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Réorganiser votre processus de planification de la main-d'œuvre | 4 stratégies pour réussir

Réorganiser votre processus de planification de la main-d'œuvre | 4 stratégies pour réussir

PROJETS

Léa Nguyen 08 août 2023 2 min lire

S'assurer d'avoir les bonnes personnes avec les compétences appropriées prêtes à intervenir quand vous en avez besoin - c'est la planification de la main-d'œuvre.

Peu importe que vous soyez une startup ou une entreprise établie, avoir un plan de dotation intelligent et bien pensé fait une énorme différence dans l'atteinte de vos objectifs.

Dans ce guide, nous couvrirons les bases pour déterminer votre processus de planification des effectifs, pourquoi c'est important et comment élaborer un plan qui aidera votre entreprise à réussir, peu importe ce qui change.

Alors installez-vous confortablement, nous sautons dans le monde des stratégies de dotation!

Table des matières

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Qu'est-ce que la planification de la main-d'œuvre ?

Quel est le processus de planification de la main-d'œuvre?
Quel est le processus de planification de la main-d'œuvre?

Planification de la main-d'œuvre ou planification des ressources humaines est le processus de prévision des besoins futurs en ressources humaines d'une organisation et de détermination de la manière de répondre à ces besoins. Ça implique:

• Analyser la main-d'œuvre actuelle - leurs aptitudes, compétences, emplois et rôles

• Prévision des besoins futurs en ressources humaines en fonction des objectifs commerciaux, de la stratégie et de la croissance projetée

• Déterminer tout écart entre les besoins actuels et futurs - en termes de quantité, de qualité, de compétences et de rôles

• Développer des solutions pour combler ces lacunes - par le recrutement, la formation, les programmes de développement, les ajustements de rémunération, etc.

• Créer un plan pour mettre en œuvre ces solutions, dans les délais et les budgets souhaités

• Surveiller l'exécution et apporter des ajustements au plan de main-d'œuvre au besoin

Quels sont les éléments clés du processus de planification de la main-d'œuvre ?

Éléments clés du processus de planification de la main-d'œuvre
Éléments clés du processus de planification de la main-d'œuvre

Les principales composantes du processus de planification de la main-d'œuvre sont généralement :

Portée : Elle implique une analyse à la fois quantitative et qualitative. L'analyse quantitative comprend le calcul des niveaux de dotation actuels et futurs en fonction des projections de la charge de travail. L'analyse qualitative tient compte des aptitudes, des compétences et des rôles nécessaires.

Durée : Un plan de main-d'œuvre couvre généralement un horizon de 1 à 3 ans, avec également des projections à plus long terme. Il équilibre les besoins tactiques à court terme avec les objectifs stratégiques à long terme.

Sources : Les données provenant de diverses sources sont utilisées comme données d'entrée dans le processus de planification, y compris les plans d'affaires, les prévisions du marché, les tendances d'attrition, les analyses de rémunération, les mesures de productivité, etc.

Les données provenant de diverses sources telles que les plans d'affaires sont utilisées comme données d'entrée dans le processus de planification de la main-d'œuvre
Les données provenant de diverses sources telles que les plans d'affaires sont utilisées comme données d'entrée dans le processus de planification de la main-d'œuvre

Méthode : Les méthodes de prévision peuvent aller de la simple analyse des tendances à des techniques plus sophistiquées telles que la simulation et la modélisation. Plusieurs scénarios « et si » sont souvent évalués.

Utilisation : le plan de main-d'œuvre spécifie des solutions pour combler les lacunes en matière de compétences, y compris le recrutement, la formation, les changements de rémunération, l'externalisation/la délocalisation et le redéploiement du personnel existant. Des plans d'action sont créés pour mettre en œuvre les solutions dans les délais et les contraintes de coûts. Les responsabilités et les obligations sont attribuées.

Le plan de main-d'œuvre fait l'objet d'un suivi permanent. Des plans d'urgence sont élaborés au cas où les projections ne se concrétiseraient pas comme prévu.

Une planification efficace de la main-d'œuvre nécessite la contribution et la collaboration de tous les domaines fonctionnels clés, en particulier les opérations, les finances et les différentes unités commerciales.

Les outils technologiques peuvent aider à la planification de la main-d'œuvre, en particulier pour l'analyse quantitative et la modélisation de la main-d'œuvre. Mais le jugement humain reste essentiel.

Quel est le but de la planification de la main-d'œuvre dans la gestion des ressources humaines ?

Objectifs de la planification de la main-d'œuvre
Objectifs de la planification de la main-d'œuvre

#1 – Aligner les besoins en ressources humaines avec les objectifs et la stratégie de l'entreprise : La planification de la main-d'œuvre aide à déterminer le nombre et les types d'employés nécessaires pour soutenir les objectifs, les plans de croissance et les initiatives stratégiques de l'entreprise. Il garantit que les ressources humaines sont déployées là où elles peuvent avoir le plus grand impact.

#2 – Identifiez et comblez les lacunes de compétences : En prévoyant les besoins futurs en compétences, la planification de la main-d'œuvre peut identifier tout écart entre les compétences actuelles des employés et les besoins futurs. Il détermine ensuite comment combler ces lacunes grâce à des programmes de recrutement, de formation ou de perfectionnement.

#3 – Optimiser les coûts de personnel : La planification de la main-d'œuvre vise à faire correspondre les coûts de main-d'œuvre aux exigences de la charge de travail. Il peut identifier les domaines en sureffectif ou en sous-effectif afin que le bon nombre d'employés dotés des bonnes compétences puisse être déployé. Cela permet de contrôler les coûts de main-d'œuvre.

#4 – Améliorer la productivité des talents : En veillant à ce que les bonnes personnes occupent les bons postes avec les bonnes compétences, la planification de la main-d'œuvre peut accroître la productivité et l'efficacité globales. Les employés sont mieux adaptés à leurs fonctions et l'organisation maximise leur capital humain.

#5 – Anticiper les besoins futurs : La planification de la main-d'œuvre permet d'anticiper les changements dans l'environnement de l'entreprise et les besoins des employés. Par conséquent, les RH peuvent préparer à l'avance des stratégies pour s'assurer que les besoins en main-d'œuvre sont satisfaits. Cette approche proactive aide à créer une main-d'œuvre agile et adaptable, ce qui est essentiel au succès de toute organisation.

#6 – Améliorez la motivation des employés : En prévoyant et en répondant avec précision aux besoins en ressources humaines, l'entreprise peut minimiser toute ambiguïté concernant les tâches, les charges de travail écrasantes et les lacunes en matière de compétences, qui peuvent toutes avoir un impact négatif sur la satisfaction des employés.

Quelles sont les 4 étapes du processus de planification de la main-d'œuvre ?

Les organisations peuvent planifier une planification de la main-d'oeuvre processus en considérant ces quatre étapes simples, sans aller trop loin :

Quelles sont les 4 étapes du processus de planification de la main-d'œuvre ?
Quelles sont les 4 étapes du processus de planification de la main-d'œuvre ?

#1. Prévision de la demande

  • Basé sur les objectifs de l'entreprise, les stratégies et les projections de croissance, d'expansion, de lancement de nouveaux produits, etc.
  • Prend en compte des facteurs tels que la façon dont l'entreprise est organisée, les nouvelles technologies qu'elle peut utiliser et l'utilisation qu'elle fait de ses employés.
  • Détermine le nombre de personnes nécessaires, par rôle, ensemble de compétences, famille d'emplois, niveau, lieu, etc.
  • Plusieurs scénarios sont souvent évalués pour intégrer une certaine flexibilité.

#2. Analyse de l'offre

  • Commence par le nombre actuel d'employés et leurs emplois/rôles.
  • Analyse les tendances d'attrition, les prévisions de retraite et les taux de vacance pour déterminer combien de personnes resteront.
  • Tient compte des délais de recrutement externe et de la disponibilité des compétences nécessaires sur le marché du travail.
  • Évalue les possibilités de redéploiement, de partage d'emploi, de travail à temps partiel et d'externalisation.

#3. Analyse des écarts

Analyse des écarts de compétences dans le processus de planification de la main-d'œuvre
Analyse des écarts de compétences dans le processus de planification de la main-d'œuvre
  • Comparez les projections de ce dont les gens auront besoin à l'avenir avec ce que nous avons déjà. De cette façon, nous pouvons voir si des lacunes doivent être comblées.
  • Quantifie les lacunes en termes de nombre de personnes et d'ensembles de compétences spécifiques.
  • Identifie les lacunes dans des dimensions telles que les compétences, les niveaux d'expérience, les rôles professionnels, les lieux, etc.
  • Aide à déterminer l'échelle des solutions requises, par exemple, le nombre de nouvelles recrues, de stagiaires et de remaniements de poste.

#4. Plan d'action

  • Spécifie des solutions telles que le recrutement, la formation, les promotions, les programmes de récompenses, etc.
  • Définit les délais de mise en œuvre, attribue les responsabilités et estime les budgets.
  • Élabore des plans d'urgence en cas d'attrition plus faible que prévu, de demande plus élevée, etc.
  • Définit des indicateurs de performance clés (KPI) pour mesurer le succès du plan de main-d'œuvre.
  • Dirige l'ajustement et l'amélioration continus du processus de planification de la main-d'œuvre au fil du temps.

Exemple de planification de la main-d'œuvre

Le processus de planification de la main-d'œuvre dans une société de développement de logiciels
Le processus de planification de la main-d'œuvre dans une société de développement de logiciels

Vous n'avez pas encore d'image claire ? Voici un exemple du processus de planification de la main-d'œuvre suivant les 4 étapes essentielles pour vous aider à mieux saisir le concept :

Une société de développement de logiciels prévoit une croissance de 30 % au cours des 2 prochaines années sur la base de nouveaux contrats et de projets en cours. Ils doivent élaborer un plan de main-d'œuvre pour s'assurer qu'ils ont suffisamment de développeurs pour répondre à cette demande.

Étape 1 : Prévision de la demande

Ils calculent que pour soutenir la croissance prévue de 30 %, ils auront besoin :

• 15 développeurs seniors supplémentaires
• 20 développeurs de niveau intermédiaire supplémentaires
• 10 développeurs juniors supplémentaires

En fonction de leur structure actuelle et des exigences du projet.

Étape 2 : Analyse de l'offre

Ils ont actuellement :

• 50 développeurs seniors
• 35 développeurs de niveau intermédiaire
• 20 développeurs juniors

Sur la base des tendances d'attrition, ils s'attendent à perdre :

• 5 développeurs seniors
• 3 développeurs de niveau intermédiaire
• 2 développeurs juniors

Au cours des 2 prochaines années.

Étape 3 : Analyse des lacunes

Comparer la demande et l'offre :

• Ils ont besoin de 15 développeurs seniors supplémentaires, mais n'en gagneront que 5, ce qui laissera un écart de 10 développeurs confirmés.
• Ils ont besoin de 20 développeurs de niveau intermédiaire supplémentaires avec seulement un gain de 2, laissant un écart de 18
• Ils ont besoin de 10 développeurs juniors de plus et n'en perdent que 2, ce qui laisse un écart de 12 

Étape 4 : Planification des actions

Ils élaborent un plan pour :

• Embaucher 8 développeurs seniors et 15 développeurs de niveau intermédiaire en externe
• Promouvoir 5 développeurs internes de niveau intermédiaire au niveau senior
• Embaucher 10 stagiaires débutants pour un programme de développement de 2 ans

Ils affectent des recruteurs, fixent des délais et établissent des KPI pour mesurer les résultats.

Ceci n'est qu'un exemple de la façon dont une organisation peut aborder la planification de la main-d'œuvre pour répondre à ses besoins futurs en ressources humaines en fonction de la demande commerciale projetée. La clé est d'avoir un processus systématique, basé sur les données, qui identifie les lacunes et développe des solutions intelligentes.

Conclusion

Dans le monde des affaires en évolution rapide d'aujourd'hui, il est crucial de garder une longueur d'avance. Et le processus de planification de la main-d'œuvre est puissant pour prévoir les besoins futurs de votre entreprise et planifier en conséquence, vous aidant ainsi à rester compétitif et à vous assurer que vous êtes prêt pour tout ce qui vous attend.

Foire aux Questions

Quels sont les 4 grands objectifs de la gestion de la main-d'œuvre ?

La gestion de la main-d'œuvre garantit qu'une organisation dispose du bon nombre de personnes possédant les bonnes compétences et l'expertise pour atteindre ses objectifs. Il vise à utiliser les personnes de manière productive, à développer leur potentiel et à établir une relation positive entre les employés et l'entreprise. Ceci est accompli grâce à des pratiques telles que le recrutement, la formation, la gestion du rendement et la gestion de la rémunération.

Quelles sont les 6 étapes de la planification des ressources humaines?

Les 5 étapes d'un processus efficace de planification de la main-d'œuvre sont · La prévision de la demande · L'évaluation de la main-d'œuvre actuelle · L'analyse des lacunes · La planification de solutions pour combler les lacunes · La mise en œuvre et l'examen.