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¡6 trucos para aumentar la eficiencia de las reuniones de equipo!

¡6 trucos para aumentar la eficiencia de las reuniones de equipo!

Trabajo

lindsie nguyen Agosto 16 2022 4 min leer

Probablemente haya reunido un montón de ideas creativas para haga de las reuniones de su equipo una experiencia interactiva y atractiva. Sin embargo, ¿todavía encuentra que las reuniones de su equipo no tienen algo? La eficiencia será el punto clave aquí.

Puede "piratear" la eficiencia de las reuniones de su equipo ahora utilizando estos sencillos consejos prácticos sobre cómo llegar al máximo rendimiento de su equipo con un lugar bien facilitado, una atmósfera que fomenta una actitud abierta, creativa y comprometida entre los asistentes, y Una línea de tiempo que hace que todas las tareas se discutan correctamente.

Enfatice la importancia de la reunión.

Si sus compañeros de equipo no reconocen los valores de las reuniones de equipo, se sentirán obligados y no estarán dispuestos a participar. Entonces, en primer lugar, muéstreles las ventajas de la reunión. Muchas decisiones no se pueden tomar sin una discusión profunda y cara a cara, ya que es el proceso de hablar y preguntar el que explora el camino para las elecciones racionales. Además, las reuniones de equipo eficaces permiten conversaciones abiertas que aprovechan las perspectivas y la experiencia de los miembros para resolver problemas en función de sus habilidades y conocimientos. También mejoran las relaciones interpersonales y la comprensión entre los compañeros de equipo.

"Muchas ideas crecen mejor cuando se trasplantan a otra mente que aquella en la que surgieron".
Oliver Wendell Holmes

Organizar en un espacio de reunión con logística facilitada.

El espacio para reuniones afecta profundamente las emociones y el intelecto de los asistentes, así que tenga esto en cuenta al elegir el lugar. Dependiendo del tema previsto y la atmósfera de la reunión, puede elegir un espacio adecuado. Puede emitir un ambiente acogedor, monótono o distante, que depende de su equipo. La sala de reuniones debe estar equipada con instalaciones esenciales (aire acondicionado, asientos cómodos, agua / té, etc.), y asegurarse de que las propiedades técnicas funcionen correctamente mediante una doble verificación antes de la reunión.

Cualquiera sea el estilo, mantenga la sala de reuniones facilitada

Establecer reglas básicas para cada miembro

La determinación de las reglas para su equipo responsabiliza a todos por su responsabilidad y estimula su compromiso durante la reunión. Puede adaptar el conjunto de reglas básicas para la cultura y el estilo de trabajo de su equipo, pero en general, podría referirse a la asistencia, la puntualidad, la participación activa, el manejo de las interrupciones, la cortesía en la conversación, la honestidad, etc. Además, dé a todos el poder de discutir sobre si estas reglas son lo suficientemente racionales y cómo aplicarlas durante las reuniones. No olvides resaltar su importancia para que tus compañeros de equipo conozcan el juego y sigan las reglas.

Aviso: ¡Estas reglas básicas NO deben romperse!

Crear una agenda en orden de importancia

No intentes meter tantas cosas en la línea de tiempo que te cuesta completarlas de una manera superficial. En su lugar, finalice los que sean relevantes para el tema de la reunión y organícelos en orden de importancia para que, aunque se le acabe el tiempo y tenga que apresurarse en algunos puntos, todos los asuntos urgentes se han abordado. Además, debe distribuir la agenda a sus compañeros de equipo antes de la reunión. De esta manera, pueden dar revisiones constructivas en la agenda, enmarcar sus opiniones y preparar todos los recursos necesarios para la próxima reunión.

Planifique cuidadosamente una agenda: detallada y no demasiado abarrotada

Fomentar la participación activa de los compañeros de equipo.

¡Mi consejo favorito! Esto podría realizarse durante el transcurso del encuentro, con actividades interactivas que involucren la participación de todos los compañeros. Unos cuantos juegos para romper el hielo al principio, algunas encuestas en vivo, un mini texto o preguntas y respuestas de voz involucrarían a todos en una atmósfera entusiasta. También puede hacer que todos en la sala se actualicen con informes de hasta un segundo y enviar sus revisiones a tiempo. Una forma fácil de hacer esto es usar AhaSlides, un software de presentación en línea que es ideal para reuniones de equipo interactivas e innovadoras. No requiere instalación, así que ¿por qué no intentarlo?

¡Ya no son aburridas y desacopladoras reuniones de equipo!

Tomar decisiones finales y asignar tareas individuales.

No pase al siguiente punto de la agenda si no se han tomado decisiones finales sobre el tema actual. De hecho, el principio clave para una reunión eficiente es terminar bien las cosas en lugar de arrastrarse por nada. Tener un acta de la reunión es un consejo: puede realizar un seguimiento del flujo y saber si ha habido un corte final en todos los temas. Además, asegúrese de haber asignado algunas tareas a cada individuo y de que conozcan sus responsabilidades sin ninguna confusión.

¡Una asignación detallada de tareas para aclarar la confusión es IMPRESCINDIBLE!

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Enlaces externos

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