8 étapes clés pour rédiger un ordre du jour de réunion avec des exemples et des modèles gratuits

Alors, quel est le Programme de la réunion? La vérité est que nous avons tous fait partie de réunions où nous nous sentons dénués de sens, ne comprenant même pas pourquoi nous devons nous rencontrer pour discuter d'informations qui peuvent être résolues par e-mail. Certaines personnes peuvent même devoir assister à des réunions qui s'éternisent pendant des heures sans résoudre aucun problème.

Cependant, toutes les réunions ne sont pas improductives, et si vous souhaitez travailler efficacement avec votre équipe, une réunion avec un ordre du jour vous évitera ces désastres.

Un ordre du jour bien conçu définit des objectifs et des attentes clairs pour la réunion, en veillant à ce que chacun connaisse son objectif et ce qui doit se passer avant, pendant et après.

Par conséquent, cet article vous guidera sur l'importance d'avoir un ordre du jour de réunion, les étapes pour en créer un efficace et vous fournira des exemples (+ modèles) à utiliser lors de votre prochaine réunion.

• Pourquoi chaque réunion a besoin d'un ordre du jour
• 8 étapes clés pour rédiger un ordre du jour de réunion efficace
• Exemples d'ordre du jour de réunion et modèles gratuits
• Configurez l'ordre du jour de votre réunion avec AhaSlides
• Faits marquants 

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Pourquoi chaque réunion a besoin d'un ordre du jour

Chaque réunion a besoin d'un ordre du jour pour s'assurer qu'elle est productive et efficace. Un ordre du jour de réunion offrira les avantages suivants :

• Clarifier le but et les objectifs de la réunion, et aident à maintenir la discussion ciblée et sur la bonne voie.
• Gérer le temps et le rythme des réunions, assurez-vous qu'il n'y a pas d'arguments inutiles et gagnez le plus de temps possible.
• Définir les attentes des participants, et assurez-vous que toutes les informations et actions pertinentes sont couvertes.
• Favorise la responsabilisation et l'organisation, conduisant à des réunions plus efficaces et efficientes.

8 étapes clés pour rédiger un ordre du jour de réunion efficace

Voici quelques conseils clés pour vous aider à rédiger un ordre du jour de réunion efficace :

1/ Déterminer le type de rendez-vous 

Étant donné que différents types de réunions peuvent impliquer différents participants, formats et objectifs, il est important de choisir celle qui convient à la situation.

• Réunion de lancement du projet: Une réunion qui donne un aperçu du projet, ses objectifs, son calendrier, son budget et ses attentes.
• Réunion générale: Type de réunion à l'échelle de l'entreprise à laquelle tous les salariés sont invités à y assister. Informer tout le monde sur les performances, les objectifs et les plans de l'entreprise et promouvoir un sentiment d'objectif et d'orientation communs au sein de l'organisation.
• Réunion de la mairie: Une assemblée publique de l'entreprise où les employés pouvaient poser des questions, recevoir des mises à jour et fournir des commentaires à la haute direction et aux autres dirigeants.
• Réunion de gestion stratégique: Une réunion au cours de laquelle des hauts dirigeants ou des cadres se réunissent pour discuter et planifier l'orientation à long terme. 
• Réunion d'équipe virtuelle: Le format des réunions d'équipe virtuelles peut inclure des présentations, des discussions et des activités interactives et peut être mené à l'aide d'un logiciel de vidéoconférence, d'une messagerie instantanée ou d'autres outils de communication numérique. 
• Séance de remue-méninges: Une réunion créative et collaborative au cours de laquelle les participants génèrent et discutent de nouvelles idées.
• Rencontre individuelle : Une rencontre privée entre deux personnes, souvent utilisée pour des évaluations de performance, du coaching ou du développement personnel.

2/ Définir le but et les objectifs de la réunion

Indiquez clairement pourquoi la réunion a lieu et ce que vous ou votre équipe espérez accomplir.

3/ Identifier les sujets clés 

Énumérez les sujets clés qui doivent être couverts, y compris toutes les décisions importantes qui doivent être prises.

4/ Attribuer un délai

Allouez un temps approprié à chaque sujet et à l'ensemble de la réunion pour vous assurer que la réunion respecte le calendrier.

5/ Identifier les participants et leurs rôles

Faites une liste des personnes qui participeront à la réunion et précisez leurs rôles et responsabilités.

6/ Préparer les supports et les pièces justificatives

Rassemblez toute information ou matériel pertinent qui sera nécessaire pendant la réunion.

7/ Distribuez l'ordre du jour à l'avance

Envoyez l'ordre du jour de la réunion à tous les participants pour vous assurer que tout le monde est prêt et préparé.

8/ Examiner et réviser l'ordre du jour au besoin

Examinez l'ordre du jour avant la réunion pour vous assurer qu'il est complet et exact, et apportez les modifications nécessaires.

Exemples d'ordre du jour de réunion et modèles gratuits 

Voici quelques exemples d'ordres du jour de réunion pouvant être utilisés pour différents types de réunions :

1/ Ordre du jour de la réunion d'équipe

Date : 

Emplacement : 

Participants: 

Objectifs de la réunion d'équipe :

• Pour mettre à jour l'avancement de la mise en œuvre du projet
• Pour passer en revue les problèmes actuels et les solutions

Ordre du jour de la réunion d'équipe : 

• Introduction et bienvenue (5 minutes) | @OMS
• Bilan de la réunion précédente (10 minutes) | @OMS
• Mises à jour du projet et rapports d'avancement (20 minutes) | @OMS
• Résolution de problèmes et prise de décision (20 minutes) | @OMS
• Discussion ouverte et commentaires (20 minutes) | @OMS
• Action et prochaines étapes (15 minutes) | @OMS
• Clôture et organisation de la prochaine réunion (5 minutes) | @OMS

Modèle de réunion mensuelle gratuit avec AhaSlides

2/ Ordre du jour de la réunion générale

Date : 

Emplacement : 

Attfinis : 

Objectifs de la réunion :

• Mettre à jour les performances de l'entreprise et introduire de nouvelles initiatives et plans pour les employés.

Un ordre du jour de réunion : 

• Mot de bienvenue et présentation (5 minutes)
• Mise à jour des performances de l'entreprise (20 minutes)
• Présentation de nouvelles initiatives et plans (20 minutes)
• Séance de questions/réponses (30 minutes)
• Reconnaissance et prix des employés (15 minutes)
• Clôture et organisation de la prochaine réunion (5 minutes)

Modèle de réunion à toutes les mains

3/ Ordre du jour de la réunion de lancement du projet

Date : 

Emplacement : 

Participants:

Objectifs de la réunion :

• Établir des objectifs et des attentes clairs pour le projet
• Présenter l'équipe du projet
• Pour discuter des défis et des risques du projet

Un ordre du jour de réunion : 

• Accueil et présentation (5 minutes) | @OMS
• Aperçu et objectifs du projet (15 minutes) | @OMS
• Présentations des membres de l'équipe (5 minutes) | @OMS
• Attribution des rôles et responsabilités (20 minutes) | @OMS
• Calendrier et aperçu du calendrier (15 minutes) | @OMS
• Discussion sur les défis et les risques du projet (20 minutes) | @OMS
• Éléments d'action et prochaines étapes (15 minutes) | @OMS
• Clôture et organisation de la prochaine réunion (5 minutes) | @OMS

Notez qu'il ne s'agit que d'exemples et que les points et le format de l'ordre du jour peuvent être ajustés en fonction des besoins et des objectifs spécifiques de la réunion. 

Configurez l'ordre du jour de votre réunion avec AhaSlides 

Pour établir un ordre du jour de réunion avec AhaSlides, Suivez ces étapes:

• Créer un compte: Si ce n'est pas déjà fait, inscrivez-vous AhaSlides et créer un compte. Ou dirigez-vous vers notre Bibliothèque de modèles publics.

• Choisissez un modèle d'ordre du jour de réunion : Nous avons une variété de modèles d'ordre du jour de réunion que vous pouvez utiliser comme point de départ. Choisissez simplement celui qui correspond le mieux à vos besoins et cliquez sur "Obtenir un modèle".

• Personnalisez le modèle: Une fois que vous avez choisi un modèle, vous pouvez le personnaliser en ajoutant ou en supprimant des éléments, en ajustant la mise en forme et en modifiant le jeu de couleurs.

• Ajoutez vos points à l'ordre du jour : Utilisez l'éditeur de diapositives pour ajouter vos éléments à l'ordre du jour. Vous pouvez ajouter du texte, une roulette, des sondages, des images, des tableaux, des graphiques, etc.

• Collaborez avec votre équipe : Si vous travaillez en équipe, vous pouvez collaborer sur l'agenda. Invitez simplement les membres de l'équipe à modifier la présentation et ils pourront apporter des modifications, ajouter des commentaires et suggérer des modifications.

• Partagez l'agenda : Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez partager l'ordre du jour avec votre équipe ou avec les participants. Vous pouvez partager un lien ou via un code QR.

Avec AhaSlides, vous pouvez facilement créer un ordre du jour de réunion professionnel et bien structuré qui vous aidera à rester sur la bonne voie et à atteindre vos objectifs de réunion.

Faits marquants 

En suivant ces étapes clés et ces exemples avec l'aide de AhaSlides modèles, nous espérons que vous pourrez créer un ordre du jour de réunion bien structuré qui vous préparera au succès.

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