تمت مراجعة هذه المعلومات آخر مرة في 30 أكتوبر 2026 بالرجوع إلى المصادر المذكورة في هذا المنشور.
تم حجز جميع الموظفين، وطلب البيتزا، وتجهيز الشرائح. ثم يسأل أحد الزملاء عما إذا كان الفيديو سيحتوي على ترجمة، ويسأل آخر عما يمكن تناوله إلى جانب البيبروني. تقول مراكز السيطرة على الأمراض والوقاية منها في الولايات المتحدة (CDC) أكثر من ربع البالغين في الولايات المتحدة يعانون من نوع من أنواع الإعاقة.لذلك، في أي غرفة تضم 20 شخصًا، قد يحتاج العديد من الأشخاص إلى شيء لم تخطط له.
تركز دورات مديري المكاتب ومسؤولي المكاتب عادةً على الجدولة والميزانيات وبرامج الإدارة. تغطي هذه القائمة النصف الآخر من العمل: الفعاليات والإعلانات والمساحات المشتركة حيث تظهر مشكلات الإدماج والأمان أولاً. ستحصل على 13 دورة تدريبية جاهزة في 4 مجموعات، مع شرح لما تعالجه كل مجموعة وكيفية تطبيقها. تنتهي كل مجموعة بـ لدينا اختيارتوضح النقاط القانونية القواعد الفيدرالية الأمريكية، لذا استخدم هذا كمنهج دراسي وليس كحكم.
نظرة عامة على جميع الدورات الـ 13
| دورة تعليم | ما يغطيه | الطول | هل هناك قانون اتحادي وراء ذلك؟ |
|---|---|---|---|
| اجتماعات وفعاليات يسهل الوصول إليها | ترجمات وأماكن وتنسيقات تناسب الجميع | 30 دقيقة | لا |
| بريد إلكتروني، دردشة، ومنشورات على وسائل التواصل الاجتماعي يسهل الوصول إليها | رسائل يمكن للأشخاص الذين يستخدمون التكنولوجيا المساعدة قراءتها | 25 دقيقة | لا |
| إحاطة إعلامية حول إعلان التغيير | الإعلان بوضوح عن إعادة تنظيم أو تغيير في السياسة | 45 دقيقة | لا |
| توفير الطعام والشراب الشامل في فعاليات العمل | الاحتياجات الغذائية والدينية والصحية في الفعاليات | 25 دقيقة | لا |
| التخطيط للاحتفالات والعطلات الشاملة | التواريخ والمناسبات والأحداث التي تشمل الجميع | 25 دقيقة | لا |
| سياسة وسائل التواصل الاجتماعي والاتصالات | ما قد ينشره الموظفون ويقولونه عن المنظمة | 25 دقيقة | نعم (قاعدة فيدرالية أمريكية) |
| مجموعة أدوات شهر التوعية بالأمن السيبراني: جلسة افتتاحية | التخطيط وإطلاق الشهر | 20 دقيقة | لا |
| مجموعة أدوات شهر التوعية بالأمن السيبراني: حزمة اجتماعات أسبوعية | اجتماعات أمنية أسبوعية قصيرة | 10 دقيقة | لا |
| تصنيف البيانات ومعالجتها | تصنيف ومعالجة المعلومات الحساسة | 25 دقيقة | لا |
| التمييز وتكافؤ فرص العمل | الخصائص المحمية والتمييز القائم على الرصد | 45 دقيقة | نعم (قاعدة فيدرالية أمريكية) |
| منع الانتقام | عدم معاقبة أي شخص يثير أي قلق | 40 دقيقة | نعم (قاعدة فيدرالية أمريكية) |
| القواعد السلوكية | الهدايا، والصدق، والنزاعات، والتعبير عن الرأي | 35 دقيقة | لا |
| التوظيف القانوني، وإجراء المقابلات، وشفافية الأجور | إعلانات الوظائف القانونية، والأسئلة، وقواعد الأجور | 45 دقيقة | نعم (القواعد الفيدرالية الأمريكية؛ تختلف شفافية الأجور باختلاف الولاية) |
تحدد القوانين قواعد كيفية معاملة الناس، ولا تتطلب دورة تدريبية.
فعاليات واتصالات يسهل الوصول إليها
اجتماعات وفعاليات يسهل الوصول إليها
تُعلّم هذه الدورة التدريبية المنظمين كيفية جعل الاجتماعات والفعاليات مُلائمة للجميع: من حيث الترجمة الفورية، والأماكن، والتنسيقات. يتولى مديرو المكاتب حجز القاعات، وإعداد المكالمات، وإرسال تفاصيل الانضمام، لذا فإن معظم مشاكل الوصول تبدأ أو تنتهي عندهم. تغطي دروس الدورة الاستفسار المبكر عن الاحتياجات، والاجتماعات الافتراضية والهجينة، وأماكن الاجتماعات الحضورية، وما يجب فعله في يوم الاجتماع وبعده. ومن الأنشطة التفاعلية المميزة اختبار "اختر إجابة": أي من الدعوات الأربع تستفسر عن احتياجات الوصول بالطريقة الصحيحة؟
بريد إلكتروني، دردشة، ومنشورات على وسائل التواصل الاجتماعي يسهل الوصول إليها
يرسل مديرو المكاتب العديد من الرسائل العامة للموظفين. تُسهّل هذه الدورة التدريبية، التي تستغرق 25 دقيقة، قراءة رسائل البريد الإلكتروني ورسائل الدردشة والمنشورات للأشخاص الذين يستخدمون تقنيات مساعدة، مثل قارئات الشاشة. تبدأ الدورة بشرح أهمية هذه التقنيات، ثم القواعد، ثم التدريب العملي وتطبيقها على رسائلك الخاصة. جرّب هذا في جولة التدريب: اسأل المتدربين عن أيٍّ من نسختين من الإعلان نفسه ستكون أسهل قراءةً لمستخدمي قارئات الشاشة، ثم حسّن النسخة الأقل سهولةً.
إحاطة إعلامية حول إعلان التغيير: إعادة تنظيم أو تغيير في السياسة
عند نقل المكتب، أو تغيير سياسة المكاتب، أو إعادة تنظيم الفريق، غالبًا ما يتولى مدير المكتب إعداد جلسة تعريفية والإجابة على الأسئلة بعدها. يغطي نموذج الجلسة التعريفية هذا، الذي يستغرق 45 دقيقة ويُقدمه أحد كبار القادة للموظفين المعنيين، ما يجب فعله قبل الجلسة، وكيفية تقديم المعلومات بشكل جيد، وما يحدث بعدها. اجمع الأسئلة المجهولة في شريحة مفتوحة أثناء الجلسة، حتى يتمكن الموظفون من طرح ما قد يطرحونه عادةً عند آلة القهوة.
اختيارنا: اجتماعات وفعاليات يسهل الوصول إليها. إنها تحل المشاكل التي يلاحظها الناس على الفور، وكل دورة أخرى في هذا المنشور تعمل بشكل أفضل بمجرد أن تكون الغرفة والمكالمة والدعوة مناسبة للجميع.
طعام واحتفالات شاملة
توفير الطعام والشراب الشامل في فعاليات العمل
يُعدّ الطعام من أكثر الأمور التي قد تُهمل فيها بعض الفعاليات. تُساعد هذه الدورة مُنظمي الفعاليات على مراعاة الاحتياجات الغذائية والدينية والصحية، من خلال دروسٍ حول معرفة هذه الاحتياجات، وجمعها وإطلاع أصحابها عليها، والمشروبات وتوقيتها، وتقديمها ووضع الملصقات عليها. يحتاجها مديرو المكاتب لأنهم مسؤولون عن طلبات الطعام. يُمكن استخدام سحابة كلمات سريعة كمثال: "ما الذي منعك من تناول الطعام في فعالية عمل؟" غالبًا ما تُغيّر الإجابات نموذج الطلب.
التخطيط للاحتفالات والعطلات الشاملة
حفل نهاية العام، والزينة الاحتفالية، وغداء الفريق خلال شهر الصيام، كلها أمور تقع على عاتق مدير المكتب. تغطي هذه الدورة التدريبية التواريخ والتقويمات، وكيفية الاحتفال بالمناسبات بشكل جيد، وقائمة مرجعية لفعالية شاملة، بالإضافة إلى تمارين تمهيدية واختبارات قصيرة يمكن لأي شخص من أي معتقد المشاركة فيها. استخدم مقياس التقييم لمعرفة مدى شعور المشاركين بالانتماء في الاحتفال الأخير، من 1 إلى 5، قبل وبعد تغيير الخطة.
اختيارنا: التخطيط للاحتفالات والعطلات الشاملة للجميع. تهدف الاحتفالات إلى جمع الناس معًا، ودورة تدريبية قصيرة توقف الاحتفال الذي يستبعد زميلًا بهدوء كل عام.
حملات التوعية الأمنية ووسائل التواصل الاجتماعي
سياسة وسائل التواصل الاجتماعي والاتصالات
تحدد هذه الدورة التدريبية قواعد ما يجوز للموظفين نشره أو قوله عن المنظمة عبر الإنترنت. وتستند صفحة النموذج إلى قانون علاقات العمل الوطنية، ويشير مجلس علاقات العمل الوطنية إلى المادة 7 من ذلك القانون. يضمن للموظفين الحق في المشاركة في أنشطة جماعية لأغراض المساعدة المتبادلة أو الحماية، بينما تنص المادة 8(أ)(1) على أن تدخل صاحب العمل في هذه الحقوق يُعد ممارسة عمل غير عادلة. استشر محاميك لمعرفة كيف يؤثر ذلك على سياستك. السيناريو: زميل ينشر شكوى بشأن ظروف العمل. هل يُعد ذلك خرقًا للسياسة؟
مجموعة أدوات شهر التوعية بالأمن السيبراني: جلسة افتتاحية
غالبًا ما يُدير مديرو المكاتب الحملات الداخلية التي يُخطط لها فريق الأمن. تُغطي هذه الجلسة الافتتاحية، التي تستغرق 20 دقيقة، والمُخصصة لجميع أفراد المؤسسة، تخطيط الشهر والتأكد من مشاركة الجميع واستفادتهم. ابدأ باستطلاع رأي "اختر إجابة" حول أكثر عمليات الاحتيال شيوعًا هذا العام، ثم اعرض النتائج مباشرةً. لمتابعة أسبوعية مُبسطة، راجع دليلنا لـ عمليات التحقق من نبض التصيد الاحتيالي Slack.
مجموعة أدوات شهر التوعية بالأمن السيبراني: حزمة اجتماعات أسبوعية
يخفّ تأثير الحماس الأولي بحلول الأسبوع الثاني. يُنصح بعقد اجتماع قصير واحد في بداية كل اجتماع فريق أسبوعيًا خلال شهر أكتوبر، لمناقشة موضوع واحد مثل كلمات المرور، أو التصيّد الاحتيالي، أو شخص يتبعك عند دخولك من الباب الأمامي، وهي أمور غالبًا ما يلاحظها مديرو المكاتب أولًا. تُبقي هذه الاجتماعات القصيرة، التي تستغرق 10 دقائق، الرسالة حاضرة طوال الشهر، مع درس حول كيفية إدارة اجتماع قصير أسبوعي، وآخر حول كيفية جعله مُرحّبًا، بحيث يطرح المشاركون أسئلة بدلًا من الشعور بالحرج. تختتم هذه المجموعة بمراجعة نهائية من 5 أسئلة. يمكنك أيضًا اختتام كل اجتماع قصير باستطلاع رأي من سؤال واحد لإضفاء الحيوية عليه.
تصنيف البيانات ومعالجتها
يتعامل مديرو المكاتب يوميًا مع سجلات الزوار، وقوائم الموظفين، والعقود، وتفاصيل التسليم. تُعلّم هذه الدورة التدريبية الفرق كيفية تصنيف المعلومات الحساسة والتعامل معها بشكل صحيح، وتغطي ما هو مسموح به، ومؤشرات الخطر، وكيفية تصعيد الأمر. جرّب ذلك في جلسة دراسة الحالة: اطلب من المتدربين فرز المستندات اليومية (مثل سجل دخول الزوار، وفاتورة مورد، وقائمة أعياد ميلاد الموظفين) إلى الفئة الصحيحة. ثم تدرب على كيفية التصرف عند وصول ملف حساس إلى صندوق بريد خاطئ.
اختيارنا: مجموعة أدوات شهر التوعية بالأمن السيبراني: جلسة الافتتاح. إنها طريقة سريعة لتحويل جدول زمني أمني إلى لحظة ينضم إليها الناس، وتعتمد عليها الاجتماعات الأسبوعية.
الإنصاف والسلوك
التمييز وتكافؤ فرص العمل
تقول لجنة تكافؤ فرص العمل الأمريكية (EEOC) إنها من غير القانوني أن يتخذ صاحب العمل أي قرار يتعلق بالتوظيف بسبب عرق الشخص أو لونه أو دينه أو جنسه أو أصله القومي أو عمره (40 عامًا فأكثر) أو إعاقته أو معلوماته الجينية. وتشير الصفحة نفسها إلى أن التحرش قد يتخذ شكل الإهانات أو التعليقات المسيئة أو المهينة أو غيرها من السلوكيات اللفظية أو الجسدية، والتي قد تحدث في حفلة كما تحدث في مكان العمل. تغطي هذه الدورة القوانين، وكيفية رصد التمييز، والتسهيلات، والإبلاغ عنه. السيناريو: مزحة في فعالية اجتماعية للفريق تستهدف أحد الزملاء. ما الذي ينبغي على المنظم فعله؟
منع الانتقام
وتقول لجنة تكافؤ فرص العمل إنها الانتقام غير قانوني يُحظر على المتقدمين للوظائف أو الموظفين، لأسباب من بينها التواصل مع المدير بشأن التمييز أو التحرش، أو طلب تسهيلات تتعلق بالإعاقة أو الممارسة الدينية. ويتلقى مديرو المكاتب هذه الطلبات تحديدًا عند تخطيط الفعاليات وتخصيص المساحات. تغطي هذه الدورة الأنشطة المحمية، وما يُعتبر انتقامًا، ووحدة خاصة بالمديرين. اسألوا الحضور: اشتكى أحد الزملاء من مكان الحفل الشهر الماضي. هل من العدل استبعاده من فريق التخطيط؟
القواعد السلوكية
تُقدّم هذه الدورة التدريبية معيارًا واضحًا لفرق العمل المكتبية فيما يخص الهدايا، والصدق، وحل النزاعات، والتعبير عن الرأي. يختار مديرو المكاتب الموردين، ومقدمي خدمات الطعام، وأماكن الفعاليات، لذا فهم الجهة التي تُرسل إليها الهدايا. تتناول الدورة المناطق الرمادية وتُقدّم إطارًا لاتخاذ القرارات. مثال: يُقدّم أحد مقدمي خدمات الطعام تذاكر مجانية لحضور حفل موسيقي بعد طلبية كبيرة. يُصوّت المتدربون على الإجراء المُتّبع، ثم يطّلعون على القرار النهائي.
التوظيف القانوني، وإجراء المقابلات، وشفافية الأجور
غالباً ما يقوم مديرو المكاتب بكتابة إعلانات الوظائف وتحديد مواعيد المقابلات لشغل الوظائف الإدارية. وتقول لجنة تكافؤ فرص العمل إن ذلك نشر إعلان وظيفة أمر غير قانوني يُظهر هذا تفضيلًا لصفة محمية أو يُثني شخصًا عن التقديم بسببها. تغطي هذه الدورة الإعلانات القانونية والأسئلة وقواعد شفافية الأجور حيثما ينطبق ذلك. كما يتوفر دليلنا لكل من يجلس في اللجنة. تدريب مديري التوظيف على إجراء المقابلات ويذهب الأمر إلى أبعد من ذلك. ابدأ باختبار قصير: أي من عبارات إعلانات الوظائف الخمس ستعيد صياغتها؟
اختيارنا: مدونة قواعد السلوك. يختار مديرو المكاتب الموردين ومقدمي الطعام وأماكن إقامة الفعاليات، لذا فإن الهدايا والمعامل الخاصة تظهر في العمل بشكل متكرر.
كيفية تنفيذ الخطة
ابدأ بالدورات التي تنطبق على الجميع (التمييز وتكافؤ الفرص، ومنع الانتقام، وسياسة وسائل التواصل الاجتماعي)، لأنها تنطوي على مخاطر قانونية، وأضف التوظيف القانوني لأي شخص يكتب إعلانات وظائف. ثم ضع إمكانية الوصول مبكرًا: مع أكثر من ربع البالغين في الولايات المتحدة يعيشون مع إعاقةبحسب مراكز السيطرة على الأمراض والوقاية منها، فإن دورات الاجتماعات والرسائل المتاحة تساعد في فعاليتك القادمة.
- في الشهر الأول: التمييز وتكافؤ الفرص في التوظيف، ومنع الانتقام، وسياسة وسائل التواصل الاجتماعي والاتصالات، والاجتماعات والفعاليات التي يمكن الوصول إليها.
- خلال الربع الأول: رسائل يسهل الوصول إليها، وأطعمة واحتفالات شاملة للجميع، ومعالجة البيانات، ومدونة قواعد السلوك.
- كل عام: اختبار تنشيطي حول دورات "نعم"، ومجموعة أدوات شهر التوعية بالأمن السيبراني في شهر أكتوبر من كل عام، ودورة الاحتفالات قبل موسم الأعياد.
- عندما تحتاجها: الإحاطة الإعلامية لإعلان التغيير بشأن إعادة التنظيم، والتوظيف القانوني لأي شخص يكتب إعلانات الوظائف.
أضف قوانين ولايتك أو بلدك حيث تقع مكاتبك. استشر قسم الموارد البشرية أو محامياً لمعرفة القوانين السارية. إذا كنت تقود فريقاً أيضاً، فراجع دليلنا الخاص بـ التدريب القيادي للمشرفين يغطي هذا الجانب من الدور.
طرق إدارة هذه الدورات التدريبية AhaSlides
يمكنك إنشاء أي من هذه الدورات كدورة ذاتية التعلم باستخدام AhaSlides يمكن لمنشئ الدورة التدريبية تشغيلها كجلسة مباشرة، أو كليهما، مع استطلاع رأي بعد الدورة ومراجعة بعد 30 يومًا لمعرفة ما تغير.
- اختر الإجابة: اعرض أربع دعوات لحضور فعالية واسأل أيها يسأل بشكل جيد عن احتياجات الوصول، أو ما هي عملية الاحتيال التي شاهدها الناس أكثر من غيرها هذا العام.
- كلمة سحابة: اسأل "ما الذي منعك من تناول الطعام في مناسبة عمل؟" الكلمات الأكبر حجماً تُظهر ما يجب إصلاحه في طلب تقديم الطعام التالي.
- مقياس التصنيف: قبل وبعد دورة الاحتفالات، اسأل "ما مدى شعورك بالانتماء في احتفالنا الأخير؟" من 1 إلى 5.
- مفتوح النهاية: جمع أسئلة مجهولة المصدر خلال جلسة إحاطة حول إعلان التغيير، حتى يسأل الناس ما كانوا سيحتفظون به لأنفسهم لولا ذلك.
الأسئلة الشائعة
ما التدريب الذي يحتاجه مديرو المكاتب؟
يحتاج مديرو المكاتب إلى مهارات إدارية وتنظيمية، بالإضافة إلى أساسيات الإدماج، والتواصل الفعال، والتعامل مع البيانات، والوعي الأمني. تغطي الدورات المذكورة أعلاه المجموعة الثانية، والتي قد لا تغطيها دورات المهارات الإدارية.
كيف تخطط لفعالية مكتبية شاملة للجميع؟
استفسر عن احتياجات ذوي الاحتياجات الخاصة والنظام الغذائي في الدعوة، وتحقق من مكان الفعالية، وقدّم أطعمة متنوعة مع توضيح أنواعها، وتجنّب ربط الفعالية بعيد ديني واحد. انشر تفاصيل واضحة مسبقًا ليتمكن الناس من التخطيط.
هل شهادة مدير المكتب تستحق العناء؟
قد يكون ذلك ضرورياً إذا كنت ترغب في الانتقال إلى منصب إداري رفيع أو منصب في مجال المرافق، وكان صاحب العمل يُقدّر هذه الشهادة. كما أن الدورات التدريبية العملية اليومية حول سهولة الوصول والسلوك والأمن تُعدّ بالغة الأهمية لسير العمل في المكتب.
ما هو الاجتماع الذي يسهل الوصول إليه؟
إنه اجتماع يتيح فيه المكان والمواد والشكل للجميع المشاركة. وهذا يعني توفير ترجمة مكتوبة أو نص مكتوب، وشرائح عرض سهلة القراءة، وقاعة خالية من العوائق، والاستفسار عن احتياجات المشاركين قبل يوم الاجتماع.
هذه المعلومات عامة وليست استشارة قانونية. لاتخاذ قرار بشأن مكان عملك، يُرجى التحدث إلى محامٍ متخصص في قضايا العمل أو الجهة التنظيمية المختصة.
