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Incorporación de Clientes | 7 claves para un proceso de incorporación de clientes eficaz (guía + ejemplos)

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leah nguyen 10 noviembre, 2023 9 min leer

Piensa en ello como en la primera cita con un nuevo cliente: quieres causar una gran impresión, mostrarles quién eres y preparar el escenario para una relación larga y feliz.

Esto es lo que incorporación de clientes .

Antes de apresurarse a impresionar, consulte este artículo primero para obtener una ventaja sobre lo que los clientes quieren, no lo que usted cree que necesitan.

Índice del contenido

Consejos para un mejor compromiso

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¿Qué es la incorporación de clientes??

Incorporación de clientes
Incorporación de clientes

La incorporación de clientes es el proceso de configurar un nuevo cliente y prepararlo para trabajar con su empresa u organización.

Esto implica recopilar información del cliente y verificar su identidad, explicar sus políticas y expectativas, configurar las cuentas y el acceso necesarios, proporcionar materiales de incorporación, probar servicios para resolver cualquier problema y estar disponible para responder preguntas iniciales de soporte.

¿Por qué es importante la incorporación de clientes?

Cuando los clientes compran algo, no se trata sólo de obtener el artículo y terminarlo. También debes asegurarte de que estén contentos con toda la experiencia.

¿Y por qué es eso? Descúbrelo a continuación 👇

La forma en que incorpore nuevos clientes marcará la pauta para todo el proceso
La forma en que incorpore nuevos clientes marcará la pauta para todo el proceso

Establece el tono de la relación. - La forma en que incorporas a un nuevo cliente marca la pauta para toda tu relación con él. Una experiencia de incorporación fluida y fluida brinda a los clientes una primera impresión positiva😊

Gestiona las expectativas - La incorporación le permite explicar adecuadamente sus productos o servicios, establecer expectativas y gestionar las esperanzas del cliente desde el principio. Esto puede ayudar a evitar decepciones posteriores e incluso reducir la posibilidad de perder clientes.

Reduce la rotación - Los clientes que tienen una buena experiencia de incorporación están más satisfechos y son más leales a largo plazo. Cuando sus clientes comienzan con el pie derecho, es más probable que se queden y queden satisfechos con su servicio.

Mejorar la tasa de conversión - Cuando los clientes están realmente interesados ​​en una empresa, tienden a comprar cosas. 90% más a menudo, gastar un 60% más por compra y dar tres veces el valor anual en comparación con otros clientes.

El proceso de incorporación de un cliente contribuye a la fidelidad a la marca
El proceso de incorporación de un cliente contribuye a la fidelidad a la marca

Reúne información crítica - La incorporación es la primera oportunidad de recopilar toda la información importante que necesita para atender adecuadamente al cliente en el futuro.

Equipa al cliente - Proporcionar guías útiles, preguntas frecuentes, demostraciones y capacitación durante la incorporación prepara a los clientes para que sean usuarios activos desde el primer día.

Genera confianza - Un proceso de incorporación transparente y exhaustivo ayuda a generar la confianza del cliente en su negocio y sus soluciones.

Mejora los procesos - Los comentarios de los clientes durante y después de la incorporación pueden resaltar áreas de mejora en sus sistemas y procesos.

Ahorra recursos - Resolver problemas durante la incorporación le ahorra tiempo y recursos a su empresa en comparación con solucionar problemas una vez que el cliente se ha incorporado por completo.

La forma en que recibe e incorpora a los nuevos clientes prepara el escenario para todo el viaje del cliente. ¡Una experiencia de incorporación fluida y transparente paga dividendos en la satisfacción del cliente, la retención y el éxito a largo plazo!

¿Cuáles son los elementos de la incorporación de un cliente?

Elementos del proceso de incorporación de clientes
Elementos al incorporar a un cliente

Una experiencia de incorporación intuitiva y sin fricciones es crucial para convertir los registros en usuarios activos. Consulte nuestra guía completa a continuación para que nuevos clientes estén listos y funcionando rápidamente mientras aborda cualquier inquietud.

#1. Tener una lista de verificación

Cree una lista de verificación detallada de todos los pasos y tareas involucrados en la incorporación de un cliente.

Tómese el tiempo desde el principio para comprender a fondo las necesidades específicas, los puntos débiles, las prioridades y los objetivos del cliente.

Esto asegura que no se pierda nada y que el proceso sea consistente para cada nuevo cliente.

Deje en claro quién es responsable de qué tareas de incorporación para evitar confusiones y demoras.

Lluvia de ideas con AhaDiapositivas

Un trabajo en equipo hace que el sueño funcione. Haga una lluvia de ideas con su equipo para encontrar las mejores prácticas para incorporar a un cliente.

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#2. Automatizar cuando sea posible

Automatizar cuando sea posible para una experiencia de incorporación de clientes fluida
Automatizar cuando sea posible para una experiencia de incorporación de clientes fluida

Utilice software y automatización para optimizar tareas como la creación de cuentas, la descarga de documentos y el llenado de formularios. Esto ahorra tiempo y reduce los errores humanos.

Integre el proceso de registro con los productos que los clientes ya usan, para que puedan convertirse fácilmente en miembros con solo un clic.

Permita que los clientes firmen documentos electrónicamente de forma digital. Esto es más rápido y conveniente que las firmas físicas.

#3. Establecer líneas de tiempo

Establezca cronogramas objetivo para completar cada paso de incorporación y todo el proceso, como cuándo enviar un correo electrónico de bienvenida, programar una llamada telefónica, organizar una reunión inicial, etc., a los clientes.

Esto ayuda a mantener el proceso en movimiento a un buen ritmo.

#4. Establecer expectativas claras

Comunique lo que el cliente puede esperar de manera realista de sus productos/servicios, cronogramas, soporte y desempeño.

Administre sus expectativas por adelantado para evitar malentendidos más adelante.

#5. Proporcionar pautas

Proporcionar guías durante la incorporación de clientes, como una base de conocimientos. Base de conocimientos de AhaSlides
Proporcionar guías durante la incorporación de clientes, como una base de conocimientos.

Proporcione a los clientes una base de conocimientos fácil de entender, guías de incorporación, preguntas frecuentes y documentos de procedimientos para minimizar las solicitudes de soporte durante la incorporación.

Además de los tutoriales autoguiados, esté disponible y receptivo durante el período de incorporación inicial para responder preguntas y resolver rápidamente cualquier obstáculo que surja.

Proporcione demostraciones prácticas para asegurarse de que el cliente comprenda cómo usar sus productos y servicios.

Esto ayuda a los clientes a sentirse exitosos y apoyados desde el primer día.

#6. Recopilar comentarios

Consulte con los clientes después de su incorporación para evaluar su satisfacción con el proceso, recopilar comentarios para mejorar e identificar cualquier pregunta pendiente.

A medida que identifique formas de mejorar y optimizar su proceso de incorporación en función de los comentarios y la experiencia de los clientes, implemente esos cambios para optimizar continuamente el proceso al incorporar a un cliente.

#7. Entrena a tu equipo

Capacite a sus empleados para administrar el proceso de incorporación de clientes
Forma a tus empleados en los procedimientos de onboarding

Asegúrese de que sus empleados involucrados en la incorporación de un cliente estén capacitados adecuadamente sobre el proceso y sus políticas/procedimientos.

Designe un empleado para gestionar todo el proceso de incorporación de cada nuevo cliente. Esta persona es responsable de seguir la lista de verificación, cumplir con los cronogramas y actuar como un único punto de contacto para el cliente.

Incorporación de las recomendaciones de software de los clientes

Incorporación de Clientes | Recomendaciones de software
Incorporación de recomendaciones de software de los clientes.

Elegir una plataforma adecuada para incorporar a un cliente también es importante, ya que el software que ofrece una secuencia de incorporación personalizada para los usuarios puede reducir la tasa de abandono de las empresas. Después de haber probado muchos software, estas son las plataformas de incorporación recomendadas que creemos que querrás probar👇

Acompañarme - Proporciona orientación paso a paso utilizando texto, imágenes, videos y elementos interactivos para guiar a los clientes a través de sus primeras experiencias, como la configuración y la incorporación de la cuenta. Aprende del uso del cliente para optimizar la orientación a lo largo del tiempo.

¿Qué arreglar? - También ofrece orientación en la aplicación para nuevos clientes durante la incorporación. Tiene funciones como listas de verificación, flujos de trabajo personalizables, firmas electrónicas, análisis e integración con muchas aplicaciones. Whatfix tiene como objetivo proporcionar una experiencia de incorporación sin fricciones.

MenteCosquillas - Le permite crear recorridos de aprendizaje y habilitación para los equipos de ventas y de clientes. Para la incorporación, proporciona funciones como bibliotecas de documentación, evaluaciones de incorporación, listas de verificación, recordatorios y tareas automatizados. También están disponibles análisis y seguimiento del rendimiento.

carril cohete - Tiene como objetivo ayudar a los equipos a brindar visibilidad, coherencia y una mejor experiencia del cliente durante todo el proceso de incorporación.

moxo - Ayuda a las empresas a optimizar los flujos de trabajo externos, como la incorporación, el servicio de cuentas y el manejo de excepciones para clientes, proveedores y socios. Su objetivo es proporcionar eficiencia y una mejor experiencia al cliente y cumple con estrictos requisitos de seguridad y cumplimiento.

Estos tipos de herramientas de automatización, inteligencia artificial y software pueden ayudarlo a implementar estructuras, procesos y sistemas para optimizar su experiencia de incorporación para los clientes a través de funciones como viajes guiados, generación de documentos, listas de verificación, tareas automatizadas, firmas electrónicas, análisis, integraciones y más.

Ejemplos de incorporación de nuevos clientes

¿Alguna vez te has preguntado cómo es la incorporación de clientes en cada industria? A continuación se muestran algunos ejemplos del proceso por el que pasarán:

#1. Empresas SaaS:

• Recopilar información de clientes y cuentas
• Explicar características, planes y precios
• Configurar la cuenta del cliente y asignar permisos
• Proporcionar documentación, guías y tutoriales.
• Realizar una demostración del producto
• Pruebe el sistema y resuelva cualquier problema
• Implementar procesos de retroalimentación y revisión.

#2. Servicios financieros:

• Verificar la identidad del cliente y realizar verificaciones KYC
• Explicar los términos, tarifas, políticas y características de la cuenta
• Configurar la cuenta y configurar los ajustes
• Proporcionar credenciales de inicio de sesión e información de seguridad
• Realice una llamada de incorporación para responder preguntas
• Ofrezca documentos electrónicos y verifique el uso regularmente
• Implementar monitoreo para detectar fraudes y anomalías

#3. Firma consultora:

• Recopilar requisitos y objetivos del cliente
• Explicar el alcance, los entregables, los plazos y las tarifas
• Crear un portal de clientes para compartir documentos
• Llevar a cabo una reunión inicial para alinearse con los objetivos
• Desarrollar un plan de implementación y obtener la aprobación
• Proporcionar informes de progreso y tableros continuos
• Recopile comentarios para mejorar futuras incorporaciones

#4. Empresas de software:

• Recopilar detalles de clientes y preferencias de cuenta
• Explicar las funciones, las ofertas de soporte y la hoja de ruta
• Configurar la aplicación y asignar licencias
• Proporcionar acceso a la base de conocimientos y al portal de soporte
• Realizar pruebas del sistema y resolver problemas
• Recopile comentarios de los clientes durante la incorporación
• Implementar procesos de revisión para medir el éxito

Resumen Final

Si bien los estándares para incorporar a un cliente varían según la industria y el caso de uso, los principios subyacentes de preparar a los clientes, gestionar las expectativas, identificar problemas tempranamente y brindar soporte continuo generalmente se aplican en todos los ámbitos.

Preguntas Frecuentes

¿Qué es la incorporación de clientes KYC?

La incorporación de clientes KYC se refiere a los procedimientos Conozca a su cliente que forman parte de la incorporación de clientes para instituciones financieras y otras empresas reguladas. KYC implica verificar la identidad y evaluar el perfil de riesgo de nuevos clientes. La incorporación de clientes KYC ayuda a las instituciones financieras y otras empresas reguladas a cumplir con las leyes y regulaciones globales contra el lavado de dinero, como las reglas GAFI, AMLD y KYC.

¿Qué es la incorporación de clientes en AML?

La incorporación de clientes en AML se refiere a los procedimientos que siguen las Instituciones Financieras durante el proceso de incorporación para cumplir con las regulaciones contra el lavado de dinero. El objetivo de los procedimientos de incorporación de clientes AML es mitigar los riesgos de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo al verificar las identidades de los clientes, evaluar sus riesgos y monitorear su actividad de acuerdo con requisitos como la Ley de Secreto Bancario, las recomendaciones del GAFI y otras leyes AML aplicables.

¿Qué es el proceso de incorporación de 4 pasos?

Los 4 pasos (recopilar información, equipar al cliente, probar el sistema y brindar soporte temprano) ayudan a sentar una base sólida para la relación con el cliente.