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Reunión pública: una guía de 2022 sobre cómo conectarse con su equipo

Reunión pública: una guía de 2022 sobre cómo conectarse con su equipo

Trabajo

mai-do 22 septiembre 2022 6 min leer

¿Sabías que una gran parte de la razón por la que Bill Clinton ganó su campaña presidencial de 1992 fue el éxito de sus reuniones públicas?

Practicó la entrega de estas reuniones incesantemente, utilizando a su personal como espectadores ficticios y dobles para sus oponentes. Eventualmente, se sintió tan cómodo con el formato que se hizo bastante conocido por él, y su éxito en responder preguntas con éxito lo llevó hasta la Oficina Oval.

Ahora bien, no estamos diciendo que ganará las elecciones presidenciales con una reunión en el ayuntamiento, pero se ganará el corazón de sus empleados. Este tipo de reunión ayuda a mantener a toda la empresa al día al abordar preguntas específicas de su equipo en un Preguntas y respuestas en vivo.

Aquí está su guía definitiva para organizar una reunión en el ayuntamiento en 2022.

¿Qué es una reunión municipal?

Una reunión del ayuntamiento es simplemente una reunión planificada de toda la empresa en la que el enfoque está en gerencia respondiendo preguntas de los empleados.

Por eso, un ayuntamiento se centra en gran medida alrededor de la Sesión de preguntas y respuestas, convirtiéndolo en una versión más abierta y menos formulista de un todas las manos reunidas.

Una breve historia de las reuniones del ayuntamiento

Bill Clinton dando un discurso en un mitin electoral.
Bill Clinton era un genio en las reuniones del ayuntamiento.

La primera reunión del ayuntamiento se llevó a cabo en 1633 en Dorchester, Massachusetts, estrictamente para resolver las preocupaciones de la gente del pueblo. Dado su éxito, la práctica se extendió rápidamente por toda Nueva Inglaterra y se convirtió en la base de la democracia estadounidense.

Desde entonces, las asambleas municipales tradicionales se han vuelto populares en muchas democracias como una forma de que los políticos se reúnan con los electores y discutan leyes o reglamentos. Y desde entonces, a pesar del nombre, se han mudado lejos de cualquier ayuntamiento a salas de reuniones, escuelas, plataformas digitales y más allá.

Las reuniones en los ayuntamientos también han jugado un papel clave en las campañas presidenciales. Jimmy Carter era famoso por realizar recorridos para "conocer a la gente" en pueblos pequeños con un gobierno local fuerte. Bill Clinton realizó reuniones públicas televisadas para responder preguntas y Obama también realizó algunas reuniones públicas en línea a partir de 2011.

5 Beneficios de la reunión del ayuntamiento

  1. Tan abierto como se pone: Dado que el alma de una reunión del ayuntamiento es la sesión de preguntas y respuestas, los participantes pueden plantear las preguntas que deseen y obtener comentarios instantáneos de los líderes. Demuestra que los líderes no son solo tomadores de decisiones sin rostro, sino humanos y compasivos.
  2. Todo es de primera mano: Detenga los rumores en la oficina brindando información de primera mano de la gerencia. Ser lo más transparente posible es la mejor manera de garantizar que nadie escuche información falsa de otros lugares.
  3. compromiso de los empleados: Un 2018 estudio descubrió que el 70 % de los empleados de EE. UU. no estaban completamente comprometidos en el trabajo, incluido el 19 % que estaba activamente desconectado. Las principales razones citadas son la desconfianza de la alta gerencia, las malas relaciones con el gerente directo y la falta de orgullo por trabajar para la empresa. Las reuniones del ayuntamiento permiten que el personal desinteresado se sienta activo y consecuente en la forma en que opera la empresa, lo que hace maravillas para su motivación.
  4. Fortaleciendo las relaciones: Una reunión en el ayuntamiento es una oportunidad para que todos se reúnan y se pongan al día, no solo en lo que respecta al trabajo, sino también a la vida personal. Los diferentes departamentos también se familiarizan más con el trabajo y las funciones de los demás y pueden llegar a colaborar.
  5. Reforzando valores: Subraye los valores y la cultura de su organización. Establezca objetivos comunes y restablezca lo que esos objetivos realmente están tratando de lograr.

3 grandes ejemplos de reuniones en el ayuntamiento

Una reunión en el ayuntamiento en la empresa Landus. Todos sentados en una mesa en forma de U en 2018.
Las reuniones públicas son un gran nivelador entre jefes y empleados.

Además de las reuniones políticas, las reuniones en los ayuntamientos se han abierto camino en todas las organizaciones de diferentes sectores.

  1. At Distrito Escolar Central de Víctor en Nueva York, las reuniones del ayuntamiento se llevan a cabo actualmente en línea para discutir la implementación de la planificación estratégica y el próximo presupuesto. Se discuten los tres pilares de la cultura, el aprendizaje y la instrucción, y el apoyo y las oportunidades para los estudiantes.
  2. At Deposito de casa, un grupo de asociados se reúne con un miembro de la gerencia y analiza las cosas que van bien dentro de la tienda y las cosas que necesitan mejorar. Es una oportunidad de ser honesto acerca de los problemas que están sucediendo en la tienda que la gerencia puede no notar.
  3. At Compañía de desarrollo de técnicas de Vietnam, una empresa vietnamita en la que he trabajado personalmente, se llevan a cabo reuniones públicas trimestrales y anuales para analizar los ingresos y los objetivos de ventas, así como para celebrar las festividades. Descubrí que los empleados son más conectado a tierra y centrado después de cada reunión.

11 consejos para su reunión de ayuntamiento

Lograr una reunión en el ayuntamiento no es tarea fácil. Es difícil encontrar el equilibrio adecuado entre brindar información y responder preguntas, todo mientras intenta mantener a su equipo lo más comprometido posible.

Estos 11 consejos lo ayudarán a realizar la mejor reunión posible en el ayuntamiento, ya sea en vivo o en línea...

Consejos generales para la reunión del ayuntamiento

Consejo #1 – Desarrolla una agenda

Tener la agenda correcta es muy importante para la claridad.

  1. Comience siempre con una breve bienvenida y rompehielos. Tenemos algunas ideas para eso. aquí.
  2. Tenga una sección en la que mencione actualizaciones de la compañía al equipo y reafirmar metas específicas.
  3. Deja tiempo para las preguntas y respuestas. Un montón de tiempo. Unos 40 minutos en una reunión de una hora es bueno.

Envíe la agenda al menos un día antes de la reunión para que todos puedan prepararse mentalmente y anotar las preguntas que quieran hacer.

Consejo #2 – Hazlo interactivo

Una presentación aburrida y estática puede hacer que las personas abandonen la reunión rápidamente, dejándolo con un mar de caras en blanco cuando se trata de la sección de preguntas y respuestas. Para evitar esto a toda costa, puede incrustar en su presentación encuestas de opción múltiple, nubes de palabras e incluso cuestionarios con un cuenta gratuita en AhaSlides!

Consejo #3 – Usa la tecnología

Si está inundado de preguntas, lo que probablemente será así, se beneficiará de una herramienta en línea para mantener todo organizado. Muchas herramientas de preguntas y respuestas en vivo le permiten categorizar preguntas, marcarlas como respondidas y fijarlas para más adelante, mientras que permiten que su equipo vote a favor de las preguntas de los demás y pregunte de forma anónima sin temor a ser juzgado.

Respuesta todos las preguntas importantes

No pierdas el ritmo con AhaSlides' herramienta gratuita de preguntas y respuestas. Ser organizado, transparente y un gran líder.

GIF de un presentador que organiza una reunión remota en el ayuntamiento utilizando el software de preguntas y respuestas AhaSlides.

Consejo #4 – Promover la inclusión

Asegúrese de que la información de la reunión del ayuntamiento sea relevante para todos los participantes hasta cierto punto. No están allí para escuchar información que pueda discutir en privado con departamentos individuales.

Consejo #5 – Escribe un seguimiento

Después de la reunión, envíe un correo electrónico con un resumen de todas las preguntas que respondió, así como cualquier otra pregunta que no haya tenido tiempo de abordar en vivo.

Consejos para reuniones públicas en vivo

  • Considere la disposición de sus asientos – En forma de U, Sala de juntas o En círculo: ¿cuál es la mejor disposición para su reunión en el ayuntamiento? Puedes consultar los pros y los contras de cada uno en este artículo.
  • Trae bocadillos: Para aumentar la participación activa en la reunión, también puede traer refrigerios que no ensucien y bebidas apropiadas para su edad. Esta cortesía es útil especialmente durante las reuniones largas, cuando las personas pueden deshidratarse, tener hambre y necesitan un impulso de energía para sentirse plenamente comprometidas.
  • Probar la tecnología: Si está utilizando tecnología de cualquier tipo, pruébela primero. Preferiblemente también tenga una copia de seguridad para cada pieza de software que esté utilizando.

Reunión Virtual del Ayuntamiento Consejos

  • Asegurar una buena conexión – No desea que su discurso sea interrumpido por una mala conexión de red. Frustra a sus partes interesadas y pierde puntos cuando se trata de profesionalismo.
  • Elija una plataforma de llamadas confiable – Este es una obviedad. ¿Videollamada de Google? ¿Zoom? ¿Equipos de Microsoft? Tu elección. Solo asegúrese de que sea algo a lo que la mayoría de las personas pueda acceder y descargar sin una tarifa premium.
  • Grabar la reunión – Es posible que algunos participantes no puedan asistir a la hora programada, por lo que ser virtual es una ventaja. Asegúrese de grabar su pantalla durante la reunión para que las personas puedan verla más tarde.
  • Más consejos sobre guía de reunión de todas las manos & cómo actualizar las reuniones de su equipo

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