10 tipos de reunións na empresa con mellores prácticas

Encontros na empresa son familiares para aqueles que ocupan postos de liderado como xestores de proxectos ou cargos superiores nunha empresa. Estas reunións son esenciais para mellorar a comunicación, fomentar a colaboración e avanzar no éxito dentro da organización. 

Non obstante, é posible que non todos estean ao tanto das definicións, tipos e propósitos destas reunións. Este artigo serve como unha guía completa e ofrece consellos para levar a cabo reunións produtivas nos negocios.

• Que é unha reunión de negocios?
• Tipos de reunións na empresa
• Como realizar reunións na empresa
• Lugares para levar 

Que é unha reunión de negocios?

Unha reunión de negocios é unha reunión de persoas que se reúnen para discutir e tomar decisións sobre temas específicos relacionados coa empresa. Os propósitos desta reunión poden incluír actualizar aos membros do equipo sobre proxectos actuais, planificar esforzos futuros, resolver problemas ou tomar decisións que afecten a toda a empresa. 

As reunións de negocios poden realizarse en persoa, virtual, ou unha combinación de ambos e pode ser formal ou informal.

O obxectivo dunha reunión de negocios é intercambiar información, aliñar os membros do equipo e tomar decisións que axuden á empresa a alcanzar os seus obxectivos.

Tipos de reunións na empresa

Existen varios tipos de reunións na empresa, pero os 10 tipos comúns inclúen:

1/ Reunións mensuais do equipo

As reunións mensuais do equipo son reunións periódicas dos membros do equipo dunha empresa para discutir proxectos en curso, asignar tarefas e manter a xente informada e aliñada. Estas reunións adoitan ter lugar mensualmente, o mesmo día, e teñen unha duración de 30 minutos a varias horas (dependendo do tamaño do grupo e da cantidade de información cuberta).

As reunións mensuais do equipo ofrecen unha oportunidade e orientación aos membros do equipo para intercambiar información e ideas, discutir o progreso do proxecto e asegurarse de que todos estean traballando cara ao mesmo obxectivo. 

Estas reunións tamén se poden utilizar para abordar os retos ou problemas aos que se enfronta o equipo, identificar solucións e tomar decisións que afecten á dirección do proxecto ou ao traballo do equipo.

An reunión de todas as mans é simplemente unha reunión na que participan todo o persoal dunha empresa, é dicir, unha reunión mensual do equipo. É unha reunión regular, que se realiza quizais unha vez ao mes, e adoita ser dirixida polos responsables da empresa.

2/ Encontros Stand Up

o reunión stand-up, tamén coñecida como reunión de stand-up diaria ou reunión scrum diaria, é un tipo de reunión curta, que normalmente non dura máis de 15 minutos, e que se celebra diariamente para ofrecer ao equipo actualizacións rápidas sobre o progreso do proxecto ou a carga de traballo completada. traballar hoxe.

Ao mesmo tempo, axuda a identificar e resolver os obstáculos aos que se enfrontan os membros do equipo e como afectan aos obxectivos comúns do equipo. 

3/ Reunións de actualización de estado

As reunións de actualización de estado céntranse en proporcionar actualizacións dos membros do equipo sobre o progreso dos seus proxectos e tarefas. Poden ocorrer con máis frecuencia que as reunións mensuais, como semanais. 

O propósito das reunións de actualización de estado, por suposto, é ofrecer unha visión transparente do progreso de cada proxecto e identificar os retos que poidan afectar o éxito do proxecto. Estas reunións non se verán atrapadas en cuestións como a discusión ou a resolución de problemas.

Para unha reunión a maior escala, a reunión de actualización de estado tamén se pode chamar "Xuntanza do Concello', Unha reunión do concello é simplemente unha reunión planificada para toda a empresa na que se centra en que a dirección responda ás preguntas dos empregados. Polo tanto, esta reunión implicou unha sesión de preguntas e respostas, facéndoa máis aberta e menos formulada que calquera outro tipo de reunión.

4/ Reunións de resolución de problemas

Trátase de reunións que xiran en torno a identificar e resolver os retos, crises ou problemas aos que se enfronta unha organización. Moitas veces son inesperados e necesitan traer persoas de diferentes departamentos ou equipos para colaborar e atopar solucións a problemas específicos.

Neste encontro, os asistentes compartirán as súas opinións, identificarán conxuntamente as causas profundas dos problemas e ofrecerán posibles solucións. Para que esta reunión sexa efectiva, débese animar a que discutan aberta e honestamente, eviten culpas e se centren en atopar respostas.

5/ Reunións de Toma de Decisións

Estas reunións teñen como obxectivo tomar decisións importantes que afecten á dirección do proxecto, do equipo ou de toda a organización. Os asistentes adoitan ser persoas coa autoridade e a experiencia necesarias para tomar decisións.

Esta reunión terá que ser facilitada con antelación con toda a información relevante, precisando as partes interesadas. Despois, para garantir que as decisións tomadas durante a reunión se levan a cabo, establécense as accións de seguimento cun tempo de finalización. 

6/ Reunións de Brainstorming

As reunións de brainstorming céntranse en xerar ideas novas e innovadoras para o teu negocio. 

A mellor parte dunha sesión de brainstorming é como promove o traballo en equipo e a invención ao tempo que se bota a man da intelixencia colectiva e da imaxinación do grupo. Todo o mundo pode expresar as súas opinións, tirar das ideas dos outros e dar solucións orixinais e de vangarda.

7/ Reunións de Xestión Estratéxica

Reunións de xestión estratéxica son reunións de alto nivel que se centran en revisar, analizar e tomar decisións sobre os obxectivos, a dirección e o rendemento a longo prazo dunha organización. Os altos directivos e o equipo directivo asisten a estas reunións, que se celebran trimestralmente ou anualmente.

Durante estes encontros, a organización é revisada e avaliada, así como a competitividade ou identificar novas oportunidades de crecemento e mellora.

8/ Reunións de inicio do proxecto

A reunión inicial do proxecto é un encontro que marca o inicio oficial dun novo proxecto. Reúne a persoas clave do equipo do proxecto, incluíndo xestores de proxectos, membros do equipo e partes interesadas doutros departamentos, para discutir obxectivos, obxectivos, prazos e orzamentos.

Tamén ofrece ao director do proxecto a oportunidade de establecer canles de comunicación claras, establecer expectativas e garantir que os membros do equipo comprendan os seus roles e responsabilidades.

Estes son algúns dos tipos de reunións máis habituais na empresa, e o formato e a estrutura poden cambiar dependendo do tamaño e do tipo da organización.

9/ Encontros introdutorios

An reunión introdutoria é a primeira vez que os membros do equipo e os seus líderes se reúnen oficialmente para determinar se os individuos implicados queren construír unha relación de traballo e comprometerse co equipo no futuro.

Esta reunión ten como obxectivo dar aos membros do equipo tempo para estar xuntos para coñecer os antecedentes, intereses e obxectivos de cada participante. Segundo a túa preferencia e a do teu equipo, podes organizar reunións de presentación formais ou informais, dependendo dos diferentes contextos.

10/ Xuntas do Concello

Este concepto orixinouse das reunións locais de Nova Inglaterra onde os políticos se reunían con electores para discutir cuestións e lexislación.

Hoxe, a reunión do concello é unha reunión planificada para toda a empresa na que a dirección responde directamente ás preguntas dos empregados. Permite unha comunicación aberta e transparencia entre o liderado e o persoal. Os empregados poden facer preguntas e obter comentarios inmediatos.

Responder todo as preguntas importantes

Non perdas un ritmo con AhaSlides' ferramenta gratuíta de preguntas e respostas. Sexa organizado, transparente e un gran líder.

Como realizar reunións na empresa

A fin de ter unha boa reunión, en primeiro lugar, debe enviar un correo electrónico de invitación á reunión.

Realizar reunións eficaces nos negocios require unha planificación e preparación coidadosas para garantir que a reunión sexa produtiva e alcance os obxectivos previstos. Os seguintes consellos poden axudarche a realizar reunións de negocios produtivas:

1/ Definir a finalidade e os obxectivos

Definir o propósito e os obxectivos dunha reunión de negocios é fundamental para garantir que a reunión sexa produtiva e produza o resultado desexado. Deben garantir o seguinte:

• O Propósito. Asegúrate de que a reunión teña un propósito para discutir temas específicos, tomar decisións ou proporcionar actualizacións. Debe definir por que é necesaria a reunión e o resultado esperado.
• Obxectivos. Os obxectivos dunha reunión de negocios son resultados específicos e medibles que quere acadar ao final da reunión. Deben aliñarse co propósito xeral da reunión coa cronoloxía, KPI, etc.

Por exemplo, unha reunión para discutir o lanzamento dun novo produto debe ter obxectivos que se aliñan co obxectivo xeral de aumentar as vendas ou mellorar a cota de mercado.

2/ Elaborar a axenda da reunión

A axenda da reunión serve de folla de ruta para a reunión e axuda a manter a discusión centrada e encamiñada.

Polo tanto, ao preparar unha axenda eficaz, pode garantir que as reunións de negocios sexan produtivas e centradas e que todos estean conscientes do que discutir, do que esperar e do que hai que conseguir. 

3/ Invita aos participantes axeitados

Considere quen debe asistir á reunión en función da súa función e dos temas a tratar. Convida só os que precisan estar presentes para garantir que a reunión se desenvolva sen problemas. Algúns factores a considerar para axudar a seleccionar os asistentes axeitados inclúen a idoneidade, o nivel de experiencia e a autoridade.

4/ Asignar o tempo de forma eficaz

Asegúrate de destinar tempo suficiente a cada tema da túa axenda, tendo en conta a importancia e complexidade de cada tema. Isto axudará a garantir que todos os temas reciban toda a atención e que a reunión non se prolongue.

Ademais, debes cumprir o horario o máximo posible, pero tamén ser o suficientemente flexible como para facer cambios se é necesario. Tamén podes considerar facer pequenos descansos para axudar aos participantes a recargarse e concentrarse. Isto pode manter a enerxía e o interese da reunión.

5/ Fai que as reunións sexan máis interactivas e atractivas

Fai que as reunións de negocios sexan máis interactivas e atractivas animando a todos os participantes a falar e compartir os seus pensamentos e ideas. Así como utilizar actividades interactivas, como enquisas en directo or sesións de brainstorming e as rodas xiratorias axudan a manter os participantes comprometidos e centrados na discusión.

Ou usa o AhaSlides biblioteca de modelos predefinidos para despedir as reunións aburridas e os ollos cristalizados.

Consulta: máis de 20 diversión en liña Xogos Icebreaker para un mellor compromiso ou 14 inspiradores Xogos para reunións virtuais, co mellor 6 reunión hacks podes atopar en 2024!

6/ Acta da reunión

tomando Minutos de reunión durante unha reunión de negocios é unha tarefa importante que axuda a documentar as principais discusións e decisións tomadas durante a reunión. Tamén axuda a mellorar a transparencia e garante que todos estean na mesma páxina antes de entrar na seguinte reunión.

7/ Seguimento dos elementos de acción

Ao facer un seguimento dos elementos de acción, podes asegurarte de que as decisións tomadas durante a reunión se poñan en práctica e de que todos teñan claras as súas responsabilidades.

E SIEMPRE recolle os comentarios dos participantes para mellorar aínda máis as próximas reunións de negocios: podes compartir os comentarios despois de rematar, a través de correos electrónicos ou diapositivas de presentación. Fai que as reunións non sexan tediosas e todos se divirtan💪

Lugares para levar 

Oxalá, con este artigo de AhaSlides, pode distinguir os tipos de reunións nos negocios e os seus propósitos. Ademais, seguindo estes pasos e as mellores prácticas, podes garantir que as túas reunións de negocios sexan eficientes, centradas e produzan os resultados desexados.

Realizar reunións de negocios de forma eficaz pode axudar a mellorar a comunicación, a colaboración e o éxito dentro dunha organización e é un compoñente clave para a xestión empresarial exitosa.

Preguntas máis frecuentes