8 ключавых крокаў для напісання парадку дня сустрэчы з прыкладамі і бясплатнымі шаблонамі

Такім чынам, што гэта такое Парадак дня пасяджэнняў? Праўда ў тым, што мы ўсе ўдзельнічалі ў сустрэчах, дзе мы адчувалі сябе бессэнсоўнымі, нават не разумеючы, чаму мы павінны сустракацца, каб абмеркаваць інфармацыю, якую можна вырашыць па электроннай пошце. Некаторым людзям, магчыма, нават давядзецца наведваць сустрэчы, якія цягнуцца гадзінамі без вырашэння якіх-небудзь праблем.

Аднак не ўсе сустрэчы непрадуктыўныя, і калі вы хочаце эфектыўна працаваць са сваёй камандай, сустрэча з парадкам дня пазбавіць вас ад гэтых вышэй катастроф.

Добра складзены парадак дня вызначае дакладныя мэты і чаканні для сустрэчы, гарантуючы, што кожны ведае сваю мэту і тое, што павінна адбыцца да, падчас і пасля.

Такім чынам, у гэтым артыкуле вы даведаецеся, наколькі важна мець парадак дня сустрэчы, крокі па яе стварэнні і дадуць прыклады (+шаблоны), якія можна выкарыстоўваць на наступнай сустрэчы.

• Чаму на кожнай сустрэчы патрэбен парадак дня
• 8 ключавых крокаў для складання эфектыўнага парадку дня сустрэчы
• Прыклады парадку дня сустрэчы і бясплатныя шаблоны
• Наладзьце парадак дня сустрэчы з дапамогай AhaSlides
• Ключавыя вынас 

Больш парад па працы з AhaSlides

• 10 тыпаў дзелавых сустрэч
• пратакол пасяджэння: Лепшае пісьмовае кіраўніцтва, прыклады (+ бясплатны шаблон) у 2023 годзе
• 6 Лепшы Хакі для сустрэч

Чаму на кожнай сустрэчы патрэбен парадак дня

Для кожнай сустрэчы неабходны парадак дня, каб яна была прадуктыўнай і эфектыўнай. Парадак дня сустрэчы дасць наступныя перавагі:

• Удакладніце мэту і задачы сустрэчы, а таксама дапамагае трымаць дыскусію мэтанакіраванай і ісці па шляху.
• Кіруйце часам і тэмпам сустрэчы, пераканайцеся, што няма бессэнсоўных спрэчак, і зэканоміце як мага больш часу.
• Вызначце чаканні для ўдзельнікаў, і пераканайцеся, што ахоплена ўся адпаведная інфармацыя і дзеянні.
• Спрыяе падсправаздачнасці і арганізацыі, што прыводзіць да больш эфектыўных і эфектыўных сустрэч.

8 ключавых крокаў для складання эфектыўнага парадку дня сустрэчы

Вось некалькі асноўных парад, якія дапамогуць вам скласці эфектыўны парадак дня сустрэчы:

1/ Вызначце тып сустрэчы 

Паколькі ў розных тыпах сустрэч могуць удзельнічаць розныя ўдзельнікі, фарматы і мэты, важна выбраць той, які адпавядае сітуацыі.

• Стартавая сустрэча праекта: Сустрэча, якая змяшчае агляд праекта, яго мэты, тэрміны, бюджэт і чаканні.
• Агульны сход: Тып агульнакампанійнай сустрэчы, на якую запрашаюцца ўсе супрацоўнікі. Каб інфармаваць усіх аб дзейнасці кампаніі, мэтах і планах і садзейнічаць адчуванню агульнай мэты і кірунку ў арганізацыі.
• Пасяджэнне ратушы: сустрэча ў ратушы кампаніі, дзе супрацоўнікі могуць задаваць пытанні, атрымліваць абнаўленні і даваць зваротную сувязь вышэйшаму кіраўніцтву і іншым кіраўнікам.
• Нарада па стратэгічным кіраванні: Сустрэча, на якой старэйшыя кіраўнікі або кіраўнікі збіраюцца разам, каб абмеркаваць і спланаваць доўгатэрміновы кірунак. 
• Віртуальная сустрэча каманды: Фармат сустрэч віртуальнай каманды можа ўключаць у сябе прэзентацыі, дыскусіі і інтэрактыўныя мерапрыемствы і можа праводзіцца з дапамогай праграмнага забеспячэння для відэаканферэнцый, абмену імгненнымі паведамленнямі або іншых інструментаў лічбавай сувязі. 
• Мазгавы штурм: творчая і сумесная сустрэча, падчас якой удзельнікі ствараюць і абмяркоўваюць новыя ідэі.
• Сустрэча адзін на адзін: Прыватная сустрэча паміж двума людзьмі, якая часта выкарыстоўваецца для агляду эфектыўнасці, інструктажу або асабістага развіцця.

2/ Вызначце мэту і задачы сустрэчы

Ясна пазначце, чаму праводзіцца сустрэча і што вы ці ваша каманда спадзяецеся дасягнуць.

3/ Вызначце ключавыя тэмы 

Пералічыце ключавыя тэмы, якія неабходна асвятліць, у тым ліку любыя важныя рашэнні, якія неабходна прыняць.

4/ Прызначце абмежаванне па часе

Вылучыце адпаведную колькасць часу для кожнай тэмы і ўсёй сустрэчы, каб пераканацца, што сустрэча не адпавядала раскладу.

5/ Вызначце ўдзельнікаў і іх ролі

Складзіце спіс тых, хто будзе ўдзельнічаць у сустрэчы, і ўкажыце іх ролі і абавязкі.

6/ Падрыхтуйце матэрыялы і пацвярджаючыя дакументы

Збярыце любую адпаведную інфармацыю або матэрыялы, якія спатрэбяцца падчас сустрэчы.

7/ Распаўсюдзьце парадак дня загадзя

Адпраўце парадак дня сустрэчы ўсім удзельнікам, каб пераканацца, што ўсе гатовыя і падрыхтаваны.

8/ Пры неабходнасці праглядзіце і змяняйце парадак дня

Праглядзіце парадак дня перад сустрэчай, каб пераканацца, што ён поўны і дакладны, і ўнясіце неабходныя змены.

Прыклады парадку дня сустрэчы і бясплатныя шаблоны 

Вось некалькі прыкладаў парадку дня сустрэч, якія можна выкарыстоўваць для розных тыпаў сустрэч:

1/ Парадак дня пасяджэння каманды

Дата: 

Размяшчэнне: 

Удзельнікі: 

Мэты сустрэчы каманды:

• Актуалізаваць ход рэалізацыі праекта
• Для агляду бягучых праблем і рашэнняў

Парадак дня пасяджэння каманды: 

• Увядзенне і прывітанне (5 хвілін) | @Сусветная арганізацыя па ахове здароўя
• Агляд папярэдняй сустрэчы (10 хвілін) | @Сусветная арганізацыя па ахове здароўя
• Абнаўленні праекта і справаздачы аб ходзе (20 хвілін) | @Сусветная арганізацыя па ахове здароўя
• Рашэнне праблем і прыняцце рашэнняў (20 хвілін) | @Сусветная арганізацыя па ахове здароўя
• Адкрытае абмеркаванне і зваротная сувязь (20 хвілін) | @Сусветная арганізацыя па ахове здароўя
• Дзеянне і наступныя крокі (15 хвілін) | @Сусветная арганізацыя па ахове здароўя
• Арганізацыя закрыцця і наступнай сустрэчы (5 хвілін) | @Сусветная арганізацыя па ахове здароўя

Бясплатны шаблон штомесячнай сустрэчы з AhaSlides

2/ Парадак дня сустрэчы ўсіх удзельнікаў

Дата: 

Размяшчэнне: 

Attэнды: 

Мэты сустрэчы:

• Каб абнавіць прадукцыйнасць кампаніі і прадставіць новыя ініцыятывы і планы для супрацоўнікаў.

Парадак дня сустрэчы: 

• Прывітанне і знаёмства (5 хвілін)
• Абнаўленне эфектыўнасці кампаніі (20 хвілін)
• Прадстаўленне новых ініцыятыў і планаў (20 хвілін)
• Сесія пытанняў і адказаў (30 хвілін)
• Прызнанне і ўзнагароды супрацоўнікаў (15 хвілін)
• Арганізацыя закрыцця і наступнай сустрэчы (5 хвілін)

Шаблон сустрэчы ўсіх рук

3/ Парадак дня стартавай сустрэчы праекта

Дата: 

Размяшчэнне: 

Удзельнікі:

Мэты сустрэчы:

• Каб паставіць дакладныя мэты і чаканні для праекта
• Каб прадставіць каманду праекта
• Каб абмеркаваць праблемы і рызыкі праекта

Парадак дня сустрэчы: 

• Прывітанне і знаёмства (5 хвілін) | @Сусветная арганізацыя па ахове здароўя
• Агляд і мэты праекта (15 хвілін) | @Сусветная арганізацыя па ахове здароўя
• Прадстаўленне ўдзельнікаў каманды (5 хвілін) | @Сусветная арганізацыя па ахове здароўя
• Ролі і размеркаванне адказнасці (20 хвілін) | @Сусветная арганізацыя па ахове здароўя
• Агляд раскладу і графіка (15 хвілін) | @Сусветная арганізацыя па ахове здароўя
• Абмеркаванне праблем і рызык праекта (20 хвілін) | @Сусветная арганізацыя па ахове здароўя
• Дзеянні і наступныя крокі (15 хвілін) | @Сусветная арганізацыя па ахове здароўя
• Арганізацыя закрыцця і наступнай сустрэчы (5 хвілін) | @Сусветная арганізацыя па ахове здароўя

Звярніце ўвагу, што гэта толькі прыклады, а пункты парадку дня і фармат могуць быць скарэкціраваны ў залежнасці ад канкрэтных патрэбаў і мэтаў сустрэчы. 

Наладзьце парадак дня сустрэчы з дапамогай AhaSlides 

Каб наладзіць парадак дня сустрэчы з AhaSlides, выканайце наступныя дзеянні:

• Стварыць уліковы запіс: Калі вы яшчэ гэтага не зрабілі, падпішыцеся на AhaSlides і стварыць уліковы запіс. Ці накіроўвайцеся да нас Публічная бібліятэка шаблонаў.

• Выберыце шаблон парадку дня сустрэчы: У нас ёсць розныя шаблоны парадку дня сустрэчы, якія вы можаце выкарыстоўваць у якасці адпраўной кропкі. Проста выберыце той, які найбольш адпавядае вашым патрэбам, і націсніце «Атрымаць шаблон».

• Наладзьце шаблон: Пасля таго, як вы выбралі шаблон, вы можаце наладзіць яго, дадаючы або выдаляючы элементы, наладжваючы фарматаванне і змяняючы каляровую схему.

• Дадайце пункты парадку дня: Выкарыстоўвайце рэдактар ​​слайдаў, каб дадаць пункты парадку дня. Вы можаце дадаць тэкст, круцёлку, апытанні, выявы, табліцы, дыяграмы і многае іншае.

• Супрацоўнічайце са сваёй камандай: Калі вы працуеце ў камандзе, вы можаце супрацоўнічаць над парадкам дня. Проста запрасіце членаў каманды адрэдагаваць прэзентацыю, і яны змогуць уносіць змены, дадаваць каментарыі і прапаноўваць праўкі.

• Падзяліцеся парадкам дня: Калі вы будзеце гатовыя, вы можаце падзяліцца парадкам дня са сваёй камандай або ўдзельнікамі. Вы можаце падзяліцца спасылкай або праз QR-код.

З дапамогай AhaSlides вы можаце лёгка стварыць прафесійны, добра структураваны парадак дня сустрэчы, які дапаможа вам не адставаць і дасягнуць пастаўленых мэт сустрэчы.

Ключавыя вынас 

Выконваючы гэтыя ключавыя крокі і прыклады з дапамогай шаблонаў AhaSlides, мы спадзяемся, што вы зможаце стварыць добра структураваны парадак дня сустрэчы, які падрыхтуе вас да поспеху.

Часта задаюць пытанні