تُعدّ الاجتماعات عنصرًا أساسيًا في فعالية الفريق وتنسيقه ووحدته. تُقيم العديد من الشركات اجتماعًا أسبوعيًا على الأقل، قد يكون اجتماعًا غير رسميّ لمُناقشة مُعمّقة مع موظفيها، أو اجتماعًا رسميًا لمجلس الإدارة لمناقشة الخطة المُستقبلية للشركة وتقرير نهاية العام السنوي. ويُلزم المسؤولون الإداريون أو القادة بإرسال رسائل دعوة لحضور الاجتماع إلى المشاركين أو الضيوف.
دعوة الاجتماع مهمة لإدارة الاجتماعات الرسمية بشكل فعال وسلس. هناك العديد من الطرق لإرسال دعوات الاجتماع. في هذه المقالة ، نركز على التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع، الطريقة الأكثر ملاءمة وشعبية لدعوة الأشخاص للمشاركة في اجتماعاتك.
جدول المحتويات
- ما هو البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع؟
- لماذا يعد البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع مهمًا؟
- كتابة دعوة الاجتماع بالبريد الإلكتروني خطوة بخطوة
- أنواع البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع وأمثلة
- الخط السفلي
قوالب اجتماعات سريعة مع AhaSlides
ما هو البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع؟
يُعدّ بريد الدعوة لحضور اجتماع جزءًا أساسيًا من أنشطة الأعمال، وهو رسالة مكتوبة تتضمن توضيحًا لهدف الاجتماع وطلبًا للانضمام إليه بعد التاريخ والمكان المحددين، بالإضافة إلى مرفقات أكثر تفصيلًا عند الحاجة. يمكن كتابته بأسلوب رسمي أو غير رسمي حسب طبيعة الاجتماعات. يجب كتابته بأسلوب وأسلوب مناسبين لآداب البريد الإلكتروني للأعمال.
مع ذلك، لا تخلط بين رسالة دعوة الاجتماع ورسالة طلب الاجتماع. الفرق الرئيسي بينهما هو أن رسالة طلب الاجتماع تهدف إلى تحديد موعد مع شخص ما، بينما تهدف رسالة دعوة الاجتماع إلى دعوتك إلى اجتماع في مواعيد ومكان مُعلنين.
لماذا يعد البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع مهمًا؟
يجلب استخدام دعوات البريد الإلكتروني الكثير من الفوائد. مزايا دعوات البريد الإلكتروني مذكورة أدناه:
- يتصل بالتقويمات مباشرةً. عند قبول المستلمين دعوة، تُضاف إلى تقويم أعمالهم، وستتلقى تذكيرًا، تمامًا مثل الأحداث الأخرى المُسجّلة في التقويم.
- انها مريحة وسريعة. يمكن للمستلمين الوصول إلى البريد الإلكتروني فورًا بعد النقر فوق زر الإرسال. أثناء انتقاله مباشرة إلى المستلم ، إذا كان عنوان البريد الإلكتروني خاطئًا ، يمكنك الحصول على الإعلان على الفور والبحث بسرعة عن مزيد من الحلول.
- إنه موفر للوقت. يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية تحتوي على آلاف عناوين البريد الإلكتروني في نفس الوقت.
- إنه يوفر عليك التكاليف. لن تحتاج إلى إنفاق ميزانية على البريد.
- يمكن إنشاؤه مباشرة من منصة الندوة عبر الإنترنت المفضلة لديك. ما لم يكن لديك اجتماع وجهاً لوجه، فمن المحتمل أن يكون خيارك الأول هو Zoom، Microsoft Teamsأو ما يعادله. عند تأكيد الرد، تتم مزامنة جميع الروابط والإطارات الزمنية عبر البريد الإلكتروني، حتى يتمكن الحاضر من تجنب الارتباك مع الأحداث الأخرى.
من المعروف أن مليارات رسائل البريد الإلكتروني تُرسل يوميًا، وكثير منها رسائل غير مرغوب فيها. يستخدم كل شخص بريدًا إلكترونيًا واحدًا على الأقل لتبادل الرسائل المهمة المتعلقة بالعمل، والمشتريات، والاجتماعات، وغيرها. ومع ذلك، نظرًا لقراءة الكثير من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا، فليس من المستغرب أن تواجه أحيانًا ظاهرة "إرهاق البريد الإلكتروني". لذا، فإن إرسال رسالة دعوة جيدة يمكن أن يجنب المتلقي سوء الفهم أو الجهل غير الضروري.
اكتب رسالة بريد إلكتروني لدعوة الاجتماع خطوة بخطوة
يعد البريد الإلكتروني الجيد لدعوة الاجتماع أمرًا ضروريًا وكقاعدة عامة ، فإنه يؤثر على تسليم البريد الإلكتروني معدل.
هناك آداب ومبادئ يجب على الجميع الالتزام بها لكتابة بريد إلكتروني لدعوة اجتماع عمل، احترامًا للمتلقي. يمكنك تعلم كيفية كتابة بريد إلكتروني قياسي لدعوة اجتماع باتباع الخطوات التالية:
الخطوة 1: اكتب سطر موضوع قويًا
من المعروف أن 47% من متلقي البريد الإلكتروني يقرأون الرسائل التي تحتوي على عنوان واضح وموجز. الانطباع الأول مهم، فهو يُشعر المتلقي بالإلحاح أو الأهمية، مما يؤدي إلى ارتفاع معدل فتح الرسائل.
- قصير ، مستهدف. كن واقعيًا وليس غامضًا.
- يمكنك طلب تأكيد الحضور في سطر الموضوع كعلامة على الاستعجال.
- أو أضف نغمة مشاعر مثل لا تنسَ الأهمية، والإلحاح،...
- أضف الوقت إذا كنت تريد التأكيد على المسألة الحساسة للوقت
مثلا: "الاجتماع 4/12: جلسة تبادل الأفكار حول المشروع" أو "مهم. يُرجى الرد على الدعوة: اجتماع استراتيجية المنتج الجديد 10/6"
الخطوة 2: ابدأ بمقدمة سريعة
في السطر الأول، من الجيد أن تقدم ملخصًا عن هويتك، وما هو منصبك في المنظمة ولماذا تتواصل معهم. ثم يمكنك إظهار الغرض من الاجتماع مباشرة. يخطئ العديد من الأشخاص في تقديم غرض غامض للاجتماع لأنهم يفترضون أن المشاركين يجب أن يكونوا على علم بذلك.
- اجعل مقدمتك مقبولة أو مرتبطة بالعمل
- ذكر المشاركين إذا كانوا بحاجة إلى إنهاء أي مهام أو إحضار أي شيء معهم إلى الاجتماع.
مثلا:مرحباً أيها العضو في الفريق، أتطلع إلى رؤيتك في إطلاق المنتج الجديد يوم الاثنين المقبل.
الخطوة 3: مشاركة الوقت والمكان
يجب عليك تضمين الوقت المحدد للاجتماع. يجب عليك أيضًا إخبارهم بكيفية ومكان عقد الاجتماع ، إما شخصيًا أو عبر الإنترنت ، وتقديم إرشادات أو روابط للمنصة في حالة احتياجهم إليها.
- أضف المنطقة الزمنية إذا كان أي موظف يعمل في مناطق مختلفة من العالم
- اذكر المدة المقدرة للاجتماع
- عند إعطاء الاتجاهات، كن مفصلاً قدر الإمكان أو قم بإرفاق إرشادات رسم الخرائط
مثلا:نرجو منكم الانضمام إلينا يوم الجمعة 6 أكتوبر، الساعة 1:00 ظهرًا في غرفة الاجتماعات 2، في الطابق الثاني في مبنى الإدارة.
الخطوة 4: الخطوط العريضة لجدول أعمال الاجتماع
غطِّ الأهداف الرئيسية أو جدول أعمال الاجتماع المقترح. لا تذكر التفاصيل. يمكنك ببساطة ذكر الموضوع والجدول الزمني. للاجتماعات الرسمية، يمكنك إرفاق وثيقة مفصلة. هذا مفيد بشكل خاص لمساعدة الحضور على الاستعداد مسبقًا.
مثلا، يمكنك البدء بـ: نخطط لمناقشة..../ نريد معالجة بعض القضايا أو على النحو التالي:
- 8: 00-9: 30 مقدمة عن المشروع
- 9:30 - 11:30: عروض تقديمية من هوارد (تكنولوجيا المعلومات) ونور (تسويق) وشارلوت (مبيعات)
الخطوة 5: اطلب الرد على دعوة الحضور
يمكن أن يساعد طلب الرد على الدعوة في تأكيد الرد من المستلمين. لمنع التناقض، يجب تضمين الرد المفضل والحد الزمني للحاضرين لإبلاغك بحضورهم أو غيابهم في بريدك الإلكتروني. وبهذا، إذا لم تتلق الرد على الدعوة في الوقت الذي تحدده، فيمكنك القيام بإجراءات المتابعة السريعة.
مثلا: يرجى الرد على دعوة الحضور قبل [التاريخ] إلى [عنوان البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف]
الخطوة 6: إضافة توقيع بريد إلكتروني احترافي وعلامة تجارية
يجب أن يتضمن توقيع البريد الإلكتروني الخاص بالعمل الاسم الكامل وعنوان الوظيفة واسم الشركة ومعلومات الاتصال، مواقع شخصية والعناوين الأخرى المرتبطة تشعبيا.
يمكنك بسهولة تخصيص توقيعك باستخدام جوجل.
مثلا:
جيسيكا ماديسون
الرئيس الإقليمي للتسويق ، صناعة Inco
555-9577-990
هناك عدد كبير من منشئي توقيعات البريد الإلكتروني المجانية التي توفر لك الوقت والجهد، مثل توقيعي.
أنواع البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع وأمثلة
ضع في اعتبارك أن الأنواع المختلفة من الاجتماعات سيكون لها معايير وأساليب كتابة مختلفة يجب اتباعها. بشكل عام، نقوم بفصل رسائل البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع بناءً على مستواها الرسمي أو غير الرسمي، بما في ذلك أو استبعاد الاجتماعات الافتراضية أو الاجتماعات عبر الإنترنت فقط. في هذا الجزء، نقوم بجمع وتقديم بعض الأنواع النموذجية لدعوات الاجتماعات ونموذج كل نوع الذي يتم استخدامه بشكل شائع في رسائل البريد الإلكتروني لدعوات اجتماعات العمل.
#1. البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع الرسمي
يُستخدم بريد طلب الاجتماع الرسمي للاجتماعات الكبيرة التي تُعقد عادةً مرة أو ثلاث مرات سنويًا. بما أن الاجتماع رسمي كبير، يُنصح بكتابة بريدك الإلكتروني بأسلوب رسمي. الملاحق المرفقة ضرورية لتوضيح كيفية المشاركة في الاجتماع، وكيفية تحديد مكانه، وتفصيل جدول الأعمال.
تشمل الاجتماعات الرسمية:
- اجتماع الإدارة
- اجتماع اللجنة
- اجتماع مجلس الإدارة
- اجتماع للمساهمين
- الاجتماع الاستراتيجي
مثال 1: المساهمين قالب البريد الإلكتروني للدعوة
سطر الموضوع: هام. أنت مدعو لحضور الاجتماع العام السنوي. [الوقت]
[اسم المستلم]
[اسم الشركة]
[مسمى وظيفي]
[عنوان الشركة]
[تاريخ]
أعزائي المساهمين ،
يسعدنا دعوتك إلى الاجتماع السنوي العام الذي سيعقد في [الوقت] ، [العنوان]
يعد الاجتماع السنوي للمساهمين مناسبة استثنائية للمعلومات والتبادل والمناقشة فيما بينهم [اسم الشركة] وجميع مساهمينا.
إنها أيضًا فرصة للتعبير عن أنفسكم والتصويت للعب دور نشط في اتخاذ القرارات الرئيسية [اسم الشركة]، بغض النظر عن عدد الأسهم التي تمتلكها. سيغطي الاجتماع جداول الأعمال الرئيسية التالية:
جدول أعمال القرن 1:
جدول أعمال القرن 2:
جدول أعمال القرن 3:
جدول أعمال القرن 4:
سوف تجد تعليمات حول كيفية المشاركة في هذا الاجتماع وجدول الأعمال ونص القرارات التي سيتم تقديمها للموافقة عليها في الوثيقة المرفقة أدناه
أود أن أشكرك ، نيابة عن مجلس الإدارة ، على مساهمتك وولائك لـ [اسم الشركة] وإنني أتطلع إلى الترحيب بكم في الاجتماع يوم [تاريخ]
تحياتي الحارة،
[اسم]
[عنوان الوظيفة]
[اسم الشركة]
[عنوان الشركة والموقع الإلكتروني]
مثال 2: الاجتماع الاستراتيجي قالب البريد الإلكتروني للدعوة
[اسم المستلم]
[اسم الشركة]
[مسمى وظيفي]
[عنوان الشركة]
[تاريخ]
سطر الموضوع: اجتماع حملة تسويق إطلاق المشروع: 2/28
باسم [اسم الشركة]، أود أن أدعوكم لحضور اجتماع عمل يعقد في [اسم قاعة المؤتمرات ، اسم المبنى] [التاريخ والوقت]. الاجتماع سيستمر [مدة].
إنه لمن دواعي سروري أن أرحب بكم في المرحلة الأولى من مشروعنا لمناقشة اقتراحنا القادم [التفاصيل] ونحن نقدر رؤيتكم القيمة بشأنه. فيما يلي ملخص موجز لجدول أعمالنا لهذا اليوم:
جدول أعمال القرن 1:
جدول أعمال القرن 2:
جدول أعمال القرن 3:
جدول أعمال القرن 4:
يعتبر فريقنا بأكمله هذا الاقتراح من أهم المقترحات. وللاطلاع، أرفقنا وثيقة بهذه الرسالة تتضمن معلومات أكثر تفصيلاً لتسهيل التحضير للاجتماع مسبقًا.
نتطلع جميعًا إلى إجراء محادثة معكم لمناقشة ما يمكننا فعله لإنجاح هذا الاقتراح. يُرجى تقديم أي أسئلة أو توصيات للاجتماع قبل [موعد التسليم] لي مباشرة من خلال الرد على هذا البريد الإلكتروني.
أتمنى لك يومًا رائعًا.
الشكر لكم،
دافئ التحيات،
[اسم]
[عنوان الوظيفة]
[اسم الشركة]
[عنوان الشركة والموقع الإلكتروني]
#2. البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع غير الرسمي
في رسائل البريد الإلكتروني الرسمية، يكون الأمر ببساطة اجتماعًا مع الموظفين من مستوى الإدارة الدنيا أو أعضاء الفريق. يُسهّل عليك التفكير في كيفية الكتابة المناسبة. يمكنك الكتابة بأسلوب غير رسمي بنبرة ودية ومرحة.
تشمل الاجتماعات غير الرسمية:
- اجتماع العصف الذهني
- اجتماع حل المشكلات
- التدريب
- تسجيل الوصول الاجتماع
- اجتماع بناء الفريق
- دردشات القهوة
مثال 3: تسجيل الوصول إلى نموذج البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع
سطر الموضوع: عاجل. [اسم المشروع] التحديثات. [تاريخ]
فرقنا العزيزة ،
بعد التحية
لقد كان ممتعًا وممتعًا أن يكون لديك وقت للعمل معك [اسم المشروع]. ومع ذلك ، لكي أكون قادرًا على المضي قدمًا في خططنا بفعالية ، أعتقد أن الوقت مناسب لنا للإبلاغ عن التقدم الذي تم إحرازه وسأكون ممتنًا لفرصة مقابلتك في [موقعك] لمناقشة هذه المسألة بشكل أكبر في [التاريخ و الوقت].
وأرفقت أيضًا قائمة بجميع جداول الأعمال التي نحتاج إلى مناقشتها. لا تنس إعداد تقرير إنجاز المهمة الخاصة بك. الرجاء استخدام هذا [رابط] لإخباري ما إذا كنت ستتمكن من تحقيق ذلك.
من فضلك أرسل لي رسالة التأكيد الخاصة بك في أسرع وقت ممكن.
دافئ التحيات،
[اسم]
[مسمى وظيفي]
[اسم الشركة]
مثال 4: فريق بوقالب البريد الإلكتروني للدعوة
أعضاء الفريق الأعزاء ،
هذا لإبلاغك بأن ملف [اسم القسم] يقوم بتنظيم اجتماع بناء الفريق لجميع موظفينا أعضاء في [التاريخ و الوقت]
لمزيد من التطوير المهني ، من المهم للغاية أن ننمو معًا وهذا لا يمكن أن يحدث إلا إذا عملنا كفريق واحد بحيث يمكن الاستفادة من مهاراتنا ومواهبنا لتحقيق أداء أفضل. هذا هو سبب استمرار قسمنا في الترويج لأنشطة بناء الفريق المختلفة شهريًا.
يرجى الحضور والانضمام إلى الحدث حتى نتمكن من الاستماع إلى صوتك حول كيفية تحسيننا لنقدم لك دعمًا أفضل. سيكون هناك أيضا القليل ألعاب بناء الفريق، وسوف تقوم الشركة بتوفير المرطبات الخفيفة.
نتطلع إلى قضاء أوقات ممتعة في هذا الحدث الذي يُعزز روح الفريق، والذي نُظّم لمساعدة كل فرد منا على النمو. في حال عدم قدرتكم على المشاركة في هذا الاجتماع، يُرجى إبلاغنا. [اسم المنسق] at [رقم الهاتف]
مع خالص التقدير والاحترام،
[اسم]
[مسمى وظيفي]
[اسم الشركة]
#3. البريد الإلكتروني لدعوة المتحدث الضيف
يجب أن تتضمن رسالة دعوة المتحدث الضيف معلوماتٍ تهمه حول الاجتماع وفرصة التحدث. من الضروري أن يعرف المتحدث كيفية مساهمته في فعاليتك، والفوائد التي سيحصل عليها من المشاركة فيها.
مثال 5: نموذج بريد إلكتروني لدعوة ضيف المتحدث
Dear [مكبر الصوت]،
نأمل أن تجدك هذه الرسالة في حالة جيدة! نحن نتواصل اليوم مع فرصة رائعة للتحدث من أجل تفكيرك. نود أن نطلب منكم التفضل بأن تكون متحدثنا المحترم لـ [اسم الاجتماع]، وهو حدث يركز عليه [وصف الغرض من الحدث وجمهوره]. كله [اسم الاجتماع] فريق العمل مستوحى من إنجازاتك ويشعر أنك ستكون الخبير المثالي لمخاطبة جمهورنا من المهنيين ذوي التفكير المماثل.
[اسم الاجتماع] سيعقد في [المكان ، بما في ذلك المدينة والولاية] on [بلح]. من المتوقع أن يستضيف حدثنا ما يصل إلى حوالي [يقدر عدد المشاركين بـ #]. هدفنا هو [أهداف الاجتماع].
نعتقد أنك متحدثٌ رائع، وسيكون صوتك إضافةً قيّمةً لهذه المحادثة، نظرًا لعملك المكثف في [مجال تخصصك]. يمكنك التفكير في عرض أفكارك المتعلقة بمجال [المدة] لمدة تصل إلى دقيقة. [موضوع الاجتماع]. يمكنك إرسال اقتراحك قبل [الموعد النهائي] اتبع [الرابط] حتى يتمكن فريقنا من الاستماع إلى أفكارك وتحديد تفاصيل خطابك مسبقًا.
على أي حال، إذا لم تتمكن من الحضور، نرجو منك التواصل معنا عبر [الرابط]. شكرًا لوقتك واهتمامك، ونتطلع إلى تلقي رد إيجابي منك.
أفضل،
[اسم]
[مسمى وظيفي]
[معلومات الاتصال]
[عنوان موقع الشركة على الويب]
#4. البريد الإلكتروني لدعوة الندوة
في ظل التوجهات الحالية، يتزايد عدد الأشخاص الذين يستضيفون اجتماعات عبر الإنترنت لتوفير الوقت والتكاليف، خاصةً لفرق العمل عن بُعد. إذا كنت تستخدم منصات المؤتمرات، فستجد رسائل دعوة مُخصصة تُرسل مباشرةً إلى الحضور قبل بدء الاجتماع، مثل نموذج دعوة عبر البريد الإلكتروني من Zoom. لعقد ندوة افتراضية عبر الإنترنت، يمكنك الرجوع إلى النموذج التالي.
تلميحات: استخدم كلمات رئيسية مثل "تهانينا"، و"قريبًا"، و"ممتاز"، و"تحديث"، و"متاح"، و"في نهاية المطاف"، و"أعلى"، و"خاص"، و"انضم إلينا"، و"مجاني"، وما إلى ذلك.
مثال 6: قالب بريد إلكتروني لدعوة ندوة عبر الإنترنت
سطر الموضوع: تهانينا! أنت مدعو إلى [اسم البرنامج التعليمي على الويب]
Dear [اسم المرشح],
[اسم الشركة] يسعده جدًا تنظيم ندوة عبر الإنترنت لـ [موضوع ندوة عبر الإنترنت] على [التاريخ] في [الوقت: ]، يهدف الى [[أغراض الندوة عبر الويب]
ستكون فرصة جيدة لك لكسب فوائد ضخمة من خبرائك المدعوين في مجال [مواضيع الويبينار] والحصول على هدايا مجانية. فريقنا متحمس جدًا لوجودك.
ملاحظة: يقتصر هذا البرنامج التعليمي على الويب على [عدد الاشخاص]. لحفظ مقعدك ، يرجى التسجيل [نهاية لهذه الغاية] ، ولا تتردد في مشاركتها مع أصدقائك.
آمل أن نراكم هناك!
أتمنى لك يوما عظيما،
[اسمك]
[توقيع]
الخط السفلي
لحسن الحظ، هناك العديد من القوالب المتاحة لدعوات اجتماعات العمل على الإنترنت والتي يمكنك تخصيصها وإرسالها إلى الحاضرين في ثوانٍ. لا تنس حفظ بعض منها في السحابة الخاصة بك حتى تتمكن من إعداد بريدك الإلكتروني بكتابة مثالية، خاصة في حالة الضرورة الملحة.
افترض أنك تبحث أيضًا عن حلول أخرى لشركتك. في هذه الحالة، يمكنك أن تجد أن AhaSlides هي أداة عرض تقديمي جيدة تحتوي على العديد من الميزات المذهلة لدعم أحداث ندوات الويب الخاصة بك وأنشطة بناء الفريق والمؤتمرات والمزيد.
الأسئلة الشائعة
كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا لتحديد موعد الاجتماع؟
النقاط الأساسية التي يجب تضمينها في البريد الإلكتروني الخاص بموعد الاجتماع:
- مسح سطر الموضوع
- التحية والمقدمة
- تفاصيل الاجتماع المطلوبة - التاريخ (التواريخ)، النطاق الزمني، الغرض
- جدول الأعمال/موضوعات للمناقشة
- البدائل إذا كانت التواريخ الأولية لا تعمل
- تفاصيل الخطوات التالية
- الاختتام والتوقيع
كيف أرسل دعوة لاجتماع الفريق عبر البريد الإلكتروني؟
- افتح برنامج البريد الإلكتروني أو خدمة بريد الويب (مثل Gmail أو Outlook أو Yahoo Mail).
- انقر فوق الزر "إنشاء" أو "بريد إلكتروني جديد" لبدء صياغة بريد إلكتروني جديد.
- في الحقل "إلى"، أدخل عناوين البريد الإلكتروني لأعضاء الفريق الذين تريد دعوتهم إلى الاجتماع. يمكنك فصل عناوين بريد إلكتروني متعددة بفواصل أو استخدام دفتر عناوين عميل البريد الإلكتروني الخاص بك لتحديد المستلمين.
- إذا كان لديك تطبيق تقويم مدمج مع برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك، فيمكنك إضافة تفاصيل الاجتماع إلى دعوة التقويم مباشرة من البريد الإلكتروني. ابحث عن خيار مثل "إضافة إلى التقويم" أو "إدراج حدث" وقم بتوفير المعلومات اللازمة.
كيف أقوم بعمل دعوة عبر البريد الإلكتروني؟
فيما يلي الأشياء الأساسية التي يجب تضمينها في دعوة قصيرة عبر البريد الإلكتروني:
- تحية (عنوان المستلم بالاسم)
- اسم الحدث والتاريخ/الوقت
- تفاصيل الموقع
- رسالة دعوة قصيرة
- تفاصيل الرد على الدعوة (الموعد النهائي، طريقة الاتصال)
- الإغلاق (اسمك، مضيف الحدث)
