歡迎來到富有成效的會議世界！ 作為專業人士，我們都知道會議對於推動結果、做出決策和保持正軌有多麼重要。 然而，並非所有這些都質量好並且受到青睞。
通常，當被問及會議時，許多人會因為會議效率低下而搖頭或嘆息。他們發現自己陷入了毫無成效的會議中，耗盡了他們的精力和時間。這就是為什麼今天我們要學習 如何開個好會!
讓我們開始吧！
什麼是好的會議？
不可否認，會議是任何企業或組織的重要組成部分。 它們是個人聚在一起、交流想法、做出決定並為實現共同目標而努力的平台。
一次好的會議是組織良好、有成效、達到預期結果、讓所有參與者感到被傾聽和重視的會議。
以下是促成良好會議的一些因素：
- 它有一個明確的目的。 一次好的會議首先要有一個明確的議程，闡明其目的、會議的目標和預期成果，這有助於使會議保持在正軌上，並確保所有參與者都了解自己的任務。
- 它促進有效的溝通。 一個好的會議需要有效的溝通。 所有參與者都將有機會表達他們的想法和想法，應該通過積極傾聽和尊重對話來鼓勵討論。
- 它有明確的輸出和後續行動。 沒有這些，會議將毫無成效和低效，因為與會者將不確定他們的下一步行動。 從那裡開始，很難為任何後續會議帶來效率。
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開會的 8 個技巧
當然，想要開好這樣的會議，又不浪費與會者的時間和精力，就需要考慮會前、會中、會後的準備和後續工作。 記下這些步驟將保證順利和成功的結果。
會議之前 - 開會愉快
1/ 定義會議的目的和類型
應明確會議的目的、目標和類型，並確保所有參與者都理解。 沒有人願意參加一個會議 10 分鐘，但仍然不知道自己的責任以及這裡討論的重點是什麼。 某些類型的會議僅服務於特定目的，例如
- 決策會議。 它們在需要決策和行動時進行。
- 解決問題的會議。 他們被要求找到解決問題/危機的方法。
- 頭腦風暴會議。 他們是收集突破性新想法和成員貢獻的地方。
2/ 有一個議程
確保你有一個 會議議程 並在會前發送給所有與會者，這將有助於與會者了解會議的目的、目標和預期結果。 它還可以作為指南，幫助他們主動收集必要的信息和文件，例如報告、數據、演示文稿或其他相關文件。
3/ 建立基本規則
基本規則是所有參與者事先商定的指導方針或規範，有助於創造一個富有成效和相互尊重的討論環境。 它們可能包括鼓勵積極傾聽、尊重多樣性、限制討論時間等。
會議期間 - 開會愉快
4/ 從破冰遊戲開始
以一個開頭 創意破冰船 是緩解緊張情緒並讓每個人都以合適的心情參加團隊會議的好方法。 在會議開始時打破尷尬的沉默時刻有助於為富有成效和愉快的會議定下基調。
您可以進行輕鬆的辯論、隨意的對話或現場測驗，而不是依賴過時的內容，這些都是非常有趣、有創意、有競爭力的，並且可以在幾分鐘內輕鬆創建。 那麼，為什麼不嘗試一些新的東西呢？
5/ 創造協作空間
團隊會議是集體討論和決策的寶貴機會。 團隊成員不應試圖當場提出新想法，而應將他們準備好的報告、想法和觀點帶到桌面上。 這樣，團隊就可以通力合作，做出深思熟慮、合理的最終決定。
然後，團隊可能會考慮對所討論的想法進行現場調查，並通過以下方式收集實時反饋 現場投票 包含多項選擇題或開放式問題 AhaSlides.
通過使用唯一的二維碼或鏈接，團隊成員可以立即訪問並提供他們的輸入，結果將直接顯示在屏幕上。 這有助於避免浪費時間並確保公平地捕捉所有想法。
6/ 讓你的團隊保持參與
不要讓與會者有機會在會議期間保持專注，分散他們的注意力。您可以組織一個“線上圓桌會議”，每個人都可以參與並做出貢獻。和害羞的人在一起？不用擔心。匿名的 Q＆A 將解決這個問題。
另外，不要忘記留出一些自發性的空間。因為健康、活躍的會議是新解決方案和創新出現的理想場所。鼓勵參與者創意思考，打破呆滯和壓力的氛圍 詞云 將會是一項有趣且有效的活動。 試試看。
會議結束後 - 開會愉快
7/ 以明確的後續行動和時間表結束
為了結束策略會議，請確保每位與會者都清楚他們的下一步。
讓各部門討論：
- 哪些指標可以證明他們的進步？ 要具體，以便可以追蹤進度。
- 哪些跨職能夥伴需要協調才能成功？ 強而有力的合作是關鍵。
- 後續會議需要什麼樣的更新？ 報告？ 簡報？ 提前集思廣益結果。
- 我們什麼時候可以得到初步結果或資訊？ 設定雄心勃勃但可實現的最後期限以保持步伐。
8/ 有會議紀要
始終需要詳細、透徹、清晰且易於理解 會議記錄 發送給與會者、董事會、高級領導和無法參加的人員。 它們不僅是文件、下次會議的內容基礎，也是法律依據（在需要時）。
關鍵要點
希望開會的秘訣是 AhaSlides 上面分享的內容並不太複雜。 請記住，富有成效的會議是指每個人都感到受到讚賞、被傾聽並被鼓勵發言的會議。 會議必須產生明確的結果並服務於其預期目的。 會議結束後，每個人都接受自己的角色並承諾遵循討論的計劃。
