Biểu đồ Gantt có vẻ giống như một số mã bí mật quản lý dự án mà chỉ những người chuyên nghiệp mới hiểu được.
Nhưng đừng sợ – chúng thực sự khá đơn giản khi bạn giải mã cách chúng hoạt động.
Chúng tôi sẽ giải thích mọi thứ, trả lời các câu hỏi của bạn từ biểu đồ Gantt là gì đến cách sử dụng nó một cách hiệu quả trong dự án của bạn.
| Biểu đồ Gantt trên Excel là gì? | Biểu đồ Gantt trên Excel là một loại biểu đồ thanh giúp bạn hình dung dòng thời gian dự án của mình. |
| Tại sao họ gọi nó là biểu đồ Gantt? | Biểu đồ Gantt được đặt theo tên của Henry Gantt, người đã phổ biến nó vào khoảng những năm 1910–1915. |
| Tại sao sử dụng biểu đồ Gantt lại tốt? | Biểu đồ Gantt giúp bạn nhìn vào bức tranh toàn cảnh, tổ chức các nhiệm vụ một cách hiệu quả và giúp mọi người đi đúng hướng. |
Mục lục
Biểu đồ Gantt là gì
Biểu đồ Gantt về cơ bản là một sơ đồ đưa ra dòng thời gian cho dự án của bạn.
Nó hiển thị ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho từng nhiệm vụ, cùng với sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ để đảm bảo mọi thứ được thực hiện theo đúng thứ tự. Đồng bằng và đơn giản.
Biểu đồ Gantt có một số phần chính:
- Danh sách nhiệm vụ: Mỗi nhiệm vụ trong dự án của bạn có hàng riêng trên biểu đồ.
- Dòng thời gian: Biểu đồ chứa một trục ngang đánh dấu các khoảng thời gian – thường là ngày, tuần hoặc tháng.
- Ngày bắt đầu và kết thúc: Mỗi nhiệm vụ có một thanh hiển thị thời điểm bắt đầu và kết thúc dọc theo dòng thời gian.
- Phụ thuộc: Các kết nối hiển thị nếu một nhiệm vụ phải được hoàn thành trước khi một nhiệm vụ khác có thể bắt đầu.
Thu hút sự tham gia của tổ chức của bạn
Bắt đầu các cuộc thảo luận có ý nghĩa, nhận phản hồi hữu ích và giáo dục nhóm của bạn. Đăng ký để nhận mẫu AhaSlides miễn phí
🚀 Lấy bài kiểm tra miễn phí☁️
Sử dụng Biểu đồ Gantt để làm gì?
Có một vài lý do tại sao việc sử dụng biểu đồ Gantt lại tốt cho việc quản lý dự án:
• Nó cung cấp một biểu diễn trực quan rõ ràng về dòng thời gian của dự án. Có thể xem các nhiệm vụ, thời lượng, sự phụ thuộc và các mốc quan trọng được trình bày một cách trực quan giúp bạn dễ dàng hiểu được toàn bộ lịch trình trong nháy mắt.
• Nó giúp xác định các vấn đề lập kế hoạch sớm. Nhìn vào biểu đồ Gantt, bạn có thể phát hiện ra các tắc nghẽn tiềm ẩn, sự chồng chéo của các nhiệm vụ quan trọng hoặc các khoảng trống trong dòng thời gian có thể gây ra sự chậm trễ. Sau đó, bạn có thể thực hiện các điều chỉnh để tránh sự cố.
• Nó giúp truyền đạt lịch trình cho các bên liên quan. Bằng cách chia sẻ biểu đồ Gantt, bạn cung cấp cho đồng đội và khách hàng một cách đơn giản để xem dòng thời gian, chủ sở hữu nhiệm vụ, các thành phần phụ thuộc và các mốc quan trọng đã lên kế hoạch. Điều này thúc đẩy tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.
• Nó làm cho quá trình theo dõi rõ ràng. Khi bạn cập nhật biểu đồ Gantt để hiển thị các nhiệm vụ đã hoàn thành, nhiệm vụ đang thực hiện và bất kỳ thay đổi nào, biểu đồ sẽ cung cấp chế độ xem “trong nháy mắt” về trạng thái dự án cho bạn và các thành viên khác trong nhóm.
• Nó giúp quản lý tài nguyên một cách hiệu quả. Khi các nhiệm vụ phụ thuộc vào tài nguyên được trình bày trực quan, bạn có thể tối ưu hóa việc sử dụng con người, thiết bị và các tài sản khác trong toàn bộ dòng thời gian.
• Nó cho phép lập kế hoạch kịch bản what-if. Bằng cách thực hiện các thay đổi đối với thời lượng, thành phần phụ thuộc và trình tự của nhiệm vụ trên biểu đồ Gantt, bạn có thể lập mô hình các kịch bản khác nhau để xác định kế hoạch dự án tốt nhất trước khi triển khai thực tế.
Biểu đồ Gantt trông như thế nào?
Biểu đồ Gantt vẽ sơ đồ trực quan các tác vụ trên dòng thời gian. Nó thường bao gồm:
• Một danh sách các nhiệm vụ dọc theo trục dọc bên trái. Mỗi nhiệm vụ có hàng riêng của mình.
• Thang thời gian theo chiều ngang dọc theo đáy, thường hiển thị số gia như ngày, tuần hoặc tháng.
• Đối với mỗi nhiệm vụ, một thanh kéo dài từ ngày bắt đầu theo kế hoạch đến ngày kết thúc. Độ dài của thanh cho biết thời lượng dự kiến của nhiệm vụ.
• Sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ được thể hiện bằng các đường hoặc mũi tên kết nối các nhiệm vụ. Điều này cho thấy nhiệm vụ nào phải được hoàn thành trước khi những nhiệm vụ khác có thể bắt đầu.
• Các mốc quan trọng được biểu thị bằng các đường thẳng đứng hoặc biểu tượng vào các ngày cụ thể. Họ đánh dấu các điểm kiểm tra quan trọng hoặc ngày đáo hạn.
• Tài nguyên được gán cho từng tác vụ có thể được hiển thị trên thanh tác vụ hoặc trong một cột riêng biệt.
• Tiến độ thực tế đôi khi được biểu thị bằng các phần băm, tô bóng hoặc mã màu của thanh tác vụ thể hiện công việc đã được thực hiện.
Biểu đồ Gantt và Biểu đồ Pert có điểm gì chung?
Cả biểu đồ Gantt và biểu đồ PERT:
• Là các công cụ lập kế hoạch và quản lý dự án.
• Thể hiện trực quan dòng thời gian của dự án với các nhiệm vụ, cột mốc và thời lượng.
• Giúp xác định các rủi ro, sự phụ thuộc và các vấn đề tiềm ẩn trong kế hoạch dự án.
• Có thể được cập nhật để phản ánh tiến độ nhiệm vụ và những thay đổi đối với lịch trình.
• Hỗ trợ phân bổ và theo dõi việc sử dụng tài nguyên.
• Tạo điều kiện giám sát tình trạng và hiệu quả của dự án.
• Cải thiện giao tiếp bằng cách cung cấp một bản trình bày trực quan rõ ràng về tiến độ và trạng thái của dự án.
Sự khác biệt chính giữa biểu đồ Gantt và biểu đồ PERT là:
Biểu đồ Gantt:
• Hiển thị ngày bắt đầu và ngày kết thúc theo kế hoạch của từng nhiệm vụ.
• Tập trung nhiều hơn vào việc lên lịch và thời gian thực hiện các nhiệm vụ.
• Sử dụng dạng biểu đồ thanh đơn giản.
Biểu đồ PERT:
• Tính toán thời lượng dự kiến của một nhiệm vụ dựa trên các ước tính lạc quan, bi quan và có khả năng xảy ra nhất.
• Tập trung hơn vào mạng logic xác định chuỗi nhiệm vụ.
• Sử dụng định dạng biểu đồ nút và mũi tên hiển thị các mối quan hệ phụ thuộc và logic giữa các tác vụ.
Tóm lại, cả biểu đồ Gantt và biểu đồ PERT đều nhằm mục đích mô hình hóa và trực quan hóa lịch trình dự án. Họ giúp lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và giao tiếp. Nhưng biểu đồ Gantt tập trung nhiều hơn vào dòng thời gian và thời gian của các nhiệm vụ, trong khi biểu đồ PERT tập trung nhiều hơn vào logic và sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ để xác định thời lượng dự kiến.
Cách tạo Biểu đồ Gantt
Tạo biểu đồ Gantt của bạn trong một bảng tính cho phép dễ dàng theo dõi, cập nhật và lập kế hoạch kịch bản “nếu như” khi dự án của bạn tiến triển.
Dưới đây là các bước để tạo biểu đồ Gantt cơ bản trong quản lý dự án:
#1 – Liệt kê tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án của bạn. Chia các nhiệm vụ lớn hơn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
#2 – Ước tính thời lượng của từng nhiệm vụ theo đơn vị thời gian phù hợp với dự án của bạn (ngày, tuần, tháng, v.v.). Xem xét sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ.
#3 – Chỉ định chủ sở hữu và/hoặc tài nguyên cho từng nhiệm vụ. Xác định bất kỳ tài nguyên được chia sẻ nào có xung đột phụ thuộc nhiệm vụ.
#4 – Xác định ngày bắt đầu và ngày đáo hạn cho dự án của bạn. Tính toán ngày bắt đầu nhiệm vụ dựa trên các phụ thuộc.
#5 – Tạo một bảng hoặc bảng tính với các cột cho:
- Tên nhiệm vụ
- thời lượng nhiệm vụ
- Ngày bắt đầu
- Ngày kết thúc
- (Các) tài nguyên được chỉ định
- % hoàn thành (tùy chọn)
- Phụ thuộc nhiệm vụ (tùy chọn)
#6 – Vẽ các nhiệm vụ trên dòng thời gian của bạn với các thanh kéo dài từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc.
#7 – Thêm biểu diễn trực quan về sự phụ thuộc giữa các tác vụ bằng cách sử dụng mũi tên hoặc đường kẻ.
#8 – Đánh dấu các mốc quan trọng trên dòng thời gian của bạn bằng biểu tượng, bóng đổ hoặc đường thẳng đứng.
#9 – Cập nhật định kỳ biểu đồ Gantt của bạn khi các nhiệm vụ được hoàn thành, thời lượng thay đổi hoặc các yếu tố phụ thuộc thay đổi. Điều chỉnh các thanh tác vụ và phụ thuộc nếu cần.
#10 – Thêm cột % hoàn thành hoặc tiến độ và điền vào theo thời gian để chỉ ra trạng thái dự án trong nháy mắt.
#11 – Sử dụng dòng thời gian trực quan để xác định các vấn đề về lịch trình, xung đột tài nguyên hoặc rủi ro có thể gây ra sự chậm trễ. Thực hiện các điều chỉnh để cải thiện kế hoạch dự án của bạn một cách chủ động.
Phần mềm biểu đồ Gantt
Với rất nhiều tùy chọn trên thị trường, đây là những tùy chọn thu hút sự chú ý của chúng tôi nhờ các tính năng linh hoạt và giao diện không phức tạp. Tất cả mọi người từ ông chủ sắp nghỉ hưu của bạn đến thực tập sinh mới đều có thể xem, tạo và theo dõi biểu đồ Gantt một cách dễ dàng.
#1 – Dự án Microsoft
• Ứng dụng quản lý dự án đầy đủ tính năng.
• Giúp bạn dễ dàng tạo và chỉnh sửa các bảng cho nhiệm vụ, tài nguyên, bài tập và ngày theo lịch.
• Tự động tạo biểu đồ Gantt dựa trên dữ liệu bảng.
• Cho phép đường dẫn quan trọng, thời hạn, cân bằng tài nguyên và các tính năng nâng cao khác.
• Tích hợp với Excel, Outlook và SharePoint để cộng tác dự án.
• Yêu cầu mua đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm.
#2 – Microsoft Excel
• Tích hợp sẵn phần mềm bảng tính đi kèm với các mẫu biểu đồ Gantt cơ bản.
• Đơn giản chỉ cần nhập chi tiết nhiệm vụ vào bảng và tạo biểu đồ từ đó.
• Rất nhiều bổ trợ biểu đồ Gantt miễn phí hoặc rẻ tiền với nhiều mẫu và tính năng hơn.
• Giao diện quen thuộc với hầu hết mọi người.
• Hạn chế về khả năng quản lý dự án ngoài biểu đồ Gantt cơ bản.
#3 – Dự án Gantt
• Ứng dụng quản lý dự án mã nguồn mở được thiết kế dành riêng cho biểu đồ Gantt.
• Có các tính năng mô tả nhiệm vụ, gán tài nguyên, theo dõi tiến độ và tạo báo cáo.
• Cho phép lặp lại các nhiệm vụ, phụ thuộc nhiệm vụ và tính toán đường dẫn quan trọng.
• Giao diện có thể kém trực quan đối với một số người.
• Thiếu tích hợp với các tính năng cộng tác và phần mềm khác.
• Tải xuống và sử dụng miễn phí.
#4 – Vẽ thông minh
• Bao gồm các mẫu biểu đồ Gantt được thiết kế chuyên nghiệp.
• Có các tính năng tạo dòng thời gian tự động, chỉnh sửa kéo và thả và phụ thuộc vào tác vụ.
• Tích hợp với Microsoft Office để trao đổi tệp và dữ liệu.
• Giao diện tương đối dễ sử dụng.
• Yêu cầu đăng ký trả phí, nhưng cung cấp bản dùng thử miễn phí 30 ngày.
#5 – Trello
• Công cụ quản lý dự án kiểu Kanban.
• Thêm nhiệm vụ dưới dạng “thẻ” mà bạn có thể kéo và sắp xếp trực quan trên dòng thời gian.
• Xem các nhiệm vụ trong nhiều khoảng thời gian từ vài tuần đến vài tháng.
• Chỉ định các thành viên và ngày đến hạn vào thẻ.
• Cơ bản về xử lý sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, quản lý tài nguyên và sử dụng tài sản và theo dõi tiến độ hướng tới các mốc quan trọng.
#6 – NhómGantt
• Giải pháp tất cả trong một dành riêng cho quản lý dự án trọn đời.
• Tự động lập kế hoạch và tối ưu hóa dòng thời gian.
• Cho phép bạn xác định các nhiệm vụ phụ thuộc, lập mô hình kịch bản “nếu như”, chỉ định và phân cấp tài nguyên trên nhiều dự án, đồng thời theo dõi tiến độ so với các mốc quan trọng.
• Đi kèm với thư viện mẫu và các báo cáo phân tích.
• Yêu cầu đăng ký trả phí.
#7 – Tư thế
• Ứng dụng quản lý dự án tập trung vào quản lý tác vụ.
• Tiện ích bổ sung cho phép bạn trực quan hóa dòng thời gian với các nhiệm vụ, ngày đến hạn và các mốc quan trọng, thêm các thành phần phụ thuộc của nhiệm vụ, xuất/in biểu đồ, lọc theo dự án và các khả năng Gantt cơ bản.
• Thiếu sót: quản lý tài nguyên trong các dự án, phân tích giá trị thu được và lập kế hoạch kịch bản giả định.
• Phiên bản miễn phí. Bậc trả phí để có nhiều tính năng hơn.
Ví dụ về Biểu đồ Gantt là gì?
Biểu đồ Gantt có thể được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ điển hình:
• Lịch trình dự án: Biểu đồ Gantt có thể trình bày trực quan dòng thời gian cho bất kỳ loại dự án nào với các nhiệm vụ, thời lượng, sự phụ thuộc và các mốc quan trọng. Điều này có thể dành cho các dự án xây dựng, lập kế hoạch sự kiện, công nghệ phần mềm, nghiên cứu, v.v.
• Lịch trình sản xuất: Biểu đồ Gantt thường được sử dụng trong sản xuất để lập kế hoạch chạy sản xuất, hiển thị lịch trình của tất cả các bước từ mua nguyên vật liệu đến lắp ráp đến đóng gói và vận chuyển.
• Phân bổ nguồn lực: Biểu đồ Gantt có thể giúp tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực như con người, thiết bị và cơ sở vật chất trên nhiều dự án theo thời gian. Nhiệm vụ mã hóa màu theo tài nguyên có thể làm rõ điều này.
• Theo dõi tiến độ: Biểu đồ Gantt cho các dự án đang thực hiện có thể được cập nhật để hiển thị ngày bắt đầu/kết thúc thực tế cho các nhiệm vụ đã hoàn thành, trượt giá đối với các nhiệm vụ đang thực hiện và bất kỳ thay đổi hoặc chậm trễ nào. Điều này cung cấp một cái nhìn về tình trạng dự án.
• Kịch bản giả định: Bằng cách điều chỉnh trình tự nhiệm vụ, thời lượng và sự phụ thuộc trên biểu đồ Gantt, người quản lý dự án có thể lập mô hình các phương án thay thế để xác định lịch trình hiệu quả nhất trước khi triển khai thực tế.
• Công cụ giao tiếp: Chia sẻ biểu đồ Gantt với các bên liên quan cung cấp bản tóm tắt trực quan về các mốc quan trọng của dự án, chủ sở hữu nhiệm vụ và các mốc thời gian được lên kế hoạch so với thực tế giúp tăng cường sự liên kết và trách nhiệm giải trình.
Nói chung, biểu đồ Gantt có thể được áp dụng cho bất kỳ tình huống nào trong đó trực quan hóa chuỗi nhiệm vụ, sự phụ thuộc và mốc thời gian có thể cung cấp thông tin chi tiết để tối ưu hóa kế hoạch, phân bổ tài nguyên, theo dõi tiến độ và truyền đạt trạng thái. Các ví dụ cụ thể là vô tận, chỉ giới hạn bởi sự sáng tạo và nhu cầu của mọi người về sự rõ ràng và hiệu quả.
Takeaways
Biểu đồ Gantt rất hiệu quả vì chúng dịch các mốc thời gian và sự phụ thuộc phức tạp của dự án thành một hình ảnh đơn giản, dễ hiểu, dễ cập nhật và chia sẻ. Những lợi ích chính nằm ở việc cải thiện lịch trình, giao tiếp, theo dõi tiến độ và lập kế hoạch, khiến chúng được các nhà quản lý dự án ưa chuộng.
Những câu hỏi thường gặp
Tại sao biểu đồ Gantt lại tốt như vậy?
Tại sao biểu đồ Gantt lại hiệu quả
- Dòng thời gian trực quan – xem nhanh toàn bộ kế hoạch
- Phát hiện vấn đề sớm – phát hiện các vấn đề tiềm ẩn một cách trực quan
- Giao tiếp – thúc đẩy sự rõ ràng và trách nhiệm giải trình
- Lập kế hoạch – sự phụ thuộc và ưu tiên trở nên rõ ràng
- Theo dõi tiến độ - biểu đồ cập nhật hiển thị trạng thái
- Phân tích what-if – mô hình thay thế
- Tích hợp – làm việc với phần mềm quản lý dự án
Biểu đồ Gantt dịch các mốc thời gian và quan hệ phụ thuộc phức tạp thành hình ảnh đơn giản, dễ hiểu, dễ cập nhật và chia sẻ.
Những lợi ích đến từ việc lập kế hoạch, liên lạc, theo dõi và lập kế hoạch được cải thiện
4 thành phần của biểu đồ Gantt là gì?
Biểu đồ Gantt yêu cầu 4 khía cạnh: thanh, cột, ngày và cột mốc.
Biểu đồ Gantt có phải là dòng thời gian không?
Có – biểu đồ Gantt về cơ bản là biểu diễn dòng thời gian trực quan của lịch trình dự án giúp lập kế hoạch, điều phối và quản lý. Biểu đồ vẽ thông tin tác vụ trên trục xy để chuyển đổi thời gian, các yếu tố phụ thuộc và thời lượng phức tạp thành một định dạng đơn giản, có thể quét được.
