Sự kiện đã kết thúc. Khách tham dự đã ra về. Giờ là lúc phân biệt những nhà tổ chức biết cải thiện với những người chỉ biết đoán mò: thu thập phản hồi. Các cuộc khảo sát sau sự kiện cho bạn biết điều gì hiệu quả, điều gì không hiệu quả và cần thay đổi điều gì cho lần sau, nhưng chỉ khi chính cuộc khảo sát được thiết kế tốt. Một cuộc khảo sát mơ hồ sẽ tạo ra dữ liệu mơ hồ.
Nghiên cứu của SurveyMonkey về độ dài khảo sát cho thấy tỷ lệ hoàn thành giảm xuống còn 5-20% đối với các khảo sát mất hơn 7-8 phút để hoàn thành [1]. Điều đó có nghĩa là các câu hỏi bạn đưa vào cần phải xứng đáng với vị trí của chúng. Hướng dẫn này bao gồm hơn 30 câu hỏi khảo sát sau sự kiện được sắp xếp theo những gì chúng đo lường, cùng với hướng dẫn thực tế về thời gian, định dạng và những sai lầm làm giảm tỷ lệ phản hồi.
Nói chung hài lòng
Hãy bắt đầu bằng những câu hỏi tổng quan trước khi đi vào chi tiết. Những câu hỏi này sẽ giúp bạn nắm được tổng quát về diễn biến sự kiện trước khi đi sâu vào các chi tiết cụ thể.
- Bạn đánh giá trải nghiệm tổng thể của mình tại sự kiện như thế nào? (1-5)
- Sự kiện này có đáp ứng được kỳ vọng của bạn không? (Vượt quá / Đạt yêu cầu / Không đạt yêu cầu)
- Bạn có khả năng tham dự sự kiện nào khác do nhà tổ chức này tổ chức trong tương lai đến mức nào? (Từ rất không chắc chắn đến rất chắc chắn)
- Bạn có khả năng giới thiệu sự kiện này cho đồng nghiệp của mình không? (Thang điểm NPS từ 0-10)
- Từ nào mô tả chính xác nhất trải nghiệm của bạn? (Câu hỏi mở hoặc đám mây từ ngữ)
Nội dung và các buổi học
Những câu hỏi này đánh giá xem chương trình có mang lại giá trị và đáp ứng được nhu cầu của người tham dự hay không.
- Nội dung đó có phù hợp với nhu cầu nghề nghiệp của bạn không? (Từ hoàn toàn không đến cực kỳ)
- Bạn thấy buổi học nào hữu ích nhất? (Dạng menu thả xuống hoặc dạng câu hỏi mở)
- Bạn thấy buổi học nào ít giá trị nhất? (Dạng menu thả xuống hoặc dạng câu hỏi mở)
- Nội dung đó có phù hợp với trình độ chuyên môn của bạn không? (Quá cơ bản / Vừa phải / Quá nâng cao)
- Tôi đã thu được những kiến thức thực tiễn có thể áp dụng vào công việc của mình. (Từ hoàn toàn không đồng ý đến hoàn toàn đồng ý)
Diễn giả và người thuyết trình
- Bạn đánh giá chất lượng tổng thể của các diễn giả như thế nào? (1-5)
- Diễn giả hoặc người thuyết trình nào gây ấn tượng nhất? (Mở)
- Liệu có đủ cơ hội để hỏi đáp với các diễn giả không? (Có / Không / Phần nào)
- Bạn muốn thấy những chủ đề nào được đề cập tại các sự kiện trong tương lai? (Mở)
Hậu cần và tổ chức
- Nhìn chung, bạn đánh giá công tác tổ chức sự kiện như thế nào? (1-5)
- Địa điểm đó có phù hợp và thoải mái không? (Có / Không / Một phần)
- Bạn đánh giá quy trình đăng ký và nhận phòng như thế nào? (1-5)
- Việc truyền đạt thông tin về sự kiện (lịch trình, cập nhật, hướng dẫn) có rõ ràng và kịp thời không? (Có / Không / Một phần)
- Bạn đánh giá chất lượng đồ ăn và thức uống như thế nào? (1-5 hoặc Không áp dụng)
Kết nối và tương tác
- Sự kiện đó có cung cấp đủ cơ hội giao lưu kết nối không? (Có / Không / Phần nào)
- Tôi đã tạo dựng được những mối quan hệ chuyên nghiệp quý giá tại sự kiện này. (Từ hoàn toàn không đồng ý đến hoàn toàn đồng ý)
- Bạn thích hình thức kết nối nào hơn? (Các phiên họp có cấu trúc / Giao lưu tự do / Cả hai)
Giá trị và ý định trong tương lai
- Sự kiện đó là một sự sử dụng thời gian hiệu quả. (Từ hoàn toàn không đồng ý đến hoàn toàn đồng ý)
- Sự kiện này xứng đáng với giá vé vào cửa. (Từ hoàn toàn không đồng ý đến hoàn toàn đồng ý)
- Bạn muốn thay đổi điều gì về sự kiện này? (Mở)
- Phần nào của sự kiện là giá trị nhất? (Mở)
- Bất kỳ ý kiến hoặc đề xuất bổ sung? (Mở)
Sự kiện ảo và sự kiện kết hợp: các câu hỏi bổ sung
Nếu sự kiện của bạn có yếu tố trực tuyến hoặc kết hợp, hãy thêm một vài câu hỏi cụ thể liên quan đến trải nghiệm đó.
- Bạn đánh giá chất lượng của nền tảng trực tuyến này như thế nào? (1-5)
- Bạn có gặp sự cố kỹ thuật nào trong suốt sự kiện không? (Có / Không)
- Trải nghiệm trực tuyến hấp dẫn hơn như thế nào so với sự kiện trực tiếp? (Ít hơn nhiều / Ít hơn / Gần như tương đương / Nhiều hơn)
Những sai lầm làm giảm tỷ lệ phản hồi
Hỏi quá nhiều câu hỏi. Hãy đặt mục tiêu có 10 câu hỏi trở xuống [3]. Mỗi câu hỏi bổ sung sẽ làm giảm mức độ hoàn thành. Hãy loại bỏ bất cứ điều gì mà bạn cho là cần thiết chứ không phải là điều bạn muốn biết.
Gửi quá muộn. Trí nhớ phai nhạt nhanh chóng. Hãy gửi khảo sát của bạn trong vòng 24 giờ sau sự kiện, lý tưởng nhất là kèm theo lời nhắc trong phòng tại phiên bế mạc. Các khảo sát SMS được gửi trong vòng hai giờ sau khi sự kiện kết thúc nhận được nhiều hơn 32% số lượt hoàn thành so với những khảo sát được gửi muộn hơn [2]. Một email theo dõi sau 3-4 ngày có thể thu thập thêm 20-30% phản hồi từ những người đã bỏ lỡ lần gửi đầu tiên [3].
Chỉ dựa vào các câu hỏi mở. Các câu trả lời mở rất phong phú nhưng khó phân tích trên quy mô lớn và làm giảm tỷ lệ hoàn thành khảo sát. Hãy sử dụng thang điểm đánh giá cho dữ liệu định lượng. Giới hạn số câu hỏi mở chỉ còn một hoặc hai câu cho mỗi khảo sát.
Bỏ qua kết quả. Cách nhanh nhất để đảm bảo không ai điền vào khảo sát tiếp theo của bạn là thu thập phản hồi mà không bao giờ hành động dựa trên đó. Hãy chia sẻ những phát hiện chính với người tham dự và cho họ biết bạn đang thay đổi điều gì dựa trên ý kiến đóng góp của họ. Ngay cả một email tóm tắt ngắn gọn cũng giúp xây dựng lòng tin và tăng sự tham gia vào các khảo sát trong tương lai.
Sử dụng câu hỏi dẫn dắt. "Bạn thấy bài diễn thuyết chính tuyệt vời của chúng tôi thú vị đến mức nào?" không phải là một câu hỏi trung lập. Hãy giữ cách diễn đạt khách quan và tránh những giả định ngầm.
Quên phân đoạn. Khách VIP, người tham dự lần đầu, người tham dự nhiều lần và người tham dự trực tuyến thường có những trải nghiệm khác nhau. Ít nhất, hãy lên kế hoạch phân tích riêng cho từng nhóm này và cân nhắc sử dụng bộ câu hỏi được thiết kế riêng nếu sự kiện của bạn đủ lớn để hỗ trợ điều đó.
Mẹo để đặt câu hỏi nhằm nhận được câu trả lời trung thực
Ngay cả một cuộc khảo sát được cấu trúc tốt cũng có thể tạo ra dữ liệu không đáng tin cậy nếu các câu hỏi riêng lẻ được viết kém. Dưới đây là năm điều thiết thực cần kiểm tra trước khi gửi khảo sát.
Hãy sử dụng một thang đo nhất quán xuyên suốt. Việc trộn lẫn thang điểm 1-5 ở một phần với thang điểm 1-10 ở phần khác buộc người trả lời phải điều chỉnh lại suy nghĩ của họ sau mỗi vài câu hỏi. Hãy chọn một thang điểm duy nhất cho tất cả các mục được đánh giá và sử dụng nhất quán thang điểm đó. Hầu hết các khảo sát sự kiện đều hoạt động tốt với một thang điểm duy nhất. thang điểm năm Vì nó trả lời nhanh và dễ phân tích.
Mỗi câu hỏi chỉ nên tập trung vào một ý tưởng. "Bạn đánh giá chất lượng nội dung và cách trình bày của người thuyết trình như thế nào?" là hai câu hỏi trong một. Những người trả lời thích nội dung nhưng thấy người thuyết trình khó theo dõi sẽ không có câu trả lời thỏa đáng. Chia làm hai phần. câu hỏi hai nòng chia thành các mục riêng biệt, ngay cả khi điều đó làm tăng thêm một hàng vào khảo sát.
Cung cấp cho người trả lời lựa chọn để từ chối trả lời những câu hỏi có thể không phù hợp. Nếu bạn hỏi về đồ ăn và thức uống tại một sự kiện mà một số người tham dự chỉ tham gia trực tuyến, hãy thêm tùy chọn "Không áp dụng". Việc bắt buộc ai đó đánh giá điều họ không trải nghiệm sẽ làm sai lệch dữ liệu và gây khó chịu cho người trả lời.
Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành và từ ngữ nội bộ. Nhóm của bạn có thể gọi một phiên cụ thể là "phiên thảo luận nhóm buổi chiều", nhưng người tham dự biết đến nó qua tiêu đề phiên. Hãy sử dụng cùng ngôn ngữ mà người tham dự đã sử dụng khi đăng ký hoặc nhận lịch trình. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các cuộc khảo sát về các sự kiện kéo dài nhiều ngày hoặc có nhiều phiên.
Hãy kiểm tra bản khảo sát trước khi gửi đi. Hãy tự mình thực hiện toàn bộ khảo sát, sau đó nhờ một người ngoài nhóm lập kế hoạch hoàn thành nó mà không có sự hướng dẫn. Hãy tìm những câu hỏi gây do dự, những thang đo mơ hồ, hoặc những bước nhảy logic khó hiểu đối với người không tham gia vào việc xây dựng khảo sát. Điều tưởng chừng hiển nhiên với người tổ chức thường lại không rõ ràng đối với người tham dự trả lời nhanh chóng trên điện thoại.
Hãy luôn lưu tâm đến trải nghiệm trên thiết bị di động. Phần lớn phản hồi khảo sát sau sự kiện đến từ điện thoại, thường là khi người tham dự đang trên đường về nhà. Văn bản câu hỏi dài, vùng chạm nhỏ và bố cục nhiều cột đều làm giảm tỷ lệ hoàn thành trên thiết bị di động. Hãy xem trước khảo sát của bạn trên điện thoại trước khi gửi và rút gọn bất kỳ câu hỏi nào yêu cầu cuộn chuột để đọc toàn bộ văn bản. Một khảo sát hoạt động tốt trên màn hình bốn inch sẽ hoạt động tốt ở mọi nơi. Nếu nền tảng của bạn hỗ trợ, hãy bật tính năng tự động chuyển tiếp sau mỗi lựa chọn xếp hạng để người trả lời không phải nhấn vào nút "tiếp theo" riêng biệt. Chỉ thay đổi nhỏ này thôi cũng có thể giảm đáng kể tỷ lệ bỏ ngang trên thiết bị di động.
Các câu hỏi thường gặp
Một cuộc khảo sát sau sự kiện nên kéo dài bao lâu?
Hãy đặt mục tiêu có 8-10 câu hỏi, mỗi câu hỏi không mất quá năm phút để hoàn thành. Sự khác biệt giữa khảo sát năm phút và khảo sát mười phút là đáng kể. Ưu tiên các chỉ số quan trọng nhất và loại bỏ những chỉ số còn lại. Nếu bạn thực sự cần thêm dữ liệu, hãy cân nhắc thực hiện hai khảo sát ngắn hơn: một khảo sát ngay sau sự kiện về mức độ hài lòng tổng thể, và một khảo sát thứ hai một tuần sau đó để thu thập thêm thông tin từ những người tham dự tích cực nhất. Một nguyên tắc hữu ích khác: nếu một câu hỏi không liên quan đến quyết định mà bạn có thể đưa ra một cách thực tế trước sự kiện tiếp theo, hãy loại bỏ nó. Mỗi câu hỏi thừa mà bạn giữ lại là một khoản phí nhỏ đối với mỗi người tham gia khảo sát.
Tôi có nên đưa ra phần thưởng cho người hoàn thành khảo sát không?
Các phần thưởng có thể giúp tăng tỷ lệ phản hồi, nhưng cũng có thể thu hút những phản hồi kém chất lượng từ những người chỉ vội vàng hoàn thành để nhận phần thưởng. Cách tiếp cận tốt hơn là thiết kế khảo sát đơn giản và ngắn gọn đến mức không cần đến bất kỳ phần thưởng nào. Nếu tỷ lệ phản hồi vẫn thấp, hãy cân nhắc sử dụng hình thức bốc thăm trúng thưởng thay vì phần thưởng đảm bảo, điều này sẽ giảm động lực làm khảo sát vội vàng. Phần thưởng hiệu quả nhất là cho người tham dự biết rằng phản hồi của họ sẽ ảnh hưởng đến cách tổ chức sự kiện tiếp theo: mọi người sẽ phản hồi khi họ tin rằng ý kiến đóng góp của họ có ý nghĩa.
Tôi nên làm gì với kết quả này?
Hãy bắt đầu bằng cách tính toán các chỉ số chính của bạn: điểm hài lòng tổng thể, NPS và bất kỳ điểm số cụ thể nào bạn đang theo dõi qua từng năm. Sau đó, đọc kỹ các câu trả lời mở để tìm kiếm các điểm chung. Hãy tìm kiếm các mô hình, chứ không phải các khiếu nại riêng lẻ. Khi bạn đã có cái nhìn tổng quan rõ ràng, chia sẻ tóm tắt Hãy trao đổi với nhóm của bạn và, nếu phù hợp, với người tham dự. Một email ngắn gọn "Đây là những gì bạn đã nói với chúng tôi và đây là những gì chúng tôi đang thay đổi" sẽ giúp khép kín vòng phản hồi và tăng khả năng người tham dự sẽ tham gia vào các cuộc khảo sát trong tương lai. Điều này cũng giúp theo dõi cùng một câu hỏi cốt lõi từ sự kiện này sang sự kiện khác để bạn có thể đo lường tiến độ theo thời gian thay vì coi mỗi cuộc khảo sát là một bài tập riêng lẻ. Điểm chuẩn cung cấp bối cảnh mà một điểm dữ liệu đơn lẻ không thể cung cấp.
Thu thập phản hồi trong suốt sự kiện bằng AhaSlides
Thời điểm hiệu quả nhất để thu thập phản hồi là trước khi người tham dự rời khỏi phòng. AhaSlides cho phép bạn kết thúc phiên họp bằng các slide trực tiếp: thang điểm đánh giá cho các câu hỏi định lượng, đám mây từ khóa để nắm bắt tâm trạng của phòng họp và một slide mở để đưa ra các đề xuất cụ thể, với kết quả hiển thị trên màn hình khi người tham dự phản hồi. Việc thu thập phản hồi ngay tại phòng là cách bạn đạt được tỷ lệ hoàn thành 85-95% như đã nêu ở trên, và việc xem phản hồi tập thể hiển thị trên màn hình mang lại cho phiên họp một khoảnh khắc kết thúc cụ thể.
Để xem toàn bộ bảng câu hỏi, Khảo sát AhaSlides Hãy chuyển các câu hỏi khảo sát sau sự kiện ở trên thành một biểu mẫu duy nhất mà người tham dự điền vào trên một trang và gửi một lần. Hiển thị biểu mẫu này ở slide cuối cùng của phiên bế mạc, sau đó chia sẻ cùng một khảo sát dưới dạng liên kết hoặc mã QR với những người tham dự đã rời đi sớm; họ có thể trả lời trên bất kỳ thiết bị nào mà không cần tài khoản.
nguồn
[1] SurveyMonkey. Một cuộc khảo sát nên kéo dài bao lâu? https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_completion_times/
[2] Khám phá. Tỷ lệ phản hồi khảo sát sau sự kiện tốt là bao nhiêu? https://www.explori.com/blog/what-is-a-good-post-event-survey-response-rate
[3] Trung tâm ASAE. 5 cách tốt nhất để tạo và chia sẻ khảo sát sau sự kiện. (September 2024) https://www.asaecenter.org/resources/articles/an_plus/2024/09-september/5-best-practices-for-creating-and-sharing-post-event-surveys
Để xem toàn bộ quy trình tạo khảo sát, từ thiết lập mục tiêu đến phân tích, vui lòng xem: Hướng dẫn đầy đủ cách tạo khảo sát trực tuyến.
