Vergadering-uitnodiging-e-pos | Beste wenke, voorbeelde en sjablone (100% gratis)

Wat is 'n goeie vergadering uitnodiging e-pos voorbeeld?

Vergaderings kan 'n noodsaaklike element van spandoeltreffendheid, koördinasie en eenheid wees. Baie maatskappye bied ten minste een keer per week 'n vergadering aan, dit kan 'n informele vergadering wees om bloot 'n diep gesprek met hul werknemers te voer of 'n meer formele vergadering van die bestuursraad om 'n maatskappy se toekomsplan en jaareindverslag te bespreek. Dit is verpligtend vir administrateursbeamptes of leiers om vergaderinguitnodigingsbriewe aan die deelnemers of gaste te stuur.

'n Vergaderingsuitnodiging is belangrik om amptelike vergaderings effektief en glad te laat verloop. Daar is baie maniere om vergaderinguitnodigings te stuur. In hierdie artikel fokus ons op die hantering van e-posse met uitnodigings vir vergaderings, die gerieflikste en gewildste metode om mense uit te nooi om aan jou vergaderings deel te neem.

INHOUDSOPGAWE

• Wat is e-pos vir vergaderinguitnodiging?
• Hoekom is vergaderinguitnodigings-e-pos belangrik?
• Skryf stap vir stap e-pos vir vergaderinguitnodiging
• Tipes vergadering-uitnodigings-e-pos en voorbeelde
• Die Bottom Line

Vinnige vergaderingsjablone met AhaSlides

• Vergaderings in Besigheid
• Notule van die vergadering
• Opstaan-vergadering

Wat is e-pos vir vergaderinguitnodiging?

'n Sleuteldeel van besigheidsaktiwiteite, 'n vergadering-uitnodigings-e-pos is 'n geskrewe boodskap met 'n demonstrasie van die doel van die vergadering en 'n versoek vir mense om by die vergadering aan te sluit na die spesifieke datum en plek, plus meer gedetailleerde aanhangsels indien dit het. Dit kan in formele of informele style geskryf word, afhangende van die kenmerke van die vergaderings. Hulle moet geskryf word in 'n gepaste toon en styl om te voldoen aan besigheid e-pos etiket.

Moet egter nie 'n vergadering-uitnodigings-e-pos met 'n vergaderingversoek-e-pos verwar nie. Die belangrikste verskil tussen hierdie e-posse is dat 'n vergaderingversoek-e-pos daarop gemik is om 'n afspraak met iemand te maak, terwyl 'n vergadering-uitnodigings-e-pos daarop gemik is om jou na 'n vergadering op aangekondigde datums en ligging te nooi.

Hoekom is vergaderinguitnodigings-e-pos belangrik?

Die gebruik van e-posuitnodigings hou baie voordele in. Die voordele van e-posuitnodigings word hieronder gelys:

• Dit koppel direk aan kalenders. Wanneer ontvangers 'n uitnodiging aanvaar, word dit terug by hul besigheidskalender gevoeg en jy sal 'n herinnering kry dieselfde as ander gebeurtenisse wat in die kalender aangeteken is.
• Dit is gerieflik en vinnig. Jou ontvangers kan die e-pos onmiddellik bereik nadat jy op die stuurknoppie geklik het. Aangesien dit reguit na die ontvanger gaan, as die e-posadres verkeerd is, kan jy die aankondiging dadelik kry en vinnig vir verdere oplossings gaan.
• Dit is tydbesparend. Jy kan groep-e-posse met duisende e-posadresse op dieselfde tyd stuur.
• Dit is kostebesparend. Jy hoef nie 'n begroting te spandeer vir pos nie.
• Dit kan direk vanaf u voorkeurwebinarplatform gegenereer word. Tensy jy 'n ontmoeting van aangesig tot aangesig hou, sal jou eerste keuse waarskynlik Zoom, Microsoft Teams of iets gelykstaande wees. Wanneer RSVP bevestig word, word al die skakels en tydraamwerke per e-pos gesinkroniseer, sodat die deelnemer verwarring met ander geleenthede kan vermy.

Dit is 'n feit dat miljarde e-posse elke dag gestuur word en baie van hulle is strooipos. Aangesien almal ten minste een e-pos gebruik om belangrike boodskappe vir werk, aankope, vergaderings en meer uit te ruil. Aangesien jy egter tonne e-posse per dag moet lees, is dit nie verbasend dat jy soms die "e-pos-moegheid"-verskynsel teëkom nie. Dus, die aflewering van 'n goeie uitnodiging-e-pos kan onnodige misverstand of onkunde van ontvangers vermy.

Skryf 'n vergadering-uitnodiging-e-pos stap vir stap

'n Goeie vergadering-uitnodigings-e-pos is noodsaaklik en, as 'n reël, het dit 'n impak op 'n e-pos aflewering koers.

Daar is etikette en beginsels wat almal moet gehoorsaam om 'n besigheidsvergadering-uitnodiging-e-pos met betrekking tot die ontvangers te voltooi. Jy kan leer hoe om 'n standaard vergadering-uitnodiging-e-pos te skryf deur hierdie stappe te volg:

Stap 1: Skryf 'n sterk onderwerpreël

Dit is 'n feit dat 47% van e-posontvangers deur e-posse lees wat 'n duidelike en bondige onderwerpreël het. Die eerste indruk is belangrik. Dit kan seker maak dat ontvangers 'n gevoel van dringendheid of belangrikheid voel, wat lei tot 'n hoër oop koers.

• Kort, doelgerig. Wees feitelik, nie enigmaties nie.
• Jy kan vra vir bevestiging van bywoning in die onderwerplyn as 'n teken van dringendheid.
• Of voeg 'n sentimenttoon by soos moenie vergeet van belangrikheid, dringendheid, ...
• Voeg Tyd by as jy die tydsensitiewe kwessie wil beklemtoon 

Byvoorbeeld: “Vergadering 4/12: Projek dinkskrumsessie” of “Belangrik. RSVP: Nuwe produkstrategievergadering 10/6”

Stap 2: Begin met 'n vinnige inleiding

In die heel eerste reël is dit 'n goeie idee om 'n opsomming te maak van wie jy is, wat jou posisie in die organisasie is en hoekom jy na hulle uitreik. Dan kan jy direk die doel van die vergadering wys. Baie mense maak die fout om 'n vae doel van die vergadering te lewer, aangesien hulle aanvaar dat deelnemers daarvan moet weet.

• Maak jou inleiding aangenaam of verwant aan die werk
• Herinner die deelnemers as hulle enige take moet voltooi of iets saam met hulle na die vergadering moet bring.

Byvoorbeeld Hallo spanlid, ek sien uit daarna om jou volgende Maandag by die nuwe produkbekendstelling te sien.

Stap 3: Deel tyd en ligging

U moet die presiese tyd van die vergadering insluit. Jy moet ook vir hulle vertel hoe en waar die vergadering plaasvind, hetsy persoonlik of aanlyn, en riglyne of platformskakels bied indien hulle dit nodig het.

• Voeg die tydsone by indien enige werknemers in verskillende dele van die wêreld werk
• Noem 'n geskatte tydsduur van die vergadering
• Wanneer jy aanwysings gee, wees so gedetailleerd as moontlik of 'n karteringsriglyn aangeheg

Byvoorbeeld: Sluit asseblief by ons aan op Vrydag, 6 Oktober, om 1:00 in vergaderkamer 2, op die tweede verdieping in die administrasiegebou.

Stap 4: Skets die vergaderingsagenda

Dek sleuteldoelwitte of voorgestelde vergaderingsagenda. Moenie die besonderhede noem nie. Jy kan bloot die onderwerp en tydlyn noem. Vir formele vergaderings kan u 'n gedetailleerde dokument aanheg. Dit is veral nuttig om deelnemers te help om vooraf voorbereiding te doen.

Byvoorbeeld, kan jy begin met: Ons beplan om te bespreek…./ Ons wil sommige van die kwessies aanspreek Of as die volgende tydlyn:

• 8:00-9:30: Inleiding tot die projek
• 9:30-11:30: Aanbiedings van Howard (IT), Nour (Bemarking) en Charlotte (Verkope)

Stap 5: Vra vir 'n RSVP

Om 'n RSVP te vereis, kan help om 'n antwoord van jou ontvangers te bevestig. Om ambivalensie te voorkom, moet 'n voorkeurreaksie en tydsbeperking vir deelnemers om jou van hul bywoning of afwesigheid in te lig by jou e-pos ingesluit word. Daardeur, as jy nie hul RSVP ontvang het op die tyd wat jy reguleer nie, kan jy vinnige opvolgaksies doen.

Byvoorbeeld: RSVP asseblief teen [datum] na [e-posadres of telefoonnommer]

Stap 6: Voeg 'n professionele e-poshandtekening en handelsmerk by

'n Besigheid e-pos handtekening moet kombineer van volle naam, die titel van die pos, die maatskappy se naam, kontakinligting, persoonlike webwerwe en ander hipergekoppelde adresse.

Jy kan maklik jou handtekening aanpas met Gmail.

Byvoorbeeld:

Jessica Madison

Streekshoofbemarkingsbeampte, Inco-industrie

555-9577-990

Daar is tonne gratis e-pos handtekening skepper wat jou tyd en moeite bespaar, soos My handtekening.

Tipes vergadering-uitnodigings-e-pos en voorbeelde

Hou in gedagte dat verskillende tipes vergaderings verskillende standaarde en skryfstyle sal hê om te volg. Gewoonlik skei ons vergaderinguitnodigings-e-posse op grond van hul vlak van formele of informele, insluitend of uitgesluit virtuele vergaderings of suiwer aanlyn vergaderings. In hierdie deel versamel ons en stel ons 'n paar tipiese tipes vergaderinguitnodigings en elke tipe se sjabloon wat algemeen gebruik word in besigheidsvergadering-uitnodigings-e-posse, voor.

#1. Die formele vergaderingversoek-e-pos

Die formele vergaderingversoek-e-pos word gebruik vir groot vergaderings wat gewoonlik een tot drie keer per jaar plaasvind. Dit is 'n groot formele vergadering, so jou e-pos moet in 'n formele skryfstyl geskryf word. Die aangehegte bylaes is nodig om dit vir die deelnemer meer duidelik te maak hoe om aan die vergadering deel te neem, hoe om die plek te vind en die agenda in detail te beskryf.

Formele vergaderings behels:

• Bestuursvergadering
• Komitee vergadering
• Raad van Direkteure vergadering 
• Aandeelhouersvergadering 
• Strategie vergadering 

Voorbeeld 1: Aandeelhouers uitnodiging e-pos sjabloon

Onderwerpreël: Belangrik. Jy word genooi na Algemene Jaarvergadering. [Tyd]

[Die ontvanger se naam]

[Maatskappynaam]

[Werkstitel]

[Maatskappy Adres]

[Datum]

Geagte aandeelhouers,

Ons nooi u graag uit na die Algemene Jaarvergadering wat gehou sal word op [Tyd], [Adres]

Die Jaarlikse Aandeelhouersvergadering is 'n uitsonderlike geleentheid vir inligting, uitruiling en bespreking tussen [Maatskappynaam] en al ons aandeelhouers.

Dit is ook die geleentheid om uself uit te druk en te stem om 'n aktiewe rol te speel in die neem van groot besluite vir [Maatskappynaam], ongeag die aantal aandele wat jy besit. Die vergadering sal die volgende sleutelagendas dek:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

U sal instruksies vind oor hoe om aan hierdie vergadering deel te neem, die agenda en die teks van die besluite wat vir u goedkeuring ingedien moet word in die aangehegte dokument hieronder

Ek wil u graag, namens die direksie, bedank vir u bydrae en u lojaliteit aan die [Maatskappynaam] en ek sien uit daarna om jou by die Vergadering op [Datum]

Beste groete,

[Naam]

[Titel van posisie]

[Maatskappynaam]

[Maatskappyadres en webwerf]

Voorbeeld 2: Strategie vergadering uitnodiging e-pos sjabloon

[Die ontvanger se naam]

[Maatskappynaam]

[Werkstitel]

[Maatskappy Adres]

[Datum]

Onderwerpreël: Projek bekendstelling Bemarkingsveldtog Vergadering: 2/28

Namens [maatskappynaam], Ek wil u uitnooi om 'n besigheidsvergadering by te woon wat gehou word by [Naam van konferensiesaal, Naam van die gebou] [Datum en Tyd]. Die vergadering sal duur vir [Dydsduur].

Dit is my plesier om jou by die eerste fase van ons projek te verwelkom om ons komende voorstel [Besonderhede] te bespreek en ons waardeer jou waardevolle insigte daaroor. Hier is 'n kort opsomming van ons agenda vir die dag:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Hierdie voorstel word deur ons hele span as een van die belangrikstes beskou. Vir u verdere verwysing het ons 'n dokument by hierdie brief aangeheg wat u meer gedetailleerde inligting verskaf sodat u dit gerieflik kan vind om vooraf vir die vergadering voor te berei.

Ons sien almal uit daarna om 'n gesprek met jou te voer om te bespreek wat ons meer kan doen om hierdie voorstel suksesvol te laat uitwerk. Dien asseblief enige vrae of aanbevelings vir die vergadering voor [Sperdatum] aan my direk deur op hierdie e-pos te antwoord.

Lekker dag vorentoe.

Baie dankie,

Warm groete,

[Naam]

[Titel van posisie]

[Maatskappynaam]

[Maatskappyadres en webwerf]

#2. Die informele vergadering-uitnodigings-e-pos

Met formele vergadering uitnodiging e-pos, as bloot die vergadering met onder-bestuur vlak stokke of lede binne die span. Dit is baie makliker vir jou om te dink oor hoe om gepas te skryf. Jy kan in informele styl skryf met 'n vriendelike en vreugdevolle toon.

Informele vergaderings behels:

• Dinkskrum vergadering
• Probleemoplossingsvergadering
• opleiding
• Inklokvergadering
• Spanbouvergadering
• Koffie gesels 

Voorbeeld 3: E-pos-sjabloon vir aanmelding-uitnodiging

Onderwerplyn: Dringend. [Projek Naam] updates. [Datum]

Beste spanne,

Groete!

Dit was lekker en amusant om tyd saam met jou te hê t.o.v [Projek Naam]. Om egter doeltreffend met ons planne voort te gaan, glo ek dat die tyd reg is vir ons om verslag te doen oor die vordering wat gemaak is en ek sal die geleentheid waardeer om jou te ontmoet by [plek] om die saak verder te bespreek by [Datum en tyd].

Ek het ook 'n lys aangeheg van al die agendas wat ons moet bespreek. Moenie vergeet om jou taakvoltooiingsverslag voor te berei nie. Gebruik asseblief hierdie [Skakel] om my te laat weet of jy dit sal kan maak.

E-pos my asseblief jou bevestiging so gou as moontlik.

Warm groete,

[Naam]

[Werkstitel]

[Maatskappynaam]

Voorbeeld 4: Span building uitnodiging e-pos sjabloon

Geagte spanlede,

Dit is om jou in te lig dat die [Departement Naam] organiseer 'n Spanbouvergadering vir al ons personeel lede op [Datum en tyd]

Vir verdere professionele ontwikkeling is dit uiters belangrik dat ons saam groei en dit kan net gebeur as ons as 'n span saamwerk sodat ons vaardighede en talente aangewend kan word om beter prestasie te bring. Dit is die rede waarom ons departement aanhou om maandeliks verskeie spanbou-aktiwiteite te bevorder.

Kom sluit asseblief aan by die geleentheid sodat ons na jou stem kan luister oor hoe ons kan verbeter om jou beter ondersteuning te gee. Daar sal ook 'n paar wees spanbou-speletjies saam met drankies en ligte verversings sal deur die maatskappy voorsien word.

Ons sien uit daarna om 'n prettige oomblik te hê by hierdie spanbougeleentheid wat gereël is om elkeen van ons te help groei. Indien u dink dat u nie aan hierdie vergadering kan deelneem nie, laat weet asseblief [Koördineerder Naam] at [Telefoon nommer]

Die uwe,

[Naam]

[Werkstitel]

[Maatskappynaam]

#3. Gasspreker-uitnodiging-e-pos

'n Gasspreker-uitnodigings-e-pos moet inligting bevat wat relevant is vir die spreker met betrekking tot die vergadering en praatgeleentheid. Dit is noodsaaklik dat die spreker weet hoe hulle tot u geleentheid kan bydra, en wat die voordele is wat hulle kan ontvang om deel van u geleentheid te wees.

Voorbeeld 5: Gasspreker-uitnodiging-e-possjabloon

Geagte [Speaker],

Ons hoop hierdie boodskap vind jou goed! Ons reik vandag uit met 'n fantastiese praatgeleentheid vir jou nadenke. Ons wil u vra om vriendelik ons ​​agbare spreker te wees vir die [Naam van die vergadering], 'n gebeurtenis gefokus op [Beskrywing van die doel en gehoor van jou geleentheid]. Die hele [Naam van die vergadering] span is geïnspireer deur jou prestasies en voel jy sal die perfekte kenner wees om ons gehoor van eendersdenkende professionele persone aan te spreek.

[Naam van die vergadering] sal plaasvind in [Plek, insluitend stad en staat] on [Datums]. Ons geleentheid sal na verwagting tot ongeveer [Getal deelnemers geskat#]. Ons doel is om [Vergadering se doelwitte].

Ons glo jy is 'n wonderlike spreker en jou stem sal 'n kritieke toevoeging tot daardie gesprek wees, gegewe jou uitgebreide werk in [Gebied van kundigheid]. Jy kan dit oorweeg om jou idees aan te bied tot en met [Duration] minute wat verband hou met die veld van [Vergadering onderwerp]. Jy kan jou voorstel voor [sperdatum] stuur, volg die [skakel] sodat ons span na jou idees kan luister en die besonderhede van jou toespraak vooraf kan bepaal.

In elk geval, as jy nie kan bywoon nie, versoek ons ​​jou nederig om ons te kontak via [skakel]. Dankie vir jou tyd en oorweging, ons sien uit daarna om 'n positiewe reaksie van jou te hoor.

beste,
[Naam]
[Werkstitel]
[Kontak inligting]
[Maatskappy webwerf adres]

#4. Webinar uitnodiging e-pos

In vandag se neigings bied meer en meer mense aanlyn vergaderings aan, aangesien dit tyd en koste bespaar, veral vir afgeleë werkspanne. As jy konferensieplatforms gebruik, is daar goed pasgemaakte uitnodigingsboodskappe wat direk aan jou deelnemer gestuur word voordat die vergadering begin, soos die Zoom-uitnodiging-e-possjabloon. Vir 'n virtuele webinar, kan jy na die volgende voorbeeld verwys.

wenke: Gebruik sleutelwoorde soos "Baie geluk", "Binnekort", "Perfek", "Opdateer", "Beskikbaar", "Uiteindelik", "Top", "Spesiaal", "Sluit aan", "Gratis", "ens.

Voorbeeld 6: Webinar uitnodiging e-pos sjabloon

Onderwerplyn: Baie geluk! Jy word genooi om [Webinar Naam]

Geagte [Kandidaat_Naam],

[Maatskappynaam] is so verheug om 'n webinar vir [Webinar Onderwerp] op [datum] by [tyd], met die doel om [[Webinar doeleindes]

Dit sal vir jou 'n goeie geleentheid wees om groot voordele van jou genooide kundiges op die gebied van [Webinar-onderwerpe] te verdien en gratis geskenke te kry. Ons span is so entoesiasties oor jou teenwoordigheid.

Let wel: Hierdie webinar is beperk tot [Aantal mense]. Om jou sitplek te red, registreer asseblief [Skakel], en deel dit gerus met jou vriende. 

Ek hoop om jou daar te sien!

Lekker dag vir jou,

[Jou naam]

[Handtekening]

Die Bottom Line

Gelukkig is daar baie beskikbare sjablone van besigheidsvergadering-uitnodigings op die internet wat u kan aanpas en binne enkele sekondes aan u deelnemers kan stuur. Moenie vergeet om 'n paar in jou wolk te stoor sodat jy jou e-pos met perfekte skryfwerk kan voorberei nie, veral in geval van dringendheid.

As jy ook op soek is na ander oplossings vir jou besigheid, kan jy kry AhaSlides is 'n goeie aanbiedingsinstrument met baie wonderlike kenmerke om jou webinar-geleenthede, spanbou-aktiwiteite, konferensie en meer te ondersteun.

Algemene vrae

Ref: Inderdaad | Sherpany