Имейл за покана за среща | Най-добри съвети, примери и шаблони (100% безплатно)

Срещите могат да бъдат съществен елемент от екипната ефективност, координация и единство. Много компании провеждат срещи поне веднъж седмично, които могат да бъдат неформални, за да се проведе задълбочен разговор със служителите, или по-официални срещи на управителния съвет, за да се обсъдят бъдещият план на компанията и годишният отчет за края на годината. Задължително е административните служители или ръководителите да изпращат покани за срещи до участниците или гостите.

Поканата за среща е важна за ефективното и гладко провеждане на официални срещи. Има много начини за изпращане на покани за срещи. В тази статия се фокусираме върху справянето с имейли с покани за срещи, най-удобният и популярен метод да поканите хора да участват във вашите срещи.

Съдържание

• Какво представлява имейлът с покана за среща?
• Защо е важен имейлът с покана за среща?
• Напишете имейл с покана за среща стъпка по стъпка
• Видове имейли с покана за среща и примери
• Долната линия

Бързи шаблони за срещи с AhaSlides

Какво представлява имейлът с покана за среща?

Ключова част от бизнес дейностите, имейлът с покана за среща е писмено съобщение с демонстрация на целта на срещата и молба към хората да се присъединят към нея след конкретната дата и място, плюс по-подробни приложения, ако е необходимо. Може да бъде написан във формален или неформален стил в зависимост от характеристиките на срещите. Те трябва да бъдат написани с подходящ тон и стил, за да отговарят на етикета на бизнес имейлите.

Не бъркайте обаче имейл с покана за среща с имейл с искане за среща. Ключовата разлика между тези имейли е, че имейлът с искане за среща има за цел да уговори среща с някого, докато имейлът с покана за среща има за цел да ви покани на среща на обявените дати и място.

Защо е важен имейлът с покана за среща?

Използването на покани по имейл носи много предимства. Предимствата на поканите по имейл са изброени по-долу:

• Свързва се директно с календари. Когато получателите приемат покана, тя се добавя обратно към техния бизнес календар и ще получите напомняне, точно както за други събития, отбелязани в календара.
• Това е удобно и бързо. Вашите получатели могат да стигнат до имейла веднага след като щракнете върху бутона за изпращане. Тъй като отива направо до получателя, ако имейл адресът е грешен, можете да получите съобщението веднага и бързо да отидете за допълнителни решения.
• Спестява време. Можете да изпращате групови имейли с хиляди имейл адреси едновременно.
• Спестява разходи. Не е нужно да харчите бюджет за изпращане по пощата.
• Може да се генерира директно от предпочитаната от вас платформа за уеб семинари. Освен ако не провеждате среща лице в лице, първият ви избор вероятно ще бъде Zoom, Microsoft Teams, или нещо еквивалентно. Когато RSVP бъде потвърден, всички връзки и времеви рамки се синхронизират чрез имейл, така че присъстващият може да избегне объркване с други събития.

Факт е, че милиарди имейли се изпращат всеки ден и много от тях са спам. Всеки използва поне един имейл, за да обменя важни съобщения за работа, покупки, срещи и други. Тъй като обаче трябва да четете тонове имейли на ден, не е изненадващо, че понякога се сблъсквате с феномена „умора от имейлите“. По този начин, изпращането на добър имейл с покана може да избегне ненужно недоразумение или невежество от страна на получателите.

Напишете имейл с покана за среща стъпка по стъпка

Добрият имейл с покана за среща е от съществено значение и като правило оказва влияние върху доставка по имейл ставка.

Има етикет и принципи, които всеки трябва да спазва, за да напише имейл с покана за бизнес среща, от уважение към получателите. Можете да научите как да напишете стандартен имейл с покана за среща, като следвате тези стъпки:

Стъпка 1: Напишете силна тема

Факт е, че 47% от получателите на имейли четат имейли с ясна и кратка тема. Първото впечатление е важно. Това може да гарантира, че получателите ще почувстват неотложност или важност, което води до по-висок процент на отваряне.

• Кратко, целенасочено. Бъдете фактологични, а не енигматични.
• Можете да поискате потвърждение за присъствие в темата като знак за спешност.
• Или добавете тон на настроение като не забравяйте важност, спешност,...
• Добавете време, ако искате да подчертаете чувствителния към времето проблем 

Например: „Среща 4/12: Сесия за мозъчна атака на проекта“ или „Важно. Моля, отговорете: среща за нова продуктова стратегия 10/6“

Стъпка 2: Започнете с кратко въведение

В първия ред е добра идея да направите кратка информация за това кои сте, каква е вашата позиция в организацията и защо се обръщате към тях. След това можете директно да покажете целта на срещата. Много хора правят грешката да предоставят неясна цел на срещата, тъй като предполагат, че участниците трябва да знаят за това.

• Направете въведението си приятно или свързано с работата
• Напомнете на участниците, ако трябва да завършат някакви задачи или да донесат нещо със себе си на срещата.

НапримерЗдравей, член на екипа, очаквам с нетърпение да те видя на представянето на новия продукт следващия понеделник.

Стъпка 3: Споделете време и местоположение

Трябва да посочите точния час на срещата. Трябва също да им кажете как и къде се провежда срещата, лично или онлайн, и да предложите насоки или връзки към платформата, в случай че имат нужда от тях.

• Добавете часовата зона, ако има служители, които работят в различни части на света
• Споменете приблизителна продължителност на срещата
• Когато давате указания, бъдете възможно най-подробни или приложете насоки за картата.

НапримерЗаповядайте при нас в петък, 6 октомври, от 1:00 ч. в заседателна зала 2, на втория етаж в административната сграда.

Стъпка 4: Очертайте дневния ред на срещата

Обхванете ключовите цели или предложения дневен ред на срещата. Не споменавайте подробностите. Можете просто да посочите темата и графика. За официални срещи можете да прикачите подробен документ. Това е особено полезно, за да помогнете на участниците да се подготвят предварително.

Например, можете да започнете с: Планираме да обсъдим..../ Искаме да разгледаме някои от проблемите или както следва:

• 8:00-9:30: Въведение в проекта
• 9:30-11:30: Презентации от Howard (IT), Nour (Маркетинг) и Charlotte (Продажби)

Стъпка 5: Поискайте RSVP

Изискването на RSVP може да помогне за потвърждаване на отговор от вашите получатели. За да предотвратите двусмислие, предпочитан отговор и срок за присъстващите да ви информират за тяхното присъствие или отсъствие трябва да бъдат включени във вашия имейл. По този начин, ако не сте получили техния RSVP в момента, който регулирате, можете да предприемете бързи последващи действия.

Например: Моля, отговорете до [дата] до [имейл адрес или телефонен номер]

Стъпка 6: Добавете професионален имейл подпис и брандиране

Подписът в бизнес имейла трябва да включва пълното име, длъжността, името на компанията, информация за контакт, лични уебсайтове и други адреси с хипервръзки.

Можете лесно да персонализирате своя подпис с Gmail.

Например:

Джесика Мадисън

Регионален главен маркетинг директор, Инко индустрия

555-9577-990

Има тонове безплатни инструменти за създаване на имейл подписи, които ви спестяват време и усилия, като например Моят подпис.

Видове имейли с покана за среща и примери

Имайте предвид, че различните видове срещи ще имат различни стандарти и стилове на писане, които да следвате. Обикновено разделяме имейлите с покани за срещи въз основа на тяхното ниво на формално или неофициално, включително или изключвайки виртуални срещи или чисто онлайн срещи. В тази част събираме и ви представяме някои типични типове покани за срещи и шаблони за всеки тип, които се използват широко в имейлите с покани за бизнес срещи.

#1. Имейл за заявка за официална среща

Официалният имейл с искане за среща се използва за големи срещи, които обикновено се провеждат от веднъж до три пъти годишно. Това е голяма официална среща, така че имейлът ви трябва да бъде написан във формален стил. Приложените приложения са необходими, за да стане по-ясно на участника как да участва в срещата, как да намери мястото и да се посочи дневният ред.

Официалните срещи включват:

• Ръководна среща
• Заседание на комисията
• Заседание на борда на директорите 
• Събрание на акционерите 
• Стратегическа среща 

Пример 1: Акционерите имейл шаблон за покана

Тема: Важно. Поканени сте на Годишното общо събрание. [Час]

[Име на получателя]

[Име на компанията]

[Длъжност]

[Адрес на компанията]

[Дата]

Уважаеми акционери,

Имаме удоволствието да Ви поканим на Годишното общо събрание, което ще се проведе на [Час], [Адрес]

Годишното събрание на акционерите е изключителен повод за информация, обмен и дискусия между [Име на компанията] и всички наши акционери.

Това е и възможност да изразите себе си и да гласувате, за да играете активна роля при вземането на важни решения за [Име на компанията], независимо от броя на акциите, които притежавате. Срещата ще обхване следните основни дневни редове:

Програма 1:

Програма 2:

Програма 3:

Програма 4:

Ще намерите инструкции как да участвате в тази среща, дневния ред и текста на резолюциите, които трябва да бъдат представени за одобрение от вас в прикачения документ по-долу

Бих искал да ви благодаря от името на борда за вашия принос и вашата лоялност към [Име на компанията] и очаквам с нетърпение да ви приветствам на срещата на [Дата]

С Най-Добри Пожелания,

[Име]

[Заглавие на длъжността]

[Име на компанията]

[Адрес и уебсайт на фирмата]

Пример 2: Стратегическа среща имейл шаблон за покана

[Име на получателя]

[Име на компанията]

[Длъжност]

[Адрес на компанията]

[Дата]

Тема: Маркетингова кампания за стартиране на проекта Среща: 2/28

От името на [Име на фирмата], бих искал да ви поканя на бизнес среща, която се провежда в [Име на конферентната зала, Име на сградата] [Дата и час]. Срещата ще продължи до [Продължителност].

За мен е удоволствие да ви приветствам с добре дошли на първия етап от нашия проект, за да обсъдим нашето предстоящо предложение [Подробности] и оценяваме вашите ценни идеи за него. Ето кратко резюме на дневния ни ред за деня:

Програма 1:

Програма 2:

Програма 3:

Програма 4:

Това предложение се счита от целия ни екип за едно от най-важните. За ваше по-нататъшно справяне, към това писмо сме приложили документ, който ви предоставя по-подробна информация, за да можете удобно да се подготвите предварително за срещата.

Всички ние с нетърпение очакваме да поговорим с вас, за да обсъдим какво още можем да направим, за да може това предложение да работи успешно. Моля, изпратете всички въпроси или препоръки за срещата преди... [Краен срок] директно до мен, като отговорите на този имейл.

Приятен ден напред.

Благодаря ти,

С уважение,

[Име]

[Заглавие на длъжността]

[Име на компанията]

[Адрес и уебсайт на фирмата]

#2. Имейлът за покана за неформална среща

С официален имейл с покана за среща, това е просто среща с персонал на по-ниско ниво в ръководството или членове на екипа. Много по-лесно е да измислите как да пишете по подходящ начин. Можете да пишете в неформален стил с приятелски и радостен тон.

Неформалните срещи включват:

• Среща за мозъчна атака
• Среща за решаване на проблеми
• Обучение
• Среща за настаняване
• Тиймбилдинг среща
• Чатове на кафе 

Пример 3: Шаблон за имейл с покана за среща за регистриране

Тема: Спешно. [Име на проекта] актуализации. [Дата]

Уважаеми екипи,

Поздравления!

Беше приятно и забавно да прекарам време да работя с вас относно [Име на проекта]. Въпреки това, за да можем да продължим ефективно с плановете си, смятам, че е подходящ моментът да докладваме за постигнатия напредък и ще оценя възможността да се срещна с вас на [местоположение] за да обсъдим въпроса допълнително на [Дата и час].

Приложих и списък с всички дневни редове, които трябва да обсъдим. Не забравяйте да подготвите отчета за изпълнение на задачата. Моля, използвайте това [Линк] за да ме уведомите дали ще успеете.

Моля, изпратете ми потвърждението си възможно най-скоро.

С уважение,

[Име]

[Длъжност]

[Име на компанията]

Пример 4: Екип буимейл шаблон за покана за ilding

Уважаеми членове на екипа,

Това е, за да ви информираме, че [Име на отдел] организира а Тиймбилдинг среща за целия ни персонал членове на [Дата и час]

За по-нататъшното професионално развитие е изключително важно да растем заедно и това може да се случи само ако работим като екип, така че нашите умения и таланти да могат да се използват за постигане на по-добри резултати. Това е причината нашият отдел да промотира ежемесечно различни дейности за изграждане на екип.

Моля, елате и се присъединете към събитието, за да можем да чуем гласа ви за това как можем да се подобрим, за да ви предоставим по-добра подкрепа. Ще има и няколко игри за изграждане на екип, и леки закуски ще бъдат осигурени от компанията.

Очакваме с нетърпение забавните моменти на това събитие за изграждане на екип, което е организирано, за да помогне на всеки един от нас да се развива. В случай, че смятате, че не можете да участвате в тази среща, моля, уведомете ни. [Име на координатора] at [Телефонен номер]

С уважение,

[Име]

[Длъжност]

[Име на компанията]

#3. Имейл за покана за гост-лектор

Имейлът с покана за гост-лектор трябва да съдържа информация, свързана с лектора, относно срещата и възможността за изказване. Жизненоважно е лекторът да знае как може да допринесе за вашето събитие и какви ползи може да получи, като бъде част от него.

Пример 5: Шаблон за имейл с покана за гост лектор

Скъп [Говорител],

Надяваме се това съобщение да ви намери добре! Днес се обръщаме към вас с фантастична възможност за изказване, за вашето съзерцание. Бихме искали да ви помолим да бъдете наш почетен говорител за [Име на срещата], събитие, фокусирано върху [Описание на целта и аудиторията на вашето събитие]. Цялата [Име на срещата] екипът е вдъхновен от вашите постижения и смята, че вие ​​бихте били идеалният експерт, който да се обърне към нашата аудитория от професионалисти с еднакви мисли.

[Име на срещата] ще се проведе в [Място, включително град и щат] on [Дати]. Очаква се нашето събитие да бъде домакин на около [Очакван брой участници#]. Целта ни е да [Цели на срещата].

Вярваме, че сте страхотен оратор и гласът ви би бил от решаващо значение за този разговор, предвид обширната ви работа в [Област на експертиза]. Можете да представите идеите си с продължителност до [Продължителност] минути, свързани с областта на [Тема на срещата]. Можете да изпратите предложението си преди [краен срок], следвайки [връзката], така че нашият екип да може да изслуша вашите идеи и да определи подробностите на вашата реч предварително.

Във всеки случай, ако не можете да присъствате, смирено Ви молим да се свържете с нас чрез [линк]. Благодарим Ви за отделеното време и внимание, очакваме с нетърпение положителен отговор от Вас.

Най-добър,
[Име]
[Длъжност]
[Информация за връзка]
[Адрес на уебсайта на компанията]

#4. Имейл с покана за уебинар

В днешните тенденции все повече хора провеждат онлайн срещи, тъй като това спестява време и разходи, особено за екипи, работещи дистанционно. Ако използвате платформи за конференции, има добре персонализирани покани, които се изпращат директно на вашия участник преди началото на срещата, като например шаблона за имейл покана в Zoom. За виртуален уебинар можете да се обърнете към следния пример.

съвети: Използвайте ключови думи като „Поздравления“, „Скоро“, „Перфектно“, „Актуализация“, „Налично“, „В крайна сметка“, „Най-популярно“, „Специално“, „Присъединете се към нас“, „Безплатно“ и т.н.

Пример 6: Шаблон за имейл с покана за уебинар

Тема: Поздравления! Вие сте поканени да [Име на уебинара]

Скъп [Име_кандидат],

[Име на компанията] има голямо удоволствие да организира уеб семинар за [Тема на уебинара] На [Дата] в [Време], с цел [[Цели на уебинара]

Това ще бъде добра възможност за вас да спечелите огромни ползи от поканените от вас експерти в областта на [темите на уебинара] и да получите безплатни подаръци. Нашият екип е толкова ентусиазиран от вашето присъствие.

Забележка: Този уебинар е ограничен до [Брой хора]. За да запазите мястото си, моля регистрирайте се [Връзка] и не се колебайте да го споделите с приятелите си. 

Надявам се да те видя там!

Приятен ден,

[Твоето име]

[Подпис]

Долната линия

За щастие в интернет има много налични шаблони за покани за бизнес срещи, които можете да персонализирате и изпратите на присъстващите за секунди. Не забравяйте да запазите малко в облака си, за да можете да подготвите имейла си с перфектно писане, особено в случай на спешност.

Да предположим, че търсите и други решения за вашия бизнес. В този случай, Можете да откриете, че AhaSlides е добър инструмент за презентации с много невероятни функции, които да подпомогнат вашите уебинари, дейности за изграждане на екип, конференции и други.

Често задавани въпроси

Ref: Наистина | Шерпани