A Google Forms a világ egyik legszélesebb körben használt felmérési eszköze. Több mint 558 000 vállalat használja, ami a felmérési szoftverek piacának közel felét teszi ki [1], és a használata ingyenes. Akár egy gyors visszajelzési űrlapra, egy képzés utáni értékelésre vagy egy egyszerű adatgyűjtő űrlapra van szüksége, jól lefedi az alapokat.
Ez az útmutató végigvezet a Google Űrlapokban kérdőívek létrehozásának és elindításának 10 lépésén, gyakorlati tippeket oszt meg arról, hogyan lehet rávenni az embereket a válaszadásra, és elmagyarázza, hogy a professzionális használati esetekben hol ütközik az eszköz korlátaiba.
Mit tud és mit nem a Google Forms?
A Google Forms egy sokoldalú, ingyenes eszköz. Korlátlan számú választ fogad, közvetlenül kapcsolódik a Google Táblázatokhoz, és bármilyen eszközön működik. Ami viszont nem igazán működik vele, az az élő, interaktív munkamenetek lebonyolítása. A résztvevők nem látják valós időben az eredményeket, nincs mód arra, hogy a válaszokat egy teremben megjelenítsék, amint beérkeznek, és a tervezési lehetőségek is korlátozottak.
Az élő képzéseket vagy közösségi találkozókat tartó képzés-fejlesztő szakemberek és a HR-csapatok számára ez a különbség fontos. Erről bővebben a végén.
Hogyan készítsünk kérdőívet a Google Űrlapok segítségével
1. lépés: Nyissa meg a Google Űrlapokat
Tovább form.google.com miközben bejelentkezett Google-fiókjába. A Google Drive-ból is elindíthatja az Új > Google Űrlapok lehetőségre kattintva.
2. lépés: Új űrlap indítása
Kattintson az Üres űrlap gombra az újrakezdéshez, vagy nyissa meg a sablongalériát az előre elkészített opciókhoz, például az eseményekről szóló visszajelzésekhez, az ügyfél-elégedettséghez vagy a kurzusértékelésekhez. A sablonok időt takarítanak meg a beállítás során, ha a struktúra már ismerős.
A jogosult Google Workspace és Google AI csomagokban a Gemini „Segítség a létrehozásban” opciójával egy rövid promptból, vagy egy már meglévő dokumentum-, táblázat-, diafájlból vagy PDF-ből is készíthetsz űrlapvázlatot [4]. Gondosan olvasd át a vázlatot, mivel az nem állítja be helyetted a szakaszokat vagy a kvíz beállításait.
3. lépés: Cím és leírás hozzáadása
A cím a válaszadók által látott űrlap tetején jelenik meg. A leírás mezőben adhatja meg a kontextust: mennyi ideig tart a felmérés, miért gyűjti az adatokat, és hogy a válaszok névtelenek-e. Azok a válaszadók, akik tudják, mire számíthatnak, nagyobb valószínűséggel fejezik be a kérdőív kitöltését.
4. lépés: Kérdések hozzáadása
Kattintson a jobb oldali eszköztáron található „+” ikonra kérdés hozzáadásához, majd válasszon egy kérdéstípust a legördülő menüből. A Google Forms támogatja a következőket:
- Rövid válasz (egysoros szöveg)
- Bekezdés (többsoros szöveg)
- Többszörös választás (válasszon egyet)
- Jelölőnégyzetek (több kiválasztása)
- legördülő
- Fájlfeltöltés
- Lineáris skála (Likert-stílusú értékelő kérdésekhez)
- Értékelés (csillagok, szívek vagy hüvelykujjak)
- Feleletválasztós rács és jelölőnégyzetrács
- Dátum és idő
Képzési értékelések és HR-felmérések esetén a lineáris skálák és a feleletválasztós kérdések a legtöbb igényt lefedik. Ha egy workshop után Kirkpatrick 1. szintű reakciófelmérést készít, akkor a lineáris skálák és egy nyitott bekezdéses kérdés keveréke szilárd alapot jelent. Fontos megjegyezni, hogy a fájlfeltöltéses kérdésekhez a válaszadóknak be kell jelentkezniük egy Google-fiókba.
5. lépés: Jelölje meg a kötelező kérdéseket
Kapcsold be a „Kötelező” kapcsolót minden olyan kérdésnél, amelyre választ kell adni az űrlap beküldése előtt. Használd szelektíven, mert ha minden kérdést kötelezővé teszel, az növeli a lemorzsolódást, különösen a nyitott szöveges mezők esetében.
6. lépés: Hosszabb felmérésekhez használjon szakaszokat
Kattintson a Szakasz hozzáadása ikonra az eszköztáron, hogy egy hosszú kérdőívet logikus részekre bontson. A szakaszok rövidebbnek tűnnek a kérdőívet, ami segíti a kitöltési arányokat. Minden szakasznak lehet saját címe, és a válaszaik alapján különböző szakaszokba irányíthatja az embereket. Nyissa meg a hárompontos menüt egy feleletválasztós kérdésnél, és válassza az „Ugrás a szakaszra a válasz alapján” lehetőséget egy olyan útvonal létrehozásához, mint például „Ha a 3. kérdésre a válasz nem, ugorjon a 4. szakaszra”.
7. lépés: A megjelenés testreszabása
Kattintson a paletta ikonra a tetején a téma panel megnyitásához. Innen hozzáadhat egy fejlécképet, módosíthatja a téma és a háttér színét, valamint kiválaszthatja a betűtípusokat a fejlécekhez, kérdésekhez és szöveghez. A vállalat vizuális identitásához igazodva az űrlap kevésbé generikusnak és hitelesebbnek tűnik.
8. lépés: Küldés előtti előnézet
Kattintson a szem ikonra az űrlap válaszadó általi megnyitásához. Ellenőrizze, hogy a kötelező mezők helyesen vannak-e bejelölve, és hogy a szakaszok logikája működik-e. Ezután nyissa meg a linket a saját telefonján is, mivel sok válaszadó ezt fogja tenni.
9. lépés: A felmérés közzététele és megosztása
Az új űrlapok csak akkor lesznek elérhetőek, ha közzéteszed őket. Kattints a Közzététel gombra a jobb felső sarokban, válaszd ki, hogy kik válaszolhatnak (bárki, aki rendelkezik a linkkel, vagy csak az általad hozzáadott személyek), majd tedd közzé. Miután az űrlap közzé lett téve, többféleképpen is megoszthatod:
- Link: másold ki a válaszadó linkjét, és oszd meg bárhol, a rövidítés lehetőségével
- E-mail: küldje el az űrlapot közvetlenül egy címlistára
- Beágyaz: HTML kódrészlet másolása az űrlap webhelyre vagy intranetre helyezéséhez
Belső felmérések esetén a már használt csatornákon keresztüli megosztás, például Slack, a Teams vagy a vezetőjüktől érkező üzenet általában jobban működik, mint egy általános linkküldés.
10. lépés: Válaszok áttekintése
Nyissa meg a Válaszok lapot az automatikusan generált diagramokkal ellátott összefoglaló megtekintéséhez, vagy váltson az Egyéni nézetre az egyes beküldések elolvasásához. Kattintson a Táblázatokhoz csatolás gombra, ha az összes választ egy táblázatba szeretné küldeni mélyebb elemzés céljából, például részlegek szerinti szűrés, átlagok kiszámítása vagy saját diagramok készítése céljából.
Tippek több válasz eléréséhez
Az e-mailes felmérésekre adott tipikus válaszadási arány 15-25% körül mozog [3], és a lemorzsolódás minden egyes kérdés hozzáadásával növekszik [2]. Ezek a szokások segítenek áthidalni ezt a különbséget.
Legyen rövid. A SurveyMonkey 100 000 kérdőívet elemző elemzése azt mutatta, hogy a lemorzsolódás minden egyes hozzáadott kérdéssel a legmeredekebben emelkedik, körülbelül 15 kérdésig [2]. Egy tipikus képzés utáni értékeléshez 8-10 kérdés a gyakorlati felső határ.
Előre jelezd az időpontot. Ha a leírásban vagy a meghívóban azt mondod a válaszadóknak, hogy „Ez 3 percet vesz igénybe”, az segít az embereknek elköteleződni, mivel már a kezdés előtt ismerik a célt.
Személyesítsd a meghívót. Egy olyan üzenet, ami megnevezi a címzettet és egy konkrét eseményre hivatkozik ("a keddi bevezető ülést követően"), jobban célba ér, mint egy általános "kérjük, töltse ki ezt az űrlapot".
Küldj egy emlékeztetőt. Egyetlen, néhány nappal az első kérés után küldött válasz, amelyben megköszönjük azoknak a válaszait, akik már válaszoltak, olyan embereket is elér, akik szándékosan válaszoltak volna anélkül, hogy mindenki mást idegesítenének.
Tisztázza az anonimitást. Ha a válaszok névtelenek, ezt kifejezetten jelezd. Ez a vezetői visszajelzések vagy a szervezet állapotával kapcsolatos kérdések esetén a legfontosabb, ahol az emberek aggódnak amiatt, hogy kilétüket nyilvánítják.
Jól időzítsd. Kerüld a hétfői, illetve a pénteki késői időpontban történő küldést, amikor a postaládák a legforgalmasabbak, vagy amikor az emberek már ki vannak fizetve.
Egy 8 kérdéses, képzés utáni mintafelmérés
Ha képzés utáni értékelést készítesz, ez a struktúra rövidre fog zárni, és továbbra is olyan adatokat biztosít, amelyek alapján cselekedhetsz:
- Összességében hogyan értékelné a mai foglalkozást? (Lineáris skála, 1-től 5-ig)
- Mennyire volt releváns a tartalom a szereped szempontjából? (Lineáris skála, 1-től 5-ig)
- Mennyire magabiztosan alkalmazod a tanultakat? (Lineáris skála, 1-től 5-ig)
- Hogyan értékelné a facilitátort? (Lineáris skála, 1-től 5-ig)
- Megfelelő hosszú volt a foglalkozás? (Többszörös választás: túl rövid, megfelelő, túl hosszú)
- Melyik téma volt a leghasznosabb? (Többszörös választás)
- Mennyire valószínű, hogy ajánlaná ezt a foglalkozást egy kollégájának? (Lineáris skála, 0-tól 10-ig)
- Mit változtatnál ezen az órán? (Bekezdés)
Gyakori hibák elkerülése érdekében
Még egy jól megtervezett űrlap is alulteljesíthet, ha néhány gyakori szokás bekúszik. Íme négy probléma, amellyel az L&D és a HR csapatok leggyakrabban találkoznak, és azok megoldásának módjai.
Rávezető kérdések feltevése. Egy olyan kérdés, mint a „Mennyire élvezte a mai foglalkozást?”, feltételezi, hogy a válaszadó élvezte. Ez a megfogalmazás felfelé torzítja a válaszokat, és kevésbé hasznossá teszi az adatokat a program fejlesztése szempontjából. Írd át így: „Hogyan értékelnéd a mai foglalkozást?”, semleges skálával. Ugyanez a logika vonatkozik a válaszlehetőségekre is: tartsd a skálákat kiegyensúlyozottan, annyi negatív, mint pozitív lehetőséggel.
Túl sok nyitott szövegmező használata. A szabad szöveges válaszok megírása erőfeszítést, elemzésük pedig még több erőfeszítést igényel. Egy vagy két nyitott kérdés felmérésenként általában elegendő az árnyalatok megragadásához anélkül, hogy a válaszadók kiégnének, vagy 400 strukturálatlan megjegyzést kellene elolvasnod. A legtöbb képzés utáni űrlap esetében a szabad szöveget egyetlen „Mit változtatnál ezen a foglalkozáson?” kérdésre korlátozd a végén.
Kihagyom a mobilellenőrzést. A Google Űrlapok szerkesztője asztali számítógépekre készült, de a válaszadók nagy része telefonján nyitja meg a linket. A hosszú kérdőív és a széles rácsok, amelyek laptopon tisztán néznek ki, nehezen olvashatók és koppinthatók egy kis képernyőn. Nyissa meg az űrlapot a telefonján a küldés előtt, és kerülje a négynél vagy ötnél több oszlopból álló jelölőnégyzetrácsokat.
Küldés általános e-mail címről vagy csoportaliasról. A „hr-noreply@company.com” vagy a „training@company.com” címről küldött kérdőíveket könnyebb figyelmen kívül hagyni, mint a valódi személyektől érkező üzeneteket. Ha lehetséges, olyan személytől küldjön vagy másoljon üzenetet, akit a válaszadók felismernek, például a vezetőjüktől, a trénert vezető trénertől vagy a HR üzleti partnerüktől. A személyes kapcsolat azt jelzi, hogy valaki ténylegesen el fogja olvasni a visszajelzést.
Gyakran Ismételt Kérdések
Korlátozhatom a válaszokat úgy, hogy mindenki csak egyszer küldhessen be?
Igen. Nyissa meg a Beállítások fület, bontsa ki a Válaszok elemet, és kapcsolja be a „Korlátozás 1 válaszra” beállítást. Ehhez a válaszadóknak Google-fiókba kell bejelentkezniük, ami nem biztos, hogy megfelel a külső közönségnek vagy a Google-t nem használó vállalkozóknak. Bejelentkezés nélkül a Google Űrlapok nem tudják megakadályozni, hogy valaki kétszer küldjön be egy űrlapot.
Hogyan oszthatom meg az eredményeket az érdekelt felekkel anélkül, hogy szerkesztési hozzáférést adnék nekik az űrlaphoz?
Bárki, akit közreműködőként adsz hozzá az űrlaphoz, szerkesztheti azt, ezért inkább oszd meg az adatokat. Kapcsold össze az űrlapot a Google Táblázatokkal, majd oszd meg a táblázatot csak megtekintési hozzáféréssel, vagy készíts egy összefoglaló fület diagramokkal, és csak azt oszd meg. Ha szeretnéd, hogy minden válaszadó lássa az összesített eredményeket, bekapcsolhatod az „Eredmények összefoglalásának megtekintése” funkciót a Beállítások > Bemutató alatt.
A Google Űrlapok működnek 360 fokos visszajelzéshez vagy teljesítményértékeléshez?
Képes kezelni a mechanikákat, például az értékelések gyűjtését, az emberek szakaszlogikával történő átirányítását és az adatok Táblázatokban való összeállítását, de nem erre a felhasználási esetre készült. Nincs beépített mód arra, hogy egy választ egy adott, értékelt személyhez kapcsoljunk úgy, hogy a véleményező anonimitása megmaradjon, nincsenek szerepköralapú hozzáférés-vezérlések és nincsenek kompetencia-keretrendszerekhez tervezett jelentések. Alkalmankénti, alacsony téttel járó kollegiális visszajelzésekhez a személyenkénti külön űrlapok is működhetnek. Egy sok alkalmazottat érintő hivatalos 360 fokos folyamathoz egy dedikált HR-platform jelentős adminisztrációs időt takaríthat meg.
Használhatom a Google Űrlapokat kvíz vagy tudásfelmérés futtatásához a képzés után?
Igen, és ez az eszköz egyik legerősebb felhasználási esete. A Beállítások lapon kapcsold be a „Kvíz készítése” lehetőséget, hogy pontokat rendelj a kérdésekhez, beállítsd a helyes válaszokat, és a beküldés után megmutasd a válaszadóknak az eredményüket. Minden válaszhoz visszajelzést is adhatsz, ami a kvízt egy rövid tanulási pillanattá varázsolja, ahelyett, hogy csak egy pontszámot adna. Az önálló tempójú megfelelőségi képzések vagy az automatikus osztályozással rendelkező egyszerű tudásfelmérést igénylő e-learning modulok esetében a Google Forms jól kezeli ezt a problémát.
Amikor a Google Forms nem elég
A Google Forms aszinkron módon gyűjti a válaszokat. Az eredmények egy irányítópulton jelennek meg az űrlap tulajdonosa számára, és a válaszadók legfeljebb egy statikus összegzést láthatnak a beküldés után. A facilitátornak nincs módja arra, hogy élőben mutassa be a válaszok építését egy csoport előtt.
Tréningek, közösségi fórumok és csapatmegbeszélések esetén, ahol a cél a teremben vagy a videohívásban résztvevők bevonása, ez a korlátozás számít. Amikor egy oktató valós idejű szófelhőt szeretne megjeleníteni a résztvevők válaszaiból, élő szavazást futtatni egy megbeszélés előtt, vagy névtelen kérdéseket gyűjteni 200 alkalmazotttól, a Google Formsnak szüksége van egy képernyőmegosztási megoldásra, amely megszakítja a folyamatot.
AhaSlides közvetlenül kezeli ezeket a használati eseteket. A szavazások, értékelési skálák, kérdések és válaszok, szófelhők és kvízek élőben futnak egy munkameneten belül. A résztvevők a telefonjukon válaszolnak, az eredmények valós időben jelennek meg a képernyőn, és a facilitátorok azonnal megvitathatják az adatokat. Ugyanerről a platformról küldhet egy munkamenet utáni kérdőívet is, így nem kell váltania az eszközök között.
Az önálló adatgyűjtéshez, ahol nincs szükség élő interakcióra, a Google Forms jó alapértelmezett választás. Amikor a felmérés egy élő munkamenet része, egy erre a célra létrehozott interakciót segítő eszköz jobb eredményeket ad.
Források
[1] 6sense. Google Forms piaci részesedés. https://6sense.com/tech/survey/google-forms-market-share
[2] SurveyMonkey. Felmérési kérdések és kitöltési arányok. https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_questions_and_completion_rates/
[3] SurveySparrow. Felmérési válaszadási arány referenciaértékei. https://surveysparrow.com/blog/survey-response-rate-benchmarks/
[4] Google Workspace-frissítések. Űrlapok létrehozása a Gemini segítségével a Google Űrlapokban. https://workspaceupdates.googleblog.com/2025/06/help-me-create-gemini-google-forms.html
