Probablemente haya reunido un montón de ideas creativas para hacer de las reuniones de su equipo una experiencia interactiva y atractiva. Sin embargo, ¿todavía encuentra que a las reuniones de su equipo les falta algo? La eficiencia será el punto clave aquí, así que echemos un vistazo a algunos de AhaSlides etiqueta de reunión!
Puede "piratear" la eficiencia de las reuniones de su equipo ahora utilizando estos sencillos consejos prácticos sobre cómo llegar al máximo rendimiento de su equipo con un lugar bien facilitado, una atmósfera que fomenta una actitud abierta, creativa y comprometida entre los asistentes, y Una línea de tiempo que hace que todas las tareas se discutan correctamente.
Índice del contenido
- ¿Qué es la etiqueta en las reuniones?
- 6 consejos de etiqueta en las reuniones que todo el mundo debería saber
- #1 – Enfatiza la importancia de la reunión
- #2 – Organizar en un espacio para reuniones con logística facilitada
- #3 – Establece reglas básicas para cada miembro
- #4 – Crea una agenda en orden de importancia
- #5 - Fomentar la participación activa de los compañeros de equipo.
- #6 - Tomar decisiones finales y asignar tareas individuales.
- Lo que debe evitar en la etiqueta de las reuniones
- Consideraciones Finales:
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¿Qué es la etiqueta en las reuniones?
Los modales en las reuniones importan más de lo que piensas. Ya sea que esté trabajando en una nueva empresa con los pies en la tierra o en una organización de forma voluntaria, existe un conjunto de reglas no escritas para que el negocio funcione. Imagínese esto: está asistiendo a una reunión importante con un cliente. Estarán allí varias partes interesadas clave, muchas de las cuales aún no has conocido. ¿Cómo se asegura de dar la mejor impresión posible y de que la reunión sea un éxito? Ahí es donde entra en juego la etiqueta en las reuniones.
Etiqueta de reunión es el código de conducta no escrito que mantiene las interacciones profesionales pulidas y productivas. Las reglas pueden parecer aburridas, pero seguir los modales adecuados en las reuniones fomenta la concentración, el respeto y la simpatía. Cosas como llegar temprano demuestran que valoras el tiempo de los demás. Incluso si se considera una persona tranquila, seguir la etiqueta en las reuniones puede facilitar funciones laborales importantes, especialmente con extraños.
6 consejos de etiqueta en las reuniones que todo el mundo debería saber
#1 – Enfatizar la importancia de la reunión
Si sus compañeros de equipo no reconocen los valores de las reuniones de equipo, se sentirán forzados y no dispuestos a participar. Entonces, en primer lugar, muéstreles las ventajas de la reunión. Muchas decisiones no se pueden tomar sin una discusión profunda y cara a cara, ya que es el proceso de hablar y preguntar lo que explora el camino para las elecciones racionales. Además, las reuniones de equipo efectivas permiten conversaciones abiertas que aprovechan las perspectivas y la experiencia de los miembros para resolver problemas en función de sus habilidades y conocimientos. También mejoran las relaciones interpersonales y la comprensión entre los compañeros de equipo.
#2. – Organizar en un Espacio de Reuniones con Logística Facilitada
El espacio para reuniones afecta profundamente las emociones y el intelecto de los asistentes, así que tenga esto en cuenta al elegir el lugar. Dependiendo del tema previsto y del ambiente de la reunión, podrá elegir un espacio adecuado. Puede emitir una vibra acogedora, monótona o distante, lo que depende de tu equipo. La sala de reuniones debe estar equipada con las instalaciones esenciales (aire acondicionado, asientos cómodos, agua/té, etc.) y asegurarse de que las propiedades técnicas funcionen correctamente comprobando dos veces antes de la reunión.
#3. Establezca reglas básicas para cada miembro
Determinar reglas para su equipo hace que todos sean responsables de su responsabilidad y estimula su participación durante la reunión. Puede adaptar las reglas básicas establecidas para la cultura de trabajo y el estilo de su equipo, pero en general, podría referirse a asistencia, puntualidad, participación activa, manejo de interrupciones, cortesía conversacional, honestidad, etc. Además, brinde a todos el poder de discutir si estas reglas son lo suficientemente racionales y cómo aplicarlas durante las reuniones. No olvides resaltar su importancia para que tus compañeros conozcan el juego y sigan las reglas.
#4 – Crea una agenda en orden de importancia
No intentes meter tantas cosas en la línea de tiempo que te cuesta completarlas de una manera superficial. En su lugar, finalice los que sean relevantes para el tema de la reunión y organícelos en orden de importancia para que, aunque se le acabe el tiempo y tenga que apresurarse en algunos puntos, todos los asuntos urgentes se han abordado. Además, debe distribuir la agenda a sus compañeros de equipo antes de la reunión. De esta manera, pueden dar revisiones constructivas en la agenda, enmarcar sus opiniones y preparar todos los recursos necesarios para la próxima reunión.
#5 – Fomentar la participación activa de los compañeros de equipo
¡Mi consejo favorito! Esto se podría hacer a lo largo de la reunión, con actividades interactivas que impliquen la participación de todos los compañeros del equipo. Algunos juegos para romper el hielo al principio, algunas encuestas en vivo y una mini sesión de preguntas y respuestas por texto o voz involucrarían a todos en una atmósfera entusiasta. También puede actualizar a todos los presentes en la sala con informes actualizados y enviar sus revisiones a tiempo. Una manera fácil de hacer esto es usar AhaDiapositivas, un software de presentación en línea que es ideal para reuniones de equipo interactivas e innovadoras. No se requiere instalación, así que ¿por qué no intentarlo?
#6 – Tomar decisiones finales y asignar deberes individuales
No pase al siguiente punto de la agenda si no se han tomado decisiones finales con respecto al tema actual. De hecho, el principio clave para una reunión eficiente es concluir bien las cosas en lugar de prolongarse en vano. Tener actas de las reuniones es un consejo: puedes realizar un seguimiento del flujo y saber si ha habido un corte final para todos los temas. Además, asegúrese de haber asignado algunas tareas a cada individuo y de que conozcan sus responsabilidades sin ninguna confusión.
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Lo que debe evitar en la etiqueta de las reuniones
Algunas cosas que no se deben hacer en la etiqueta de una reunión que querrás evitar si no quieres que tu reunión termine en ceños fruncidos e insatisfacción👇
- no llegues tarde: Llegar tarde no es posible. Respete los horarios de los demás llegando temprano siempre que sea posible.
- No te distraigas Dave: Los teléfonos, los correos electrónicos y las charlas paralelas no funcionan. Las llamadas telefónicas y los mensajes de texto son mayores matanzas, así que manténgase concentrado en el asunto de la reunión que tiene entre manos. Las conversaciones privadas durante la reunión interrumpen el flujo, así que guarde los chismes para el enfriador de agua.
- no seas agresivo: Respete al líder de la reunión y mantenga todo organizado. Programe una reunión con la persona con la que personalmente no está de acuerdo para resolver los desacuerdos.
- No vengas 'con las manos vacías': Venga preparado con los datos claros y la tarea hecha.
- No cambies de tema: Manténgase al tanto de la agenda para que todo avance sin problemas. Las tangentes aleatorias matan el impulso.
Consideraciones Finales:
Si bien los modales en las reuniones pueden parecer aburridos, no subestimes su poder. Dominar la etiqueta en las reuniones le ayudará a dominarla en las discusiones y a mejorar sus relaciones de manera importante.
Entonces, la próxima vez que se presente una gran reunión, recuerde: adoptar esas técnicas de etiqueta puede ser su arma no tan secreta no solo para concretar esa discusión sino también para generar nuevas conexiones que le serán de gran utilidad para las próximas reuniones. Con los buenos modales en su bolsillo, estará bien encaminado no solo para impresionar hoy, sino también para construir asociaciones confiables que impulsen el éxito a largo plazo.
Preguntas frecuentes
¿Por qué son importantes los protocolos de reuniones?
A continuación se presentan algunas razones interesantes por las que los protocolos de reuniones son cruciales para las empresas:
– La eficiencia es clave – Y los protocolos como agendas, cronómetros y reglas básicas mantienen todo funcionando a una velocidad óptima para que no se pierda tiempo.
– Noche de micrófono abierto – Los debates estructurados nivelan el campo de juego para que todos tengan el mismo tiempo de emisión. Nadie secuestra la conversación.
– ¿Dónde está el árbitro? – Designar un facilitador significa reuniones productivas en lugar de caóticas batallas campales. Una voz a la vez = sin confusión en el chat.
