10 typů obchodních schůzek s osvědčenými postupy

Schůzky v podnikání jsou známé těm, kteří zastávají vedoucí pozice, jako jsou projektoví manažeři nebo vedoucí role ve společnosti. Tato setkání jsou nezbytná pro posílení komunikace, podporu spolupráce a pokrok v úspěchu v rámci organizace. 

Ne každý si však může být vědom definic, typů a účelů těchto setkání. Tento článek slouží jako komplexní průvodce a poskytuje tipy pro vedení produktivních schůzek v podnikání.

• Co je obchodní jednání?
• Typy Setkání V Podnikání
• Jak vést schůzky v podnikání
• Key Takeaways 

Co je obchodní jednání?

Obchodní schůzka je setkání jednotlivců, kteří se scházejí, aby diskutovali a rozhodovali o konkrétních tématech souvisejících s podnikáním. Účelem této schůzky může být aktualizace členů týmu o aktuálních projektech, plánování budoucího úsilí, řešení problémů nebo rozhodování, které má dopad na celou společnost. 

Obchodní jednání lze vést osobně, virtuální, nebo kombinaci obou a může být formální nebo neformální.

Cílem obchodního jednání je výměna informací, sladění členů týmu a přijímání rozhodnutí, která podniku pomohou dosáhnout jeho cílů.

Typy Setkání V Podnikání

V podnikání existuje několik typů schůzek, ale mezi 10 běžných typů patří:

1/ Měsíční týmové schůzky

Měsíční týmové schůzky jsou pravidelná setkání členů firemního týmu, na kterých se diskutuje o probíhajících projektech, přidělují se úkoly a lidé jsou informováni a naladěni. Tyto schůzky se obvykle konají měsíčně, ve stejný den a trvají od 30 minut do několika hodin (v závislosti na velikosti skupiny a množství pokrytých informací).

Měsíční týmové schůzky poskytují členům týmu příležitost a rady, jak si vyměňovat informace a nápady, diskutovat o postupu projektu a zajistit, aby všichni pracovali na stejném cíli. 

Tyto schůzky lze také použít k řešení jakýchkoli výzev nebo problémů, kterým tým čelí, identifikaci řešení a přijímání rozhodnutí, která ovlivňují směřování projektu nebo práci týmu.

An setkání všech rukou je prostě setkání všech zaměstnanců společnosti, jinými slovy, měsíční týmové setkání. Je to pravidelná schůzka – koná se možná jednou za měsíc – a obvykle ji vedou šéfové společnosti.

2/ Stand Up Meetingy

Jedno stand-up setkání, také známý jako daily stand-up nebo daily scrum meeting, je typ krátkého setkání, které obvykle netrvá déle než 15 minut a koná se denně, aby tým rychle informoval o postupu projektu nebo dokončeném pracovním vytížení. pracovat dnes.

Zároveň pomáhá identifikovat a řešit překážky, kterým členové týmu čelí a jak ovlivňují společné cíle týmu. 

3/ Schůzky s aktualizací stavu

Schůzky s aktualizací stavu se zaměřují na poskytování aktualizací od členů týmu o postupu jejich projektů a úkolů. Mohou se konat častěji než měsíční schůzky, například týdenní. 

Účelem schůzek k aktualizaci stavu je samozřejmě poskytnout transparentní pohled na průběh každého projektu a identifikovat případné problémy, které mohou ovlivnit úspěch projektu. Tato setkání se nezapojí do problémů, jako je diskuse nebo řešení problémů.

V případě schůzky většího rozsahu lze schůzku s aktualizací stavu také pojmenovat jako „Zasedání radnice“, Jednání na radnici je jednoduše plánovaná celofiremní schůzka, na které je kladen důraz na to, aby vedení odpovídalo na otázky zaměstnanců. Proto tato schůzka zahrnovala relaci otázek a odpovědí, takže byla otevřenější a méně formulovaná než jakýkoli jiný typ setkání!

4/ Porady při řešení problémů

Jedná se o setkání, která se točí kolem identifikace a řešení výzev, krizí nebo problémů, kterým organizace čelí. Často jsou nečekaní a potřebují přivést jednotlivce z různých oddělení nebo týmů, aby spolupracovali a našli řešení konkrétních problémů.

Na tomto setkání se tito účastníci podělí o své názory, společně identifikují základní příčiny problémů a nabídnou možná řešení. Aby bylo toto setkání efektivní, měli by být povzbuzováni, aby diskutovali otevřeně a upřímně, vyhýbali se obviňování a soustředili se na hledání odpovědí.

5/ Rozhodovací porady

Tato setkání mají za cíl učinit důležitá rozhodnutí, která ovlivňují směřování projektu, týmu nebo celé organizace. Účastníci jsou obvykle jednotlivci s potřebnou rozhodovací pravomocí a odbornými znalostmi.

Na této schůzce bude nutné předem poskytnout všechny relevantní informace, které budou potřebovat zúčastněné strany. Poté, aby bylo zajištěno, že rozhodnutí učiněná během schůzky budou provedena, jsou stanoveny následné akce s časem dokončení. 

6/ Brainstormingová setkání

Brainstormingová setkání se zaměřují na vytváření nových a inovativních nápadů pro vaše podnikání. 

Nejlepší na brainstormingu je, jak podporuje týmovou práci a invenci a zároveň využívá kolektivní inteligenci a představivost skupiny. Každý může vyjádřit svůj názor, vzájemně čerpat ze svých nápadů a přicházet s originálními a špičkovými řešeními.

7/ Porady strategického managementu

Porady strategického managementu jsou schůzky na vysoké úrovni, které se zaměřují na přezkoumání, analýzu a rozhodování ohledně dlouhodobých cílů, směřování a výkonu organizace. Vrcholní manažeři a vedoucí tým se účastní těchto setkání, která se konají čtvrtletně nebo ročně.

Během těchto setkání je přezkoumávána a hodnocena organizace, stejně jako konkurenceschopnost nebo identifikovány nové příležitosti pro růst a zlepšování.

8/ Zahajovací setkání projektu

A zahajovací schůzka projektu je setkání, které znamená oficiální zahájení nového projektu. Sdružuje klíčové osoby z projektového týmu, včetně projektových manažerů, členů týmu a zúčastněných stran z jiných oddělení, aby diskutovali o cílech, záměrech, harmonogramech a rozpočtech.

Projektovému manažerovi také poskytuje příležitost vytvořit jasné komunikační kanály, stanovit očekávání a zajistit, aby členové týmu chápali své role a odpovědnosti.

Toto jsou některé z nejběžnějších typů schůzek v podnikání a jejich formát a struktura se mohou měnit v závislosti na velikosti a typu organizace.

9/ Úvodní schůzky

An úvodní schůzka je poprvé, kdy se členové týmu a jejich vedoucí vzájemně oficiálně setkávají, aby se zjistilo, zda zúčastnění jednotlivci chtějí vybudovat pracovní vztah a zavázat se k týmu v budoucnu.

Cílem tohoto setkání je poskytnout členům týmu čas zůstat spolu, aby poznali pozadí, zájmy a cíle každého účastníka. V závislosti na vašich preferencích a preferencích vašeho týmu můžete nastavit úvodní schůzky formální nebo neformální, v závislosti na různých kontextech.

10/ Jednání radnice

Tento koncept pochází z místních setkání města Nové Anglie, kde se politici setkávali s voliči, aby diskutovali o problémech a legislativě.

Dnes, a setkání radnice je plánované celofiremní setkání, kde vedení odpovídá na dotazy přímo zaměstnanců. Umožňuje otevřenou komunikaci a transparentnost mezi vedením a zaměstnanci. Zaměstnanci mohou klást otázky a získat okamžitou zpětnou vazbu.

Odpověď všechno důležité otázky

Nenechte si ujít ani pauzu AhaSlides' bezplatný nástroj Q&A. Buďte organizovaní, transparentní a skvělý vůdce.

Jak vést schůzky v podnikání

Aby se mít dobrou schůzku, nejprve musíte odeslat a e-mail s pozvánkou na schůzku.

Vedení efektivních schůzek v podnikání vyžaduje pečlivé plánování a přípravu, aby bylo zajištěno, že schůzka bude produktivní a dosáhne zamýšlených cílů. Následující rady vám mohou pomoci vést produktivní obchodní jednání:

1/ Definujte účel a cíle

Definování účelu a cílů obchodního jednání je zásadní pro zajištění toho, aby jednání bylo produktivní a přineslo zamýšlený výsledek. Musí zajistit následující:

• Účel. Ujistěte se, že cílem schůzky je diskutovat o konkrétních tématech, přijímat rozhodnutí nebo poskytovat aktualizace. Musíte definovat, proč je schůzka nezbytná, a očekávaný výsledek.
• Cíle. Cíle obchodní schůzky jsou konkrétní, měřitelné výsledky, kterých chcete do konce schůzky dosáhnout. Měly by být v souladu s celkovým účelem schůzky s časovou osou, KPI atd.

Například schůzka, na které se diskutuje o uvedení nového produktu na trh, by měla mít cíle, které jsou v souladu s celkovým cílem zvýšit prodej nebo zlepšit podíl na trhu.

2/ Připravte si program jednání

A program schůze slouží jako plán pro schůzku a pomáhá udržet diskusi soustředěnou a na správné cestě.

Proto přípravou efektivní agendy můžete zajistit, aby obchodní jednání byla produktivní a soustředěná a aby si každý byl vědom toho, o čem diskutovat, co očekávat a čeho je třeba dosáhnout. 

3/ Pozvěte ty správné účastníky

Zvažte, kdo by se měl schůzky zúčastnit na základě své role a témat, o kterých se bude diskutovat. Pozvěte pouze ty, kteří musí být přítomni, abyste zajistili hladký průběh schůzky. Některé faktory, které je třeba zvážit při výběru správných účastníků, zahrnují vhodnost, úroveň odbornosti a autoritu.

4/ Efektivně alokovat čas

Ujistěte se, že každému tématu ve vaší agendě věnujete dostatek času a berte v úvahu důležitost a složitost každého problému. To pomůže zajistit, že se všem tématům dostane plné pozornosti a že schůzka nebude přesčas.

Také byste se měli co nejvíce držet plánu, ale také být dostatečně flexibilní, abyste v případě potřeby provedli změny. Můžete také zvážit krátké přestávky, které účastníkům pomohou dobít energii a znovu se soustředit. To může udržet energii a zájem setkání.

5/ Udělejte schůzky interaktivnější a poutavější

Udělejte obchodní schůzky interaktivnějšími a poutavějšími tím, že budete povzbuzovat všechny účastníky, aby mluvili a sdíleli své myšlenky a nápady. Stejně jako pomocí interaktivních aktivit, jako je kupř živé průzkumy veřejného mínění or brainstormingové sezení a rotující kola pomáhají udržet účastníky v zapojení a soustředění na diskusi.

Nebo použijte AhaSlides předem připravená knihovna šablon rozloučit se s nudnými schůzkami a zasklenýma očima.

Podívejte se na: 20+ online zábavy Hry ledoborec pro lepší zapojení, nebo 14 inspirující Hry pro virtuální setkání, s nejlepšími 6 setkání hacky najdete v roce 2024!

6/ Zápis z jednání

Převzetí zápis z porady během obchodního jednání je důležitým úkolem, který pomáhá dokumentovat hlavní diskuse a rozhodnutí učiněná během jednání. Pomáhá také zlepšit transparentnost a zajišťuje, že všichni budou na stejné stránce, než půjdou na další schůzku.

7/ Návaznost na akční položky

Navazováním na akční body můžete zajistit, že rozhodnutí učiněná během schůzky budou uvedena do praxe a že každý bude mít jasno ve své odpovědnosti.

A VŽDY získejte zpětnou vazbu od účastníků, aby byly nadcházející obchodní schůzky ještě lepší – zpětnou vazbu můžete sdílet po ukončení práce prostřednictvím e-mailů nebo snímků prezentace. Díky tomu nejsou schůzky únavné a všichni se baví💪

Key Takeaways 

Doufejme, že s tímto článkem AhaSlides, můžete rozlišit typy obchodních schůzek a jejich účely. Dodržováním těchto kroků a osvědčených postupů můžete pomoci zajistit, aby vaše obchodní schůzky byly efektivní, zaměřené a přinášely požadované výsledky.

Efektivní vedení obchodních schůzek může pomoci zlepšit komunikaci, spolupráci a úspěch v rámci organizace a je klíčovou součástí úspěšného řízení podniku.

Nejčastější dotazy