电子病历系统上线培训：安全有效地减轻文档负担

大多数电子健康记录 (EHR) 系统都以系统为中心进行新员工入职培训：这是登录界面，这是菜单，这是每种病历类型的模板。新员工入职时会拿到一份证书。但接下来的一周，病房里就开始出现各种文档问题了。

本指南面向希望从不同角度切入的医院学习与发展 (L&D) 总监、信息学负责人或合规负责人：从员工必须完成的工作流程以及他们在完成流程过程中会遇到的困难入手。指南阐述了如何诊断问题是培训不足还是系统缺陷，如何围绕实际任务设计准备和练习，以及如何评估新员工是否能够完成任务，并确保文档完整且符合规范。

值得精心设计的局面

以下情景仅为示例，并非已记录的案例。

一位新的病房文员周一入职。周四，她被要求在病人入院后完成例行的病历更新。纸面上看，这项任务很简单：确认基本信息、记录转诊来源、附上知情同意书，然后完成录入。但实际操作中，她遇到了四个难题。知情同意书的界面与课堂演示的界面不同。有两个字段看起来一样，但生成的报告却不一样。一个必填字段会拒绝一个有效的录入，并显示一条毫无帮助的信息。而关于缺失转诊来源的本地处理流程，却写在一份没人提及的文件里。

办事员完成了录入，但漏填了一个字段，另一个字段则用自由文本代替。记录不完整，下一个使用该记录的人将面临信息缺失的问题。

这算是培训问题吗？部分是。仅仅是培训问题吗？几乎肯定不是。这种区分正是设计工作的核心。

先从任务入手，而不是从系统入手。

在打开任何培训内容之前，请用一句话写下该职位必须具备的能力。例如： 完整地完成患者病历工作流程，并找出文档流程中存在的阻碍因素。 这里有两个动词很重要，而且它们的意思不同。

完成工作流程是应用任务。学习者在未逐字逐句排练过的情境中使用已知的程序。识别摩擦是…… 分析 or 评估任务：学习者必须注意到问题所在，判断是自身失误还是系统故障，并决定如何应对。这些认知要求源自布鲁姆修订后的认知目标分类法，它们描述的是任务对学习者的要求，而非任务的具体实施方式。

这一点很重要，因为它涉及到目标与结果的一致性。卡内基梅隆大学的埃伯利中心明确指出：如果目标是应用技能，但评估却只衡量记忆力，那么学习者练习的是一件事，而评判的标准却是另一件事，这会削弱学习动力和学习效果（埃伯利中心，目标、评估和教学策略的协调一致）关于菜单名称的选择题测试并不能告诉你某人是否能够完成上述招生更新。

先诊断后开药

在构建任何内容之前，请将实际执行的任务与当前入职培训和测试的内容进行比较。以下四项检查有助于区分培训差距与其他原因：

观察任务执行情况。 观察几名新员工或经验丰富的员工完成工作流程，并记录错误、解决方法和犹豫之处。
与训练内容进行比较。 目前的课程是否严格按照这个顺序进行，还是只是沿用这套体系？是否有任何考核要求学员完成这些步骤？
检查环境。 工具、访问权限、人员配备和本地流程是否与培训内容相符？如果新员工没有相应的访问权限，无论课堂上讲授了什么，他们都无法进行实际操作。
查找系统缺陷。 如果经验丰富的员工也遇到困难，或者使用相同的变通方法，那么问题很可能出在屏幕、字段或规则的设计上。增加培训也无法解决问题。请向信息技术部门提交变更请求。

这就是需要坦诚地与利益相关者沟通的陷阱：可用性缺陷可能需要系统变更，而不是更多的培训。如果培训只是掩盖缺陷，那么每一批用户都会付出同样的代价。请将您当前的方法和评估上限视为需要验证的假设，而不是既定事实。

围绕工作流程进行设计准备和练习

一旦你知道培训可以弥补哪些差距，就要将计划的每个阶段与任务相匹配。

准备。 在正式执业前，应通过简短的诊断测试来检查其是否具备执业资格。确认其了解所需的术语，例如注册字段和临床字段的区别，以及约束执业工作的监管规则，例如必须记录哪些内容以及谁可以记录。自主学习适合此阶段。此处的复习检查仅用于确认执业资格，并不能证明其具备执业能力。

工作流程图。 逐屏绘制实际工作流程图，包括用户跳过的步骤以及系统与本地流程不一致的地方。利用该流程图构建练习案例和答案，并提交给信息技术或合规负责人进行验证。该流程图也可作为摩擦审计工具：观察员发现的每个错误或变通方案都可作为系统修复、更清晰的操作指南或练习案例的候选对象。

实践。 给学习者布置完整的任务，提供一个真实的案例，并要求他们解释自己的决策并执行。反馈应与决策相关，例如：“你把同意书附加到了错误的记录类型上。这里列出了你可以核查的证据，以及当表格类型不明确时应该怎么做。” 关于速度和完整性的反馈，如果能具体到每个步骤，效果最佳。

实时还是异步？ 当选择模糊不清时，例如存在两种合理做法，或者程序与制度相悖时，实时指导的价值最为显著。由熟悉当地实践的人员主持的讨论，能够解决书面答案无法解决的问题。异步复习足以确认规则、检验记忆，并针对明确的案例提供反馈。

一个实际的例子：录取更新

仅供参考。从业人员在使用前应验证案例和答案标准。

案子。 学员会收到一份模拟的虚构患者病历，并被要求完成入院信息更新。该病例包含一份扫描的知情同意书、一封缺少参考编号的转诊信，以及一个无法输入培训手册中所示格式信息的字段。

学习者的选择。 对于缺失的参考编号，学员可以 (a) 将该字段留空并完成操作，(b) 输入占位符，或 (c) 使用已批准的流程记录缺失信息并请求补充。对于被拒绝的字段，他们可以 (a) 尝试使用不同的格式直到系统接受，(b) 将该值记录在自由文本备注中，或 (c) 将此问题记录为疑似系统故障并继续执行已批准的中间步骤。

反馈。 对于每一种选择，反馈都会解释其是否符合或不符合既定标准。空白字段是不完整的，因为下游用户无法判断数据是缺失还是根本不需要。占位符是不合理的，因为它记录了不真实的信息。按照已批准的流程记录缺失信息是完整的。在第二个决策中，尝试不同的格式直到找到可接受的格式可能会产生一个有效的条目，但这会掩盖信息团队需要发现的缺陷。记录错误是保护记录和下一批数据的最佳方法。

重试。 学习者尝试处理第二个案例，这次案例中存在不同的缺口，例如附上了一份未签名的同意书，并应用了相同的推理。

在整个学习群体中，学习者的摩擦报告也会成为信息团队疑似缺陷的结构化列表。

评估能力并制定转移计划

选择能够反映任务的衡量指标。以下两个实用的指标是： 任务时间 和 文档完整性在开始之前，先定义好以下两点：什么才算完整，谁来评判，分母包含哪些记录，以及何时进行测量。

简单的评估标准有助于保持判断的一致性。以下建议可与您的临床或合规专员共同调整。它并非经过验证的准备就绪标准。

标准	观察者关注的是什么	成绩 / 分数
任务执行	完善工作流程，识别文档记录中的瓶颈，并记录操作及其背后的证据。	0到2
推理	解释相关限制条件、替代方案和不确定性；检查任务时间和文档完整性。	0到2
边界	使用经批准的程序，并在信息或权限不足时寻求帮助。	0到2

评分标准：0 分表示缺失或缺乏支持；1 分表示部分缺失，存在相关遗漏；2 分表示完整且符合既定标准。严重错误应单独定义，例如记录不实信息或绕过必要的同意核查。总分绝不能掩盖严重错误。

为了评估迁移能力，应评估一个全新的、未曾见过的案例，而不是实践中使用的案例，并在学习者积累了足够的实际工作经验后，在工作场所进行后续跟进。美国疾病控制与预防中心 (CDC) 建议尽可能同时评估学习过程和学习迁移能力，因为即使培训合格，学习者在实际工作中应用所学知识也可能存在困难。美国疾病控制与预防中心，《评估培训：衡量有效性》）指导老师可以安排学生完成一项有监督的工作任务，或者审查学生真实作业的样本，作为后续跟进措施。

如果您的入职流程涉及跨专业交接，例如注册团队将病历传递给临床工作人员，则需要参考医疗保健研究与质量署的指南。 TeamSTEPPS计划这是医疗团队协作和沟通资源的起点。请临床教育工作者选择并调整相关工具。

证据能证明什么，不能证明什么

明确您可以申报的项目。这些是审计应该解答的问题。

如何证明学习者能够完成工作流程并识别遇到的困难？ 根据未见过的案例、任务耗时和文档完整性（与基准线相比）以及提交的摩擦报告的质量，对评分标准进行评估。比较时应确保比较条件相同：相同的人群、相同的分母和相同的时间。

即使性能有所提升，哪些限制因素可能仍然存在？ 多种因素都会影响最终结果。错误的屏幕和规则会一直存在，直到有人修改系统为止。人员配备、工作量和访问权限决定了一个人有多少时间能够正确地进行记录。与系统冲突的本地流程会一直存在冲突。同时进行的运营变更，例如新的模板或软件升级，可能会在不经过培训的情况下影响您的措施。在将任何变更归因于程序之前，请务必先检查这些变更。

以上资料支持目标、实践和评估相一致以及学习和迁移测量等设计原则。但它们并不能证明任何特定项目或平台能够减轻文档负担。本文不作任何结果承诺，您自己的评估也不应如此。

地点 AhaSlides 能适应

AhaSlides 支持自适应和交互式学习，并允许您在直播和自主学习模式之间自由切换。例如，在上述入职培训项目中，这可能包括练习前的自主学习预备知识检查、针对模糊决策的交互式辅导环节，以及练习后的新案例自主复习。具体的创作、反馈和报告功能应在演示中与您自身的工作流程进行比对，然后再进行相应的规划。任何人工智能、模拟或电子病历集成功能，在演示之前都应视为外部功能或未经确认的功能。