Richtlinie zur akzeptablen Nutzung von KI: Was sollte enthalten sein (und ein Schulungsplan)

Viele Ihrer Mitarbeiter nutzen wahrscheinlich bereits KI-Tools. Eine Richtlinie, die niemand liest, schützt niemanden. Eine Richtlinie, die verstanden wird und deren Einhaltung möglich ist, schon.

Hier ist der Grund, warum es dringend ist. Stand 3. Mai 2026 gaben 19.8 % der US-Unternehmen an, KI einzusetzen, und die Quote steigt mit der Unternehmensgröße: 37 % der Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitern und 32 % der Unternehmen mit 100 bis 249 Mitarbeitern (US-Volkszählungsbehörde: Große Unternehmen mit mindestens 20 Mitarbeitern sind die größten KI-Nutzer(Archivkopie). Je größer das Unternehmen, desto wahrscheinlicher ist der Einsatz von KI.

Dieser Beitrag enthält zehn Abschnitte, einen 5-Fragen-Test für jede Tool-Anfrage, fünf Datenbeispiele und einen 30-minütigen Sitzungsplan. Er bietet Struktur und leicht verständliche Beispielsätze, jedoch keinen fertigen Richtlinientext, den Sie direkt übernehmen können. Es handelt sich um allgemeine Informationen, nicht um Rechtsberatung.

Warum Sie eine Richtlinie zur akzeptablen Nutzung von KI benötigen

Die Nutzung von Tools entwickelt sich schneller als die Einhaltung von Regeln. Um zehn Minuten zu sparen, fügen Nutzer oft Kunden-E-Mails in Chatbots ein – ohne böse Absicht und ohne zu wissen, was mit dem Text geschieht. Richtlinien legen daher vorher fest, was erlaubt ist, was nicht und an wen man sich wenden kann.

Es hilft auch Ihren Führungskräften. Ohne ein solches System wird jede Frage „Kann ich dafür KI einsetzen?“ zu einer individuellen Beurteilung, und zwei Führungskräfte werden unterschiedlich antworten.

Ist eine Richtlinie eine rechtliche Verpflichtung? Im Allgemeinen nicht. Der EU-KI-Gesetzentwurf legt Pflichten wie KI-Kompetenz fest, und die Kommission gibt an, dass ihre Verpflichtungen zur KI-Kompetenz seit dem 2. Februar 2025 gelten, aber ihre Übersicht über den Gesetzentwurf nennt eine Richtlinie zur akzeptablen Nutzung nicht als Anforderung (Europäische Kommission: Regulierungsrahmen des AI ActDiese Seite behandelt nur EU-Regeln. Prüfen Sie, welche Regelungen an Ihrem Standort gelten.

Die 10 Abschnitte, die enthalten sein sollten

Hier finden Sie zwei Gruppen mit je 5 Beispielen. Gruppe A behandelt den Anwendungsbereich und die zugelassenen Tools. Gruppe B behandelt Daten und Verhalten. Jeder Abschnitt enthält ein Beispiel in einfacher Sprache. Diese Beispiele dienen der Anpassung und stellen keine Unternehmensrichtlinie dar.

Satz A: Umfang und zugelassene Werkzeuge

1. Zweck. Begründen Sie die Existenz dieser Richtlinie in ein bis zwei Sätzen. Beispiel: „Wir möchten, dass Sie KI-Tools nutzen, um schneller zu arbeiten, ohne dabei Kunden, Kollegen oder das Unternehmen zu gefährden.“
2. Für wen es gilt. Mitarbeiter, Auftragnehmer, Praktikanten und alle, die im Auftrag des Unternehmens KI nutzen. Beispiel: „Dies gilt für alle, die für uns arbeiten, unabhängig vom verwendeten Gerät.“
3. Zugelassene und verbotene Tools. Eine kurze Liste, die an einem Ort aufbewahrt wird, wo sie jeder finden kann. Beispiel: „Verwenden Sie nur die Werkzeuge auf der genehmigten Liste. Für alles andere ist vorher eine Zustimmung erforderlich.“
4. So beantragen Sie ein neues Werkzeug. Eine benannte Route mit einer Antwortzeit. Beispiel: „Senden Sie das Antragsformular an die IT-Abteilung. Sie erhalten innerhalb von 5 Werktagen eine Antwort.“
5. Rechenschaftspflicht. Wem gehört die Police und wer beantwortet Fragen? Beispiel: „Sie sind für alles verantwortlich, was Sie senden, egal ob Sie es selbst geschrieben haben oder ein Tool.“

Unsere Wahl für Set A: Verantwortlichkeit. Das ist der Grundsatz, den man sich merken sollte: Wenn ein Tool es geschrieben hat und Sie es gesendet haben, gehört es Ihnen.

Gruppe B: Daten und Verhalten

6. Welche Daten fließen möglicherweise nie in ein Tool ein? Benennen Sie die Kategorien. Beispiel: „Geben Sie niemals Kundendaten, Passwörter, Verträge oder als vertraulich gekennzeichnete Informationen in ein Tool ein, das nicht dafür zugelassen ist.“
7. Persönliche Daten und Kundendaten. Geben Sie an, was erlaubt ist, mit welchem ​​zugelassenen Werkzeug, und was nicht erlaubt ist. Beispiel: „Fügen Sie keine Namen, E-Mail-Adressen oder Kontonummern in einen allgemeinen Chatbot ein.“
8. Prüfung und Kennzeichnung von KI-Ausgaben. Die Leute prüfen, bevor sie etwas teilen. Beispiel: „Überprüfen Sie Fakten, Zahlen und Namen anhand einer vertrauenswürdigen Quelle, bevor Sie KI-Ergebnisse verwenden. Erwähnen Sie, wann die KI geholfen hat, wenn ein Kunde oder Vorgesetzter danach fragt.“
9. Geistiges Eigentum und Urheberrecht. Abdecken, was hineingeht und was herauskommt. Beispiel: „Geben Sie keine vertraulichen Informationen anderer Unternehmen ein. Fragen Sie um Erlaubnis, bevor Sie KI-generierte Bilder oder Texte als Ihr eigenes Werk veröffentlichen.“
10. Wie man ein Problem meldet. Machen Sie es einfach und sicher. Beispiel: „Wenn ein Tool Daten preisgibt oder Ihnen etwas Schädliches liefert, informieren Sie umgehend den Inhaber dieser Richtlinie. Eine frühzeitige Meldung ist erwünscht.“

Unsere Wahl für Set B: die Datenregel. Wenn man das Einfügen in das falsche Tool vornimmt, können Daten verloren gehen, daher ist eine klare, spezifische Regel hier von größter Bedeutung.

Zugelassene Hilfsmittel: ein Test mit 5 Fragen

Eine Liste hinkt den tatsächlich gefundenen Werkzeugen immer hinterher. Geben Sie Ihren Mitarbeitern fünf Ja/Nein-Fragen, die sie beantworten können, bevor sie etwas Neues ausprobieren.

1. Steht es auf der Liste der zugelassenen Produkte? Falls nicht, fragen Sie vorher nach.
2. Weiß ich, wohin meine Daten gehen? Wer betreibt das Tool und wo werden Ihre Eingaben gespeichert?
3. Weiß ich, ob es speichert, was ich tippe? Prüfen Sie, ob Ihre Eingaben gespeichert oder zum Trainieren des Tools verwendet werden.
4. Weiß ich, wem die Ausgabe gehört? Prüfen Sie die Nutzungsbedingungen, um zu erfahren, was Sie mit den Ergebnissen des Tools tun dürfen.
5. Weiß ich, wen ich fragen soll? Verwenden Sie den Anforderungsweg aus Abschnitt 4 Ihrer Richtlinie.

Beantworten Sie eine dieser Fragen mit „Nein“ oder „Ich weiß es nicht“ und fragen Sie nach, anstatt zu raten. Zur Information: Das NIST veröffentlicht ein freiwilliges Rahmenwerk für die Risikobewertung im Bereich KI sowie ein zugehöriges Profil für generative KI (NIST: Rahmenwerk für KI-RisikomanagementEs handelt sich nicht um einen Standard, an den man sich halten muss, und laut NIST wird er derzeit überarbeitet, aber er ist eine nützliche Quelle für Risikofragen für diejenigen, die Ihre Tools genehmigen.

Unsere Antwort: Frage 2, wohin Ihre Daten fließen. Diese Frage kann man leicht überspringen, und ihre Antwort verrät einem, ob die anderen vier Fragen relevant sind.

Datenregeln in der Praxis: 5 Beispiele

Regeln bleiben abstrakt, solange man sie nicht anhand realer Aufgaben anwendet. Diese fünf Beispiele dienen dazu, sie an Ihre eigenen Werkzeuge und Regeln anzupassen, nicht an die Unternehmensrichtlinien.

1. Eine E-Mail verfassen. Im Allgemeinen ist das bei einem zugelassenen Tool in Ordnung, solange Sie private Details weglassen und das Ergebnis vor dem Absenden lesen.
2. Zusammenfassung eines Meetings. Das hängt vom verwendeten Tool ab. Nehmen Sie Besprechungen nur in einem dafür zugelassenen Tool auf oder fügen Sie sie dort ein und informieren Sie die Teilnehmer.
3. Einfügen eines Kundendatensatzes. Verwenden Sie dieses Tool nur, wenn es für Kundendaten freigegeben ist. Ersetzen Sie Namen und Nummern durch Platzhalter, wenn Sie lediglich Hilfe bei der Formulierung benötigen.
4. Einen Vertrag hochladen. Behandeln Sie es vertraulich. Verwenden Sie ausschließlich ein von Ihrer Organisation dafür genehmigtes Tool oder lassen Sie es ganz weg.
5. Ein Bild wird generiert. Für interne Entwürfe ist es in Ordnung. Bevor Sie es öffentlich verwenden, prüfen Sie Ihre Urheberrechtsrichtlinien und fragen Sie im Zweifelsfall nach.

Unsere Wahl: Beispiel 3, der Kundendatensatz. Es ist ein einfacher Fehler, und ein Platzhalter dauert nur zehn Sekunden.

Schulung der Mitarbeiter: ein 30-Minuten-Plan

Eine Richtlinie bewirkt Verhaltensänderungen erst, wenn sie ausführlich besprochen wurde. Führen Sie für jedes Team eine 30-minütige Schulung durch und wiederholen Sie diese, sobald sich die Tools oder Regeln ändern. Bedenken Sie die Zahlen aus der Volkszählung: Nutzt etwa jedes dritte größere Unternehmen KI, tun dies wahrscheinlich auch einige Ihrer Mitarbeiter.

Bereiten: die einseitige Zusammenfassung der Richtlinien, die oben aufgeführten Datenbeispiele auf Folien und eine Umfrage.

1. Minuten 0 bis 5: Warum? Beginnen Sie mit der Frage „Welche KI-Tools nutzen Sie bei der Arbeit?“ Teilen Sie die Antworten anschließend mit und erläutern Sie, warum diese Richtlinie existiert.
2. Minuten 5 bis 12: die 10 Abschnitte. Erläutern Sie die beiden Sätze in einfachen Worten anhand jeweils eines Beispielsatzes. Lesen Sie die Richtlinie nicht laut vor.
3. Minuten 12 bis 22: Szenarien. Zeigen Sie die fünf Datenbeispiele nacheinander. Fragen Sie: „Kann das in ein KI-Tool integriert werden?“ und geben Sie den Teilnehmenden eine Minute Zeit zum Abstimmen, bevor Sie die Antwort bekanntgeben.
4. Minuten 22 bis 27: Fragen. Offene anonyme Fragen. Die Leute werden Dinge stellen, die sie vielleicht nicht laut aussprechen würden, wie zum Beispiel: „Ich habe das letzten Monat schon gemacht. Habe ich jetzt Ärger?“
5. Minute 27 bis 30: Abmeldung. Bitten Sie alle, zu bestätigen, dass sie die Richtlinien gelesen haben und wissen, an wen sie sich wenden können.

Zum Abschluss noch die Zahlen der Volkszählung: Der Einsatz von KI steigt mit der Unternehmensgröße, daher ist eine kurze Sitzung jetzt günstiger als die spätere Behebung eines Datenlecks. Für eine ausführlichere Analyse empfehlen wir unseren Beitrag zu diesem Thema. Schulung zu KI-Kompetenz umfasst Fähigkeiten und eine Beurteilung, ob sie sich bewährt haben, und Datenklassifizierungsebenen hilft Ihnen dabei zu entscheiden, welche Daten in welches Tool gehören.

Unsere Wahl: der Szenario-Block. Die Abstimmung anhand eines konkreten Beispiels ist leichter zu merken als das Hören einer Regel.

Möglichkeiten zur Durchführung Ihrer KI-Politiksitzung mit AhaSlides

Diese Session funktioniert am besten, wenn die Teilnehmer antworten, anstatt zuzuhören. Verwenden Sie dazu die Folientypen, die auf den Beispielen in diesem Beitrag basieren.

1. Antwort auswählen: „Kann dies in ein KI-Tool integriert werden?“ für jedes Datenbeispiel, mit Optionen wie „Ja, in einem zugelassenen Tool“, „Nur nach Entfernung der Namen“ und „Nein“.
2. Wortwolke: „Welche KI-Tools verwenden Sie?“ Sie sehen die tatsächlichen Tools, einschließlich derer, die nicht auf Ihrer Liste stehen.
3. Bewertungsskala: Wie verständlich ist jeder Abschnitt? Führen Sie den Text am Ende durch und überarbeiten Sie zuerst den Abschnitt mit der niedrigsten Punktzahl.
4. Offenes Ende: „Bei welcher KI-Aufgabe benötigen Sie Unterstützung?“ Sie sehen, was Ihre Strategie übersehen hat.
5. Fragen und Antworten: anonym, damit die Leute Fragen stellen, die sie im Raum nicht stellen würden. Unsere Tipps für Durchführung einer Frage-und-Antwort-Runde wird helfen.

Die Vorlage für den Kurs „Akzeptable Nutzung von KI am Arbeitsplatz“ bietet Ihnen fertige Folien zur individuellen Anpassung, sodass die fünf oben genannten Datenbeispiele als Abstimmung dienen können.

Häufig gestellte Fragen

Was sollte eine Richtlinie zur akzeptablen Nutzung von KI beinhalten?

Geltungsbereich, zugelassene Tools, Datenregeln, Ausgabeprüfungen, geistiges Eigentum und ein Verfahren zur Meldung von Problemen. Die zehn obigen Abschnitte behandeln all diese Punkte und enthalten jeweils eine Beispielzeile.

Ist eine KI-Richtlinie gesetzlich vorgeschrieben?

Nicht generell. Der EU-KI-Gesetzentwurf legt zwar Pflichten wie KI-Kompetenz fest, die Übersicht der Kommission nennt jedoch keine Richtlinie zur akzeptablen Nutzung als Voraussetzung. Die Regelungen unterscheiden sich je nach Land und Branche; prüfen Sie daher die für Ihre Organisation geltenden Bestimmungen.

Welche Daten sollten niemals in ein KI-Tool eingegeben werden?

Alle in Ihren Richtlinien als vertraulich gekennzeichneten Daten, wie Kunden-, Personen- und Vertragsdaten, dürfen nur dann verwendet werden, wenn das Tool für diese Art von Daten zugelassen ist. Im Zweifelsfall sollten Sie die betreffenden Daten als vertraulich betrachten und nachfragen.

Ist das NIST AI RMF verpflichtend?

Nein. Laut NIST ist das Rahmenwerk zur freiwilligen Nutzung gedacht. Es dient als Referenz für die Beurteilung von KI-Risiken und wird laut NIST derzeit überarbeitet.

Wie lange sollte die Trainingseinheit dauern?

Es gibt keine festgelegte Dauer. Eine 30-minütige Sitzung ist ein guter Anfang, danach empfiehlt sich eine kurze Auffrischung, wann immer sich die Werkzeuge oder die Regeln ändern.

Wo soll ich anfangen

Formulieren Sie zuerst die Datenregel, da diese am wichtigsten ist. Vereinbaren Sie anschließend eine 30-minütige Sitzung mit dem Team, das KI am häufigsten einsetzt, und fragen Sie nach den Lücken in der Richtlinie. Weitere Informationen zum sinnvollen Einsatz von KI finden Sie hier: KI-gestützte Mitarbeiterschulung und menschliches UrteilsvermögenUnd was den Datenschutz betrifft, KI-Dokumentation und DatenschutzschulungÜber die Schaltfläche unten wird die Vorlage für die akzeptable Nutzung von KI am Arbeitsplatz geöffnet.