Una agenda bien elaborada establece objetivos y expectativas claras, para que todos sepan cuál es su propósito y qué debe suceder antes, durante y después de la reunión. Esta guía explica por qué las agendas son importantes, ocho pasos para redactar una eficaz y ejemplos (con plantillas) que puedes usar en tu próxima reunión.
Por qué toda reunión necesita una agenda
Las reuniones consumen mucho tiempo de trabajo. Un estudio de Harvard Business Review descubrió que los ejecutivos pasan casi 23 horas a la semana en ellas, frente a menos de 10 horas en la década de 1960 (Perlow, Hadley y Eun, “Detengamos la locura de las reuniones”, 2017Una agenda te ayuda a usar ese tiempo de forma productiva. Te permitirá:
- Aclarar el propósito y los objetivos de la reunión y mantener la discusión centrada en el tema.
- Gestiona el tiempo y el ritmo., así que hay menos discusiones sin sentido.
- Establecer expectativas para los participantes. y asegúrese de que se contemplen todas las decisiones y acciones a seguir.
- Promover la rendición de cuentas, porque cada objeto tiene un dueño.
Una advertencia de la investigación: el investigador de reuniones Steven Rogelberg dice que su investigación muestra que tener una agenda por sí solo no contribuye en nada a la eficacia de las reuniones.y que los líderes a menudo simplemente “cambian la fecha” y repiten la agenda de la semana anterior. Los pasos que se describen a continuación explican cómo redactar una agenda específica para esta reunión, no una copia de la anterior.
8 pasos clave para redactar una agenda de reunión eficaz
1. Determinar el tipo de reunión
Las distintas reuniones implican a diferentes personas, formatos y objetivos, así que primero elige el tipo.
- reunión de lanzamiento del proyecto: una descripción general de los objetivos, el cronograma, el presupuesto y las expectativas del proyecto.
- Reunión de todo el personal: una reunión de toda la empresa en la que se comparten el rendimiento, los objetivos y los planes, y se crea un sentido común de dirección.
- Reunión del ayuntamientoLos empleados hacen preguntas, se enteran de las novedades y dan su opinión a los altos directivos.
- Reunión de gestión estratégica: Los altos directivos planifican la dirección a largo plazo.
- Reunión de equipo virtualPresentaciones, debates y actividades interactivas por vídeo o chat.
- Sesión de lluvia de ideas: una reunión creativa donde las personas generan y debaten nuevas ideas.
- Reunión uno a uno: una conversación privada para evaluaciones de desempeño, capacitación o desarrollo.
2. Definir el propósito y los objetivos
Indique el motivo de la reunión y qué espera lograr. Si no puede mencionar un resultado, pregunte si un mensaje sería suficiente. Rogelberg hace la misma observación: a veces se puede enviar la información y usar la reunión para cinco minutos de preguntas (Entrevista sobre conocimientos en Wharton).
3. Identificar los temas clave
Enumera los temas que deben tratarse, incluyendo las decisiones que deben tomarse. Prioriza el punto más importante, cuando la energía y la atención sean máximas.
4. Asigna un límite de tiempo.
Asigne un espacio de tiempo a cada tema y una hora de finalización a toda la reunión, para que esta se mantenga dentro del horario previsto.
5. Identificar a los asistentes y sus roles.
Enumera quiénes participarán y de qué será responsable cada persona, como por ejemplo presentar una actualización, tomar notas o controlar el tiempo.
6. Preparar los materiales y los documentos de apoyo.
Reúna lo que la gente necesitará durante la reunión y comparta con antelación cualquier material de lectura que sea necesario.
7. Distribuya el orden del día con antelación.
Envíe el orden del día a todos los asistentes para que lleguen preparados. Invítelos a añadir sus propios puntos antes de la reunión.
8. Revisar y modificar según sea necesario.
Antes de la reunión, revise el orden del día para asegurarse de que esté completo y sea preciso, y elimine todo aquello que no requiera la presencia del grupo en la sala.
Ejemplos de agendas para reuniones y plantillas gratuitas
Aquí tienes tres agendas que puedes adaptar. Los puntos de la agenda y los tiempos deben ajustarse a las necesidades y objetivos de tu reunión.
1. Agenda de la reunión del equipo
Fecha:
Ubicación:
Asistentes:
Objetivos: Actualizar el progreso del proyecto; revisar los problemas actuales y sus soluciones.
- Introducción y bienvenida (5 minutos) | @OMS
- Revisión de la reunión anterior (10 minutos) | @OMS
- Actualizaciones de proyectos e informes de progreso (20 minutos) | @OMS
- Resolución de problemas y toma de decisiones (20 minutos) | @OMS
- Debate abierto y comentarios (20 minutos) | @OMS
- Acciones y próximos pasos (15 minutos) | @who
- Clausura y arreglos para la próxima reunión (5 minutos) | @OMS
Plantilla gratuita para reuniones mensuales
2. Orden del día de la reunión general
Fecha:
Ubicación:
Asistentes:
Objetivo: Compartir el desempeño de la empresa e introducir nuevas iniciativas y planes.
- Bienvenida y presentación (5 minutos)
- Actualización de rendimiento de la empresa (20 minutos)
- Nuevas iniciativas y planes (20 minutos)
- Sesión de preguntas y respuestas (30 minutos)
- Reconocimiento y premios a los empleados (15 minutos)
- Clausura y arreglos para la próxima reunión (5 minutos)
3. Agenda de la reunión de inicio del proyecto
Fecha:
Ubicación:
Asistentes:
Objetivos: Establecer objetivos y expectativas claros; presentar al equipo; analizar los retos y los riesgos.
- Bienvenida e introducción (5 minutos) | @OMS
- Visión general y objetivos del proyecto (15 minutos) | @OMS
- Presentaciones de los miembros del equipo (5 minutos) | @OMS
- Asignaciones de roles y responsabilidades (20 minutos) | @OMS
- Descripción general del cronograma y la programación (15 minutos) | @OMS
- Desafíos y riesgos del proyecto (20 minutos) | @who
- Elementos de acción y próximos pasos (15 minutos) | @OMS
- Clausura y arreglos para la próxima reunión (5 minutos) | @OMS
Encontrarás más ideas para el inicio de sesión en nuestra Guía para la reunión de inicio del proyecto.
Configure la agenda de su reunión con AhaSlides
Para convertir una agenda en algo que tu equipo pueda ver, votar y editar en conjunto:
- Crear una cuenta. Regístrese a AhaSlides o navegar por el biblioteca pública de plantillas.
- Elija una plantilla de agenda de reunión y hacer clic en Obtener plantilla.
Añade los puntos de tu agenda. Sustituye la diapositiva de la lista de la plantilla por tu propia agenda. Luego, añade una actividad para romper el hielo, una encuesta o una pregunta abierta para que la gente participe desde la primera diapositiva.
Colabora y comparte. Invita a tus compañeros de equipo a editar la presentación y, a continuación, comparte la agenda mediante un enlace o un código QR antes de la reunión.
Puntos clave
- Antes de enumerar los temas, seleccione el tipo de reunión y un objetivo claro.
- Coloca primero el artículo más importante y asigna un tiempo y un dueño a cada artículo.
- Envíe el programa con antelación e invite a los asistentes a que aporten sus propias ideas.
- Redacta una agenda nueva cada vez. Una agenda por sí sola no hace que una reunión sea efectiva.
Preguntas frecuentes
¿A qué se refiere el orden del día de una reunión?
La agenda es el plan de trabajo de una reunión, también conocida como cronograma u orden del día. En ella se enumeran los temas, los horarios y quién dirige cada punto.
¿Qué es una reunión de establecimiento de agenda?
Se celebra una reunión para definir el orden del día con el fin de planificar y decidir el programa de una reunión más amplia que se celebrará próximamente.
¿Cuál es el orden del día de una reunión de proyecto?
La agenda de una reunión de proyecto describe los temas, las discusiones y las acciones relacionadas con el proyecto, como el progreso, los riesgos y los próximos pasos.
