Email Undangan Rapat | Kiat, contoh, dan templat terbaik (100% gratis)

Apa yang bagus email undangan rapat contoh?

Rapat dapat menjadi elemen penting dari efektivitas, koordinasi, dan kesatuan tim. Banyak perusahaan mengadakan pertemuan setidaknya sekali seminggu, bisa berupa pertemuan informal untuk sekadar berbicara mendalam dengan karyawannya atau pertemuan yang lebih formal dengan dewan manajemen untuk membahas rencana masa depan perusahaan dan laporan akhir tahun tahunan. Pejabat penyelenggara atau pimpinan wajib mengirimkan surat undangan rapat kepada peserta atau tamu.

Undangan rapat penting untuk menjalankan rapat resmi secara efektif dan lancar. Ada banyak cara untuk mengirim undangan rapat. Pada artikel ini, kami fokus pada berurusan dengan email undangan rapat, metode paling mudah dan populer untuk mengundang orang berpartisipasi dalam rapat Anda.

Daftar Isi

• Apa itu Email Undangan Rapat?
• Mengapa Email Undangan Rapat Penting?
• Tulis Email Undangan Rapat Langkah demi Langkah
• Jenis Email Undangan Rapat dan Contohnya
• The Bottom Line

Templat Rapat Cepat dengan AhaSlides

• Pertemuan dalam Bisnis
• Risalah Rapat
• Rapat Berdiri

Apa itu Email Undangan Rapat?

Bagian penting dari aktivitas bisnis, email undangan rapat adalah pesan tertulis dengan demonstrasi tujuan rapat dan permintaan orang untuk bergabung dalam rapat mengikuti tanggal dan lokasi tertentu, ditambah lampiran yang lebih mendetail jika ada. Itu dapat ditulis dalam gaya formal atau informal tergantung pada karakteristik pertemuan. Mereka harus ditulis dengan nada dan gaya yang sesuai untuk memenuhi etiket email bisnis.

Namun, jangan bingung antara email undangan rapat dengan email permintaan rapat. Perbedaan utama antara email-email ini adalah email permintaan rapat bertujuan untuk membuat janji temu dengan seseorang, sedangkan email undangan rapat bertujuan untuk mengundang Anda ke rapat pada tanggal dan lokasi yang diumumkan.

Mengapa Email Undangan Rapat Penting?

Menggunakan undangan email membawa banyak manfaat. Keuntungan undangan email tercantum di bawah ini:

• Terhubung ke kalender secara langsung. Saat penerima menerima undangan, itu ditambahkan kembali ke kalender bisnis mereka dan Anda akan mendapatkan pengingat yang sama seperti acara lain yang dicatat di kalender.
• Ini nyaman dan cepat. Penerima Anda dapat mencapai email segera setelah Anda mengklik tombol kirim. Karena langsung ke penerima, jika alamat email salah, Anda dapat segera menerima pengumuman dan segera mencari solusi lebih lanjut.
• Ini menghemat waktu. Anda dapat mengirim email grup dengan ribuan alamat email secara bersamaan.
• Ini menghemat biaya. Anda tidak perlu mengeluarkan anggaran untuk pengiriman surat.
• Ini dapat dibuat langsung dari platform webinar pilihan Anda. Kecuali jika Anda mengadakan pertemuan tatap muka, pilihan pertama Anda mungkin adalah Zoom, Microsoft Teams, atau yang setara. Saat RSVP dikonfirmasi, semua tautan dan jangka waktu disinkronkan melalui email, sehingga peserta dapat menghindari kebingungan dengan acara lainnya.

Faktanya adalah miliaran email dikirim setiap hari dan banyak di antaranya adalah spam. Karena setiap orang menggunakan setidaknya satu email untuk bertukar pesan penting untuk pekerjaan, pembelian, rapat, dan banyak lagi. Namun, karena Anda harus membaca banyak sekali email setiap hari, tidak mengherankan jika terkadang Anda mengalami fenomena "kelelahan email". Dengan demikian, penyampaian email undangan yang baik dapat menghindari kesalahpahaman atau ketidaktahuan yang tidak perlu dari pihak penerima.

Tulis Email Undangan Rapat Langkah demi Langkah

Email undangan rapat yang baik sangat penting dan, sebagai aturan, itu berdampak pada pengiriman email menilai.

Ada etiket dan prinsip yang harus dipatuhi setiap orang untuk melengkapi email undangan rapat bisnis sehubungan dengan penerimanya. Anda dapat mempelajari cara menulis email undangan rapat standar dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

Langkah 1: Tulis Baris Subjek yang Kuat

Ini adalah fakta bahwa 47% penerima email membaca email yang memiliki baris subjek yang jelas dan ringkas. Kesan pertama itu penting. Ini dapat memastikan penerima merasakan urgensi atau kepentingan, yang mengarah pada tingkat pembukaan yang lebih tinggi.

• Singkat, tepat sasaran. Jadilah faktual, bukan teka-teki.
• Anda dapat meminta konfirmasi kehadiran di baris subjek sebagai tanda urgensi.
• Atau tambahkan nada sentimen seperti jangan lupa pentingnya, urgensi,...
• Tambahkan Waktu jika Anda ingin menekankan masalah sensitif waktu 

Misalnya: “Pertemuan 4/12: Sesi curah pendapat proyek” atau "Penting. Silakan RSVP: Rapat Strategi Produk Baru 10/6"

Langkah 2: Mulailah dengan Perkenalan Singkat

Pada baris pertama, ada baiknya untuk memberikan penjelasan singkat tentang siapa Anda, apa posisi Anda dalam organisasi, dan mengapa Anda menghubungi mereka. Kemudian Anda bisa langsung menunjukkan tujuan pertemuan tersebut. Banyak orang yang melakukan kesalahan dengan menyampaikan tujuan rapat yang tidak jelas karena beranggapan bahwa peserta harus mengetahuinya.

• Buat pengantar Anda menyenangkan atau terkait dengan pekerjaan
• Ingatkan peserta jika mereka perlu menyelesaikan tugas apa pun atau membawa apa pun bersama mereka ke rapat.

Misalnya Halo anggota tim, saya berharap dapat bertemu Anda di peluncuran produk baru Senin depan.

Langkah 3: Bagikan Waktu dan Lokasi

Anda harus memasukkan waktu pertemuan yang tepat. Anda juga harus memberi tahu mereka bagaimana dan di mana pertemuan berlangsung, baik secara langsung maupun online, dan menawarkan panduan atau tautan platform jika mereka membutuhkannya.

• Tambahkan zona waktu jika ada karyawan yang bekerja di wilayah berbeda di dunia
• Sebutkan perkiraan durasi pertemuan
• Saat menginstruksikan arah, sedetail mungkin atau lampirkan panduan pemetaan

Misalnya: Silakan bergabung dengan kami pada hari Jumat, 6 Oktober, pukul 1:00 di ruang rapat 2, lantai dua gedung administrasi.

Langkah 4: Buat Garis Besar Agenda Rapat

Meliputi tujuan utama atau agenda pertemuan yang diusulkan. Jangan sebutkan detailnya. Anda cukup menyatakan topik dan timeline. Untuk pertemuan formal, Anda dapat melampirkan dokumen detail. Hal ini sangat berguna untuk membantu peserta melakukan persiapan terlebih dahulu.

Misalnya, Anda dapat memulai dengan: Kami berencana untuk berdiskusi..../ Kami ingin mengatasi beberapa masalah Atau sebagai timeline berikut:

• 8:00-9:30: Pengantar Proyek
• 9:30-11:30: Presentasi dari Howard (IT), Nour (Marketing), dan Charlotte (Sales)

Langkah 5: Minta RSVP

Mewajibkan RSVP dapat membantu mengonfirmasi respons dari penerima Anda. Untuk mencegah ambivalensi, tanggapan pilihan dan batas waktu bagi peserta untuk memberi tahu Anda tentang kehadiran atau ketidakhadiran mereka harus disertakan dalam email Anda. Oleh karena itu, jika Anda belum menerima RSVP mereka pada saat Anda mengaturnya, Anda dapat melakukan tindakan tindak lanjut dengan cepat.

Misalnya: Harap RSVP sebelum [tanggal] ke [alamat email atau nomor telepon]

Langkah 6: Tambahkan tanda tangan dan Branding Email Profesional

Tanda tangan email bisnis harus menggabungkan nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, informasi kontak, situs web pribadi dan alamat hyperlink lainnya.

Anda dapat dengan mudah menyesuaikan tanda tangan Anda dengan Gmail.

Misalnya:

jessica madison

Chief Marketing Officer Regional, industri Inco

555-9577-990

Ada banyak sekali pembuat tanda tangan email gratis yang menghemat waktu dan tenaga Anda, seperti Tandatangan saya.

Jenis Email Undangan Rapat dan Contohnya

Ingatlah bahwa jenis rapat yang berbeda akan memiliki standar dan gaya penulisan yang berbeda untuk diikuti. Umumnya, kami memisahkan email undangan rapat berdasarkan tingkat formal dan informalnya, termasuk atau tidak termasuk rapat virtual atau rapat online murni. Pada bagian ini, kami mengumpulkan dan memperkenalkan kepada Anda beberapa tipe umum undangan rapat dan masing-masing templat jenisnya yang populer digunakan dalam email undangan rapat bisnis.

#1. Email Permintaan Rapat Formal

Email permintaan pertemuan formal digunakan untuk pertemuan besar yang biasanya diadakan sekali hingga tiga kali dalam setahun. Ini adalah pertemuan formal yang besar sehingga email Anda harus ditulis dengan gaya penulisan formal. Lampiran-lampiran terlampir diperlukan untuk memperjelas kepada peserta bagaimana cara mengikuti rapat, cara mencari lokasi, dan merinci agendanya.

Pertemuan formal melibatkan:

• Pertemuan manajemen
• rapat Komite
• Rapat Direksi 
• Rapat pemegang saham 
• Rapat strategi 

Contoh 1: Pemegang saham' templat email undangan

Baris subjek: Penting. Anda Diundang ke Rapat Umum Tahunan. [Waktu]

[Nama Penerima]

[Nama Perusahaan]

[Judul pekerjaan]

[Alamat perusahaan]

[Tanggal]

Pemegang Saham yang terhormat,

Kami dengan senang hati mengundang Anda ke Rapat Umum Tahunan yang akan diselenggarakan pada [Waktu], [Alamat]

Rapat Pemegang Saham Tahunan adalah kesempatan luar biasa untuk informasi, pertukaran dan diskusi antara [Nama Perusahaan] dan semua pemegang saham kami.

Ini juga merupakan kesempatan untuk mengekspresikan diri dan memilih untuk berperan aktif dalam membuat keputusan besar [Nama perusahaan], terlepas dari jumlah saham yang Anda miliki. Pertemuan tersebut akan mencakup agenda-agenda utama berikut:

Mata Acara 1:

Mata Acara 2:

Mata Acara 3:

Mata Acara 4:

Anda akan menemukan petunjuk tentang cara berpartisipasi dalam rapat ini, agenda dan teks resolusi yang akan diajukan untuk persetujuan Anda dalam dokumen terlampir di bawah ini

Saya ingin mengucapkan terima kasih, atas nama dewan, atas kontribusi dan kesetiaan Anda kepada [Nama Perusahaan] dan saya berharap dapat menyambut Anda di Rapat pada [Tanggal]

Salam,

[Nama]

[Judul Posisi]

[Nama Perusahaan]

[Alamat Perusahaan dan Situs Web]

Contoh 2: Rapat strategi templat email undangan

[Nama Penerima]

[Nama Perusahaan]

[Judul pekerjaan]

[Alamat perusahaan]

[Tanggal]

Garis subjek: Rapat kampanye Pemasaran Peluncuran Proyek: 2/28

Atas nama [Nama perusahaan], Saya ingin mengundang Anda untuk menghadiri pertemuan bisnis yang diadakan di [Nama Gedung Konferensi, Nama Gedung] [Tanggal dan Waktu]. Pertemuan akan berlangsung selama [Durasi].

Dengan senang hati saya menyambut Anda di tahap pertama proyek kami untuk mendiskusikan proposal kami yang akan datang [Rincian] dan kami menghargai wawasan Anda yang berharga mengenai hal itu. Berikut ringkasan singkat agenda kami hari ini:

Mata Acara 1:

Mata Acara 2:

Mata Acara 3:

Mata Acara 4:

Proposal ini dianggap oleh seluruh tim kami sebagai salah satu yang paling penting. Untuk referensi lebih lanjut, kami telah melampirkan dokumen pada surat ini yang memberikan Anda informasi lebih rinci sehingga Anda merasa nyaman untuk mempersiapkan pertemuan sebelumnya.

Kami semua berharap dapat berbicara dengan Anda untuk membahas apa lagi yang dapat kami lakukan untuk membuat proposal ini berhasil. Silakan kirimkan pertanyaan atau rekomendasi untuk pertemuan sebelumnya [Tenggat waktu] kepada saya secara langsung dengan membalas email ini.

Semoga harimu menyenangkan.

Berterima kasih,

Salam hangat,

[Nama]

[Judul Posisi]

[Nama Perusahaan]

[Alamat Perusahaan dan Situs Web]

#2. Email Undangan Rapat Informal

Dengan email undangan rapat formal, jika hanya rapat dengan level staf di bawah manajemen atau anggota dalam tim. Jauh lebih mudah bagi Anda untuk memikirkan cara menulis yang tepat. Anda dapat menulis dengan gaya informal dengan nada ramah dan ceria.

Pertemuan informal melibatkan:

• Pertemuan curah pendapat
• Pertemuan pemecahan masalah
• Pelatihan
• Rapat check-in
• Rapat Membangun Tim
• Obrolan kopi 

Contoh 3: Templat email undangan rapat check-in

Baris subjek: Mendesak. [Nama Proyek] update. [Tanggal]

Tim yang terhormat,

Salam pembuka!

Sangat menyenangkan dan lucu memiliki waktu bekerja dengan Anda tentang [Nama Proyek]. Namun, untuk dapat melanjutkan rencana kita secara efektif, saya percaya bahwa ini adalah waktu yang tepat bagi kita untuk melaporkan kemajuan yang telah dibuat dan saya akan sangat menghargai kesempatan untuk bertemu dengan Anda di [lokasi] untuk membahas masalah ini lebih lanjut di [Tanggal dan waktu].

Saya juga melampirkan daftar seluruh agenda yang perlu kita diskusikan. Jangan lupa untuk menyiapkan laporan penyelesaian tugas Anda. Silakan gunakan ini [Tautan] untuk memberi tahu saya apakah Anda dapat membuatnya.

Silakan email saya konfirmasi Anda secepatnya.

Salam hangat,

[Nama]

[Judul pekerjaan]

[Nama Perusahaan]

Contoh 4: Tim butemplat email undangan ilding

Anggota Tim yang terhormat,

Ini untuk menginformasikan bahwa [Nama departemen] sedang menyelenggarakan a Rapat Membangun Tim untuk semua staf kami anggota di [Tanggal dan waktu]

Untuk pengembangan profesional lebih lanjut, sangatlah penting bagi kita untuk tumbuh bersama dan itu hanya dapat terjadi jika kita bekerja sebagai tim sehingga keterampilan dan bakat kita dapat dimanfaatkan untuk menghasilkan kinerja yang lebih baik. Itulah alasan departemen kami terus mempromosikan berbagai aktivitas pembangunan tim setiap bulan.

Silakan datang dan bergabunglah dalam acara ini agar kami dapat mendengarkan suara Anda tentang bagaimana kami dapat meningkatkan untuk memberikan dukungan yang lebih baik kepada Anda. Juga akan ada beberapa permainan membangun tim bersama dengan minuman dan minuman ringan akan disediakan oleh perusahaan.

Kami berharap dapat bersenang-senang di acara pembangunan tim yang telah diatur untuk membantu kita masing-masing berkembang. Jika Anda merasa tidak dapat berpartisipasi dalam pertemuan ini, mohon informasikan [Nama Koordinator] at [Nomor telepon]

Hormat kami,

[Nama]

[Judul pekerjaan]

[Nama Perusahaan]

#3. Email Undangan Pembicara Tamu

Email undangan pembicara tamu harus melibatkan informasi yang relevan dengan pembicara sehubungan dengan pertemuan dan kesempatan berbicara. Penting bagi pembicara untuk mengetahui cara mereka dapat berkontribusi pada acara Anda, dan manfaat apa yang dapat mereka terima untuk menjadi bagian dari acara Anda.

Contoh 5: Templat email undangan pembicara tamu

Sayang [Pembicara],

Kami harap pesan ini menemukan Anda dengan baik! Kami menghubungi hari ini dengan kesempatan berbicara yang luar biasa untuk perenungan Anda. Kami ingin meminta Anda untuk menjadi pembicara terhormat kami untuk [Nama rapat], acara yang difokuskan [Deskripsi tujuan dan penonton acara Anda]. Seluruhnya [Nama rapat] tim terinspirasi oleh pencapaian Anda dan merasa Anda akan menjadi ahli yang sempurna untuk menyapa audiens kami yang terdiri dari para profesional yang berpikiran sama.

[Nama rapat] akan berlangsung di [Tempat, termasuk kota dan negara bagian] on [Tanggal]. Acara kami diharapkan menjadi tuan rumah hingga sekitar [Perkiraan jumlah peserta#]. Tujuan kami adalah untuk [Tujuan pertemuan].

Kami yakin Anda adalah pembicara yang hebat dan suara Anda akan menjadi tambahan yang penting untuk percakapan tersebut mengingat pekerjaan Anda yang ekstensif [Bidang keahlian]. Anda dapat mempertimbangkan untuk mempresentasikan ide Anda hingga [Durasi] menit yang terkait dengan bidang [Topik rapat]. Anda dapat mengirimkan proposal Anda sebelum [deadline] mengikuti [link] sehingga tim kami dapat mendengarkan ide Anda dan menentukan detail pidato Anda terlebih dahulu.

Bagaimanapun, jika Anda tidak dapat hadir, kami dengan rendah hati meminta Anda untuk menghubungi kami melalui [tautan]. Terima kasih atas waktu dan pertimbangan Anda, kami menantikan tanggapan positif dari Anda.

Terbaik,
[Nama]
[Judul pekerjaan]
[Kontak informasi]
[Alamat Situs Web Perusahaan]

#4. Email Undangan Webinar

Dalam tren saat ini, semakin banyak orang mengadakan pertemuan online karena menghemat waktu dan biaya, terutama untuk tim yang bekerja jarak jauh. Jika Anda menggunakan platform konferensi, ada pesan undangan yang disesuaikan dengan baik yang langsung dikirim ke peserta Anda sebelum rapat dimulai, seperti templat email undangan Zoom. Untuk webinar virtual, Anda dapat merujuk pada contoh berikut.

Petunjuk: Gunakan kata kunci seperti “Selamat”, “Segera”, “Sempurna”, “Pembaruan”, , “Tersedia”, “Akhirnya”, “Top”, “Spesial”, “Bergabunglah dengan kami”, “Gratis”, ” dll.

Contoh 6: Templat email undangan webinar

Baris subjek: Selamat! Kamu diundang ke [Nama Webinar]

Sayang [Nama kandidat],

[Nama perusahaan] sangat senang menyelenggarakan webinar untuk [Topik Webinar] pada [Tanggal] pada [Waktu], bertujuan untuk [[Tujuan Webinar]

Ini akan menjadi peluang bagus bagi Anda untuk mendapatkan keuntungan besar dari pakar yang Anda undang di bidang [topik Webinar] dan dapatkan hadiah gratis. Tim kami sangat antusias dengan kehadiran Anda.

Catatan: Webinar ini terbatas pada [Jumlah orang]. Untuk menyimpan kursi Anda, silakan daftar [Tautan], dan jangan ragu untuk membaginya dengan teman-teman Anda. 

Saya berharap untuk melihat Anda di sana!

Semoga hari mu menyenangkan,

[Namamu]

[Tanda tangan]

The Bottom Line

Untungnya, ada banyak templat undangan pertemuan bisnis yang tersedia di internet untuk Anda sesuaikan dan kirimkan ke peserta Anda dalam hitungan detik. Jangan lupa untuk menyimpannya di cloud Anda agar Anda dapat mempersiapkan email Anda dengan tulisan yang sempurna, terutama dalam keadaan mendesak.

Jika Anda juga mencari solusi lain untuk bisnis Anda, Anda dapat menemukannya AhaSlides adalah alat presentasi yang bagus dengan banyak fitur luar biasa untuk mendukung acara webinar Anda, aktivitas membangun tim, konferensi, dan banyak lagi.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Ref: Memang | Sherpany