Nhiều nhân viên của bạn có lẽ đã sử dụng các công cụ AI rồi. Một chính sách không ai đọc sẽ không bảo vệ được ai. Một chính sách mà mọi người hiểu và biết cách tuân theo mới bảo vệ được ai.
Đây là lý do tại sao vấn đề này rất cấp bách. Tính đến ngày 3 tháng 5 năm 2026, 19.8% doanh nghiệp Hoa Kỳ báo cáo sử dụng AI, và tỷ lệ này tăng theo quy mô: 37% đối với các công ty có 250 nhân viên trở lên, và 32% đối với các công ty có từ 100 đến 249 nhân viên (Cục Thống kê Dân số Hoa Kỳ: Các công ty lớn có ít nhất 20 nhân viên là những người sử dụng AI nhiều nhất.(bản sao lưu trữ). Công ty càng lớn, khả năng sử dụng AI càng cao.
Bài đăng này cung cấp cho bạn 10 phần cần đưa vào, một bài kiểm tra 5 câu hỏi cho bất kỳ yêu cầu công cụ nào, 5 ví dụ về dữ liệu và kế hoạch phiên họp 30 phút. Nó cung cấp cấu trúc và các ví dụ bằng ngôn ngữ dễ hiểu, không phải văn bản chính sách mà bạn có thể áp dụng nguyên trạng. Đây là thông tin chung, không phải lời khuyên pháp lý.
Tại sao bạn cần một chính sách sử dụng AI hợp lý?
Việc sử dụng công cụ diễn ra nhanh hơn cả việc tuân thủ quy tắc. Mọi người sao chép email khách hàng vào chatbot để tiết kiệm mười phút, mà không hề có ý đồ xấu và không hề biết đoạn văn bản đó sẽ được dùng vào đâu. Chính sách cần thiết lập kỳ vọng trước khi điều đó xảy ra: điều gì được phép, điều gì không và cần hỏi ai.
Nó cũng giúp ích cho các nhà quản lý của bạn. Nếu không có nó, mỗi câu hỏi "Tôi có thể sử dụng AI cho việc này không?" sẽ trở thành một quyết định mang tính cá nhân, và hai nhà quản lý sẽ trả lời khác nhau.
Liệu chính sách có phải là yêu cầu pháp lý không? Nói chung là không hẳn. Đạo luật AI của EU quy định các nghĩa vụ như hiểu biết về AI, và Ủy ban cho biết các nghĩa vụ về hiểu biết AI của họ đã được áp dụng từ ngày 2 tháng 2 năm 2025, nhưng bản tóm tắt Đạo luật của họ không nêu chính sách sử dụng hợp lý là một yêu cầu bắt buộc.Ủy ban Châu Âu: Khung pháp lý của Đạo luật Trí tuệ Nhân tạoTrang đó chỉ đề cập đến các quy định của EU. Hãy kiểm tra xem quy định nào áp dụng tại khu vực bạn hoạt động.
10 phần cần bao gồm
Dưới đây là hai bộ gồm 5 mục. Bộ A đề cập đến phạm vi và các công cụ được phê duyệt. Bộ B đề cập đến dữ liệu và hành vi. Mỗi phần đều có một ví dụ bằng tiếng Anh đơn giản. Đây là những ví dụ để tham khảo, không phải chính sách của công ty.
Bộ A: phạm vi và các công cụ đã được phê duyệt
- Mục đích. Hãy giải thích lý do tồn tại của chính sách này trong một hoặc hai câu. Ví dụ: "Chúng tôi muốn bạn sử dụng các công cụ AI để làm việc nhanh hơn, mà không gây rủi ro cho khách hàng, đồng nghiệp hoặc công ty."
- Đối tượng áp dụng. Nhân viên, nhà thầu, thực tập sinh và bất kỳ ai sử dụng trí tuệ nhân tạo thay mặt cho công ty. Ví dụ: "Điều này áp dụng cho tất cả những người làm việc cho chúng tôi, trên mọi thiết bị."
- Các công cụ được chấp thuận và bị cấm. Một danh sách ngắn gọn, được lưu giữ ở nơi mọi người có thể dễ dàng tìm thấy. Ví dụ: "Chỉ sử dụng các công cụ có trong danh sách đã được phê duyệt. Bất cứ công cụ nào khác đều cần được sự đồng ý trước."
- Cách yêu cầu một công cụ mới. Một tuyến đường được đặt tên với thời gian phản hồi. Ví dụ: "Hãy gửi mẫu yêu cầu đến bộ phận CNTT. Bạn sẽ nhận được câu trả lời trong vòng 5 ngày làm việc."
- Trách nhiệm giải trình. Ai là người sở hữu hợp đồng bảo hiểm và ai là người chịu trách nhiệm giải đáp thắc mắc? Ví dụ: "Bạn chịu trách nhiệm cho mọi thứ bạn gửi đi, cho dù bạn hay công cụ của bạn viết ra."
Lựa chọn của chúng tôi cho Bộ A: trách nhiệm giải trình. Điều cần nhớ là: nếu một công cụ đã viết ra nó và bạn đã gửi nó đi, thì nó thuộc về bạn.
Bộ B: dữ liệu và hành vi
- Dữ liệu nào có thể sẽ không bao giờ được đưa vào công cụ? Hãy nêu tên các danh mục. Ví dụ: "Tuyệt đối không nhập thông tin khách hàng, mật khẩu, hợp đồng hoặc bất kỳ thông tin nào được đánh dấu là bí mật vào công cụ chưa được phép sử dụng."
- Dữ liệu cá nhân và khách hàng. Hãy nêu rõ những gì được phép, trong công cụ được phê duyệt nào, và những gì không được phép. Ví dụ: "Không nên dán tên, email hoặc số tài khoản vào chatbot thông thường."
- Kiểm tra và gắn nhãn đầu ra của AI. Mọi người thường kiểm tra trước khi chia sẻ. Ví dụ: "Hãy kiểm tra lại các sự kiện, số liệu và tên tuổi với nguồn đáng tin cậy trước khi sử dụng kết quả đầu ra của AI. Hãy nói rõ khi AI hỗ trợ, nếu khách hàng hoặc người quản lý hỏi."
- Sở hữu trí tuệ và bản quyền. Hãy trình bày rõ ràng những gì đi vào và những gì đi ra. Ví dụ: "Không được phép sử dụng tài liệu mật của công ty khác. Hãy xin phép trước khi công bố hình ảnh hoặc văn bản do AI tạo ra như tác phẩm của chính bạn."
- Cách báo cáo sự cố. Hãy làm cho nó dễ dàng và an toàn. Ví dụ: "Nếu một công cụ làm rò rỉ dữ liệu hoặc cung cấp cho bạn thứ gì đó có hại, hãy thông báo ngay cho chủ sở hữu về chính sách này. Việc báo cáo sớm rất được hoan nghênh."
Lựa chọn của chúng tôi cho Bộ B: quy tắc dữ liệu. Chỉ cần dán dữ liệu vào công cụ không phù hợp cũng có thể làm rò rỉ dữ liệu, vì vậy việc thiết lập một quy tắc rõ ràng và cụ thể ở đây là vô cùng quan trọng.
Công cụ được chấp thuận: bài kiểm tra 5 câu hỏi
Danh sách luôn chậm hơn so với các công cụ mà mọi người tìm thấy. Hãy cung cấp cho nhân viên năm câu hỏi có hoặc không trước khi họ thử bất cứ điều gì mới.
- Nó có nằm trong danh sách được phê duyệt không? Nếu không, hãy hỏi trước khi sử dụng.
- Tôi có biết dữ liệu của mình được lưu trữ ở đâu không? Ai vận hành công cụ này, và những gì bạn nhập được lưu trữ ở đâu?
- Tôi có biết liệu nó có lưu lại những gì tôi đã gõ hay không? Hãy kiểm tra xem nó có lưu lại dữ liệu bạn nhập hay sử dụng nó để huấn luyện công cụ hay không.
- Tôi có biết ai là chủ sở hữu của sản phẩm đầu ra không? Hãy kiểm tra các điều khoản để biết bạn có thể làm gì với sản phẩm mà công cụ tạo ra.
- Tôi có biết nên hỏi ai không? Hãy sử dụng lộ trình yêu cầu từ mục 4 trong chính sách của bạn.
Trả lời "không" hoặc "tôi không biết" cho bất kỳ câu hỏi nào trong số đó, bạn sẽ dừng lại và hỏi thay vì đoán mò. Để tham khảo, NIST công bố một khuôn khổ tự nguyện về tư duy rủi ro AI, kèm theo Hồ sơ AI tạo sinh (Generative AI Profile).NIST: Khung quản lý rủi ro trí tuệ nhân tạo(Đây không phải là một tiêu chuẩn bắt buộc phải tuân thủ, và NIST cho biết nó đang được sửa đổi, nhưng nó là một nguồn thông tin hữu ích về các câu hỏi rủi ro dành cho những người phê duyệt công cụ của bạn.)
Chúng tôi chọn câu hỏi số 2, dữ liệu của bạn sẽ được lưu trữ ở đâu. Đây là câu hỏi dễ bỏ qua, và câu trả lời của nó sẽ cho bạn biết liệu bốn câu hỏi còn lại có quan trọng hay không.
Áp dụng các quy tắc dữ liệu trong thực tế: 5 ví dụ
Các quy tắc thường chỉ mang tính trừu tượng khi bạn áp dụng chúng vào các nhiệm vụ thực tế. Năm ví dụ này cần được điều chỉnh cho phù hợp với công cụ và quy tắc của riêng bạn, chứ không phải chính sách của công ty.
- Soạn thảo email. Thông thường, việc sử dụng công cụ được chấp thuận là ổn, miễn là bạn bỏ qua các thông tin cá nhân và đọc kết quả trước khi gửi.
- Tóm tắt cuộc họp. Tùy thuộc vào công cụ. Chỉ ghi âm hoặc dán cuộc họp vào công cụ đã được phê duyệt cho mục đích đó và thông báo cho người tham dự.
- Dán thông tin khách hàng. Không nên làm vậy trừ khi công cụ đó được phê duyệt để sử dụng với dữ liệu khách hàng. Thay thế tên và số bằng các ký tự giữ chỗ nếu bạn chỉ cần hỗ trợ về cách diễn đạt.
- Đang tải hợp đồng lên. Hãy coi đó là thông tin mật. Chỉ sử dụng công cụ mà tổ chức của bạn đã phê duyệt, hoặc bỏ qua hoàn toàn.
- Tạo ảnh. Sử dụng bản thảo nội bộ thì được. Trước khi sử dụng công khai, hãy kiểm tra chính sách bản quyền của công ty và hỏi nếu bạn không chắc chắn.
Lựa chọn của chúng tôi: ví dụ 3, hồ sơ khách hàng. Đây là lỗi rất dễ mắc phải, và việc thêm một chỗ giữ chỗ chỉ mất mười giây.
Đào tạo nhân viên về vấn đề này: kế hoạch 30 phút
Một chính sách chỉ thay đổi hành vi khi mọi người đã thảo luận kỹ về nó. Hãy tổ chức một buổi thảo luận 30 phút cho mỗi nhóm, sau đó lặp lại khi các công cụ hoặc quy tắc thay đổi. Hãy nhớ số liệu thống kê dân số: nếu khoảng một phần ba các công ty lớn sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI), thì có lẽ một số nhân viên của bạn cũng đang sử dụng.
Chuẩn Bị: Bản tóm tắt chính sách một trang, các ví dụ dữ liệu ở trên trên các slide và một cuộc thăm dò ý kiến.
- Từ phút 0 đến phút 5: tại sao? Hãy bắt đầu bằng câu hỏi "Bạn sử dụng những công cụ AI nào tại nơi làm việc?". Chia sẻ câu trả lời và giải thích lý do tại sao chính sách này tồn tại.
- Từ phút thứ 5 đến phút thứ 12: 10 phần. Hãy giải thích cặn kẽ hai bộ quy tắc bằng ngôn từ đơn giản, mỗi bộ gồm một dòng ví dụ. Không đọc to chính sách.
- Phút 12 đến 22: các tình huống. Trình bày năm ví dụ dữ liệu lần lượt từng cái một. Hỏi "Liệu dữ liệu này có thể được đưa vào công cụ AI không?" và cho mọi người một phút để bình chọn trước khi bạn tiết lộ câu trả lời.
- Từ phút 22 đến phút 27: câu hỏi. Những câu hỏi mở, ẩn danh. Mọi người sẽ hỏi những điều mà họ có thể không dám nói ra, chẳng hạn như "Tôi đã làm việc này tháng trước rồi. Tôi có gặp rắc rối gì không?"
- Phút 27 đến 30: kết thúc chương trình. Hãy yêu cầu mọi người xác nhận rằng họ đã đọc chính sách và biết phải hỏi ai.
Kết thúc bằng số liệu thống kê dân số: Việc sử dụng AI tăng theo quy mô doanh nghiệp, vì vậy một buổi đào tạo ngắn hạn ngay bây giờ sẽ tiết kiệm chi phí hơn so với việc khắc phục sự cố rò rỉ thông tin sau này. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn, hãy xem bài viết của chúng tôi về... Đào tạo kiến thức về AI Bao gồm các kỹ năng và đánh giá xem liệu chúng có được duy trì hay không, và mức độ phân loại dữ liệu Giúp bạn quyết định dữ liệu nào thuộc về công cụ nào.
Lựa chọn của chúng tôi: khối kịch bản. Việc bỏ phiếu dựa trên một ví dụ thực tế sẽ dễ nhớ hơn so với việc chỉ nghe một quy tắc.
Các cách thức tổ chức phiên thảo luận về chính sách AI của bạn với AhaSlides
Buổi thảo luận này hiệu quả nhất khi mọi người trả lời thay vì chỉ lắng nghe. Hãy sử dụng các loại slide này, được xây dựng dựa trên các ví dụ trong bài đăng này.
- Chọn đáp án: "Có thể đưa dữ liệu này vào công cụ AI không?" cho mỗi ví dụ dữ liệu, với các tùy chọn như "Có, trong công cụ đã được phê duyệt", "Chỉ khi loại bỏ tên" và "Không".
- Từ đám mây: "Bạn sử dụng những công cụ AI nào?" Bạn sẽ thấy những công cụ thực tế, bao gồm cả những công cụ không có trong danh sách của bạn.
- Thang đánh giá: "Mỗi phần được trình bày rõ ràng đến mức nào?" Hãy chạy bài kiểm tra này vào cuối kỳ và viết lại phần có điểm thấp nhất trước.
- Câu hỏi mở: "Bạn cần hỗ trợ về nhiệm vụ AI nào?" Bạn sẽ thấy chính sách của mình đã bỏ sót điều gì.
- Hỏi và đáp: Chế độ ẩn danh, vì vậy mọi người sẽ đặt những câu hỏi mà họ sẽ không hỏi trong phòng họp. Lời khuyên của chúng tôi dành cho... tổ chức phiên hỏi đáp sẽ giúp.
Mẫu khóa học về sử dụng AI hợp lý trong công việc cung cấp cho bạn các slide đã được chuẩn bị sẵn để chỉnh sửa, vì vậy năm ví dụ dữ liệu ở trên có thể được sử dụng như một cuộc bỏ phiếu.
Các câu hỏi thường gặp
Chính sách sử dụng AI hợp lý nên bao gồm những gì?
Phạm vi, công cụ được phê duyệt, quy tắc dữ liệu, kiểm tra đầu ra, sở hữu trí tuệ và cách báo cáo sự cố. 10 phần trên bao gồm tất cả các yếu tố này, với một dòng ví dụ cho mỗi yếu tố.
Liệu luật pháp có yêu cầu phải ban hành chính sách về trí tuệ nhân tạo (AI) không?
Nhìn chung thì không hẳn vậy. Đạo luật AI của EU quy định các nghĩa vụ như hiểu biết về AI, nhưng bản tổng quan của Ủy ban không nêu chính sách sử dụng hợp lý là một yêu cầu bắt buộc. Các quy định khác nhau tùy theo quốc gia và lĩnh vực, vì vậy hãy kiểm tra các quy định áp dụng cho tổ chức của bạn.
Những loại dữ liệu nào tuyệt đối không nên đưa vào công cụ trí tuệ nhân tạo?
Bất kỳ thông tin nào được chính sách của bạn đánh dấu là bí mật, chẳng hạn như dữ liệu khách hàng, thông tin cá nhân và dữ liệu hợp đồng, trừ khi công cụ đó được phép sử dụng cho loại dữ liệu đó. Nếu bạn không chắc chắn, hãy coi đó là thông tin không được phép truy cập và hỏi ý kiến chuyên gia.
NIST AI RMF có bắt buộc không?
Không. NIST cho biết khuôn khổ này được thiết kế để sử dụng tự nguyện. Nó là tài liệu tham khảo để suy nghĩ về rủi ro của AI, và NIST cho biết nó đang được sửa đổi.
Buổi tập nên kéo dài bao lâu?
Không có thời lượng cố định. Một buổi học 30 phút là bước khởi đầu thiết thực, sau đó là một buổi ôn tập ngắn khi các công cụ hoặc quy tắc thay đổi.
Bắt đầu từ đâu
Hãy viết quy tắc dữ liệu trước tiên, vì nó quan trọng nhất. Sau đó, hãy dành một buổi họp 30 phút cho nhóm sử dụng AI nhiều nhất và hỏi họ xem chính sách còn thiếu gì. Để có cái nhìn tổng quan hơn về việc sử dụng AI một cách sáng suốt, hãy xem Đào tạo lực lượng lao động AI và khả năng phán đoán của con ngườivà về khía cạnh bảo mật, Đào tạo về lập tài liệu và bảo mật AINút bên dưới sẽ mở mẫu "Sử dụng AI hợp lý tại nơi làm việc".
