Política de uso aceptable de la IA: qué incluir (y un plan de sesión de capacitación)

Es probable que muchos de sus empleados ya utilicen herramientas de IA. Una política que nadie lee no protege a nadie. Una política que la gente entiende y sabe cómo seguir, sí lo hace.

He aquí por qué es urgente. A 3 de mayo de 2026, el 19.8% de las empresas estadounidenses informaron utilizar IA, y la tasa aumenta con el tamaño: 37% de las empresas con 250 o más empleados, y 32% de las empresas con entre 100 y 249 (Oficina del Censo de EE. UU.: Las grandes empresas con al menos 20 empleados son las que más utilizan la IA.(copia archivada). Cuanto más grande sea la empresa, más probable es que la IA ya esté en uso.

Esta publicación incluye 10 secciones para incluir, una prueba de 5 preguntas para cualquier solicitud de herramienta, 5 ejemplos de datos y un plan de sesión de 30 minutos. Ofrece estructura y ejemplos en lenguaje sencillo, no un texto normativo que pueda adoptar tal cual. Se trata de información general, no de asesoramiento legal.

Por qué necesita una política de uso aceptable de la IA

El uso de herramientas avanza más rápido que las normas. La gente copia y pega el correo electrónico de un cliente en un chatbot para ahorrar diez minutos, sin mala intención y sin saber adónde va el texto. Una política establece las expectativas antes de que esto ocurra: qué está bien, qué no y a quién consultar.

También ayuda a tus gerentes. Sin ella, cada pregunta de "¿puedo usar IA para esto?" se convierte en una decisión aislada, y dos gerentes responderán de manera diferente.

¿Es una política un requisito legal? Generalmente no como tal. La Ley de IA de la UE establece obligaciones como la alfabetización en IA, y la Comisión dice que sus obligaciones de alfabetización en IA se aplican desde el 2 de febrero de 2025, pero su resumen de la Ley no menciona una política de uso aceptable como requisito (Comisión Europea: Marco regulatorio de la Ley de IAEsa página solo cubre las normas de la UE. Consulta qué normativas se aplican en tu zona.

Las 10 secciones a incluir

Aquí hay dos conjuntos de 5. El conjunto A trata sobre el alcance y las herramientas aprobadas. El conjunto B trata sobre datos y comportamiento. Cada sección incluye un ejemplo en lenguaje sencillo. Estos son ejemplos para adaptar, no la política de la empresa.

Conjunto A: alcance y herramientas aprobadas

1. Propósito. Explica en una o dos frases por qué existe esta política. Ejemplo: "Queremos que utilices herramientas de IA para trabajar más rápido, sin poner en riesgo a los clientes, a los compañeros ni a la empresa."
2. A quién abarca. Empleados, contratistas, becarios y cualquier persona que utilice inteligencia artificial en nombre de la empresa. Ejemplo: "Esto se aplica a todos los que trabajan para nosotros, en cualquier dispositivo."
3. Herramientas aprobadas y prohibidas. Una lista breve, guardada en un lugar donde la gente pueda encontrarla. Ejemplo: "Utilice únicamente las herramientas de la lista aprobada. Cualquier otra cosa requiere aprobación previa."
4. Cómo solicitar una nueva herramienta. Una ruta con nombre y un tiempo de respuesta. Ejemplo: "Envía el formulario de solicitud al departamento de TI. Recibirás una respuesta en un plazo de 5 días laborables."
5. Responsabilidad. ¿Quién es el titular de la póliza y quién responde a las preguntas? Ejemplo: "Eres responsable de todo lo que envíes, independientemente de si lo escribiste tú o una herramienta."

Nuestra elección para el conjunto A: responsabilidad. Es la frase que hay que recordar: si una herramienta lo escribió y tú lo enviaste, es tuyo.

Conjunto B: datos y comportamiento

6. ¿Qué datos podrían nunca llegar a incorporarse a una herramienta? Nombra las categorías. Ejemplo: "Nunca introduzca datos de clientes, contraseñas, contratos ni nada marcado como confidencial en una herramienta que no esté autorizada para ello."
7. Datos personales y de clientes. Indique qué está permitido, en qué herramienta aprobada y qué no lo está. Ejemplo: "No pegue nombres, correos electrónicos ni números de cuenta en un chatbot general."
8. Verificación y etiquetado de los resultados de la IA. La gente comprueba antes de compartir. Ejemplo: "Verifique los datos, cifras y nombres con una fuente confiable antes de usar los resultados de la IA. Si un cliente o gerente lo solicita, indique cuándo la IA fue útil."
9. Propiedad intelectual y derechos de autor. Cubre lo que entra y lo que sale. Ejemplo: "No introduzca material confidencial de otra empresa. Solicite permiso antes de publicar imágenes o textos generados por IA como si fueran de su propia autoría."
10. Cómo informar de un problema. Hazlo fácil y seguro. Ejemplo: "Si una herramienta filtra datos o te proporciona información perjudicial, informa inmediatamente al responsable de esta política. Se agradece la notificación temprana."

Nuestra elección para el conjunto B: la regla de datos. Si se pega un archivo en la herramienta incorrecta, se pueden producir fugas de datos, por lo que es fundamental contar con una regla clara y específica.

Herramientas aprobadas: una prueba de 5 preguntas

Una lista siempre irá por detrás de las herramientas que la gente encuentra. Proporcione a los empleados cinco preguntas de sí o no que deban hacerse antes de probar algo nuevo.

1. ¿Está en la lista aprobada? Si no, pregunte antes de usarlo.
2. ¿Sé adónde van mis datos? ¿Quién gestiona la herramienta y dónde se almacena lo que escribes?
3. ¿Sé si guarda lo que escribo? Comprueba si guarda la información que has introducido o si la utiliza para entrenar la herramienta.
4. ¿Sé quién es el propietario de la producción? Consulta los términos y condiciones para saber qué puedes hacer con los resultados que produce la herramienta.
5. ¿Sé a quién preguntar? Utilice la ruta de solicitud de la sección 4 de su política.

Responda "no" o "no lo sé" a cualquiera de ellas y se detendrá y preguntará, en lugar de adivinar. Como referencia, el NIST publica un marco voluntario para el pensamiento de riesgo de la IA, con un perfil de IA generativa complementario (NIST: Marco de gestión de riesgos de IANo es un estándar que deba cumplirse, y el NIST afirma que está siendo revisado, pero es una fuente útil de preguntas sobre riesgos para las personas que aprueban sus herramientas.

Nuestra elección: la pregunta 2, ¿a dónde van tus datos? Es fácil omitir esta pregunta, y su respuesta te indicará si las otras cuatro son importantes.

Reglas de datos en la práctica: 5 ejemplos

Las reglas siguen siendo abstractas hasta que se aplican a tareas reales. Estos cinco ejemplos se adaptan a tus propias herramientas y reglas, no a la política de la empresa.

1. Redactar un correo electrónico. En general, no hay problema si se utiliza una herramienta aprobada, siempre que se omitan los datos privados y se lea el resultado antes de enviarlo.
2. Resumen de una reunión. Depende de la herramienta. Solo graba o pega la reunión en una herramienta aprobada para ese uso e informa a los asistentes.
3. Pegar un registro de cliente. No lo haga, a menos que la herramienta esté aprobada para el manejo de datos de clientes. Reemplace los nombres y números con marcadores de posición si solo necesita ayuda con la redacción.
4. Subir un contrato. Trátelo como información confidencial. Utilice únicamente una herramienta aprobada por su organización para tal fin, o bien, no la incluya.
5. Generando una imagen. Está bien para borradores internos. Antes de usarlo públicamente, revisa tu política de derechos de autor y pregunta si tienes dudas.

Nuestra elección: ejemplo 3, el registro del cliente. Es un error fácil de cometer, y un marcador de posición solo lleva diez segundos.

Capacitación del personal al respecto: un plan de 30 minutos

Una política solo cambia el comportamiento una vez que se ha analizado en profundidad. Realice una sesión de 30 minutos con cada equipo y repítala cuando cambien las herramientas o las reglas. Recuerde la cifra del censo: si aproximadamente una de cada tres grandes empresas utiliza IA, es probable que algunos de sus empleados también lo hagan.

Prepárese: el resumen de la política de una página, los ejemplos de datos anteriores en las diapositivas y una encuesta.

1. Minutos 0 a 5: por qué. Empieza con la pregunta "¿Qué herramientas de IA utilizas en el trabajo?". Comparte las respuestas y explica por qué existe esa política.
2. Minutos 5 a 12: las 10 secciones. Explique ambos conjuntos de términos con palabras sencillas, con un ejemplo de cada uno. No lea la política en voz alta.
3. Minutos 12 a 22: escenarios. Muestra los cinco ejemplos de datos uno por uno. Pregunta "¿Se puede integrar esto en una herramienta de IA?" y dales un minuto para votar antes de revelar la respuesta.
4. Minutos 22 a 27: preguntas. Preguntas anónimas abiertas. La gente hará preguntas que quizás no haría en voz alta, como por ejemplo: "Ya hice esto el mes pasado. ¿Estoy en problemas?".
5. Minutos 27 a 30: fin de la transmisión. Pida a todos que confirmen que han leído la política y que saben a quién dirigirse.

Cierre con las cifras del censo: el uso de IA aumenta con el tamaño de la empresa, por lo que una sesión corta ahora es más barata que limpiar una fuga más adelante. Si desea profundizar más, nuestra publicación sobre Formación en alfabetización en inteligencia artificial abarca habilidades y una medida de si se mantuvieron, y niveles de clasificación de datos Te ayuda a decidir qué datos corresponden a cada herramienta.

Nuestra elección: el bloque de escenario. Es más fácil recordar votar basándose en un ejemplo real que escuchando una regla.

Formas de organizar su sesión sobre políticas de IA con AhaSlides

Esta sesión funciona mejor cuando los participantes responden en lugar de escuchar. Utilice estos tipos de diapositivas, basados ​​en los ejemplos de esta publicación.

1. Elija respuesta: "¿Se puede usar esto en una herramienta de IA?" para cada ejemplo de datos, con opciones como "Sí, en una herramienta aprobada", "Solo con los nombres eliminados" y "No".
2. Nube de palabras: "¿Qué herramientas de IA utilizas?" Verás las herramientas reales, incluidas las que no están en tu lista.
3. Escala de valoración: "¿Qué tan clara es cada sección?" Ejecútala al final y reescribe primero la sección con la puntuación más baja.
4. Final abierto: "¿En qué tarea de IA le gustaría recibir ayuda?" Así podrá ver lo que su política no ha tenido en cuenta.
5. Preguntas y respuestas: anónimo, para que la gente haga las preguntas que no haría en la sala. Nuestros consejos para una sesión de preguntas y respuestas ayudará.

La plantilla del curso sobre el uso aceptable de la IA en el trabajo te proporciona diapositivas listas para adaptar, de modo que los cinco ejemplos de datos anteriores puedan utilizarse como votación.

Preguntas frecuentes

¿Qué debería incluir una política de uso aceptable de la IA?

Alcance, herramientas aprobadas, reglas de datos, comprobaciones de salida, propiedad intelectual y un método para informar de problemas. Las 10 secciones anteriores abarcan cada uno de estos aspectos, con un ejemplo para cada uno.

¿Es obligatoria por ley una política de IA?

En general, no es así. La Ley de IA de la UE establece obligaciones como la alfabetización en IA, pero el resumen de la Comisión no menciona una política de uso aceptable como requisito. Las normas varían según el país y el sector, por lo que conviene consultar las que se aplican a su organización.

¿Qué datos nunca deberían introducirse en una herramienta de IA?

Cualquier información que su política marque como confidencial, como datos de clientes, personales y contractuales, a menos que la herramienta esté autorizada para ese tipo de datos. Si tiene dudas, considérelo como información restringida y consulte.

¿Es obligatorio el RMF de IA del NIST?

No. El NIST afirma que el marco está pensado para uso voluntario. Es una referencia para reflexionar sobre los riesgos de la IA, y el NIST indica que está siendo revisado.

¿Cuánto debe durar la sesión de entrenamiento?

No hay una duración fija. Una sesión de 30 minutos es un buen comienzo práctico, y luego un breve repaso cada vez que cambien las herramientas o las reglas.

Por dónde empezar

Primero, escribe la regla de datos, porque es lo más importante. Luego, reserva una sesión de 30 minutos para el equipo que más usa la IA y pregúntales qué le falta a la política. Para obtener una visión más amplia sobre el uso de la IA con buen criterio, consulta capacitación de la fuerza laboral en IA y juicio humanoy en cuanto a la privacidad, Documentación sobre IA y formación en privacidadEl botón que aparece a continuación abre la plantilla sobre el uso aceptable de la IA en el trabajo.