Política de uso aceitável de IA: o que incluir (e um plano de sessão de treinamento)

Muitos dos seus funcionários provavelmente já utilizam ferramentas de IA. Uma política que ninguém lê não protege ninguém. Uma política que as pessoas entendem e sabem como seguir, sim, protege.

Eis por que isso é urgente. Em 3 de maio de 2026, 19.8% das empresas americanas relataram usar IA, e essa taxa aumenta com o tamanho: 37% das empresas com 250 ou mais funcionários e 32% das empresas com 100 a 249 funcionários (Departamento do Censo dos EUA: Grandes empresas com pelo menos 20 funcionários são as maiores usuárias de IA(cópia arquivada). Quanto maior a empresa, maior a probabilidade de a IA já estar em uso.

Esta publicação oferece 10 seções para incluir, um teste de 5 perguntas para qualquer solicitação de ferramenta, 5 exemplos de dados e um plano de sessão de 30 minutos. Ela fornece estrutura e exemplos em linguagem simples, não um texto de política que você possa adotar como está. Trata-se de informação geral, não de aconselhamento jurídico.

Por que você precisa de uma política de uso aceitável de IA?

O uso de ferramentas evolui mais rápido do que a implementação de regras. As pessoas colam o e-mail de um cliente em um chatbot para economizar dez minutos, sem má intenção e sem saber para onde o texto vai. Uma política define as expectativas antes que isso aconteça: o que é aceitável, o que não é e a quem perguntar.

Isso também ajuda seus gerentes. Sem uma IA, cada pergunta "posso usar IA para isso?" se torna uma decisão pontual, e dois gerentes responderão de forma diferente.

Uma política é um requisito legal? Geralmente não. A Lei de IA da UE estabelece deveres como a alfabetização em IA, e a Comissão afirma que suas obrigações de alfabetização em IA se aplicam desde 2 de fevereiro de 2025, mas sua visão geral da Lei não menciona uma política de uso aceitável como um requisito (Comissão Europeia: Quadro regulamentar da Lei da Inteligência ArtificialEssa página abrange apenas as regras da UE. Verifique o que se aplica onde você opera.

As 10 seções a serem incluídas

Aqui estão dois conjuntos de 5 itens. O Conjunto A trata do escopo e das ferramentas aprovadas. O Conjunto B trata de dados e comportamento. Cada seção contém um exemplo em linguagem simples. Esses exemplos podem ser adaptados, não se tratam de política da empresa.

Conjunto A: escopo e ferramentas aprovadas

1. Objetivo Explique, em uma ou duas frases, por que a política existe. Exemplo: "Queremos que você use ferramentas de IA para trabalhar mais rápido, sem colocar em risco clientes, colegas ou a empresa."
2. A quem se refere. Funcionários, contratados, estagiários e qualquer pessoa que utilize IA em nome da empresa. Exemplo: "Isso se aplica a todos que trabalham para nós, em qualquer dispositivo."
3. Ferramentas aprovadas e proibidas. Uma lista curta, guardada em algum lugar onde as pessoas possam encontrá-la. Exemplo: "Use apenas as ferramentas da lista aprovada. Qualquer outra coisa precisa de uma aprovação prévia."
4. Como solicitar uma nova ferramenta. Uma rota nomeada com um tempo de resposta. Exemplo: "Envie o formulário de solicitação para o departamento de TI. Você receberá uma resposta em até 5 dias úteis."
5. Prestação de contas. Quem é o titular da apólice e quem responde às perguntas? Exemplo: "Você é responsável por tudo o que enviar, seja escrito por você ou por uma ferramenta."

Nossa escolha para o Conjunto A: responsabilidade. É esta frase para lembrar: se uma ferramenta a escreveu e você a enviou, ela é sua.

Conjunto B: dados e comportamento

6. Que dados podem nunca chegar a ser utilizados em uma ferramenta. Dê os nomes das categorias. Exemplo: "Nunca insira dados de clientes, senhas, contratos ou qualquer informação marcada como confidencial em uma ferramenta que não seja aprovada para isso."
7. Dados pessoais e de clientes. Especifique o que é permitido, em qual ferramenta aprovada e o que não é. Exemplo: "Não cole nomes, endereços de e-mail ou números de conta em um chatbot geral."
8. Verificação e rotulagem dos resultados da IA. As pessoas verificam antes de compartilhar. Exemplo: "Verifique fatos, números e nomes em uma fonte confiável antes de usar os resultados da IA. Informe quando a IA foi útil, caso um cliente ou gerente pergunte."
9. Propriedade intelectual e direitos autorais. Cubra o que entra e o que sai. Exemplo: "Não insira material confidencial de outra empresa. Peça permissão antes de publicar imagens ou textos gerados por IA como se fossem seus."
10. Como reportar um problema. Torne o processo fácil e seguro. Exemplo: "Se uma ferramenta vazar dados ou fornecer algo prejudicial, informe imediatamente o responsável por esta política. Denúncias antecipadas são bem-vindas."

Nossa escolha para o Conjunto B: a regra de dados. Colar um único comando na ferramenta errada pode vazar dados, por isso, uma regra clara e específica é fundamental.

Ferramentas aprovadas: um teste de 5 perguntas

Uma lista sempre ficará atrás das ferramentas que as pessoas encontram. Forneça aos funcionários cinco perguntas de sim ou não para fazerem antes de experimentarem algo novo.

1. Está na lista de aprovados? Caso contrário, pergunte antes de usar.
2. Eu sei para onde vão meus dados? Quem executa a ferramenta e onde é armazenado o que você digita?
3. Eu sei se ele guarda o que eu digito? Verifique se o programa salva suas informações ou se as utiliza para treinar a ferramenta.
4. Eu sei quem é o proprietário do conteúdo? Verifique os termos para saber o que você pode fazer com o que a ferramenta produz.
5. Sei a quem devo perguntar? Utilize a rota de solicitação da seção 4 da sua política.

Responda "não" ou "não sei" a qualquer uma delas e pare para perguntar, em vez de adivinhar. Para referência, o NIST publica uma estrutura voluntária para o pensamento sobre riscos em IA, com um Perfil de IA Generativa complementar (NIST: Estrutura de Gestão de Riscos de IANão se trata de uma norma a ser seguida à risca, e o NIST afirma que está sendo revisada, mas é uma fonte útil de questões de risco para as pessoas que aprovam suas ferramentas.

Nossa escolha: pergunta 2, para onde vão seus dados. É fácil ignorá-la, e a resposta a ela indica se as outras quatro são relevantes.

Regras de dados na prática: 5 exemplos

As regras permanecem abstratas até que você as veja aplicadas em tarefas reais. Estes cinco exemplos podem ser adaptados às suas próprias ferramentas e regras, não às políticas da empresa.

1. Redigindo um e-mail. Em geral, não há problema em usar uma ferramenta aprovada, desde que você omita detalhes pessoais e leia o resultado antes de enviá-lo.
2. Resumindo uma reunião. Depende da ferramenta. Grave ou cole uma reunião apenas em uma ferramenta aprovada para esse fim e avise os participantes.
3. Colando o registro do cliente. Não faça isso, a menos que a ferramenta seja aprovada para dados do cliente. Substitua nomes e números por marcadores se precisar apenas de ajuda com a redação.
4. Envio de um contrato. Trate-o como confidencial. Utilize apenas uma ferramenta aprovada pela sua organização para esse fim, ou simplesmente omita-o.
5. Gerar uma imagem. Aprovado para rascunhos internos. Antes de usar publicamente, verifique sua política de direitos autorais e pergunte se tiver dúvidas.

Nossa escolha: exemplo 3, o registro do cliente. É um deslize fácil de cometer, e um marcador de posição leva dez segundos.

Treinamento da equipe sobre isso: um plano de 30 minutos

Uma política só altera o comportamento depois que as pessoas a discutem. Realize uma sessão de 30 minutos para cada equipe e repita-a sempre que as ferramentas ou regras mudarem. Lembre-se do dado do Censo: se cerca de um terço das grandes empresas usa IA, é provável que alguns dos seus funcionários também a utilizem.

Preparar: O resumo da política em uma página, os exemplos de dados acima nos slides e uma pesquisa.

1. Minutos 0 a 5: porquê. Comece com a pergunta: "Quais ferramentas de IA você usa no trabalho?" Compartilhe as respostas e explique por que essa política existe.
2. Minutos 5 a 12: as 10 seções. Analise os dois conjuntos de políticas em palavras simples, com um exemplo de cada. Não leia a política em voz alta.
3. Minutos 12 a 22: cenários. Mostre os cinco exemplos de dados um de cada vez. Pergunte: "Isso pode ser usado em uma ferramenta de IA?" e dê um minuto para as pessoas votarem antes de revelar a resposta.
4. Minutos 22 a 27: perguntas. Faça perguntas anônimas. As pessoas farão perguntas que talvez não fariam em voz alta, como "Eu já fiz isso no mês passado. Estou em apuros?".
5. Minutos 27 a 30: encerramento. Peça a todos que confirmem ter lido a política e que saibam a quem recorrer.

Para finalizar, vamos aos dados do Censo: o uso de IA aumenta com o tamanho da empresa, então uma sessão curta agora é mais barata do que corrigir um vazamento mais tarde. Se você quiser uma análise mais aprofundada, confira nossa publicação sobre Treinamento de alfabetização em IA Abrange habilidades e uma avaliação de se elas foram assimiladas, e níveis de classificação de dados Ajuda você a decidir quais dados pertencem a qual ferramenta.

Nossa escolha: o bloco de cenário. Votar com base em um exemplo real é mais fácil de lembrar do que ouvir uma regra.

Formas de organizar sua sessão sobre políticas de IA com AhaSlides

Esta sessão funciona melhor quando as pessoas respondem em vez de apenas ouvirem. Use estes tipos de slides, criados a partir dos exemplos desta publicação.

1. Escolha a resposta: Para cada exemplo de dados, pergunte: "Isso pode ser usado em uma ferramenta de IA?", com opções como "Sim, em uma ferramenta aprovada", "Somente com os nomes removidos" e "Não".
2. Palavra nuvem: "Quais ferramentas de IA você usa?" Você vê as ferramentas reais, incluindo aquelas que não estão na sua lista.
3. Escala de classificação: "Quão clara está cada seção?" Execute o teste no final e reescreva primeiro a seção com a menor pontuação.
4. Pergunta aberta: "Em qual tarefa de IA você gostaria de ajuda?" Veja o que sua política deixou passar.
5. Q&A: Anônimo, para que as pessoas façam perguntas que não fariam pessoalmente. Nossas dicas para conduzir uma sessão de perguntas e respostas vai ajudar.

O modelo de curso sobre o uso aceitável de IA no trabalho fornece os slides prontos para adaptação, de modo que os cinco exemplos de dados acima podem ser usados ​​como uma votação.

Perguntas frequentes

O que deve incluir uma política de uso aceitável de IA?

Escopo, ferramentas aprovadas, regras de dados, verificações de saída, propriedade intelectual e uma forma de relatar problemas. As 10 seções acima abrangem cada um desses itens, com um exemplo de linha para cada um.

Uma política de IA é exigida por lei?

Geralmente não. A Lei de IA da UE estabelece obrigações como a alfabetização em IA, mas a visão geral da Comissão não menciona uma política de uso aceitável como requisito. As regras variam conforme o país e o setor, portanto, verifique as que se aplicam à sua organização.

Que dados nunca devem ser inseridos em uma ferramenta de IA?

Qualquer informação que sua política classifique como confidencial, como dados de clientes, pessoais e contratuais, a menos que a ferramenta seja aprovada para esse tipo de dado. Em caso de dúvida, considere o acesso restrito e pergunte.

O NIST AI RMF é obrigatório?

Não. O NIST afirma que a estrutura se destina ao uso voluntário. Ela serve como referência para refletir sobre os riscos da IA ​​e, segundo o NIST, está sendo revisada.

Qual deve ser a duração da sessão de treinamento?

Não há uma duração definida. Uma sessão de 30 minutos é um bom começo, e depois uma breve revisão é recomendada sempre que as ferramentas ou as regras mudarem.

Por onde começar

Primeiro, escreva a regra de dados, pois ela é a mais importante. Em seguida, agende uma sessão de 30 minutos com a equipe que mais utiliza IA e pergunte a eles o que está faltando na política. Para uma visão mais ampla sobre como usar IA com bom senso, consulte [link para o artigo]. Treinamento de força de trabalho em IA e julgamento humanoE no que diz respeito à privacidade, Treinamento em documentação e privacidade de IAO botão abaixo abre o modelo de uso aceitável de IA no trabalho.