Việc có một người thực sự biết cách điều hành một cuộc họp hoặc hội thảo có thể tác động lớn đến kết quả đạt được của nhóm và tốc độ làm việc của họ.
Một người điều phối tốt sẽ giúp mọi người tập trung vào nhiệm vụ để nhóm có thể đưa ra những lựa chọn tốt hơn, nhanh hơn.
Phần tốt nhất? Bạn không cần phải “sinh ra” là một người điều phối – bất cứ ai cũng có thể học được những điều này kỹ năng điều phối viên với sự đào tạo phù hợp.
Vì vậy, chính xác thì cần những gì để khiến mọi người tiếp sức thông qua các chương trình nghị sự? Đó là những gì chúng ta sẽ giải nén trong bài viết này. Hãy đi vào nó!
Mục lục
Mẹo để tương tác tốt hơn
Tìm kiếm một cách để thu hút các nhóm của bạn?
Nhận các mẫu miễn phí cho các buổi họp công việc tiếp theo của bạn. Đăng ký miễn phí và lấy những gì bạn muốn từ thư viện mẫu!
🚀 Nhận mẫu miễn phí
Kỹ năng tạo thuận lợi là gì?
Kỹ năng điều phối là việc cung cấp cho một nhóm người những công cụ và không gian mà họ cần để hoàn thành công việc. Ví dụ: sẵn sàng với một kế hoạch, đặt kỳ vọng, chấp nhận những thay đổi, thực sự lắng nghe và giữ thời gian.
Việc bạn trở thành ông chủ sắp ra đi không phải là việc cho phép mọi người khác đóng góp.
Với tư cách là người điều phối, bạn tập hợp nhóm lại với nhau vì một mục tiêu chung có sự tham gia của tất cả mọi người. Sau đó, bạn hướng cuộc thảo luận hướng tới mục tiêu đó đồng thời đảm bảo nhóm có những gì cần thiết để đạt được mục tiêu đó.
Trọng tâm chính của bạn để trau dồi kỹ năng điều phối viên là dẫn dắt mà không quá chú trọng vào các chi tiết. Thay vào đó, bạn khuyến khích sự tham gia và những ý tưởng mới của toàn bộ nhóm. Bạn muốn nhóm suy nghĩ và điều khiển cuộc trò chuyện chứ không chỉ dựa vào bạn ở tuyến đầu.
Miễn là bạn cung cấp cấu trúc và hỗ trợ mà không chiếm quyền, nhân viên của bạn sẽ cảm thấy được trao quyền để cùng nhau giải quyết vấn đề. Đó là khi điều kỳ diệu thực sự xảy ra và một nhóm hoàn thành công việc!
Động não những ý tưởng hoang dã với đồng nghiệp của bạn
Hãy để sự đổi mới xảy ra! Hãy động não khi đang di chuyển với AhaSlides.
4 kỹ năng của một điều phối viên bạn cần có
Bạn có sở hữu những kỹ năng cần thiết để trở thành một người điều phối lão luyện không?
# 1. Lắng nghe
Lắng nghe tích cực là một kỹ năng quan trọng của người hướng dẫn.
Nó liên quan đến việc chú ý lắng nghe những gì người tham gia đang nói, giao tiếp bằng mắt, thừa nhận các quan điểm khác nhau mà không phán xét và đặt câu hỏi làm rõ.
Lắng nghe tích cực vượt ra ngoài việc chỉ nghe từ ngữ để hiểu đầy đủ ý nghĩa và quan điểm.
Điều quan trọng là người điều phối phải kiềm chế các cuộc trò chuyện bên lề hoặc những điều gây xao lãng để thực sự có mặt.
Để trau dồi khả năng lắng nghe tích cực, bạn có thể lặp lại một phần những gì ai đó đã nói để xác nhận sự hiểu biết, yêu cầu người tham gia mở rộng nhận xét hoặc giữ im lặng sau khi ai đó nói để cho phép phản hồi.
#2. đặt câu hỏi
Đặt những câu hỏi mở, sâu sắc là chìa khóa để khơi dậy cuộc thảo luận và thu hút mọi người tham gia.
Người điều phối nên sử dụng các câu hỏi để làm rõ, gợi ý suy ngẫm sâu hơn và giữ cho cuộc trò chuyện tập trung vào giải pháp.
Những câu hỏi được soạn thảo kỹ lưỡng vào đúng thời điểm có thể rút ra những ý tưởng sâu sắc và khám phá những giá trị được chia sẻ.
Các câu hỏi mở bắt đầu bằng cái gì, như thế nào và tại sao sẽ khuyến khích sự khám phá thay vì các câu trả lời có/không.
Một số câu hỏi ví dụ bạn có thể hỏi:
- Một số tùy chọn chúng ta có thể xem xét để giải quyết vấn đề này là gì?
- Điều này có thể tác động đến các phần khác của dự án như thế nào?
- Ai đó có thể cung cấp một ví dụ về ý nghĩa của chúng?
nâng cao trung thực thảo luận với AhaSlides
Tính năng kết thúc mở của AhaSlides giúp nhóm gửi và bình chọn cho các ý tưởng yêu thích của họ một cách hấp dẫn.
#3. Thu hút người tham gia
Người điều phối phải thu thập ý kiến đóng góp từ tất cả các thành viên trong nhóm và làm cho mọi người cảm thấy tiếng nói của họ được lắng nghe.
Điều này liên quan đến các chiến thuật như gọi điện lạnh lùng cho các cá nhân, thừa nhận những đóng góp tích cực và thu hút những người tham gia im lặng hơn.
Một số hành động bạn có thể làm:
- Gọi tên những cá nhân cụ thể
- Hỏi một người trầm tính quan điểm của họ
- Cảm ơn những người đóng góp bằng tên sau khi họ chia sẻ
# 4. Quản lý thời gian
Quản lý thời gian hiệu quả là điều quan trọng để luôn đi đúng hướng và hoàn thành mục tiêu cuộc họp.
Người hướng dẫn nên bắt đầu và kết thúc đúng lịch trình, giữ cho các cuộc thảo luận diễn ra với tốc độ phù hợp và chuyển hướng các cuộc trò chuyện khi cần thiết để tôn trọng các cam kết về thời gian.
Để đúng giờ, bạn có thể thử:
- Đặt hẹn giờ trong các vòng động não và thảo luận
- Gắn cờ khi nhóm còn 5 phút nữa mới kết thúc chủ đề
- Chuyển đổi bằng cách nói “Chúng ta đã làm tốt X, bây giờ hãy chuyển sang Y”
Danh sách kiểm tra kỹ năng của người hướng dẫn
Danh sách kiểm tra này cho phép bạn tạo điều kiện cho một cuộc họp hiệu quả. Cuối cùng, bạn sẽ được trang bị các chiến lược thành công để tham gia và bắt đầu hướng dẫn các cuộc thảo luận.
Chuẩn bị
☐ Lập chương trình làm việc và gửi trước
☐ Các chủ đề/vấn đề nghiên cứu sẽ được đề cập
☐ Tập hợp tất cả các vật liệu và nguồn lực cần thiết
Khai mạc
☐ Chào mừng người tham gia và thiết lập âm báo
☐ Xem lại chương trình làm việc, mục tiêu và các hạng mục vệ sinh
☐ Đặt ra các quy tắc/hướng dẫn cho nhóm cho cuộc thảo luận
☐ Chuẩn bị tàu phá băng ngay từ đầu để mọi người thư giãn
Hoạt động Nghe
☐ Giao tiếp bằng mắt và có mặt đầy đủ
☐ Tránh làm nhiều việc cùng lúc hoặc gây xao nhãng
☐ Làm rõ và thừa nhận các quan điểm khác nhau
Đặt câu hỏi
☐ Đặt câu hỏi mở để khơi mào thảo luận
☐ Đảm bảo mọi tiếng nói đều được lắng nghe; lôi kéo những người tham gia yên tĩnh hơn
☐ Giữ cho các cuộc thảo luận tập trung vào giải pháp
Quản lý thời gian
☐ Bắt đầu và kết thúc đúng giờ
☐ Giữ cho các cuộc thảo luận diễn ra với tốc độ tốt
☐ Thông báo cho nhóm về giới hạn thời gian cho mỗi cuộc thảo luận
Sự tham gia của người tham gia
☐ Gọi tên mọi người khi có thể
☐ Ghi nhận những đóng góp một cách tích cực
☐ Tóm tắt các cuộc thảo luận để kiểm tra mức độ hiểu
Ra quyết định
☐ Giúp nhóm xác định các lựa chọn và ưu tiên
☐ Diện tích thỏa thuận/đồng thuận
☐ Ghi lại bất kỳ mục hành động nào hoặc các bước tiếp theo
Đóng
☐ Xem lại thành tích và quyết định
☐ Cảm ơn những người tham gia vì những đóng góp của họ
☐ Truyền đạt các bước tiếp theo và kết quả dự đoán
☐ Thu thập ý kiến phản hồi về điều hành và chương trình làm việc
Ngôn ngữ cơ thể
☐ Tỏ ra chu đáo, gắn bó và dễ gần
☐ Giao tiếp bằng mắt, mỉm cười và thay đổi tông giọng
☐ Chuyển đổi suôn sẻ giữa các cuộc thảo luận
Tốt Kỹ thuật tạo thuận lợi thử
Dưới đây là một số ví dụ về các kỹ thuật hỗ trợ để quản lý sự năng động của nhóm:
- Thiết lập tàu phá băng (trò chơi, câu hỏi) khi bắt đầu để giúp mọi người thoải mái hơn và giúp họ tương tác thoải mái hơn.
- Đặt ra các thỏa thuận/chuẩn mực nhóm với nhau như chủ động lắng nghe, không làm nhiều việc cùng lúc, chia sẻ thời gian phát sóng để khuyến khích sự tôn trọng.
- Chia thành các nhóm đột phá nhỏ hơn với các nhiệm vụ rõ ràng khi cần đầu vào rộng hơn.
- Đi vòng tròn và yêu cầu từng người đóng góp ý kiến nhanh chóng để có được sự tham gia cân bằng.
- Tiến hành hoạt động bỏ phiếu ghi chú để đạt được sự đồng thuận khi có ý kiến khác nhau.
- Sử dụng các tín hiệu bằng tay như không thích/không thích để nhận phản hồi trực tiếp về ý tưởng.
- Thực hiện các cuộc thảo luận độc lập về việc thay đổi cấu hình năng lượng.
- chỉ trích bánh mì với nhiều phản hồi tích cực hơn để giảm bớt tác động.
- Lưu thông trong các hoạt động để kiểm tra các nhóm và trả lời các câu hỏi.
- Tóm tắt để kiểm tra sự hiểu biết và giải quyết căng thẳng một cách tôn trọng trước khi tiếp tục.
Kích thích mọi đám đông với Ahaslides!
Với các cuộc thăm dò và khảo sát tương tác, bạn có thể điều khiển cuộc trò chuyện và đánh giá xem mọi người thực sự nghĩ gì. Hãy xem AhaSlides Thư viện Mẫu Công cộng.
Những câu hỏi thường gặp
Kỹ năng quan trọng nhất của một điều phối viên là gì?
Lắng nghe tích cực là kỹ năng quan trọng nhất của người điều phối vì nó là nền tảng để điều phối hiệu quả. Nó phải đến trước bất kỳ câu hỏi, sự tham gia, tính toán thời gian nào, v.v. Nếu không có nó, các kỹ năng khác không thể phát huy hết tiềm năng của chúng.
7 vai trò của người điều phối là gì?
7 vai trò chính của người điều phối là người quản lý, người tổ chức, người lãnh đạo, người tham gia, chuyên gia về quy trình, người ghi chép và người hướng dẫn trung lập. Người điều phối có kỹ năng sẽ thực hiện tất cả các vai trò này một cách hiệu quả bằng cách giải quyết các yếu tố hậu cần, quy trình và sự tham gia. Sự lãnh đạo của họ hỗ trợ, thay vì chi phối trải nghiệm và kết quả của nhóm.
Những phẩm chất của một điều phối viên giỏi là gì?
Những người hướng dẫn giỏi thường là người vô tư, kiên nhẫn, khuyến khích, định hướng quy trình và có kỹ năng lắng nghe tích cực cũng như lãnh đạo.
