Nail Project Kickoff Meeting Flyer 8 lépésben (+ingyenes sablon!)

A legfegyelmezettebb cégek is érezhetik néha tévútra projektjeiket. Gyakrabban a probléma az egyik előkészítés. A megoldás? Jól strukturált és teljes mértékben interaktív projekt indulási értekezlet!

Több mint puszta pompa és ceremónia, a jól lebonyolított kezdő találkozó valóban valami szépet eredményezhet a jobb lábán. Íme 8 lépés a projekt kezdő értekezletének megtartására, amely izgalmat gerjeszt és felkelti mindenki ugyanazon az oldalon.

Kezdési idő!

Mi az a projektindító értekezlet?
Miért olyan fontosak a Project Kickoff találkozók?
8 lépés a Kickass Project Kickoff értekezletéig
A projekt indító ülésének napirendje sablon

Találkozói tippek, amelyeket érdemes megjegyezni

Előzetesen meg kell készítenie a kezdő ülés napirendjét. A projekt korai indító e-mail küldése nagyon fontos! Nézzük tehát a néhány kezdő ülés napirendi mintáját!

A kezdő ülés legyen rövid és tömör, sok játékkal és tevékenységgel, mivel ilyenkor AhaSlides nagyon jól jön! Nézzen meg további tippeket velünk az alábbiak szerint:

Alternatív szöveg

Indítsa el a beszélgetést.

Szerezzen értékes információkat csapatától és ügyfeleitől a projekt indító megbeszélése során. Ezzel az ingyenes sablonnal élő szavazást, kérdés-feleleteket és ötletcsere eszközöket használhat!

🚀 Lásd a sablont

Mi az a projektindító értekezlet?

Ahogy a bádogon olvasható, a projekt kezdő értekezlete a találkozó, ahol elindítja a projektet.

Általában a projekt indító megbeszélése az első találkozás a projektet megrendelő ügyfél és a projektet életre hívó cég között. Mindkét fél leül, és megvitatja a projekt alapjait, célját, céljait és azt, hogy hogyan jut el az ötlettől egészen a megvalósításig.

Általánosságban elmondható, hogy vannak 2 féle a kezdő találkozókról, amelyekről tudnia kell:

Külső projekt kezdete - Egy fejlesztői csapat leül valakivel kívül a vállalat, mint egy ügyfél vagy egy érdekelt fél, megvitatja az együttműködési projekt tervét.
Belső PKM - A csapat belül a vállalat összeül és megvitatja egy új belső projekt tervét.

Bár mindkét típusnak eltérő eredményei lehetnek, az eljárás nagyjából ugyanaz. Lényegében van nincs rész egy külső projekt kezdőrúgása, amely nem része egy belső projekt indításának – az egyetlen különbség az lesz, hogy kinek tartja.

Több elkötelezettség az összejövetelekkel

Miért olyan fontosak a Project Kickoff találkozók?

A Kickoff Meetings célja legyen hangos és világos! Elég egyszerűnek tűnhet egy projekt elindítása pusztán azzal, hogy egy csomó feladatot a megfelelő emberekhez rendelünk, különösen a mai Kanban-tábla megszállott munkahelyén. Ez azonban ahhoz vezethet, hogy a csapatok folyamatosan eltévednek.

Ne feledje, csak azért, mert rajta van ugyanaz a tábla nem jelenti azt, hogy rajta vagy ugyanazon az oldalon.

Ennek középpontjában a projekt kezdő értekezlete őszinte és nyílt Párbeszéd ügyfél és csapat között. ez van nem egy sor bejelentés arról, hogy a projekt hogyan fog működni, de a beszélgetés a féktelen vita által elért tervekről, elvárásokról és célokról.

Íme néhány előny a projekt kezdő értekezletének megtartásáról:

Mindenkit megkap előkészített - "Adj hat órát, hogy kivágjak egy fát, és az első négyet a fejsze élezésével töltöm." Ha Abraham Lincoln ma élne, biztos lehet benne, hogy a projekt 4 órájából az első 6 órában egy projekt indító megbeszélésen töltene. Ez azért van, mert ezek a találkozók tartalmazzák minden a szükséges lépéseket ahhoz, hogy bármelyik projekt jobb lábon álljon.
Magában foglalja minden kulcsszereplő - A kezdő megbeszélések csak akkor kezdődhetnek el, ha mindenki ott van: menedzserek, csapatvezetők, ügyfelek és bárki más, aki érdekelt a projektben. Annyira könnyű elveszíteni a nyomát, hogy ki miért felelős, anélkül, hogy egy kezdő megbeszélés világosan kitalálná az egészet.
Ez nyitott és együttműködő - Ahogy mondtuk, a projektindító ülések viták. A legjobbak részt vesznek minden résztvevőket, és mindenkinek kihozza a legjobb ötleteket.

Több elkötelezettség az összejövetelekkel

8 lépés a Kickass Project Kickoff értekezletéig

Tehát pontosan mi szerepel a projektindító értekezlet napirendjén? Leszűkítettük az alábbi 8 lépésre, de mindig ne feledje, hogy van nincs beállított menü az ilyen típusú megbeszélésekhez.

Használja ezt a 8 lépést útmutatóként, de soha ne felejtse el, hogy a végső napirend az meg!

1. lépés – Bevezetés és jégtörők

Természetesen az egyetlen módja annak, hogy elindítsa a kezdőtalálkozót, ha megismerteti a résztvevőket egymással. A projekt hosszától vagy nagyságától függetlenül az ügyfeleknek és a csapattagoknak közvetlen kapcsolatban kell lenniük egymással ahhoz, hogy hatékonyan dolgozhassanak együtt.

Míg egy egyszerű „kerüld meg az asztalt” típusú bevezetés elegendő ahhoz, hogy az emberek megismerjék a neveket, a jégtörő újabb réteget adhat hozzá. személyiség és a könnyítsen a hangulaton a projekt kezdete előtt.

Próbáld ki ezt: Forgasd meg a kerék 🎡

Rajzoljon le néhány egyszerű bevezetési témát a fonókerék, majd kérje meg minden csapattagot, hogy pörgesse meg, és válaszoljon bármilyen témára, amelyre a kerék kerül. A vicces kérdéseket javasoljuk, de ügyeljen arra, hogy többé-kevésbé professzionális legyen!

Szeretne még ilyeneket? 💡 Megvan 10 jégtörő minden találkozóra pont itt.

2. lépés – A projekt háttere

A formalitások és az ünnepségek elkerülve, itt az ideje, hogy beindítsuk a kőhideg üzletet. A találkozó sikeres elindításához világos napirenddel kell rendelkeznie a nyitótalálkozóra!

Mint minden nagyszerű történet, a legjobb az elején kezdeni. Vázolja az összes levelezést Ön és ügyfelei között, hogy mindenki teljes mértékben részt vegyen a projektben, és megismerje az eddig történteket.

Ez lehet képernyőképek e-mailekről, szövegekről, az előző találkozókról készült jegyzőkönyvekről vagy bármilyen erőforrásról, amely bármilyen kontextust ad hozzá a vállalat és az ügyfél számára. Idősor elkészítésével mindenki számára könnyen megjeleníthető.

3. lépés – Projektigény

A levelezési háttér mellett érdemes mélyre merülni részletekbe miért ez a projekt elsősorban elindul.

Ez egy kulcsfontosságú lépés, mivel világos áttekintést nyújt a projekt által megoldani kívánt fájdalom pontokról, amelyet mind a csapatoknak, mind az ügyfeleknek mindig az elméjük élén kell tartaniuk.

Profi tipp ????

Az ilyen szakaszok megérettek a vitára. Kérdezze meg ügyfeleit és a csapata, hogy terjessze elő ötleteit arról, hogy miért gondolják ezt a projektet.

Ha alkalmazható, mindig próbálja meg csatornázni a az ügyfél hangja ebben a részben. Együttműködjön az ügyféllel, hogy valós példákat szerezzen a fogyasztókról, akik megemlítik azokat a fájdalmakat, amelyeket a projektje orvosolni próbál. Az ő véleményüknek kell alakítania azt, hogy a csapat hogyan viszonyul a projekthez.

4. lépés – Projektcélok

Szóval belenéztél a múlt a projektről, most itt az ideje, hogy megnézzük a future.

Ha közvetlen céljai vannak, és egyértelműen meghatározza a projekt sikerét, az valóban segíti csapatát a projekt megvalósításában. Nemcsak ez, hanem azt is megmutatja ügyfelének, hogy komolyan gondolja a munkát, és hasonlóan nagy tétje van annak menetében.

Kérdezze meg a kezdő értekezlet résztvevőit 'hogyan fog kinézni a siker?' Több ügyfél? További vélemények? Jobb vevői elégedettségi arány?

Nem számít a cél, mindig annak kell lennie...

Elérhető - Ne feszítsd túl magad. Ismerd meg a határaidat, és tűzz ki egy célt tulajdonképpen esélye van elérni.
Mérhető - Támogassa célját adatokkal. Célozzon meg egy adott számot, és kövesse nyomon a felé haladását.
időzített - Adjon magának egy befejezési dátumot. Tegyen meg mindent annak érdekében, hogy a határidő előtt elérje céljait.

5. lépés – Munkanyilatkozat

Ha a „húst” a „kickoff meeting”-be helyezzük, a Munkanyilatkozat (SoW) egy jókora búvárkodást jelent a projekt sajátosságaiban és a megvalósítás módjában. Ez a fő számlázás a kezdő értekezlet napirendjére, és a legtöbb figyelmét rá kell fordítania.

Nézze meg ezt az infografikát arról, hogy mit kell felvenni a munkabejelentésébe:

Infographic, amely elmagyarázza a projekt kezdő értekezletén a munkaköri nyilatkozat bejelentésének 6 mini-lépését.

Ne feledje, hogy a munka nyilatkozata nem annyira a megbeszélésről szól, mint a projekt kezdő értekezletének többi napirendjéről. Itt az idő, amikor egy projekt egyszerűen vezet lefekteti a cselekvési tervet a készülő projekthez, majd mentse a beszélgetést a az ülés következő pontja.

Csakúgy, mint a kezdő értekezlet többi részében, a munkájára vonatkozó nyilatkozata is az szuper változó. A munkabeszélés sajátosságai mindig függenek a projekt összetettségétől, a csapat méretétől, az érintett részektől stb.

Szeretne többet tudni? 💡 Nézze meg ezt átfogó cikk a munka nyilatkozat elkészítéséről.

6. lépés – Kérdések szakasz

Bár úgy érezheti, hogy készen kell állnia arra, hogy a végére hagyja a Kérdések szakaszt, azt javasoljuk, hogy tartsa meg közvetlenül a munkabeszámolója után.

Egy ilyen marha szegmens minden bizonnyal kérdéseket vet fel ügyfele és csapata részéről egyaránt. Mivel a megbeszélés nagy része mindenki fejében olyan frissen van, a legjobb, ha addig üt, amíg forró a vas.

Ha interaktív prezentációs szoftvert használ a kérdések és válaszok fogadására, akkor minden zökkenőmentesen haladhat, különösen akkor, ha a projekt indító találkozóján magas a részvételi szám...

Ez szervezett - A kérdések népszerűség szerint (a pozitív szavazatok révén) vagy idő szerint vannak elrendezve, és megjelölhetők „megválaszoltként” vagy a tetejére rögzítve.
Ez moderált - A kérdések jóváhagyhatók és elutasíthatók, mielőtt megjelennének a képernyőn.
Ez névtelen - A kérdéseket névtelenül lehet feltenni, vagyis mindenkinek van hangja.

7. lépés – Lehetséges problémák

Mint korábban mondtuk, a projekt kezdő értekezlete a lehető legnyitottabb és őszintébb. Ez hogyan építesz egy bizalomérzet ügyfelével az indulástól kezdve.

Ennek érdekében a legjobb, ha megbeszéljük azokat a lehetséges problémákat, amelyekkel a projekt szembesülhet az út során. Senki sem kéri, hogy megjósolja a jövőt itt, csak azért, hogy előállítsa az akadályok előzetes listáját, amelyekbe ütközhet.

Mivel Ön, a csapata és az ügyfele különböző tétekkel közelítik meg ezt a projektet, ideális megoldás mindenki részt vesz a potenciális probléma megbeszélésében.

8. lépés – Bejelentkezés

A két fél közötti bizalom megszilárdításának egy másik módja, ha rendszeresen felkeresi ügyfelét. A projekt indító értekezleten van néhány kérdésed, amelyekkel kapcsolatban meg kell válaszolnod mit, mikor, ki és a hogyan ezek a bejelentkezések megtörténnek.

A bejelentkezés meglehetősen finom egyensúlyi tevékenység átláthatóság és a erőfeszítés. Bár jó dolog a lehető legnyitottabbnak és átláthatóbbnak lenni, ezt annak keretén belül kell kezelnie, hogy mennyire lesz elérhető be nyitott és átlátható.

Győződjön meg arról, hogy az értekezlet vége előtt megválaszolta ezeket a kérdéseket:

Mit? - Pontosan milyen részletességgel szorul frissítésre az ügyfél? Tudniuk kell a haladás minden apró részletéről, vagy csak a nagy előjelek számítanak?
Mikor? - Milyen gyakran kell a csapatnak frissítenie az ügyfelet? Minden nap közvetítsék, amit csináltak, vagy csak összegezzék, mit sikerült a hét végén?
Kicsoda? - Melyik csapattag lesz az, aki kapcsolatot tart az ügyféllel? Lesz-e minden csapatnak egy tagja minden szakaszban, vagy csak egyetlen tudósító lesz az egész projekt során?
Hogyan? - Milyen módszerrel tartja a kapcsolatot az ügyfél és a levelező? Rendszeres videohívás, e-mail vagy folyamatosan frissülő élő dokumentum?

A projektindító értekezletek legtöbb napirendi pontjához hasonlóan a legjobb, ha nyíltan megvitatjuk. Nagy csapat és nagy ügyfélcsoport esetén könnyebben megteheti a élő közvélemény-kutatás a lehető legjobb bejelentkezési képlet kialakítása érdekében.

Szeretne többet tudni? 💡 Nézzen meg néhányat bevált gyakorlatok az ügyfelekkel való bejelentkezéshez.

Felmérés Hatékonyan a AhaSlides

A projekt indító ülésének napirendje sablon

Ha szakmailag megtervezett kezdő értekezleted csak arra vár, hogy felrobbantson néhány gondolatot a tanácsteremben, az utolsó érintés kissé lehet kölcsönhatás hogy mindezt összehozza.

Csak ezt tudtad A vállalkozások 29% -a kapcsolatot éreznek ügyfeleikkel (Gallup)? Az elszakadás egy járvány B2B szinten, és a formalitásokon keresztül lapos, nem inspiráló folyamatnak érezheti a kezdő találkozókat.

Az ügyfelek és a csapatok bevonása interaktív diák segítségével valóban fokozza a részvételt és a fokozza a figyelmet.

AhaSlides van egy eszközök arzenálja beleértve az élő szavazásokat, a Q&A -t és az ötletbörze diákat, sőt élő vetélkedők és játékok, hogy a projektet a megfelelő módon lángra lobbantsa.

Kattintson az alábbi gombra, hogy megkapjon egy ingyenes, nem letölthető sablont a kezdő értekezletéhez. Változtasson meg bármit, amit csak akar, és mutassa be költség nélkül!

Fogd meg a sablont

Kattintson az alábbi gombra egy ingyenes létrehozáshoz AhaSlides fiókot, és kezdje el létrehozni saját magával ragadó találkozóit az interaktivitás segítségével!

Készítse el saját

Címkék: Üzleti találkozó