Το να έχεις κάποιον που ξέρει πραγματικά πώς να διευθύνει μια συνάντηση ή ένα εργαστήριο μπορεί να επηρεάσει σημαντικά το τι επιτυγχάνει η ομάδα και το πόσο γρήγορα εργάζεται.
Ένας καλός διαμεσολαβητής κάνει τους πάντες να εστιάζουν στην εργασία, ώστε η ομάδα να μπορεί να κάνει καλύτερες και πιο γρήγορες επιλογές.
Το καλύτερο κομμάτι? Δεν χρειάζεται να «γεννηθείς» συντονιστής – ο καθένας μπορεί να τα μάθει αυτά δεξιότητες διευκόλυνσης με τη σωστή εκπαίδευση.
Λοιπόν, τι ακριβώς χρειάζεται για να κάνει τους ανθρώπους να ισχύουν μέσα από τις ατζέντες; Αυτό θα ξεσυσκευάσουμε σε αυτό το άρθρο. Ας μπούμε σε αυτό!
Πίνακας περιεχομένων
Συμβουλές για καλύτερη δέσμευση
Ψάχνετε έναν τρόπο να εμπλέξετε τις ομάδες σας;
Λάβετε δωρεάν πρότυπα για τις επόμενες συναντήσεις εργασίας σας. Εγγραφείτε δωρεάν και πάρτε ό,τι θέλετε από τη βιβλιοθήκη προτύπων!
🚀 Λάβετε πρότυπα δωρεάν
Τι είναι οι δεξιότητες διευκόλυνσης;
Οι δεξιότητες διευκόλυνσης έχουν να κάνουν με το να δώσετε σε μια ομάδα ανθρώπων τα εργαλεία και τον χώρο που χρειάζονται για να ολοκληρώσουν τα πράγματα. Για παράδειγμα, να είσαι έτοιμος με ένα σχέδιο, να θέτεις προσδοκίες, να κάνεις αλλαγές, να ακούς αληθινά και να κρατάς χρόνο.
Το θέμα είναι λιγότερο να είστε εσείς το απερχόμενο αφεντικό και περισσότερο να επιτρέπετε σε όλους τους άλλους να συνεισφέρουν.
Ως συντονιστής, συγκεντρώνετε την ομάδα γύρω από έναν κοινό στόχο που περιλαμβάνει όλους. Στη συνέχεια, καθοδηγείτε τη συζήτηση προς αυτόν τον στόχο, ενώ βεβαιωθείτε ότι η ομάδα έχει ό,τι χρειάζεται για να τον συντρίψει.
Η κύρια εστίασή σας στο να βελτιώσετε την ικανότητα του διευκολυντή είναι να ηγηθείτε χωρίς να τυλιγθείτε πολύ στις λεπτομέρειες. Αντίθετα, ενθαρρύνετε τη συμμετοχή και νέες ιδέες από όλο το πλήρωμα. Θέλετε η ομάδα να σκέφτεται και να οδηγεί τη συζήτηση, όχι να βασίζεται μόνο σε εσάς στο μπροστινό μέρος.
Εφόσον παρέχετε δομή και υποστήριξη χωρίς να αναλαμβάνετε, οι άνθρωποί σας θα αισθάνονται εξουσιοδοτημένοι να λύνουν προβλήματα μαζί. Τότε είναι που συμβαίνει η πραγματική μαγεία και μια ομάδα τελειώνει τα πράγματα!
Σκέψου Wild Ideas με τους συναδέλφους σου
Αφήστε την καινοτομία να συμβεί! Κάντε καταιγισμό ιδεών εν κινήσει με το AhaSlides.
4 Δεξιότητες Διαμεσολαβητή που Χρειάζεστε
Διαθέτετε τις δεξιότητες που απαιτούνται για να γίνετε έμπειρος συντονιστής;
#1 Ακούγοντας
Η ενεργητική ακρόαση είναι μια κρίσιμη ικανότητα διευκόλυνσης.
Περιλαμβάνει τη μεγάλη προσοχή σε αυτά που λένε οι συμμετέχοντες, την επαφή με τα μάτια, την αναγνώριση διαφορετικών προοπτικών χωρίς κρίση και την υποβολή διευκρινιστικών ερωτήσεων.
Η ενεργητική ακρόαση υπερβαίνει την απλή ακρόαση λέξεων στην κατανόηση πλήρους νοημάτων και προοπτικών.
Είναι σημαντικό για έναν συντονιστή να απέχει από παράπλευρες συζητήσεις ή περισπασμούς για να είναι πραγματικά παρών.
Για να καλλιεργήσετε την ενεργητική ακρόαση, μπορείτε να επαναλάβετε μέρος των όσων είπε κάποιος για να επιβεβαιώσετε την κατανόηση, να ζητήσετε από έναν συμμετέχοντα να επεκτείνει ένα σχόλιο ή να παραμείνετε σιωπηλοί αφού κάποιος μιλήσει για να επιτρέψετε τις απαντήσεις.
#2. Προβληματισμός
Το να κάνετε ανοιχτές, στοχαστικές ερωτήσεις είναι το κλειδί για να πυροδοτήσετε τη συζήτηση και να εμπλακείτε όλοι.
Ένας συντονιστής θα πρέπει να χρησιμοποιεί ερωτήσεις για να διευκρινίσει, να προτρέψει περαιτέρω προβληματισμό και να διατηρήσει τη συζήτηση εστιασμένη στη λύση.
Καλοσχεδιασμένες ερωτήσεις την κατάλληλη στιγμή μπορούν να αντλήσουν διορατικές ιδέες και να αποκαλύψουν κοινές αξίες.
Ανοιχτές ερωτήσεις που ξεκινούν με το τι, πώς και γιατί θα ενθαρρύνουν την εξερεύνηση έναντι των απαντήσεων ναι/όχι.
Μερικά παραδείγματα ερωτήσεων που μπορείτε να κάνετε:
- Ποιες είναι μερικές επιλογές που θα μπορούσαμε να εξετάσουμε για να αντιμετωπίσουμε αυτό το ζήτημα;
- Πώς μπορεί αυτό να επηρεάσει άλλα μέρη του έργου;
- Μπορεί κάποιος να δώσει ένα παράδειγμα για το τι εννοεί;
Ανυψώστε τον Ειλικρινή συζητήσεις με το AhaSlides
Η δυνατότητα ανοιχτού τύπου του AhaSlides κάνει την ομάδα να υποβάλλει και να ψηφίζει τις αγαπημένες της ιδέες με ενδιαφέρον.
#3. Δέσμευση συμμετεχόντων
Οι διαμεσολαβητές πρέπει να αντλούν τη συμβολή όλων των μελών της ομάδας και να κάνουν όλους να αισθάνονται ότι η φωνή τους ακούγεται.
Αυτό περιλαμβάνει τακτικές όπως η ψυχρή κλήση σε άτομα, η θετική αναγνώριση των συνεισφορών και η συμμετοχή πιο σιωπηλών συμμετεχόντων.
Μερικές ενέργειες που μπορείτε να κάνετε:
- Καλώντας συγκεκριμένα άτομα ονομαστικά
- Ρωτώντας ένα ήσυχο άτομο την άποψή του
- Ευχαριστώ τους συντελεστές ονομαστικά αφού μοιράζονται
# 4. Διαχείριση χρόνου
Η αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου είναι σημαντική για να παραμείνετε σε καλό δρόμο και να επιτύχετε τους στόχους.
Οι διαμεσολαβητές θα πρέπει να ξεκινούν και να τελειώνουν σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα, να συνεχίζουν τις συζητήσεις με τον κατάλληλο ρυθμό και να ανακατευθύνουν τις συνομιλίες όταν χρειάζεται για να τηρήσουν τις χρονικές δεσμεύσεις.
Για να είστε ακριβείς, μπορείτε να δοκιμάσετε:
- Ρύθμιση χρονοδιακόπτη κατά τη διάρκεια του καταιγισμού ιδεών και των γύρων συζήτησης
- Επισήμανση όταν η ομάδα απέχει 5 λεπτά από το τέλος ενός θέματος
- Μετάβαση λέγοντας "Καλύψαμε το Χ καλά, ας προχωρήσουμε στο Υ τώρα"
Λίστα ελέγχου δεξιοτήτων διαμεσολαβητή
Αυτή η λίστα ελέγχου σάς επιτρέπει να διευκολύνετε μια αποτελεσματική συνάντηση. Στο τέλος, θα οπλιστείτε με επιτυχημένες στρατηγικές για να εμπλακείτε και να ξεκινήσετε να καθοδηγείτε συζητήσεις.
Προετοιμασία
☐ Δημιουργήστε μια ατζέντα και στείλτε την εκ των προτέρων
☐ Θέματα/θέματα έρευνας που πρέπει να καλυφθούν
☐ Συγκεντρώστε όλα τα απαραίτητα υλικά και πόρους
Άνοιγμα
☐ Καλωσορίστε τους συμμετέχοντες και ορίστε τον τόνο
☐ Ελέγξτε την ατζέντα, τους στόχους και τα θέματα καθαριότητας
☐ Θέστε ομαδικούς κανόνες/κατευθυντήριες γραμμές για τη συζήτηση
☐ Προετοιμάστε παγοθραυστικά στην αρχή για να χαλαρώσετε τον κόσμο
Ενεργή ακρόαση
☐ Κάντε οπτική επαφή και να είστε πλήρως παρόντες
☐ Αποφύγετε τις πολλαπλές εργασίες ή τους περισπασμούς
☐ Αποσαφηνίστε και αναγνωρίστε διαφορετικές οπτικές γωνίες
Προβληματισμός
☐ Κάντε ερωτήσεις ανοιχτού τύπου για να πυροδοτήσετε τη συζήτηση
☐ Βεβαιωθείτε ότι ακούγονται όλες οι φωνές. εμπλέκουν πιο ήσυχους συμμετέχοντες
☐ Διατηρήστε τις συζητήσεις εστιασμένες στη λύση
διαχείριση του χρόνου
☐ Έναρξη και λήξη στην ώρα του
☐ Συνεχίστε τις συζητήσεις να κινούνται με καλό ρυθμό
☐ Ειδοποιήστε την ομάδα για χρονικά όρια για κάθε συζήτηση
Δέσμευση Συμμετεχόντων
☐ Καλέστε τους ανθρώπους ονομαστικά όταν είναι δυνατόν
☐ Αναγνωρίστε θετικά τις συνεισφορές
☐ Συνοψίστε τις συζητήσεις για να ελέγξετε το επίπεδο κατανόησης
Λήψη Αποφάσεων
☐ Βοηθήστε την ομάδα να εντοπίσει επιλογές και προτεραιότητες
☐ Επιφανειακά πεδία συμφωνίας/συναίνεσης
☐ Τεκμηριώστε τυχόν στοιχεία ενεργειών ή επόμενα βήματα
Κλείσιμο
☐ Ελέγξτε τα επιτεύγματα και τις αποφάσεις
☐ Ευχαριστούμε τους συμμετέχοντες για τη συνεισφορά τους
☐ Επικοινωνήστε τα επόμενα βήματα και τα αναμενόμενα αποτελέσματα
☐ Ζητήστε σχόλια σχετικά με τη διευκόλυνση και την ατζέντα
Γλώσσα του σώματος
☐ Φαίνεστε προσεκτικοί, αφοσιωμένοι και προσιτοί
☐ Κάντε οπτική επαφή, χαμογελάστε και διαφοροποιήστε τον φωνητικό τόνο
☐ Ομαλή μετάβαση μεταξύ των συζητήσεων
Πλατφόρμα Τεχνικές Διευκόλυνσης να δοκιμάσει
Ακολουθούν μερικά παραδείγματα τεχνικών διευκόλυνσης για τη διαχείριση της δυναμικής της ομάδας:
- σετ παγοθραυστικά (παιχνίδια, ερωτήσεις) στην αρχή για να χαλαρώσουν οι άνθρωποι και να τους κάνουν πιο άνετες να αλληλεπιδρούν.
- Ρυθμίστε ομαδικές συμφωνίες/κανόνες μαζί, όπως ενεργητική ακρόαση, όχι πολλαπλές εργασίες, μοιραστείτε χρόνο ομιλίας για να ενθαρρύνετε τον σεβασμό.
- Χωριστείτε σε μικρότερες ομάδες με ξεκάθαρες εργασίες, όταν απαιτείται ευρύτερη πληροφόρηση.
- Πηγαίνετε σε κύκλο και ζητήστε από κάθε άτομο γρήγορη συμβολή για να έχετε ισορροπημένη συμμετοχή.
- Διεξάγετε μια δραστηριότητα ψηφοφορίας με αυτοκόλλητες σημειώσεις για να επιτευχθεί συναίνεση όταν οι απόψεις διίστανται.
- Χρησιμοποιήστε σήματα χεριών, όπως μπράβο/κάτω για να λάβετε ζωντανά σχόλια για ιδέες.
- Κάντε stand-up συζητήσεις για την αλλαγή των διαμορφώσεων για την ενέργεια.
- Κριτική σάντουιτς με πιο θετικά σχόλια για να αμβλύνουν τον αντίκτυπο.
- Κυκλοφορήστε κατά τη διάρκεια δραστηριοτήτων για να κάνετε check in σε ομάδες και να απαντήσετε σε ερωτήσεις.
- Συνοψίστε για να ελέγξετε την κατανόηση και να αντιμετωπίσετε τις εντάσεις με σεβασμό πριν προχωρήσετε.
Ηλεκτρισμό κάθε πλήθους με Ahaslides!
Με διαδραστικές δημοσκοπήσεις και έρευνες, μπορείτε να κάνετε τη συζήτηση και να μετρήσετε τι πιστεύουν πραγματικά οι άνθρωποι. Ρίξτε μια ματιά στο AhaSlides Δημόσια βιβλιοθήκη προτύπων.
Συχνές Ερωτήσεις
Ποια είναι η πιο σημαντική ικανότητα για έναν συντονιστή;
Η ενεργητική ακρόαση είναι η πιο σημαντική ικανότητα για έναν συντονιστή καθώς είναι το θεμέλιο για αποτελεσματική διευκόλυνση. Πρέπει να προηγείται κάθε αμφισβήτησης, δέσμευσης, διατήρησης χρόνου κ.λπ. Χωρίς αυτό, οι άλλες δεξιότητες δεν μπορούν να εκπληρώσουν τις δυνατότητές τους.
Ποιοι είναι οι 7 ρόλοι ενός συντονιστή;
Οι 7 βασικοί ρόλοι ενός συντονιστή είναι ο διευθυντής, ο διοργανωτής, ο ηγέτης, ο συμμετέχων, ο εμπειρογνώμονας διαδικασίας, ο καταγραφέας και ο ουδέτερος οδηγός. Ένας ικανός συντονιστής αναπληρώνει αποτελεσματικά όλους αυτούς τους ρόλους αντιμετωπίζοντας στοιχεία υλικοτεχνικής υποστήριξης, διαδικασίας και συμμετοχής. Η ηγεσία τους υποστηρίζει, αντί να κυριαρχεί στην εμπειρία και τα αποτελέσματα της ομάδας.
Ποιες είναι οι ιδιότητες ενός καλού συντονιστή;
Οι καλοί συντονιστές είναι συχνά αμερόληπτοι, υπομονετικοί, ενθαρρυντικοί, προσανατολισμένοι στη διαδικασία και διαθέτουν ενεργή ακρόαση και ηγετικές δεξιότητες.
