát triển.
- Mỗi nhiệm vụ được thể hiện bằng một thẻ, còn được gọi là “Thẻ Kanban”, hiển thị các chi tiết cần thiết như mô tả nhiệm vụ, mức độ ưu tiên và người được giao.
- Khi công việc tiến triển, các thẻ này chuyển tiếp suôn sẻ giữa các cột, phản ánh trạng thái hiện tại của từng nhiệm vụ.
Phương pháp này dựa trên tính minh bạch, giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng nắm bắt được tình hình hiện tại trong nháy mắt. Kanban không chỉ là một công cụ; đó là một tư duy khuyến khích sự cải tiến liên tục và khả năng thích ứng.
5 phương pháp hay nhất của Kainban
Hãy đi sâu vào các hoạt động cốt lõi của Kanban.
1/ Trực quan hóa quy trình làm việc:
Cách thực hành đầu tiên là làm cho công việc trở nên hữu hình. Kanban giới thiệu hình ảnh trực quan về quy trình làm việc của bạn thông qua bảng Kanban.
Như đã đề cập, bảng này hoạt động như một khung vẽ động trong đó mọi nhiệm vụ hoặc mục công việc được thể hiện bằng một thẻ. Mỗi thẻ di chuyển qua các cột khác nhau, thể hiện các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc – từ 'Việc cần làm' ban đầu đến 'Hoàn thành' cuối cùng.
Cách trình bày trực quan này mang lại sự rõ ràng, cho phép các thành viên trong nhóm xem nhanh những gì đang diễn ra, những gì đã hoàn thành và những gì sẽ xảy ra tiếp theo.
2/ Hạn chế công việc đang tiến hành (WIP):
Cách thực hành thứ hai xoay quanh việc duy trì khối lượng công việc có thể quản lý được.
Giới hạn số lượng nhiệm vụ đang thực hiện là một khía cạnh quan trọng của phương pháp Kanban. Điều này giúp ngăn chặn tình trạng quá tải của các thành viên trong nhóm và đảm bảo luồng công việc ổn định và hiệu quả.
Bằng cách giới hạn Công việc đang tiến hành (WIP), các nhóm có thể tập trung hoàn thành nhiệm vụ trước khi chuyển sang nhiệm vụ mới, ngăn ngừa tắc nghẽn và nâng cao năng suất tổng thể.
3/ Quản lý dòng chảy:
Kanban là gì? Kanban tập trung vào việc giữ cho công việc trôi chảy. Cách thực hành thứ ba liên quan đến việc liên tục theo dõi và điều chỉnh luồng công việc. Các nhóm cố gắng duy trì dòng công việc ổn định, có thể dự đoán được từ đầu đến cuối.
Bằng cách quản lý luồng, các nhóm có thể nhanh chóng xác định các khu vực mà công việc có thể bị chậm lại, cho phép điều chỉnh kịp thời để mọi thứ đi đúng hướng.
4/ Đưa ra chính sách rõ ràng:
Bài thực hành thứ tư tập trung vào việc làm rõ luật chơi cho mọi người. Kanban khuyến khích các nhóm xác định và đưa ra rõ ràng các chính sách chi phối quy trình làm việc của họ.
Các chính sách này phác thảo cách các nhiệm vụ di chuyển qua các giai đoạn khác nhau, tiêu chí nào xác định mức độ ưu tiên của nhiệm vụ và bất kỳ quy tắc nào khác cụ thể cho các quy trình của nhóm. Việc đưa ra những chính sách này một cách rõ ràng sẽ đảm bảo mọi người đều có cùng quan điểm và giúp tạo ra sự hiểu biết chung về cách thực hiện công việc.
5/ Cải tiến liên tục:
Cải tiến liên tục là hoạt động thứ năm và có lẽ là quan trọng nhất của Kanban. Đó là về việc nuôi dưỡng một nền văn hóa phản ánh và thích ứng. Các nhóm thường xuyên xem xét các quy trình của mình, tìm kiếm cơ hội để nâng cao hiệu suất và hiệu suất.
Điều này khuyến khích tư duy học hỏi kinh nghiệm, thực hiện những thay đổi nhỏ, tăng dần để cải thiện theo thời gian.
Về bản chất, các phương pháp hay nhất của Kanban là trực quan hóa công việc, kiểm soát luồng, duy trì khối lượng công việc có thể quản lý được, xác định chính sách rõ ràng và luôn nỗ lực cải tiến. Bằng cách áp dụng những nguyên tắc này, các nhóm không chỉ có thể quản lý công việc của mình hiệu quả hơn mà còn nuôi dưỡng văn hóa cộng tác, khả năng thích ứng và phát triển liên tục.
Mẹo sử dụng Kanban
Kanben là gì? Sử dụng Kanban có thể nâng cao đáng kể quy trình làm việc và quản lý dự án. Dưới đây là một số mẹo thiết thực để tận dụng tối đa Kanban:
Nắm bắt cách làm việc hiện tại của bạn:
Sử dụng Kanban cho các nhiệm vụ và quy trình hiện tại của bạn, điều chỉnh Kanban cho phù hợp với cách nhóm của bạn đã thực hiện mọi việc. Kanban không nghiêm ngặt như một số phương pháp khác; nó hoạt động tốt với cách hoàn thành công việc thông thường của nhóm bạn.
Thực hiện thay đổi dần dần:
Đừng thực hiện những thay đổi lớn cùng một lúc. Kanban thích những cải tiến nhỏ, từng bước một. Bằng cách này, nhóm của bạn có thể cải thiện dần dần và tiếp tục thực hiện những thay đổi tốt theo thời gian.
Tôn trọng cách bạn làm việc hiện tại:
Kanban phù hợp với nhóm của bạn mà không làm xáo trộn cách mọi việc đã được thực hiện. Nó hiểu và đánh giá cao cấu trúc, vai trò và trách nhiệm của nhóm bạn. Nếu cách làm hiện tại của bạn tốt thì Kanban sẽ giúp nó tốt hơn nữa.
Sự lãnh đạo từ mọi người:
Kanban không cần mệnh lệnh từ trên xuống. Nó cho phép bất kỳ ai trong nhóm đề xuất cải tiến hoặc dẫn đầu về các ý tưởng mới. Mọi thành viên trong nhóm có thể chia sẻ suy nghĩ, nghĩ ra những cách làm việc mới và trở thành người lãnh đạo trong việc cải thiện mọi việc. Đó là tất cả về việc trở nên tốt hơn một chút tại một thời điểm.
Bằng cách bám sát những ý tưởng này, Kanban có thể dễ dàng trở thành một phần trong cách nhóm của bạn làm việc, từng bước cải thiện mọi việc và để mọi người trong nhóm góp phần tạo ra những thay đổi tích cực.
Chìa khóa chính
Kanban là gì? Khi kết thúc quá trình khám phá Kanban của chúng tôi, hãy hình dung việc tăng cường hợp tác giữa nhóm của bạn với AhaSlides. Với thiết kế riêng mẫu, AhaSlides biến đổi các cuộc họp nhóm và hoạt động động não. Các nhóm có thể tham gia vào các cuộc họp nhóm hiệu quả với tính năng tương tácvà phát huy khả năng sáng tạo trong các buổi động não. AhaSlides là chất xúc tác giúp bạn nâng cao khả năng cộng tác và năng suất, bổ sung liền mạch cho tính đơn giản của Kanban. Nâng cao tiềm năng của nhóm bạn với AhaSlides, nơi Kanban đáp ứng được sự tương tác xuất sắc.
Câu hỏi thường gặp về Kanban là gì
Kanban theo thuật ngữ đơn giản là gì?
Kanban là một hệ thống trực quan giúp các nhóm quản lý công việc bằng cách trực quan hóa các nhiệm vụ trên bảng, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ.
4 nguyên tắc của Kanban là gì?
- Trực quan hóa công việc: Hiển thị các nhiệm vụ trên bảng.
- Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP): Tránh làm nhóm quá tải.
- Quản lý quy trình: Giữ cho các nhiệm vụ diễn ra đều đặn.
- Thực hiện chính sách rõ ràng: Xác định rõ ràng các quy tắc quy trình làm việc.
Kanban trong Agile là gì?
Kanban là một phần linh hoạt của khung Agile, tập trung vào việc trực quan hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Kanban vs Scrum là gì?
- Kanban: Hoạt động liên tục.
- Scrum: Hoạt động trong các khung thời gian cố định (sprint).
Tham khảo: Asana | Bản đồ doanh nghiệp
