Email Undangan Rapat | Kiat, contoh, dan templat terbaik (100% gratis)

Rapat dapat menjadi elemen penting bagi efektivitas, koordinasi, dan persatuan tim. Banyak perusahaan menyelenggarakan rapat setidaknya seminggu sekali, yang dapat berupa rapat informal untuk berdiskusi mendalam dengan karyawan, atau rapat formal dewan manajemen untuk membahas rencana masa depan perusahaan dan laporan akhir tahun. Pejabat administrator atau pimpinan wajib mengirimkan surat undangan rapat kepada peserta atau tamu.

Undangan rapat penting untuk menjalankan rapat resmi secara efektif dan lancar. Ada banyak cara untuk mengirim undangan rapat. Pada artikel ini, kami fokus pada berurusan dengan email undangan rapat, metode paling mudah dan populer untuk mengundang orang berpartisipasi dalam rapat Anda.

Daftar Isi

• Apa itu Email Undangan Rapat?
• Mengapa Email Undangan Rapat Penting?
• Tulis Email Undangan Rapat Langkah demi Langkah
• Jenis Email Undangan Rapat dan Contohnya
• The Bottom Line

Templat Rapat Cepat dengan AhaSlides

Apa itu Email Undangan Rapat?

Sebagai bagian penting dari kegiatan bisnis, email undangan rapat adalah pesan tertulis yang menjelaskan tujuan rapat dan meminta peserta untuk bergabung dalam rapat sesuai tanggal dan lokasi yang ditentukan, serta lampiran detail jika diperlukan. Undangan rapat dapat ditulis dalam gaya formal atau informal, tergantung pada karakteristik rapat. E-mail undangan harus ditulis dengan nada dan gaya yang tepat agar sesuai dengan etiket email bisnis.

Namun, jangan sampai tertukar antara email undangan rapat dengan email permintaan rapat. Perbedaan utama antara kedua email ini adalah email permintaan rapat bertujuan untuk membuat janji temu dengan seseorang, sementara email undangan rapat bertujuan untuk mengundang Anda ke rapat pada tanggal dan lokasi yang telah ditentukan.

Mengapa Email Undangan Rapat Penting?

Menggunakan undangan email membawa banyak manfaat. Keuntungan undangan email tercantum di bawah ini:

• Terhubung langsung ke kalender. Ketika penerima menerima undangan, undangan tersebut akan ditambahkan kembali ke kalender bisnis mereka, dan Anda akan mendapatkan pengingat, sama seperti acara lain yang tercatat di kalender.
• Ini nyaman dan cepat. Penerima Anda dapat mencapai email segera setelah Anda mengklik tombol kirim. Karena langsung ke penerima, jika alamat email salah, Anda dapat segera menerima pengumuman dan segera mencari solusi lebih lanjut.
• Ini menghemat waktu. Anda dapat mengirim email grup dengan ribuan alamat email secara bersamaan.
• Hemat biaya. Anda tidak perlu mengeluarkan anggaran untuk pengiriman surat.
• Ini dapat dibuat langsung dari platform webinar pilihan Anda. Kecuali jika Anda mengadakan pertemuan tatap muka, pilihan pertama Anda mungkin adalah Zoom, Microsoft Teams, atau yang setara. Saat RSVP dikonfirmasi, semua tautan dan jangka waktu disinkronkan melalui email, sehingga peserta dapat menghindari kebingungan dengan acara lainnya.

Faktanya, miliaran email dikirim setiap hari, dan banyak di antaranya adalah spam. Setiap orang menggunakan setidaknya satu email untuk bertukar pesan penting terkait pekerjaan, pembelian, rapat, dan lainnya. Namun, karena Anda harus membaca banyak email setiap hari, tidak mengherankan jika terkadang Anda mengalami fenomena "kelelahan email". Oleh karena itu, mengirimkan email undangan yang baik dapat menghindari kesalahpahaman atau ketidaktahuan yang tidak perlu dari penerima.

Tulis Email Undangan Rapat Langkah demi Langkah

Email undangan rapat yang baik sangat penting dan, sebagai aturan, itu berdampak pada pengiriman email menilai.

Ada etiket dan prinsip yang harus dipatuhi setiap orang untuk menyelesaikan email undangan rapat bisnis sebagai bentuk penghormatan kepada penerimanya. Anda dapat mempelajari cara menulis email undangan rapat standar dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

Langkah 1: Tulis Baris Subjek yang Kuat

Faktanya, 47% penerima email membaca email dengan baris subjek yang jelas dan ringkas. Kesan pertama itu penting. Hal ini dapat memastikan penerima merasa urgensi atau penting, yang pada akhirnya meningkatkan tingkat pembukaan email.

• Singkat, tepat sasaran. Jadilah faktual, bukan teka-teki.
• Anda dapat meminta konfirmasi kehadiran di baris subjek sebagai tanda urgensi.
• Atau tambahkan nada sentimen seperti jangan lupa pentingnya, urgensi,...
• Tambahkan Waktu jika Anda ingin menekankan masalah sensitif waktu 

Misalnya: “Pertemuan 4/12: Sesi curah pendapat proyek” atau "Penting. Silakan RSVP: Rapat Strategi Produk Baru 10/6"

Langkah 2: Mulailah dengan Perkenalan Singkat

Pada baris pertama, ada baiknya untuk memberikan penjelasan singkat tentang siapa Anda, apa posisi Anda dalam organisasi, dan mengapa Anda menghubungi mereka. Kemudian Anda bisa langsung menunjukkan tujuan pertemuan tersebut. Banyak orang yang melakukan kesalahan dengan menyampaikan tujuan rapat yang tidak jelas karena beranggapan bahwa peserta harus mengetahuinya.

• Buat pengantar Anda menyenangkan atau terkait dengan pekerjaan
• Ingatkan peserta jika mereka perlu menyelesaikan tugas apa pun atau membawa apa pun bersama mereka ke rapat.

Misalnya:Halo anggota tim, saya menantikan kehadiran Anda pada peluncuran produk baru Senin depan.

Langkah 3: Bagikan Waktu dan Lokasi

Anda harus memasukkan waktu pertemuan yang tepat. Anda juga harus memberi tahu mereka bagaimana dan di mana pertemuan berlangsung, baik secara langsung maupun online, dan menawarkan panduan atau tautan platform jika mereka membutuhkannya.

• Tambahkan zona waktu jika ada karyawan yang bekerja di wilayah berbeda di dunia
• Sebutkan perkiraan durasi pertemuan
• Saat memberikan arahan, berikan arahan sedetail mungkin atau lampirkan panduan pemetaan

Misalnya:Silakan bergabung bersama kami pada hari Jumat, 6 Oktober, pukul 1:00 siang di ruang rapat 2, di lantai dua gedung administrasi.

Langkah 4: Buat Garis Besar Agenda Rapat

Cantumkan tujuan utama atau agenda rapat yang diusulkan. Jangan sebutkan detailnya. Anda cukup mencantumkan topik dan jadwalnya. Untuk rapat formal, Anda dapat melampirkan dokumen detail. Ini sangat berguna untuk membantu peserta mempersiapkan diri terlebih dahulu.

Misalnya, Anda dapat memulai dengan: Kami berencana untuk membahas..../ Kami ingin membahas beberapa masalah atau sebagai berikut:

• 8:00-9:30: Pengantar Proyek
• 9:30-11:30: Presentasi dari Howard (IT), Nour (Marketing), dan Charlotte (Sales)

Langkah 5: Minta RSVP

Mewajibkan RSVP dapat membantu mengonfirmasi respons dari penerima Anda. Untuk mencegah ambivalensi, tanggapan pilihan dan batas waktu bagi peserta untuk memberi tahu Anda tentang kehadiran atau ketidakhadiran mereka harus disertakan dalam email Anda. Oleh karena itu, jika Anda belum menerima RSVP mereka pada saat Anda mengaturnya, Anda dapat melakukan tindakan tindak lanjut dengan cepat.

Misalnya: Harap RSVP sebelum [tanggal] ke [alamat email atau nomor telepon]

Langkah 6: Tambahkan Tanda Tangan Email dan Branding Profesional

Tanda tangan email bisnis harus mencakup nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, informasi kontak, situs web pribadi dan alamat hyperlink lainnya.

Anda dapat dengan mudah menyesuaikan tanda tangan Anda dengan Gmail.

Misalnya:

jessica madison

Chief Marketing Officer Regional, industri Inco

555-9577-990

Ada banyak pembuat tanda tangan email gratis yang menghemat waktu dan tenaga Anda, seperti Tandatangan saya.

Jenis Email Undangan Rapat dan Contohnya

Ingatlah bahwa jenis rapat yang berbeda akan memiliki standar dan gaya penulisan yang berbeda untuk diikuti. Umumnya, kami memisahkan email undangan rapat berdasarkan tingkat formal dan informalnya, termasuk atau tidak termasuk rapat virtual atau rapat online murni. Pada bagian ini, kami mengumpulkan dan memperkenalkan kepada Anda beberapa tipe umum undangan rapat dan masing-masing templat jenisnya yang populer digunakan dalam email undangan rapat bisnis.

#1. Email Permintaan Rapat Formal

Email permintaan rapat formal digunakan untuk rapat besar yang biasanya diadakan satu hingga tiga kali setahun. Ini adalah rapat formal yang besar, jadi email Anda harus ditulis dengan gaya penulisan formal. Lampiran diperlukan untuk menjelaskan kepada peserta cara berpartisipasi dalam rapat, cara menemukan lokasi, dan merinci agenda.

Pertemuan formal melibatkan:

• Pertemuan manajemen
• rapat Komite
• Rapat Direksi 
• Rapat pemegang saham 
• Rapat strategi 

Contoh 1: Pemegang saham' templat email undangan

Subjek: Penting. Anda diundang ke Rapat Umum Tahunan. [Waktu]

[Nama Penerima]

[Nama Perusahaan]

[Judul pekerjaan]

[Alamat perusahaan]

[Tanggal]

Pemegang Saham yang terhormat,

Kami dengan senang hati mengundang Anda ke Rapat Umum Tahunan yang akan diselenggarakan pada [Waktu], [Alamat]

Rapat Pemegang Saham Tahunan adalah kesempatan luar biasa untuk informasi, pertukaran dan diskusi antara [Nama Perusahaan] dan semua pemegang saham kami.

Ini juga merupakan kesempatan untuk mengekspresikan diri dan memilih untuk berperan aktif dalam membuat keputusan besar [Nama perusahaan], terlepas dari jumlah saham yang Anda miliki. Pertemuan tersebut akan mencakup agenda-agenda utama berikut:

Mata Acara 1:

Mata Acara 2:

Mata Acara 3:

Mata Acara 4:

Anda akan menemukan petunjuk tentang cara berpartisipasi dalam rapat ini, agenda dan teks resolusi yang akan diajukan untuk persetujuan Anda dalam dokumen terlampir di bawah ini

Saya ingin mengucapkan terima kasih, atas nama dewan, atas kontribusi dan kesetiaan Anda kepada [Nama Perusahaan] dan saya berharap dapat menyambut Anda di Rapat pada [Tanggal]

Salam Hormat,

[Nama]

[Judul Posisi]

[Nama Perusahaan]

[Alamat Perusahaan dan Situs Web]

Contoh 2: Rapat strategi templat email undangan

[Nama Penerima]

[Nama Perusahaan]

[Judul pekerjaan]

[Alamat perusahaan]

[Tanggal]

Garis subjek: Rapat kampanye Pemasaran Peluncuran Proyek: 2/28

Atas nama [Nama perusahaan], Saya ingin mengundang Anda untuk menghadiri pertemuan bisnis yang diadakan di [Nama Gedung Konferensi, Nama Gedung] [Tanggal dan Waktu]. Pertemuan akan berlangsung selama [Durasi].

Dengan senang hati saya menyambut Anda di tahap pertama proyek kami untuk mendiskusikan proposal kami yang akan datang [Rincian] dan kami menghargai wawasan Anda yang berharga mengenai hal itu. Berikut ringkasan singkat agenda kami hari ini:

Mata Acara 1:

Mata Acara 2:

Mata Acara 3:

Mata Acara 4:

Proposal ini dianggap oleh seluruh tim kami sebagai salah satu yang paling krusial. Sebagai referensi tambahan, kami telah melampirkan dokumen pada surat ini yang berisi informasi lebih rinci agar Anda dapat mempersiapkan diri untuk rapat ini terlebih dahulu.

Kami semua menantikan diskusi dengan Anda untuk membahas langkah-langkah lebih lanjut yang dapat kami lakukan agar proposal ini berhasil. Mohon ajukan pertanyaan atau rekomendasi apa pun untuk pertemuan ini sebelum [Tenggat waktu] kepada saya secara langsung dengan membalas email ini.

Semoga harimu menyenangkan.

Berterima kasih,

Salam hangat,

[Nama]

[Judul Posisi]

[Nama Perusahaan]

[Alamat Perusahaan dan Situs Web]

#2. Email Undangan Rapat Informal

Dengan email undangan rapat formal, Anda dapat dengan mudah bertemu dengan staf di bawah manajemen atau anggota tim. Jauh lebih mudah bagi Anda untuk memikirkan cara menulis yang tepat. Anda dapat menulis dengan gaya informal dengan nada yang ramah dan menyenangkan.

Pertemuan informal melibatkan:

• Pertemuan curah pendapat
• Pertemuan pemecahan masalah
• Pelatihan
• Rapat check-in
• Rapat Membangun Tim
• Obrolan kopi 

Contoh 3: Templat email undangan rapat check-in

Baris subjek: Mendesak. [Nama Proyek] update. [Tanggal]

Tim yang terhormat,

Salam pembuka!

Sangat menyenangkan dan lucu memiliki waktu bekerja dengan Anda tentang [Nama Proyek]. Namun, untuk dapat melanjutkan rencana kita secara efektif, saya percaya bahwa ini adalah waktu yang tepat bagi kita untuk melaporkan kemajuan yang telah dibuat dan saya akan sangat menghargai kesempatan untuk bertemu dengan Anda di [lokasi] untuk membahas masalah ini lebih lanjut di [Tanggal dan waktu].

Saya juga melampirkan daftar seluruh agenda yang perlu kita diskusikan. Jangan lupa untuk menyiapkan laporan penyelesaian tugas Anda. Silakan gunakan ini [Tautan] untuk memberi tahu saya apakah Anda dapat membuatnya.

Silakan email saya konfirmasi Anda secepatnya.

Salam hangat,

[Nama]

[Judul pekerjaan]

[Nama Perusahaan]

Contoh 4: Tim butemplat email undangan ilding

Anggota Tim yang terhormat,

Ini untuk menginformasikan bahwa [Nama departemen] sedang menyelenggarakan a Rapat Membangun Tim untuk semua staf kami anggota di [Tanggal dan waktu]

Untuk pengembangan profesional lebih lanjut, sangatlah penting bagi kita untuk tumbuh bersama dan itu hanya dapat terjadi jika kita bekerja sebagai tim sehingga keterampilan dan bakat kita dapat dimanfaatkan untuk menghasilkan kinerja yang lebih baik. Itulah alasan departemen kami terus mempromosikan berbagai aktivitas pembangunan tim setiap bulan.

Silakan datang dan bergabunglah dalam acara ini agar kami dapat mendengarkan suara Anda tentang bagaimana kami dapat meningkatkan untuk memberikan dukungan yang lebih baik kepada Anda. Juga akan ada beberapa permainan membangun tim, dan makanan ringan akan disediakan oleh perusahaan.

Kami menantikan momen-momen seru di acara membangun tim ini, yang dirancang untuk membantu kita semua berkembang. Jika Anda merasa tidak dapat berpartisipasi dalam pertemuan ini, mohon beri tahu kami. [Nama Koordinator] at [Nomor telepon]

Hormat kami,

[Nama]

[Judul pekerjaan]

[Nama Perusahaan]

#3. Email Undangan Pembicara Tamu

Email undangan pembicara tamu harus menyertakan informasi yang relevan bagi pembicara terkait pertemuan dan kesempatan berbicara. Sangat penting bagi pembicara untuk mengetahui bagaimana mereka dapat berkontribusi pada acara Anda, dan manfaat apa yang bisa mereka dapatkan jika menjadi bagian dari acara Anda.

Contoh 5: Templat email undangan pembicara tamu

Sayang [Pembicara],

Kami harap pesan ini menemukan Anda dengan baik! Kami menghubungi hari ini dengan kesempatan berbicara yang luar biasa untuk perenungan Anda. Kami ingin meminta Anda untuk menjadi pembicara terhormat kami untuk [Nama rapat], acara yang difokuskan [Deskripsi tujuan dan penonton acara Anda]. Seluruhnya [Nama rapat] tim terinspirasi oleh pencapaian Anda dan merasa Anda akan menjadi ahli yang sempurna untuk menyapa audiens kami yang terdiri dari para profesional yang berpikiran sama.

[Nama rapat] akan berlangsung di [Tempat, termasuk kota dan negara bagian] on [Tanggal]. Acara kami diharapkan menjadi tuan rumah hingga sekitar [Perkiraan jumlah peserta#]. Tujuan kami adalah untuk [Tujuan pertemuan].

Kami yakin Anda adalah pembicara yang hebat dan suara Anda akan menjadi tambahan penting dalam percakapan tersebut, mengingat pekerjaan Anda yang luas di [Bidang keahlian]. Anda dapat mempertimbangkan untuk menyampaikan ide-ide Anda hingga [Durasi] menit yang terkait dengan bidang tersebut. [Topik rapat]. Anda dapat mengirimkan proposal Anda sebelum [deadline] mengikuti [link] sehingga tim kami dapat mendengarkan ide Anda dan menentukan detail pidato Anda terlebih dahulu.

Jika Anda tidak dapat hadir, kami mohon Anda untuk menghubungi kami melalui [link]. Terima kasih atas waktu dan perhatian Anda, kami menantikan tanggapan positif dari Anda.

Terbaik,
[Nama]
[Judul pekerjaan]
[Kontak informasi]
[Alamat Situs Web Perusahaan]

#4. Email Undangan Webinar

Dalam tren saat ini, semakin banyak orang yang menyelenggarakan rapat online karena menghemat waktu dan biaya, terutama bagi tim yang bekerja jarak jauh. Jika Anda menggunakan platform konferensi, tersedia pesan undangan yang dapat disesuaikan dan langsung dikirimkan kepada peserta sebelum rapat dimulai, seperti templat email undangan Zoom. Untuk webinar virtual, Anda dapat merujuk pada contoh berikut.

Petunjuk: Gunakan kata kunci seperti “Selamat”, “Segera”, “Sempurna”, “Pembaruan”, , “Tersedia”, “Akhirnya”, “Top”, “Spesial”, “Bergabunglah dengan kami”, “Gratis”, ” dll.

Contoh 6: Templat email undangan webinar

Baris subjek: Selamat! Kamu diundang ke [Nama Webinar]

Sayang [Nama kandidat],

[Nama perusahaan] sangat senang menyelenggarakan webinar untuk [Topik Webinar] pada [Tanggal] pada [Waktu], bertujuan untuk [[Tujuan Webinar]

Ini akan menjadi peluang bagus bagi Anda untuk mendapatkan keuntungan besar dari pakar yang Anda undang di bidang [topik Webinar] dan dapatkan hadiah gratis. Tim kami sangat antusias dengan kehadiran Anda.

Catatan: Webinar ini terbatas pada [Jumlah orang]. Untuk menyimpan kursi Anda, silakan daftar [Tautan], dan jangan ragu untuk membaginya dengan teman-teman Anda. 

Saya berharap untuk melihat Anda di sana!

Semoga hari mu menyenangkan,

[Namamu]

[Tanda tangan]

The Bottom Line

Untungnya, ada banyak templat undangan pertemuan bisnis yang tersedia di internet untuk Anda sesuaikan dan kirimkan ke peserta Anda dalam hitungan detik. Jangan lupa untuk menyimpannya di cloud Anda agar Anda dapat mempersiapkan email Anda dengan tulisan yang sempurna, terutama dalam keadaan mendesak.

Misalkan Anda juga mencari solusi lain untuk bisnis Anda. Dalam hal itu, Anda dapat menemukan bahwa AhaSlides adalah alat presentasi yang bagus dengan banyak fitur luar biasa untuk mendukung acara webinar, aktivitas membangun tim, konferensi, dan banyak lagi.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Ref: Memang | Sherpany