你们很多员工可能已经在使用人工智能工具了。没人看的政策保护不了任何人。而人们能够理解并遵守的政策才能真正起到保护作用。
原因如下。截至2026年5月3日，19.8%的美国企业报告称正在使用人工智能，而且这一比例随着企业规模的扩大而上升：员工人数在250人或以上的企业中，这一比例为37%；员工人数在100至249人之间的企业中，这一比例为32%。美国人口普查局：员工人数至少为 20 人的大型企业是人工智能的最大用户（存档副本）。公司规模越大，人工智能的应用可能性就越高。
本文提供了 10 个需要包含的部分、一个针对任何工具请求的 5 道题测试、5 个数据示例以及一个 30 分钟的会议计划。它提供的是结构和通俗易懂的示例语句，而非您可以直接采用的政策文本。本文仅供参考，不构成法律建议。
为什么你需要人工智能可接受使用政策
工具的使用速度远超规则的制定速度。人们为了节省十分钟，会直接将客户的电子邮件地址粘贴到聊天机器人中，他们并无恶意，也不知道这些文本最终会出现在哪里。而政策则能提前明确预期：哪些行为是允许的，哪些行为是不允许的，以及应该咨询谁。
它还能帮助你的管理者。如果没有它，每一个“我可以用人工智能来做这件事吗？”的问题都变成了一次性的判断，而两位管理者的答案可能截然不同。
政策是否具有法律强制性？通常并非如此。欧盟人工智能法案规定了诸如人工智能素养等义务，欧盟委员会表示其人工智能素养义务自2025年2月2日起生效，但其对该法案的概述并未将可接受使用政策列为一项强制性要求（欧盟委员会：人工智能法案监管框架该页面仅涵盖欧盟法规。请查看您所在地区的适用法规。
包含的10个部分
这里有两个包含5个示例的模板。A模板侧重于范围和已批准的工具。B模板侧重于数据和行为。每个部分都附有一句通俗易懂的例句。这些示例仅供参考，并非公司政策。
A组：范围和已批准的工具
- 目的。 请用一两句话说明这项政策存在的理由。 例如：“我们希望您使用人工智能工具来提高工作效率，同时又不让客户、同事或公司面临风险。”
- 涵盖范围。 员工、承包商、实习生以及任何代表公司使用人工智能的人员。 例如：“这适用于所有为我们工作的人，无论他们使用什么设备。”
- 已批准和已禁用的工具。 一份简短的清单，放在人们容易找到的地方。 例如：“只能使用已批准清单上的工具。任何其他用途都需要先获得批准。”
- 如何申请新工具。 带有响应时间的命名路由。 例如：“请将申请表发送给IT部门。您将在5个工作日内收到答复。”
- 问责。 谁负责这份保单，谁来回答问题。 例如：“无论你发送的内容是你写的还是工具生成的，你都要对你发送的内容负责。”
A组推荐：责任感。 记住这句话：如果工具生成了文本，而你发送了它，那么文本就是你的。
B组：数据和行为
- 哪些数据可能永远不会被导入工具中？ 请列出类别。 例如：“切勿将客户详细信息、密码、合同或任何标有机密的信息输入未经批准的工具中。”
- 个人和客户数据。 请说明哪些操作是允许的，使用哪种认可的工具，以及哪些操作是不允许的。 例如：“请勿将姓名、电子邮件地址或账号粘贴到通用聊天机器人中。”
- 检查并标注人工智能输出。 人们分享前都会先核实。 例如：“在使用人工智能输出结果之前，请务必核对事实、数据和名称是否来自可信来源。如果客户或经理询问，请说明人工智能在哪些方面提供了帮助。”
- 知识产权和版权。 涵盖入口和出口。 例如：“请勿输入其他公司的机密材料。在将人工智能生成的图像或文本作为自己的作品发布之前，请务必先征得同意。”
- 如何报告问题。 让它变得简单安全。 例如：“如果某个工具泄露数据或提供有害内容，请立即告知该策略的制定者。我们欢迎尽早报告。”
我们为 B 组选择的是：数据规则。 粘贴到错误的工具中可能会导致数据泄露，因此，制定清晰明确的规则至关重要。
认可的工具：一份包含 5 道题的测试
工具清单永远无法完全取代人们实际使用的工具。在员工尝试任何新事物之前，给他们五个是非题，让他们先问问自己。
- 它在批准名单上吗？ 如果没有，请在使用前询问。
- 我知道我的数据会去哪里吗？ 谁在运行这个工具？你输入的内容存储在哪里？
- 我知道它是否会保存我输入的内容吗？ 检查一下它是保存你的输入还是用它来训练工具。
- 我知道谁拥有这些输出成果吗？ 查看条款，了解您可以如何使用该工具生成的数据。
- 我知道该问谁吗？ 使用策略第 4 部分中的请求路由。
如果对其中任何一个问题的回答是“否”或“我不知道”，你应该停下来询问，而不是猜测。作为参考，NIST 发布了一个人工智能风险思考的自愿性框架，以及配套的生成式人工智能概况（NIST：人工智能风险管理框架）。它并非必须遵守的标准，NIST 也表示正在修订，但对于审批工具的人员来说，它是一个有用的风险问题来源。
我们的选择：问题 2，你的数据会去哪里。 这道题很容易跳过，它的答案可以告诉你其他四道题是否重要。
数据规则实践：5 个示例
规则只有在实际任务中才能体现其抽象性。以下五个示例仅供参考，您可以根据自己的工具和规则进行调整，而非公司政策。
- 撰写电子邮件。 一般来说，只要使用经过认证的工具，并且不透露个人信息，在发送前阅读结果，就不会有问题。
- 会议总结。 这取决于使用的工具。请仅将会议内容录制或粘贴到经批准的专用工具中，并告知与会者。
- 粘贴客户记录。 除非该工具已获准用于客户数据，否则请勿使用。如果您仅需要文字方面的帮助，请将姓名和数字替换为占位符。
- 正在上传合同。 请将其视为机密信息。仅使用贵组织批准的工具，或者干脆不要使用。
- 生成图像。 内部草稿没问题。公开使用前，请先查看版权政策，如有疑问请咨询相关部门。
我们的选择：示例 3，客户记录。 这是很容易发生的失误，占位符只需要十秒钟。
员工培训：30分钟计划
只有经过充分讨论，政策才能真正改变人们的行为。为每个团队安排一次 30 分钟的讨论会，然后在工具或规则发生变化时重复进行。记住人口普查数据：如果大约三分之一的大公司都在使用人工智能，那么你的员工中可能也有人在用。
准备： 单页政策摘要、上述幻灯片中的数据示例以及一项民意调查。
- 0 到 5 分钟：为什么。 先提出问题：“你在工作中使用哪些人工智能工具？” 分享答案，并说明制定该政策的原因。
- 第 5 至 12 分钟：10 个部分。 请用浅显易懂的语言逐条解释这两组内容，每组内容举一个例子。不要大声朗读政策原文。
- 第 12 至 22 分钟：情景。 依次展示五个数据示例。提出问题“这些数据可以应用到人工智能工具中吗？”，并给大家一分钟时间投票，然后再公布答案。
- 第 22 至 27 分钟：提问。 开放式匿名提问。人们可能会问一些他们可能不会公开问的问题，例如“我上个月已经做过这件事了。我会有麻烦吗？”
- 第 27 至 30 分钟：签字。 请大家确认已阅读相关政策并知道该向谁咨询。
结合人口普查数据：人工智能的使用率随着公司规模的扩大而上升，因此现在进行一次简短的升级比以后弥补漏洞要划算得多。如果您想深入了解，请参阅我们关于……的文章。 人工智能素养培训 涵盖技能以及衡量这些技能是否掌握的程度，以及 数据分类级别 帮助您决定哪些数据应该放在哪个工具中。
我们的选择：情景模块。 比起听规则，记住实际例子更容易。
举办人工智能政策会议的方式 AhaSlides
本次会议的最佳方式是让参与者积极回答问题，而不是被动聆听。请使用本文示例中创建的这些幻灯片类型。
- 选择答案： 对于每个数据示例，“这是否可以放入 AI 工具中？”选项包括“是，在已批准的工具中”、“仅删除姓名后”和“否”。
- 词云： “你们使用哪些人工智能工具？” 你会看到真正的工具，包括那些不在你清单上的工具。
- 评级量表： “每个部分是否清晰易懂？”最后再进行测试，首先重写得分最低的部分。
- 开放式： “您希望人工智能在哪些方面提供帮助？” 您可以看到您的策略有哪些不足之处。
- 问答： 匿名制让人们可以问出他们在会议室里不会问的问题。我们的建议是…… 主持问答环节 会有所帮助。
AI 在工作中可接受的使用课程模板提供了可随时调整的幻灯片，因此上面的五个数据示例可以作为投票进行。
常见问题
人工智能可接受使用政策应包含哪些内容？
范围、已批准的工具、数据规则、输出检查、知识产权以及问题报告方式。以上 10 个部分涵盖了所有这些内容，并为每个部分提供了一个示例。
法律是否要求制定人工智能政策？
通常并非如此。欧盟《人工智能法案》规定了诸如人工智能素养等义务，但欧盟委员会的概述并未将可接受使用政策列为一项要求。不同国家和地区的规定有所不同，因此请查阅适用于贵组织的具体规定。
哪些数据绝对不能输入人工智能工具？
除非该工具获准处理此类数据，否则您的政策中任何被标记为机密的信息，例如客户数据、个人数据和合同数据，都应视为机密。如果您不确定，请将其视为禁区并咨询相关人员。
NIST AI RMF 是强制性的吗？
不。NIST表示该框架旨在供自愿使用。它是思考人工智能风险的参考，NIST还表示正在对其进行修订。
训练课应该持续多长时间？
没有固定时长。30分钟的课程是一个实用的入门练习，之后每当工具或规则发生变化时，都可以进行简短的复习。
从哪儿开始
首先编写数据规则，因为这至关重要。然后安排一个 30 分钟的会议，与人工智能使用最频繁的团队进行交流，询问他们策略中缺少什么。如需更全面地了解如何运用人工智能并做出正确的判断，请参阅…… 人工智能劳动力培训和人类判断至于隐私方面， 人工智能文档和隐私培训下面的按钮将打开人工智能在工作场所可接受使用模板。
