8 pasos clave para redactar la agenda de una reunión con ejemplos y plantillas gratuitas

Entonces, ¿cuál es el Agenda de la reunión? La verdad es que todos hemos sido parte de reuniones en las que nos sentimos sin sentido, sin siquiera entender por qué tenemos que reunirnos para discutir información que se puede resolver por correo electrónico. Algunas personas pueden incluso tener que asistir a reuniones que se prolongan durante horas sin resolver ningún problema.

Sin embargo, no todas las reuniones son improductivas y, si desea trabajar con su equipo de manera efectiva, una reunión con una agenda lo salvará de estos desastres mencionados anteriormente.

Una agenda bien elaborada establece metas y expectativas claras para la reunión, asegurando que todos conozcan su propósito y lo que debe suceder antes, durante y después.

Por lo tanto, este artículo lo guiará sobre la importancia de tener una agenda de reuniones, los pasos para crear una efectiva y brindará ejemplos (+plantillas) para usar en su próxima reunión.

• Por qué cada reunión necesita una agenda
• 8 pasos clave para escribir una agenda de reunión efectiva
• Ejemplos de agenda de reuniones y plantillas gratuitas
• Configure la agenda de su reunión con AhaSlides
• Puntos clave 

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Por qué cada reunión necesita una agenda

Cada reunión necesita una agenda para garantizar que sea productiva y eficiente. Una agenda de reunión proporcionará los siguientes beneficios:

• Aclarar el propósito y los objetivos de la reunión.y ayudar a mantener la discusión enfocada y encaminada.
• Administrar el tiempo y el ritmo de las reuniones, asegúrese de que no haya argumentos sin sentido y ahorre el mayor tiempo posible.
• Establecer expectativas para los participantes., y asegúrese de que toda la información relevante y los elementos de acción estén cubiertos.
• Promueve la responsabilidad y la organización., lo que conduce a reuniones más eficaces y eficientes.

8 pasos clave para escribir una agenda de reunión efectiva

A continuación se ofrecen algunos consejos clave que le ayudarán a redactar una agenda de reuniones eficaz:

1/ Determinar el tipo de reunión 

Debido a que diferentes tipos de reuniones pueden involucrar diferentes participantes, formatos y objetivos, es importante elegir la adecuada para la situación.

• reunión de lanzamiento del proyecto: Una reunión que proporciona una visión general del proyecto, sus objetivos, cronograma, presupuesto y expectativas.
• Reunión de todos: Un tipo de reunión de toda la empresa a la que todos los empleados están invitados a asistir. Informar a todos sobre el desempeño, las metas y los planes de la empresa y promover un sentido de propósito y dirección comunes dentro de la organización.
• Reunión del ayuntamiento: Una reunión en el ayuntamiento de la empresa donde los empleados podían hacer preguntas, recibir actualizaciones y proporcionar comentarios a la alta gerencia y otros líderes.
• Reunión de Gestión Estratégica: Una reunión en la que los líderes senior o ejecutivos se reúnen para discutir y planificar la dirección a largo plazo. 
• Reunión del equipo virtual: El formato de las reuniones de equipos virtuales puede incluir presentaciones, debates y actividades interactivas y puede llevarse a cabo mediante software de videoconferencia, mensajería instantánea u otras herramientas de comunicación digital. 
• Sesión de lluvia de ideas: Un encuentro creativo y colaborativo en el que los participantes generan y discuten nuevas ideas.
• Reunión uno a uno: Una reunión privada entre dos personas, a menudo utilizada para revisiones de desempeño, entrenamiento o desarrollo personal.

2/ Definir el propósito y objetivos de la reunión

Indique claramente por qué se lleva a cabo la reunión y qué esperan lograr usted o su equipo.

3/ Identificar los temas clave 

Enumere los temas clave que deben cubrirse, incluidas las decisiones importantes que deben tomarse.

4/ Asignar un límite de tiempo

Asigne una cantidad adecuada de tiempo para cada tema y toda la reunión para garantizar que la reunión se mantenga dentro del cronograma.

5/ Identificar a los asistentes y sus roles

Haga una lista de quién participará en la reunión y especifique sus roles y responsabilidades.

6/ Preparar materiales y documentos de respaldo

Reúna cualquier información o material relevante que se necesitará durante la reunión.

7/ Distribuir la agenda con antelación

Envíe la agenda de la reunión a todos los asistentes para asegurarse de que todos estén listos y preparados.

8/ Revisar y revisar la agenda según sea necesario

Revise la agenda antes de la reunión para asegurarse de que esté completa y precisa, y haga las revisiones necesarias.

Ejemplos de agenda de reuniones y plantillas gratuitas 

Aquí hay algunos ejemplos de agendas de reuniones que se pueden usar para diferentes tipos de reuniones:

1/ Orden del día de la reunión del equipo

Fecha: 

Ubicación:  

Asistentes: 

Objetivos de la reunión del equipo:

• Para actualizar el progreso de la implementación del proyecto
• Revisar problemas y soluciones actuales.

Orden del día de la reunión del equipo: 

• Introducción y bienvenida (5 minutos) | @OMS
• Revisión de la reunión anterior (10 minutos) | @OMS
• Actualizaciones de proyectos e informes de progreso (20 minutos) | @OMS
• Resolución de problemas y toma de decisiones (20 minutos) | @OMS
• Debate abierto y comentarios (20 minutos) | @OMS
• Acción y próximos pasos (15 minutos) | @OMS
• Clausura y arreglos para la próxima reunión (5 minutos) | @OMS

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2/ Orden del día de la reunión de todos

Fecha: 

Ubicación:  

Attfinalistas: 

Conociendo objetivos:

• Actualizar el desempeño de la empresa e introducir nuevas iniciativas y planes para los empleados.

Agenda de una reunión: 

• Bienvenida y presentación (5 minutos)
• Actualización de rendimiento de la empresa (20 minutos)
• Introducción de nuevas iniciativas y planes (20 minutos)
• Sesión de preguntas y respuestas (30 minutos)
• Reconocimiento y premios a los empleados (15 minutos)
• Clausura y arreglos para la próxima reunión (5 minutos)

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3/ Agenda de la reunión de inicio del proyecto

Fecha: 

Ubicación:  

Asistentes:

Conociendo objetivos:

• Establecer metas y expectativas claras para el proyecto.
• Para presentar al equipo del proyecto.
• Para discutir los desafíos y riesgos del proyecto.

Agenda de una reunión: 

• Bienvenida e introducción (5 minutos) | @OMS
• Visión general y objetivos del proyecto (15 minutos) | @OMS
• Presentaciones de los miembros del equipo (5 minutos) | @OMS
• Asignaciones de roles y responsabilidades (20 minutos) | @OMS
• Descripción general del cronograma y la programación (15 minutos) | @OMS
• Discusión de los desafíos y riesgos del proyecto (20 minutos) | @OMS
• Elementos de acción y próximos pasos (15 minutos) | @OMS
• Clausura y arreglos para la próxima reunión (5 minutos) | @OMS

Tenga en cuenta que estos son solo ejemplos, y los elementos de la agenda y el formato se pueden ajustar en función de las necesidades y objetivos específicos de la reunión. 

Configure la agenda de su reunión con AhaSlides 

Para configurar una agenda de reuniones con AhaSlides, siga estos pasos:

• Crea una cuenta: Si aún no lo ha hecho, regístrese para AhaDiapositivas y crear una cuenta. O dirígete a nuestro Biblioteca de plantillas públicas.

• Elija una plantilla de agenda de reunión: Tenemos una variedad de plantillas de agenda de reuniones que puede usar como punto de partida. Simplemente elige el que mejor se adapte a tus necesidades y haz clic “Obtener plantilla”.

• Personaliza la plantilla: Una vez que haya elegido una plantilla, puede personalizarla agregando o eliminando elementos, ajustando el formato y cambiando el esquema de color.

• Agregue los elementos de su agenda: Use el editor de diapositivas para agregar los elementos de su agenda. Puede agregar texto, una rueda giratoria, encuestas, imágenes, tablas, gráficos y más.

• Colabora con tu equipo: Si está trabajando con un equipo, puede colaborar en la agenda. Simplemente invite a los miembros del equipo a editar la presentación y podrán realizar cambios, agregar comentarios y sugerir ediciones.

• Comparte la agenda: Cuando esté listo, puede compartir la agenda con su equipo o con los asistentes. Puede compartir un enlace o mediante un código QR.

Con AhaSlides, puede crear fácilmente una agenda de reuniones profesional y bien estructurada que lo ayudará a mantenerse al día y lograr los objetivos de su reunión.

Puntos clave 

Si sigue estos pasos y ejemplos clave con la ayuda de las plantillas de AhaSlides, esperamos que pueda crear una agenda de reuniones bien estructurada que lo prepare para el éxito.

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