ما هو عملية تخطيط المشروع في إدارة المشاريع؟
تتضمن الإدارة الجيدة للمشروع خمس خطوات أساسية: البدء ، والتخطيط ، والتنفيذ ، والمراقبة والتحكم ، والانتهاء من الإغلاق. من المهم ملاحظة أنه لا يمكن لأي من المشاريع الناجحة أن يتجاهل أيًا من هذه المراحل ، خاصةً عملية تخطيط المشروع التي تحافظ على كل شيء لمتابعة المسار ، مثل التسليم في الوقت المحدد والميزانية.
يقع تخطيط المشروع في صميم دورة حياة المشروع ، مما يعني أيضًا أنه يمثل المرحلة الأكثر تحديًا. ومع ذلك ، هناك دائمًا طريقة للوصول إلى هناك.
في هذه المقالة ، نتعرف على المزيد حول تخطيط المشروع ، والتعريف ، والأمثلة ، والعملية ، وبعض أدوات التخطيط لمساعدتك على فهم عملية تخطيط المشروع بشكل أفضل ومعرفة كيفية التعامل مع صعوباتها.
جدول المحتويات
نصائح لمشاركة أفضل
هل تبحث عن طريقة تفاعلية لإدارة مشروعك بشكل أفضل ؟.
احصل على نماذج واختبارات مجانية لتشغيلها في اجتماعاتك القادمة. اشترك مجانًا واحصل على ما تريد من AhaSlides!
🚀 احصل على حساب مجاني
ما هو تعريف تخطيط المشروع؟
يمكن تعريف تخطيط المشروع على أنه العملية المنهجية لتحديد وتنظيم ووضع الإستراتيجيات للخطوات والموارد اللازمة اللازمة لتحقيق هدف محدد ضمن إطار زمني محدد. إنه نهج استباقي يتضمن تحديد الأهداف ووضع خارطة طريق وتخصيص الموارد لتحسين الإنتاجية وتخفيف المخاطر.
هذا الموضوع ذو علاقة بـ: عملية الإدارة الإستراتيجية | الدليل النهائي مع أفضل 7 نصائح
7 مراحل في عملية تخطيط المشروع؟
في هذا الجزء ، نتعمق في الخطوات السبع التي ينطوي عليها تخطيط المشروع على النحو التالي:
المرحلة الأولى: تحديد أهداف المشروع ونطاقاته
تدور المرحلة الأولى من عملية تخطيط المشروع حول التحديد الواضح لأهداف المشروع ونطاقه. وهذا يستلزم فهم النتائج المرجوة ، وتحديد أصحاب المصلحة ، ووضع أهداف قابلة للقياس. يحدد تحديد حدود المشروع والتسليمات والقيود الأساس لأنشطة التخطيط اللاحقة.
على سبيل المثال ، تحدد شركة Nike هدف المبيعات لبيع 3,00,000،30،XNUMX وحدة العام المقبل ، وهو ما يزيد بنسبة XNUMX٪ مقارنة بالمبيعات الحالية.
المرحلة الثانية: إجراء تقييم شامل للمشروع
يعد التقييم الشامل للمشروع أمرًا بالغ الأهمية لاتخاذ قرارات مستنيرة وتخفيف المخاطر. تتضمن هذه المرحلة إجراء تحليل مفصل لمتطلبات المشروع والموارد والمخاطر المحتملة والتبعيات. من خلال تقييم جدوى المشروع ، وجدواه ، والتحديات المحتملة ، يمكن للمخططين تحديد عوامل النجاح الحاسمة ووضع استراتيجيات لمعالجة العقبات المحتملة.
المرحلة 3: تطوير هيكل تنظيم العمل (WBS)
في خطوة تخطيط المشروع هذه ، يتم تقسيم المشروع بأكمله إلى مكونات أصغر يمكن إدارتها. يُطلق على هذا النهج اسم هيكل تقسيم العمل (WBS) الذي يوفر تمثيلًا هرميًا للمهام والمهام الفرعية والمخرجات ، مما يضمن الوضوح والتنظيم. يسهل تخصيص الموارد وتسلسل المهام ويضع إطارًا منطقيًا لتنفيذ المشروع.
المرحلة 4: تقدير الموارد ووضع الجداول الزمنية
يعتبر تقدير الموارد وإنشاء الجدول الزمني محوريين أيضًا لنجاح تخطيط المشروع. تهدف هذه المرحلة إلى تحديد الموظفين اللازمين ومخصصات الميزانية والمواد المطلوبة لكل مهمة. من خلال النظر في تبعيات المهام والأولويات والموارد المتاحة ، يمكن للمخططين أو المديرين تطوير جداول زمنية واقعية ، وتحديد المعالم الرئيسية على طول الطريق.
المرحلة الخامسة: تحديد المخاطر واستراتيجيات التخفيف
لا يوجد مشروع محصن ضد المخاطر ، ومعالجتها في وقت مبكر أمر حيوي لمعالجة الخطة. خلال هذه المرحلة ، يتم تحديد المخاطر والشكوك المحتملة وتحليلها وترتيبها حسب الأولوية. تم تطوير استراتيجيات استباقية للتخفيف من المخاطر ، وتشمل خطط الطوارئ ، وآليات تحويل المخاطر ، ومسارات العمل البديلة. تضمن المراقبة والتقييم المنتظم للمخاطر القدرة على التكيف طوال دورة حياة المشروع.
المرحلة 6: التواصل وإشراك أصحاب المصلحة
مثل الغراء ، يمكن للتواصل الفعال أن يربط المشروع معًا. يعد إنشاء خطة اتصال تحدد القنوات والتكرار ومشاركة أصحاب المصلحة أمرًا ضروريًا. تعمل تحديثات الحالة المنتظمة وتقارير التقدم والمناقشات التعاونية على تعزيز الشفافية وتعزيز التنسيق وإدارة توقعات أصحاب المصلحة.
المرحلة 7: المراقبة والتحكم والتقييم
الوصول إلى المرحلة النهائية من إطار التخطيط الفعال للمشروع هو مرحلة المراقبة والتقييم المستمرة. تركز هذه المرحلة على تتبع التقدم ومقارنته بالمراحل المحددة وتحديد الانحرافات. إذا لزم الأمر ، يتم إجراء تعديلات لإعادة تنظيم المشروع مع أهدافه. يتم توثيق الدروس المستفادة ، مما يتيح نقل المعرفة والتحسين المستقبلي.
ما هي مكونات تخطيط المشروع؟
فيما يلي 7 مكونات رئيسية لعملية تخطيط المشروع:
- نطاق التخطيط في الإدارة: تحديد حدود وأهداف المشروع بوضوح.
- هيكل تنظيم العمل (WBS): تقسيم المشروع إلى مهام أصغر يمكن إدارتها.
- الجدول الزمني والمعالم: إنشاء جدول زمني واقعي وتحديد معالم لتتبع التقدم.
- تخصيص الموارد: تحديد وتخصيص الموارد اللازمة ، بما في ذلك الموظفين والميزانية والمواد.
- تحليل المخاطر والتخفيف من حدتها: تحديد المخاطر المحتملة ووضع استراتيجيات للتخفيف منها.
- خطة تواصل: إنشاء قنوات اتصال فعالة لتسهيل التنسيق والتعاون بين أصحاب المصلحة في المشروع.
- الرصد والتقييم: تنفيذ آليات لمراقبة تقدم المشروع وتقييم الأداء مقابل مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة مسبقًا.
لماذا تعتبر عملية تخطيط المشروع ضرورية؟
يزيد من أداء المشروع وإمكانية النجاح
هناك عدد من الأسباب لفشل المشاريع وأحدها هو الفشل في تحديد الأهداف والغايات والمسؤوليات بشكل جيد بين أعضاء الفريق (ما يقرب من 39٪ مقدرة). لن يعمل المشروع بسلاسة إذا ارتبك أعضاء الفريق بشأن أدوارهم ومسؤولياتهم الفردية. علاوة على ذلك ، يمكن أن يؤدي عدم وجود أهداف وغايات واضحة أو سوء فهم اتجاه المشروع والغرض منه إلى اختلال المحاذاة ونقص التركيز ، مما يؤدي إلى مواطن الخلل غير المتوقعة وتسلل النطاق.
يحسن تعاون الفريق والتواصل
تخلق الخطة المنظمة جيدًا فرصة لأعضاء الفريق للتواصل والتعاون بشكل فعال. خاصة عندما يتعلق الأمر بالمشاريع المشتركة بين الأقسام أو الشركات ، بمشاركة العديد من الموظفين والخبراء من خلفيات مختلفة يعملون معًا ، يكون دور التخطيط أكثر وضوحًا. نتيجة لذلك ، يعمل التواصل والتعاون الواضحان على تعزيز العمل الجماعي ، وتعزيز الرؤية المشتركة ، وتقليل النزاعات بين الموظفين ، وتعزيز بيئة المشروع الإيجابية.
يضمن تعظيم الاستفادة من الموارد
التخطيط هو الممارسة النهائية للاستخدام الأفضل للموارد بما في ذلك الوقت والموارد البشرية والميزانية والمعدات والمواد. من خلال تحديد الموارد المطلوبة مسبقًا ، يمكن لفريق المشروع التأكد من توفر الموارد المناسبة في الوقت المناسب ، وتقليل التأخير والازدواجية ، فضلاً عن تحسين الكفاءة.
يقلل من المخاطر والقضايا غير المتوقعة
من خلال تحديد المخاطر في وقت مبكر ، يمكن لفريق المشروع تطوير استراتيجيات التخطيط للاستجابة للمخاطر وخطط الطوارئ لمعالجتها. يساعد هذا النهج الاستباقي في تقليل احتمالية وتأثير المخاطر ، وتحسين أداء المشروع وتقليل فرص الفشل.
ما هي أفضل عملية تخطيط للمشروع؟
من أجل تخطيط أفضل للمشروع بالإضافة إلى التغلب على التحديات التي قد تواجهها أثناء التخطيط ، يجدر النظر في بعض منهجيات تخطيط المشروع. وهي تشير إلى الأساليب والأطر المنظمة المستخدمة لتخطيط وإدارة المشاريع بشكل فعال.
تخطيط الشلال
منهجية الشلال هي نهج تسلسلي يقسم المشروع إلى مراحل متميزة ، مع بناء كل مرحلة على المرحلة السابقة. إنه يتبع تقدمًا خطيًا ، حيث يجب إكمال كل مرحلة قبل الانتقال إلى المرحلة التالية. تشمل المراحل الرئيسية عادةً جمع المتطلبات والتصميم والتطوير والاختبار والنشر والصيانة. الشلال هو الأنسب للمشاريع ذات المتطلبات المحددة والمستقرة.
PRINCE2 (مشاريع في بيئات خاضعة للرقابة)
PRINCE2 هي منهجية لإدارة المشاريع قائمة على العمليات تستخدم على نطاق واسع في المملكة المتحدة وعلى مستوى العالم. يوفر إطارًا منظمًا لتخطيط المشروع ومراقبته ومراقبته. يقسم PRINCE2 المشاريع إلى مراحل يمكن إدارتها ويؤكد على الحوكمة الفعالة وإدارة المخاطر ومشاركة أصحاب المصلحة. ومن المعروف على نطاق واسع لتركيزها على مبررات الأعمال والوثائق الشاملة.
PRISM (تكامل المشاريع ، والنطاق ، والوقت ، وإدارة الموارد)
PRISM هي منهجية لإدارة المشاريع طورها معهد إدارة المشاريع (PMI). يوفر إطارًا شاملاً يشمل التكامل والنطاق والوقت وإدارة الموارد. يؤكد PRISM على نهج منظم لتخطيط المشروع ، ودمج العمليات مثل تحديد أهداف المشروع ، وإنشاء هياكل تقسيم العمل ، وجدولة الأنشطة ، وتخصيص الموارد.
هذا الموضوع ذو علاقة بـ: أفضل نماذج التخطيط الاستراتيجي في عام 2024 | تنزيل مجاني
ما هي بعض أدوات وبرامج تخطيط المشروع؟
أصبحت أدوات وبرامج تخطيط المشاريع لا غنى عنها للإدارة الفعالة للمشروع في مشهد الأعمال الديناميكي سريع الخطى اليوم. بصفتك مدير مشروع ، قد ترغب في إلقاء نظرة على أهم الاقتراحات التالية:
مشروع Microsoft هو برنامج تخطيط مشروع شامل يستخدم على نطاق واسع من قبل المتخصصين في مختلف الصناعات. يوفر مجموعة من الميزات القوية لإدارة المهام والموارد والجداول الزمنية والميزانيات.
أسانا هي أداة متعددة الاستخدامات لتخطيط المشاريع معروفة بميزاتها القوية ومرونتها. يوفر منصة مركزية للفرق لتخطيط المشاريع وتنظيمها وتتبعها بشكل فعال.
Trello هو برنامج تخطيط مهام شائع معروف ببساطته وجاذبيته المرئية. تتكون واجهته سهلة الاستخدام من لوحات وقوائم وبطاقات ، مما يسمح للفرق بتنظيم المهام وتحديد أولوياتها دون عناء.
هذا الموضوع ذو علاقة بـ: 10 نصائح لاستخدام Asana Project Management بشكل فعال في عام 2024
ما هي الخطوات السبع لتخطيط المشروع؟
تختلف عملية تخطيط المشروع من منظمة إلى أخرى ، اعتمادًا على نطاق وحجم المشاريع. قد يفضل بعض المديرين خطوات تخطيط المشروع العشر على النحو التالي:
- تحديد أهداف وغايات المشروع.
- تحديد أصحاب المصلحة في المشروع.
- قم بإجراء تحليل شامل لنطاق المشروع.
- تطوير هيكل تفصيلي لتقسيم العمل (WBS).
- تحديد تبعيات المشروع وتسلسل المهام.
- تقدير متطلبات الموارد وإنشاء خطة موارد.
- ضع جدولًا زمنيًا واقعيًا للمشروع.
- تحديد وتقييم مخاطر المشروع.
- ضع خطة اتصال.
- الحصول على موافقات المشروع والانتهاء من خطة المشروع.
الأسئلة المتكررة
ما هو الأكثر أهمية في تخطيط المشروع؟
في عملية تخطيط المشروع الفعالة، يعد تحديد التسليمات الرئيسية وكيف سيتم تسليمها من قبل من خلال المهلة الزمنية المحددة أمرًا مهمًا للغاية، مما يؤثر على تقدم المشروع بأكمله.
لماذا التخطيط هو الأهم في الإدارة؟
يمكن اعتبار تخطيط المشروع وجدولته الخطوة الأولى والأولى في إدارة المشروع. بدون خطة مناسبة ، تقل فرص النجاح بشكل كبير. يضع الأساس للتنفيذ الفعال للمشروع والتحكم فيه.
افكار اخيرة
من المهم ملاحظة أن تخطيط المشروع هو أفضل عملية لإبقاء كل شيء في تقدم إيجابي. في حين أن برنامج تخطيط المشروع يمكن أن يساعد في تحسين إنتاجية عملية تخطيط المشروع ، يرجى عدم اعتباره أمرًا مفروغًا منه ، فإن دور مدير المشروع وتنسيق الفريق أكثر أهمية.
لذلك ، لا تنس أن يكون لديك ملف اجتماع تمهيدي لربط جميع الفرق في بداية المشروع والتدريب على المهارات لضمان أداء فرقك عاليًا وتحفيزهم خلال المشروع بأكمله. إذا كنت بحاجة إلى عروض تقديمية أو تدريب أكثر جاذبية وإثارة للاجتماعات ، الإنهيارات يمكن أن تكون أفضل شريك لك مع العديد من الميزات والقوالب المتقدمة المجانية وخطة أسعار تنافسية لجميع الشركات.
المرجع: بيجوس | خطة الأسبوع | الهدف التعليمي
