И така, какво е Дневен ред на срещите? Истината е, че всички сме били част от срещи, на които се чувстваме безсмислени, дори не разбирайки защо трябва да се срещаме, за да обсъдим информация, която може да бъде разрешена по имейл. Някои хора може дори да трябва да присъстват на срещи, които се проточват с часове, без да разрешават проблеми.
Въпреки това, не всички срещи са непродуктивни и ако искате да работите с екипа си ефективно, среща с дневен ред ще ви спаси от тези горни бедствия.
Добре изготвеният дневен ред поставя ясни цели и очаквания за срещата, като гарантира, че всеки знае целта си и какво трябва да се случи преди, по време и след.
Ето защо тази статия ще ви насочи относно значението на дневния ред на срещата, стъпките за създаване на ефективен такъв и ще предостави примери (+шаблони), които да използвате в следващата си среща.
Още съвети за работа с AhaSlides
- 10 вида срещи в бизнеса
- Протокол от срещата: Най-добро ръководство за писане, примери (+ безплатен шаблон) през 2023 г
- 6 Най-добър Хакове за срещи
Защо всяка среща се нуждае от дневен ред
Всяка среща се нуждае от дневен ред, който да гарантира, че е продуктивна и ефективна. Дневният ред на срещата ще осигури следните предимства:
- Изяснете целта и целите на срещатаи помагат дискусията да се фокусира и да върви по план.
- Управлявайте времето и темпото на срещата, уверете се, че няма безсмислени спорове и спестете възможно най-много време.
- Задайте очаквания към участницитеи се уверете, че цялата съответна информация и елементи за действие са обхванати.
- Насърчава отчетността и организацията, което води до по-ефективни и ефикасни срещи.
Започнете след секунди.
Вземете безплатни работни шаблони. Регистрирайте се безплатно и вземете каквото искате от библиотеката с безплатни шаблони на AhaSlides!
🚀 Изтеглете безплатно ☁️
8 ключови стъпки за написване на ефективен дневен ред на срещата
Ето някои ключови съвети, които да ви помогнат да съставите ефективна програма за срещи:
1/ Определете вида на срещата
Тъй като различните типове срещи могат да включват различни участници, формати и цели, важно е да изберете подходящия за ситуацията.
- Среща за стартиране на проекта: Среща, която предоставя преглед на проекта, неговите цели, график, бюджет и очаквания.
- Среща на всички: Вид среща в цялата компания, на която всички служители са поканени да присъстват. Да информира всички за представянето, целите и плановете на компанията и да насърчи чувството за обща цел и посока в рамките на организацията.
- Събрание в кметството: Среща на кметството на компанията, където служителите могат да задават въпроси, да получават актуализации и да предоставят обратна връзка на висшето ръководство и други лидери.
- Среща за стратегическо управление: Среща, на която висши ръководители или ръководители се събират, за да обсъдят и планират дългосрочната посока.
- Виртуална среща на екипа: Форматът на виртуалните екипни срещи може да включва презентации, дискусии и интерактивни дейности и може да се провежда с помощта на софтуер за видеоконференции, незабавни съобщения или други инструменти за цифрова комуникация.
- Сесия за мозъчна атака: Творческа и съвместна среща, в която участниците генерират и обсъждат нови идеи.
- Среща един на един: Частна среща между двама души, често използвана за преглед на представянето, обучение или личностно развитие.
2/ Определете целта и целите на срещата
Посочете ясно защо се провежда срещата и какво вие или вашият екип се надявате да постигнете.
3/ Идентифицирайте ключовите теми
Избройте ключовите теми, които трябва да бъдат обхванати, включително всички важни решения, които трябва да бъдат взети.
4/ Задайте времеви лимит
Отделете подходящо време за всяка тема и цялата среща, за да сте сигурни, че срещата ще продължи по график.
5/ Идентифицирайте присъстващите и техните роли
Направете списък на участниците в срещата и уточнете техните роли и отговорности.
6/ Подгответе материали и подкрепящи документи
Съберете всяка подходяща информация или материали, които ще са необходими по време на срещата.
7/ Раздайте предварително дневния ред
Изпратете дневния ред на срещата до всички присъстващи, за да сте сигурни, че всички са готови и подготвени.
8/ Прегледайте и коригирайте дневния ред, ако е необходимо
Прегледайте дневния ред преди срещата, за да сте сигурни, че е пълен и точен, и направете всички необходими корекции.
Примери за дневен ред на срещи и безплатни шаблони
Ето няколко примера за дневен ред на срещи, които могат да се използват за различни видове срещи:
1/ Дневен ред на срещата на екипа
Дата:
местоположение:
Присъстващи:
Цели на срещата на екипа:
- За актуализиране на хода на изпълнение на проекта
- За преглед на текущи проблеми и решения
Дневен ред на срещата на екипа:
- Въведение и добре дошли (5 минути) | @СЗО
- Преглед на предишна среща (10 минути) | @СЗО
- Актуализации на проекта и доклади за напредъка (20 минути) | @СЗО
- Решаване на проблеми и вземане на решения (20 минути) | @СЗО
- Отворена дискусия и обратна връзка (20 минути) | @СЗО
- Действие и следващи стъпки (15 минути) | @СЗО
- Уговорки за закриване и следваща среща (5 минути) | @СЗО
Безплатен шаблон за месечна среща с AhaSlides
2/ Дневен ред на срещата на всички участници
Дата:
местоположение:
Качполучатели:
Цели на срещата:
- Да актуализира представянето на компанията и да въведе нови инициативи и планове за служителите.
Дневен ред на срещата:
- Добре дошли и въведение (5 минути)
- Актуализация на ефективността на компанията (20 минути)
- Представяне на нови инициативи и планове (20 минути)
- Сесия за въпроси и отговори (30 минути)
- Признание и награди на служителите (15 минути)
- Уговорки за закриване и следваща среща (5 минути)
Шаблон за среща на всички ръце
3/ Дневен ред на началната среща на проекта
Дата:
местоположение:
Присъстващи:
Цели на срещата:
- Да се определят ясни цели и очаквания за проекта
- Представяне на екипа на проекта
- Да обсъдят предизвикателствата и рисковете на проекта
Дневен ред на срещата:
- Добре дошли и въведение (5 минути) | @СЗО
- Преглед и цели на проекта (15 минути) | @СЗО
- Представяне на членовете на екипа (5 минути) | @СЗО
- Разпределяне на роли и отговорности (20 минути) | @СЗО
- Преглед на графика и графика (15 минути) | @СЗО
- Дискусия на предизвикателствата и рисковете на проекта (20 минути) | @СЗО
- Елементи за действие и следващи стъпки (15 минути) | @СЗО
- Уговорки за закриване и следваща среща (5 минути) | @СЗО
Имайте предвид, че това са само примери и точките от дневния ред и форматът могат да бъдат коригирани въз основа на конкретните нужди и цели на срещата.
Настройте дневния ред на срещата си с AhaSlides
За да настроите дневен ред за среща с AhaSlides, изпълнете следните стъпки:
- Създай профил: Ако все още не сте го направили, запишете се за AhaSlides и създайте акаунт. Или се насочете към нашия Публична библиотека с шаблони.
- Изберете шаблон за дневен ред на среща: Имаме разнообразие от шаблони за дневен ред на срещи, които можете да използвате като отправна точка. Просто изберете този, който най-добре отговаря на вашите нужди и щракнете „Вземете шаблон“.
- Персонализирайте шаблона: След като изберете шаблон, можете да го персонализирате, като добавяте или премахвате елементи, коригирате форматирането и променяте цветовата схема.
- Добавете вашите точки от дневния ред: Използвайте редактора на слайдове, за да добавите елементи от дневния ред. Можете да добавяте текст, въртящо се колело, анкети, изображения, таблици, диаграми и др.
- Сътрудничете с вашия екип: Ако работите с екип, можете да си сътрудничите по дневния ред. Просто поканете членовете на екипа да редактират презентацията и те могат да правят промени, да добавят коментари и да предлагат редакции.
- Споделете дневния ред: Когато сте готови, можете да споделите дневния ред с вашия екип или с присъстващите. Можете да споделите връзка или чрез QR код.
С AhaSlides можете лесно да създадете професионална, добре структурирана програма за срещи, която ще ви помогне да останете на път и да постигнете целите на срещата си.
Ключови храни за вкъщи
Като следвате тези ключови стъпки и примери с помощта на шаблоните на AhaSlides, се надяваме, че можете да създадете добре структуриран дневен ред за срещи, който ви подготвя за успех.
Често задавани въпроси
Какво се отнася до дневния ред на срещата?
Дневният ред се нарича още календар на срещите, график или списък. Отнася се до планирания план или график, създаден, за да структурира, ръководи и документира какво ще се случи по време на среща.
Какво е среща за определяне на дневен ред?
Среща за определяне на дневен ред се отнася до конкретен тип среща, която се провежда с цел планиране и определяне на дневния ред за предстояща по-голяма среща.
Какъв е дневният ред на срещата по проекта?
Дневният ред на срещата по проекта е планиран план на теми, дискусии и елементи за действие, които трябва да бъдат разгледани във връзка с проекта.
