Excel-sanapilven luominen (3 menetelmää)

Excelissä ei ole sisäänrakennettua sanapilveä. Microsoftin oma luettelo Officessa käytettävissä olevat kaaviotyypit toimii pylväs- ja palkkikaavioista karttoihin ja suppiloihin, eikä siinä ole sanapilveä. Joten Excel-sanapilvi tarkoittaa aina yhtä kolmesta asiasta: apuohjelman asentamista, sarakkeen liittämistä ilmaiseen generaattoriin tai tietojen lähettämistä Power BI:hin.

Tämä opas käy läpi kaikki kolme saman esimerkin avulla: sarake, jossa on työpajan palautelomakkeesta peräisin olevia yhden sanan vastauksia. Jos haluat sen sijaan työkalukoosteen, katso yhteistyöhön perustuvien sanapilvityökalujen vertailu.

Valmistele ensin kolonni (kaikki kolme menetelmää)

Jokainen menetelmä lukee sanalistan, joten pieni siistiminen Excelissä kannattaa. Tässä on käyttämämme esimerkkidata: 20 vastausta kysymykseen ”Yhdellä sanalla, miltä työpaja tuntui?” kirjoitettuna A2: A21, jonka otsikkona on ”Vastaus” solussa A1.

1. Leikkaa ja käytä pieniä kirjaimia. Jos lopussa on irrallinen välilyönti, sanat ”clear” ja ”clear” lasketaan kahdeksi eri sanaksi LASKE.JOS-funktiossa. Kirjoita soluun B2. =LOWER(TRIM(A2)) ja täytä alas. Katso Microsoftin oppaat TRIM ja ALEMPI.
2. Poista pysäytyssanat. Vapaamuotoisessa tekstissä (lauseiden sijaan yksittäisten sanojen) suodata pois sanat, kuten "the", "and" ja "is", jotta ne eivät hallitse pilvisisältöä.
3. Laske sanat. Kopioi solut B2:B21 soluun D2, valitse kyseiset solut ja valitse Päiväys, sitten Poista kaksoiskappaleet (katso Microsoftin kaksoiskappaleiden poisto-opas). Syötä E2-ruutuun =COUNTIF($B$2:$B$21,D2) ja täytä (katso LASKE.JOS). Microsoft 365:ssä, Excel 2021:ssä tai uudemmassa versiossa voit ohittaa Poista kaksoiskappaleet -toiminnon ja kirjoittaa =UNIQUE(B2:B21) D2:ssa (UNIQUE).

Esimerkissämme frekvenssitaulukko näyttää tältä, mikä antaa sinulle jotain, mitä verrata kutakin sanapilveä:

Sanapilvi näyttää vain suhteellisen koon, joten pidä tämä taulukko sen vieressä, kun tarkat määrät ovat tärkeitä. Oma samasta sarakkeesta tehty pilvi on alempana.

Tapa 1: käytä Excel-apuohjelmaa

Lisäosa luo pilvipalvelun Excelin sisällä, joten sanat pysyvät linkitettyinä laskentataulukkoosi. Tunnettu vaihtoehto on Björnin sanapilvetSe ei ole ilmainen: kehittäjä listaa tilauksen hintaan 8.95 dollaria kuukaudessa ja 7 päivän ilmaisella kokeilujaksolla, joten tarkista nykyinen hinta ennen kuin sitoudut.

Asenna lisäosa

1. Avaa liite välilehti ja napsauta Hanki lisäosat.
2. Hae Office-apuohjelmien kaupasta hakusanalla ”word cloud”.
3. Napauta Lisää ”Bjornin sanapilvien” vieressä.

Luo pilvi

1. Mene liite, sitten Omat lisäosatja avaa apuohjelma. Sen paneeli tulee näkyviin laskentataulukon oikealle puolelle.
2. Valitse sanalistasi (tai sana- ja määrä-sarakkeet). Lisäosa poimii valitun alueen.
3. Valitse fontti, värit, asettelu ja sanojen suunta sekä määritä näytettävien sanojen määrä.
4. Vie pilvi kuvana, animoituna GIF-tiedostona tai verkkosivuna.

Tapa 2: liitä sarake ilmaiseen verkkogeneraattoriin

Jos et halua asentaa mitään, kopioi sarake ja liitä se verkkotyökaluun. AhaSlides live-sanapilvigeneraattori toimii näin: kokeilemiseen ei tarvita rekisteröitymistä, ja jokainen toistuva sana suurentaa kyseistä sanaa.

Toimiva esimerkki 20 vastauksellamme

1. Valitse Excelissä B2: B21 (puhdistetut sanat) ja paina Ctrl + C.
2. Avaa generaattori ja liitä se sinne Sinun sanasi laatikko. Jokainen rivi luetaan yhtenä sanana.
3. Napauta TuottaaTyökalu raportoi ”kuusi ainutlaatuista sanaa”, samat kuusi kuin frekvenssitaulukossamme.
4. Käyttää Värit, kirjasinlaji, Tausta ja Angles muotoilla se uudelleen, Satunnaisasettelu järjestellä se sitten uudelleen Lataa PNG.

Koska työkalu laskee toistoja, voit liittää raakasarakkeen ja ohittaa COUNTIF-vaiheen. Liitä kuitenkin puhdistettu sarake: se pitää COUNTIF-taulukon ja pilvipalvelun tahdissa, eivätkä kaikki työkalut jätä huomiotta irrallisia välilyöntejä.

Pitääkö yleisön tarjota sanat livenä sen sijaan, että ne ensin kerättäisiin Exceliin? Sitä se on. AhaSlides sana pilvi dia on tarkoitettu: ihmiset kirjoittavat vastauksia puhelimillaan ja pilvi rakentuu ruudulle. live-sanapilven esimerkkejä näytä missä se toimii hyvin.

Tapa 3: käytä Power BI:tä

Power BI sopii sinulle, kun sinulla on tuhansia rivejä. Se ei sisällä sanapilveä vakiovisualisaatioissaan, joten lisäät sellaisen ensin AppSourcesta.

Yhdistä työkirjasi

1. Valitse Excelissä tekstipalstasi ja paina Ctrl + T tehdäksesi siitä taulukon. Anna taulukolle selkeä nimi, kuten ”WordData”, ja tallenna sitten tiedosto.
2. Avaa Power BI Desktop (lataus ilmaiseksi osoitteesta Microsoft). Käytössä Etusivu välilehti valitse Hanki dataa, sitten Excel-työkirjaja avaa tiedostosi. Microsoftin opas Exceliin yhdistämiseen kattaa vaihtoehdot.
3. In Navigator, rastita taulukko ja napsauta Ladata.

Lisää sanapilvi-visualisointi

1. In visualisointeja ruudussa, napsauta kolmea pistettä (…) ja valitse Hanki lisää visuaalisia elementtejä.
2. Hae AppSourcesta hakusanalla ”Word Cloud” ja napsauta LisääMicrosoft selittää tämän vaiheen oppaassaan. visualisointien tuominen AppSourcesta.
3. Valitse uusi Sanapilvi-kuvake ja vedä sitten tekstipalstasi Luokka kenttä. Power BI laskee, kuinka usein kukin sana esiintyy, ja muuttaa sen kokoa vastaamaan sitä.

Minkä menetelmän sinun pitäisi valita?

Vinkkejä luettavaan Excel-sanapilveen

• Puhdista ensin: pienet kirjaimet, poista välilyönnit ja poista pysäytyssanat ja välimerkit.
• Jos sanat ovat levinneet useisiin soluihin, yhdistä ne =TEXTJOIN(" ",TRUE,A2:A51). TEXTJOIN vaatii Excel 2019:n tai uudemman version (katso Microsoftin TEXTJOIN-opas).
• Yhdistä lähes kaksoiskappaleet (”kokous” ja ”kokoukset”) ennen laskemista.
• Pilvi näyttää sijoituksen yhdellä silmäyksellä, mutta ei tarkkoja lukuja. Yhdistä se frekvenssitaulukkoon tai pylväsdiagrammiin, kun joku tarvitsee lukuja, kuten yllä olevassa taulukossa.