會議紀錄：2024 年最佳寫作指南、範例（+ 免費範本）

會議在企業和組織中發揮著至關重要的作用，作為討論和解決問題以及管理內部事務以推動進步的平台。為了捕捉這些聚會的本質，無論是虛擬的還是面對面的， 會議記錄 or 會議紀要 (MoM) 對於做筆記、總結討論的關鍵主題以及跟踪所達成的決定和決議至關重要。

本文將指導您編寫有效的會議紀要，並提供示例和模板供您使用，以及可遵循的最佳實踐。

什麼是會議紀要？

會議紀要是會議期間討論、決定和行動項目的書面記錄。

它們可作為所有與會者和無法出席者的參考和信息來源。
它們有助於確保重要信息不會被遺忘，並且每個人都在同一頁上了解討論的內容和採取的行動。
他們還通過記錄會議期間做出的決定和承諾來提供問責制和透明度。

誰是記錄者？

記錄員負責準確記錄會議期間的討論和做出的決定。

他們可以是行政人員、秘書、助理或經理，也可以是執行任務的志願者團隊成員。會議記錄員必須具備良好的組織能力和筆記能力，並且能夠有效地總結討論。

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如何寫會議紀要

對於有效的會議紀要， 首先，它們應該是客觀的，是會議的事實記錄，並避免個人意見或對討論的主觀解釋。下一個， 它應該簡短、清晰且易於理解， 只關注要點，避免添加不必要的細節。最後， 它必須準確，並確保所有記錄的信息都是最新的和相關的。

讓我們按照以下步驟詳細了解撰寫會議紀錄！

會議紀要的 8 個基本組成部分

會議的日期、時間和地點
與會者名單和缺席的任何道歉
會議議程和目的
討論和所做決定的摘要
任何投票及其結果
行動項目，包括責任方和完成期限
任何後續步驟或後續項目
會議閉幕詞或休會

編寫有效會議紀要的步驟

1/ 準備

在會議之前，熟悉會議議程和任何相關背景材料。確保您擁有所有必要的工具，例如筆記本電腦、記事本和筆。回顧以前的會議記錄以了解要包含哪些信息以及如何格式化這些信息也是一個好主意。

2/ 做筆記

在會議期間，對討論和做出的決定做清楚簡潔的記錄。您應該專注於捕捉關鍵點、決策和行動項目，而不是逐字記錄整個會議。確保包括發言人的姓名或任何關鍵引述，以及任何行動項目或決定。並避免使用使別人看不懂的縮寫或速記。

3/ 整理會議記錄

檢查並整理您的筆記，以便在會後對您的會議記錄進行連貫而簡潔的總結。您可以使用標題和要點使會議記錄易於閱讀。不要對討論發表個人意見或主觀解釋。關注事實和會議期間達成的一致意見。

4/ 記錄細節

您的會議記錄應包括所有相關詳細信息，例如日期、時間、地點和與會者。並提及所討論的任何重要主題、決定和分配的行動項目。請務必記錄所進行的任何投票和任何討論的結果。

5/ 行動項目

確保列出所有分配的行動項目，包括誰負責和完成的截止日期。這是會議紀要的重要組成部分，因為它確保每個人都知道自己的職責和完成職責的時間表。

6/ 審查和分發

您應該檢查會議記錄的準確性和完整性，並進行任何必要的修改。確保記錄所有關鍵點和決定。然後，您可以親自或通過電子郵件將會議記錄分發給所有與會者。將會議記錄的副本存儲在一個集中位置以便於訪問，例如共享驅動器或基於雲的存儲平台。

7/ 跟進

確保會議的行動項目得到跟進並及時完成。使用會議記錄來跟踪進度並確保決策得到實施。它可以幫助您保持問責制並確保會議富有成效。

會議紀要示例（+ 模板）

1/ 會議紀要示例：簡單的會議模板

簡單會議記錄的詳細程度和復雜程度將取決於會議的目的和組織的需要。

一般來說，簡單的會議紀要用於內部目的，不需要像其他類型的會議紀要那樣正式或全面。

因此，如果您有緊急需求並且會議圍繞簡單、不太重要的內容展開，您可以使用以下模板：

會議名稱： [插入會議標題]
日期： [插入日期]
時間： [插入時間]
地點： [插入位置]
與會者： [插入與會者姓名]
缺席道歉： [插入姓名]

議程：
[插入議程項目 1]
[插入議程項目 2]
[插入議程項目 3]

會議總結：
[插入會議期間討論和決定的摘要，包括任何關鍵點或行動項目。]

行動項目：
[插入會議期間分配的任何行動項目的列表，包括責任方和完成的截止日期。]

下一步：
[插入會議期間討論的任何後續步驟或後續項目。]

閉幕致辭：
[插入任何閉幕詞或會議休會。]

簽： [插入記錄人員的簽名]

2/ 會議紀要示例：董事會會議模板

董事會會議紀要被記錄下來並分發給所有成員，提供所做決定和組織方向的記錄。因此，它應該清晰、完整、詳細和正式。這是董事會會議紀要模板：

會議名稱： 董事會會議
日期： [插入日期]
時間： [插入時間]
地點： [插入位置]
與會者： [插入與會者姓名]
缺席道歉： [插入因缺席而道歉的人的姓名]

議程：
1. 上次會議記錄的批准
2、財務報告審核
三、戰略規劃討論
4. 任何其他業務

會議總結：
1. 審議通過上次會議紀要：【插入上次會議要點已審議通過】
2.財務報告審查：【插入當前財務狀況的亮點和對未來財務規劃的建議】
3. 策略計畫的討論：[插入董事會討論並更新組織策略計畫的內容]
4. 任何其他事務：[插入任何其他未列入議程的重要事項]

行動項目：
[插入會議期間分配的任何行動項目的列表，包括責任方和完成期限]

下一步：
董事會將在 [插入日期] 召開後續會議。

閉幕致辭：
會議於 [插入時間] 休會。

簽： [插入記錄人員的簽名]

這只是一個基本的董事會會議模板，您可能希望根據會議和組織的需要添加或刪除元素。

3/ 會議紀要示例：項目管理模板

以下是項目管理模板的會議紀要示例：

會議名稱： 項目管理團隊會議
日期： [插入日期]
時間： [插入時間]
地點： [插入位置]
與會者： [插入與會者姓名]
缺席道歉： [插入因缺席而道歉的人的姓名]

議程：
1. 項目狀態回顧
二、項目風險討論
3.團隊進度回顧
4. 任何其他業務

會議總結：
1. 檢視專案狀態：[插入任何進度更新並突出顯示任何需要解決的問題]
2. 項目風險討論：[插入項目的潛在風險和減輕這些風險的計劃]
3. 審查團隊進度：[插入已審查的進度並討論出現的任何問題]
4 任何其他事務：[插入議程中未包括的任何其他重要事項]

行動項目：
[插入會議期間分配的任何行動項目的列表，包括責任方和完成期限]

下一步：
該團隊將在 [插入日期] 召開後續會議。

閉幕致辭：
會議於 [插入時間] 休會。

簽： [插入記錄人員的簽名]