什麼是專案管理？ | 2024 年你要知道的一切
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幾個世紀以來，每天接待 400,000 萬名乘客的舊金山灣區捷運 (BART) 系統一直是最成功的項目之一，柏克德是世界領先的大型建築和工程項目管理公司。這個例子很好地證明了有效的專案管理的重要性。任何專案成功的核心都在於優秀的專案經理。
因此，在本文中，我們將探討什麼是專案管理、它的重要性以及安排、規劃、控制和評估專案的最佳技術。
什麼是專案管理和範例？
項目是我們日常生活的常見部分。 我們可能正在計劃一場婚禮或一個驚喜的生日派對，重新裝修房子，或者準備一個學期的課程項目。 可以提到更大的項目，例如建造一座橋樑、搬遷居民、生產新的飛機航線等等。 他們都需要項目管理。
專案管理描述了用於安排、規劃、控制和評估專案從開始到完成的系統方法、方法和實踐。它涵蓋了廣泛的活動和流程，旨在在時間、成本、範圍、品質和資源等規定的限制內實現特定目標。
為什麼專案管理很重要？
很難否認專案管理的重要性，它可以幫助企業的每個專案更有效率、更有效地運作。讓我們回顧一下有效專案管理的三個主要好處。
節省時間和金錢
良好的項目組織涉及仔細的規劃和資源分配。 項目經理評估項目需求，確定必要的資源，並有效地分配它們。 通過準確估計資源需求並避免過度分配或利用不足，項目經理可以優化資源使用，減少不必要的成本並節省時間。
改善協作和溝通
項目經理向團隊成員定義並傳達明確的角色和職責。 每個人都了解自己的具體任務、可交付成果和責任範圍。 這種清晰度最大限度地減少了混亂和重疊，使團隊成員能夠順利、高效地合作。
降低風險和問題
項目本質上涉及風險和不確定性，如果不加以管理，可能會導致重大挑戰甚至失敗。 良好的項目管理強調風險識別、評估和緩解策略。 通過儘早預測和解決潛在問題，項目經理可以最大程度地減少其影響，並確保項目保持在正軌上，甚至在預期的截止日期之前完成。
專案管理的三個關鍵階段是什麼？
項目管理包括三個階段：項目計劃、項目調度和項目控制。 以下是每個階段的詳細信息。
項目計劃
專案的管理和組織從規劃階段開始，在此階段定義專案目標、目標和範圍。在此階段，專案經理與利害關係人密切合作，以了解他們的要求和期望。
值得注意的是，在專案規劃中使用了多種方法，最有效的規劃方法之一是工作分解結構 (WBS)。它被定義為將項目劃分為其主要子組件（或任務）的過程，然後將其細分為更詳細的組件，最後劃分為一組活動及其相關成本。
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專案調度
項目調度是指對所有項目活動進行排序和分配時間的過程。 在此階段，管理者決定每項活動需要多長時間，併計算每個生產階段所需的資源。
項目調度的目的可概括如下：
- 顯示每項活動與其他活動以及與整個項目的關係
- 確定活動之間的邏輯順序和相關性
- 促進為每項活動建立實際的時間和成本估算
- 通過識別關鍵瓶頸，確保人力、金錢和物質資源得到最佳利用。
一種流行的項目調度方法是甘特圖。 甘特圖是一種低成本方法，旨在幫助管理者確保：
- 活動已計劃
- 記錄執行順序
- 記錄活動時間估計
- 總體項目時間已製定。
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項目控制
專案的控制描述了對資源、成本、品質和預算的密切處理。控制專案可能很困難。並非所有專案一開始都是明確定義的，有些專案可能定義不明確。專案通常只有在詳細、廣泛的初始規劃和對所需輸入、資源、流程和輸出的仔細定義之後才會明確定義。
在控制中，有一個術語稱為“瀑布方法論”，它涉及一種順序方法，其中專案以逐步的方式進行，每個階段完成後才能進入下一個階段。專案經理和團隊專注於按照預定順序一次規劃和執行一個階段。當約束已知時，變更就足夠小，無需大幅修改計劃即可進行管理。
與瀑布方法相比， 敏捷方法論 強調項目組成部分的並行或同時規劃和執行。 它通常與敏捷方法相關，例如 Scrum 和看板。 團隊不是在開始下一個階段之前完成每個階段，而是同時處理多個項目方面，重點關注較小的迭代或時間盒增量。 有許多檢查點和反饋循環來跟踪進度，這可以支持您以後進行項目評估。
什麼是專案管理技術：PERT 和 CPM
項目評估和評審技術（PERT）和關鍵路徑方法（CPM）都是眾所周知的用於計劃和安排活動的項目管理技術，它們在總體流程上有以下 6 個步驟的共同點：
- 定義完成項目所需的項目活動並準備工作分解結構
- 確定哪些活動依賴其他活動並建立邏輯關係，例如「完成到開始」或「開始到開始」。
- 繪製連接所有活動的網絡，用節點表示活動，用箭頭表示活動之間的流程和依賴關係
- 估計每項活動的持續時間和成本
- 確定關鍵路徑（確定專案最短持續時間的最長的相關活動序列）
- 在整個項目過程中，我們會根據計劃監控進度，並根據需要進行調整，以確保按時完成。
PERT 和 CPM 有何優缺點？
對於 PERT 和 CPM 對於項目管理是否重要存在批評。 以下是這兩種技術的優點和局限性：
| 優點 | 限制 |
| - 它們提供了一種系統化的專案規劃方法，特別是對於具有眾多活動的大型、複雜專案。 - 透過專注於關鍵路徑中的關鍵活動，專案經理可以確定資源和工作的優先順序，以確保專案及時完成。 - 他們還提供了一個框架來監控專案進度並將其與計劃進度進行比較。 | - 準確識別和量化這些依賴性可能具有挑戰性 - 專案管理中的時間估計通常是主觀的，並受到各種因素的影響，這導致專案時間表存在估計偏差和潛在不準確的風險。 - 密切監控專案內的近乎關鍵路徑也同樣重要。忽視這些近乎關鍵的路徑可能會帶來固有的風險，並可能導致專案整體時間表的潛在延遲或中斷。 |
使用專案管理軟體來管理項目
最好的是什麼？ 項目管理軟件 ？ 公司管理項目有多種選擇。 根據項目的規模，經理可以決定使用上述方法來管理小型項目，或為大型複雜項目採用專門的項目管理軟件。
值得介紹的是Microsoft Project，它是最受歡迎的專業軟體之一，它在繪製專案網路、確定專案進度、管理專案成本和其他資源以及進行專案評估方面非常有用。 你也可以 考慮其替代方案 例如 Asana、Trello、Jira 和 Basecamp 專案管理軟體。它們都是付費專案管理軟體，具有許多高級功能的免費試用，可以幫助您更有效地管理您的專案和團隊。
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常見問題
項目管理的4條黃金法則是什麼？
項目管理的四項黃金法則是：與客戶適當溝通、開發全面的項目、與組織保持道德關係以及記住人很重要。
項目管理的5個階段是什麼？
項目管理的5個基本階段包括：啟動、計劃、執行、控制和結束。
項目管理有哪四種類型？
一些常見類型的項目管理方法包括：瀑布法、敏捷法、Scrum 法和看板法。
大型專案管理涉及的三個階段是...
規劃如何實施專案、安排流程、時間表和執行管理。
底線
正如我們所看到的，每個公司在提高項目管理技能方面進行投資都是值得的。 有效的項目管理不能缺少足智多謀的項目經理和高績效的團隊。 有許多認證課程和培訓可以幫助學習者獲得有關項目管理的更深入和有用的知識。 如果你有足夠的信心和充分的準備，為什麼不接受挑戰呢？ PMI，世界上最受歡迎的專案管理認證，包含傳統、敏捷和混合概念。
但是，如果您想省錢，參加免費的 Coursera 項目管理課程也是一個好主意。 對於人力資源人員來說，使用定制培訓也可以帶來更好的結果。 您可以設計引人入勝的課程 AhaSlides 介紹 工具，您可以在其中找到許多免費的可自定義的交互式測驗和遊戲模板以及獨特的演示效果。
引用的作品：Render、Barry、Heizer、Jay、Munson、Chuck。 （2017）。 運行管理 : 致力於永續發展 供應鏈管理 12日。 埃德。 （第 12 版）。