Politica sull'uso accettabile dell'IA: cosa includere (e un piano per una sessione di formazione)

Molti dei vostri dipendenti probabilmente utilizzano già strumenti basati sull'intelligenza artificiale. Una politica che nessuno legge non protegge nessuno. Una politica che le persone comprendono e sanno come seguire, invece, protegge.

Ecco perché è urgente. Al 3 maggio 2026, il 19.8% delle aziende statunitensi ha dichiarato di utilizzare l'IA e il tasso aumenta con le dimensioni: il 37% delle aziende con 250 o più dipendenti e il 32% delle aziende con 100-249 dipendenti.Ufficio del censimento degli Stati Uniti: le grandi aziende con almeno 20 dipendenti sono le maggiori utilizzatrici di intelligenza artificiale.(copia archiviata). Più grande è l'azienda, più è probabile che l'IA sia già in uso.

Questo post ti fornisce 10 sezioni da includere, un test di 5 domande per ogni richiesta di strumento, 5 esempi di dati e un piano di sessione di 30 minuti. Offre una struttura e frasi di esempio in linguaggio semplice, non un testo di policy da adottare così com'è. Si tratta di informazioni generali, non di consulenza legale.

Perché è necessaria una politica di utilizzo accettabile dell'IA

L'utilizzo degli strumenti si diffonde più rapidamente delle regole. Le persone incollano l'indirizzo email di un cliente in un chatbot per risparmiare dieci minuti, senza cattive intenzioni e senza sapere dove finisce il testo. Una policy definisce le aspettative prima che ciò accada: cosa è consentito, cosa non lo è e a chi rivolgersi.

È utile anche per i manager. Senza uno strumento del genere, ogni domanda del tipo "Posso usare l'IA per questo?" diventa una decisione da prendere caso per caso, e due manager daranno risposte diverse.

Una politica è un requisito legale? In genere no. L'Atto UE sull'IA stabilisce obblighi come l'alfabetizzazione sull'IA e la Commissione afferma che i suoi obblighi in materia di alfabetizzazione sull'IA sono in vigore dal 2 febbraio 2025, ma la sua panoramica dell'Atto non nomina una politica di utilizzo accettabile come requisito.Commissione europea: quadro normativo dell'AI ActQuesta pagina riguarda solo le normative UE. Verifica quali si applicano nel luogo in cui operi.

Le 10 sezioni da includere

Ecco due gruppi di 5. Il gruppo A riguarda l'ambito di applicazione e gli strumenti approvati. Il gruppo B riguarda i dati e il comportamento. Ogni sezione include una riga di esempio in un linguaggio semplice. Questi sono esempi da adattare, non norme aziendali.

Set A: ambito di applicazione e strumenti approvati

1. Scopo. Spiega in una o due frasi il motivo per cui questa politica esiste. Esempio: "Vogliamo che utilizziate strumenti di intelligenza artificiale per lavorare più velocemente, senza mettere a rischio clienti, colleghi o l'azienda."
2. A chi si riferisce. Dipendenti, collaboratori esterni, stagisti e chiunque utilizzi l'intelligenza artificiale per conto dell'azienda. Esempio: "Questo vale per chiunque lavori per noi, su qualsiasi dispositivo."
3. Strumenti approvati e strumenti vietati. Un breve elenco, conservato in un luogo facilmente accessibile. Esempio: "Utilizzare solo gli strumenti presenti nell'elenco approvato. Per qualsiasi altro strumento è necessario un consenso preventivo."
4. Come richiedere un nuovo strumento. Un percorso denominato con un tempo di risposta. Esempio: "Invia il modulo di richiesta al reparto IT. Riceverai una risposta entro 5 giorni lavorativi."
5. Responsabilità. Chi è il titolare della polizza e chi risponde alle domande. Esempio: "Sei responsabile di tutto ciò che invii, indipendentemente dal fatto che tu l'abbia scritto o che l'abbia scritto un programma."

La nostra scelta per il Gruppo A: la responsabilità. È la frase da ricordare: se l'ha scritto uno strumento e tu l'hai inviato, è tuo.

Insieme B: dati e comportamento

6. Quali dati potrebbero non essere mai inseriti in uno strumento. Indicare le categorie. Esempio: "Non inserire mai dati dei clienti, password, contratti o informazioni contrassegnate come riservate in uno strumento non approvato per tale scopo."
7. Dati personali e dei clienti. Indicare cosa è consentito, in quale strumento approvato, e cosa non lo è. Esempio: "Non incollare nomi, indirizzi email o numeri di conto in un chatbot generico."
8. Verifica ed etichettatura dell'output dell'IA. Le persone verificano prima di condividere. Esempio: "Prima di utilizzare l'output dell'IA, verifica fatti, cifre e nomi con una fonte attendibile. Se un cliente o un responsabile te lo chiedono, specifica in quali casi l'IA si è rivelata utile."
9. Proprietà intellettuale e diritto d'autore. Descrivi cosa entra e cosa esce. Esempio: "Non accedere a materiale riservato di altre aziende. Chiedi il permesso prima di pubblicare immagini o testi generati dall'IA come se fossero opera tua."
10. Come segnalare un problema. Rendiamolo facile e sicuro. Esempio: "Se uno strumento divulga dati o fornisce informazioni dannose, informate immediatamente il responsabile di questa policy. Le segnalazioni tempestive sono ben accette."

La nostra scelta per il Set B: la regola dei dati. Un semplice incollaggio nello strumento sbagliato può causare la perdita di dati, quindi è fondamentale avere una regola chiara e specifica in questo caso.

Strumenti approvati: un test di 5 domande

Un elenco sarà sempre in ritardo rispetto agli strumenti che le persone trovano. Fornite al personale cinque domande a cui rispondere con un sì o un no prima di provare qualcosa di nuovo.

1. È presente nell'elenco approvato? In caso contrario, chiedete prima di utilizzarlo.
2. So dove vengono salvati i miei dati? Chi gestisce lo strumento e dove vengono memorizzati i dati che digiti?
3. So se il sistema memorizza ciò che digito? Verifica se il programma salva i tuoi dati di input o li utilizza per addestrare lo strumento.
4. So a chi appartiene il prodotto finale? Verifica i termini e le condizioni per capire cosa puoi fare con i risultati prodotti dallo strumento.
5. So a chi chiedere? Utilizza il percorso di richiesta descritto nella sezione 4 della tua policy.

Rispondi "no" o "non lo so" a una qualsiasi di queste domande e ti fermi a chiedere, invece di tirare a indovinare. Per riferimento, il NIST pubblica un quadro volontario per il pensiero sui rischi dell'IA, con un profilo di IA generativa complementare (NIST: Quadro di riferimento per la gestione del rischio legato all'IANon si tratta di uno standard da rispettare, e il NIST afferma che è in fase di revisione, ma è una fonte utile di domande sui rischi per coloro che approvano i vostri strumenti.

La nostra risposta: domanda 2, dove vanno i tuoi dati. È una domanda facile da saltare, e la sua risposta ti dice se le altre quattro sono importanti.

Regole sui dati nella pratica: 5 esempi

Le regole rimangono astratte finché non vengono applicate a compiti reali. Questi cinque esempi vanno adattati ai propri strumenti e alle proprie regole, non alle politiche aziendali.

1. Stesura di una bozza di email. In genere non ci sono problemi se lo strumento è approvato, a patto di omettere i dati personali e di leggere il risultato prima di inviarlo.
2. Riassunto di una riunione. Dipende dallo strumento. Registra o incolla la registrazione di una riunione solo in uno strumento approvato per tale utilizzo e informa i partecipanti.
3. Incollare i dati di un cliente. Non farlo, a meno che lo strumento non sia approvato per i dati dei clienti. Sostituisci nomi e numeri con dei segnaposto se hai bisogno solo di aiuto con la formulazione.
4. Caricamento di un contratto. Trattatelo come riservato. Utilizzate solo strumenti approvati dalla vostra organizzazione a tale scopo, oppure evitate di includerlo.
5. Generazione di un'immagine. Va bene per le bozze interne. Prima di utilizzarne una pubblicamente, verifica la tua politica sul copyright e, in caso di dubbi, chiedi chiarimenti.

La nostra scelta: esempio 3, la scheda cliente. È un errore facile da commettere e un segnaposto richiede dieci secondi.

Formazione del personale: un piano di 30 minuti

Una politica modifica i comportamenti solo dopo che le persone ne hanno discusso a fondo. Organizzate una sessione di 30 minuti per ogni team, poi ripetetela quando cambiano gli strumenti o le regole. Ricordate il dato del Census Bureau: se circa un terzo delle grandi aziende utilizza l'IA, è probabile che anche alcuni dei vostri dipendenti la utilizzino.

Preparare: Il riassunto della politica in una pagina, gli esempi di dati sopra riportati nelle slide e un sondaggio.

1. Minuti da 0 a 5: perché. Iniziate con la domanda "Quali strumenti di intelligenza artificiale utilizzate al lavoro?". Condividete le risposte e spiegate il motivo dell'esistenza di tale politica.
2. Dal minuto 5 al 12: le 10 sezioni. Descrivete i due paragrafi in parole semplici, con un esempio per ciascuno. Non leggete la polizza ad alta voce.
3. Dal minuto 12 al 22: scenari. Mostra i cinque esempi di dati uno alla volta. Chiedi "Questi dati possono essere utilizzati in uno strumento di intelligenza artificiale?" e dai al pubblico un minuto per votare prima di rivelare la risposta.
4. Dal minuto 22 al 27: domande. Apri le domande in forma anonima. Le persone faranno domande che forse non porrebbero ad alta voce, come ad esempio: "L'ho già fatto il mese scorso. Sono nei guai?".
5. Dal minuto 27 al 30: chiusura. Chiedete a tutti di confermare di aver letto la politica e di sapere a chi rivolgersi per chiedere informazioni.

Chiudi con i dati del censimento: l'uso dell'IA aumenta con le dimensioni dell'azienda, quindi una breve sessione ora è più economica che riparare una perdita in seguito. Se vuoi un track più approfondito, il nostro post su Formazione sull'alfabetizzazione all'intelligenza artificiale copre le competenze e una misura del loro successo, e livelli di classificazione dei dati ti aiuta a decidere quali dati appartengono a quale strumento.

La nostra scelta: il blocco scenario. È più facile ricordare una regola votando su un esempio concreto che ascoltandone una semplice regola.

Modi per ospitare la tua sessione sulla politica dell'IA con AhaSlides

Questa sessione funziona meglio quando i partecipanti rispondono anziché limitarsi ad ascoltare. Utilizzate questi tipi di diapositive, ispirandovi agli esempi presenti in questo post.

1. Scegli la risposta: "È possibile utilizzare questi dati in uno strumento di intelligenza artificiale?" per ogni esempio di dati, con opzioni quali "Sì, in uno strumento approvato", "Solo con i nomi rimossi" e "No".
2. Nuvola di parole: "Quali strumenti di intelligenza artificiale utilizzi?" Puoi vedere gli strumenti reali, inclusi quelli che non sono nella tua lista.
3. Scala di valutazione: "Quanto è chiara ogni sezione?" Esegui il test alla fine e riscrivi prima la sezione con il punteggio più basso.
4. Domanda a risposta aperta: "Per quale attività di intelligenza artificiale vorresti aiuto?" Scopri cosa la tua policy ha tralasciato.
5. Domande e risposte: anonimo, così le persone fanno le domande che non farebbero nella stanza. I nostri consigli per condurre una sessione di domande e risposte aiuterà.

Il modello del corso sull'uso accettabile dell'IA sul posto di lavoro fornisce le diapositive già pronte per essere adattate, quindi i cinque esempi di dati sopra riportati possono essere utilizzati come votazione.

Domande frequenti

Cosa dovrebbe includere una politica di utilizzo accettabile dell'IA?

Ambito di applicazione, strumenti approvati, regole sui dati, controlli di output, proprietà intellettuale e modalità di segnalazione dei problemi. Le 10 sezioni sopra elencate coprono ciascuno di questi aspetti, con un esempio per ognuna.

È previsto per legge che una politica sull'intelligenza artificiale sia obbligatoria?

In generale no. L'Atto UE sull'IA stabilisce obblighi come la conoscenza dell'IA, ma la panoramica della Commissione non menziona una politica di utilizzo accettabile come requisito. Le normative variano a seconda del paese e del settore, quindi è necessario verificare quelle applicabili alla propria organizzazione.

Quali dati non dovrebbero mai essere inseriti in uno strumento di intelligenza artificiale?

Qualsiasi informazione contrassegnata come riservata dalla tua policy, come i dati dei clienti, personali e contrattuali, a meno che lo strumento non sia approvato per quel tipo di dati. In caso di dubbio, considerala off limits e chiedi chiarimenti.

Il NIST AI RMF è obbligatorio?

No. Il NIST afferma che il framework è destinato a un utilizzo volontario. Si tratta di un punto di riferimento per riflettere sui rischi dell'IA, e il NIST dichiara che è in fase di revisione.

Quanto dovrebbe durare la sessione di formazione?

Non esiste una durata prestabilita. Una sessione di 30 minuti è un buon punto di partenza, così come un breve ripasso ogni qualvolta cambino gli strumenti o le regole.

Dove iniziare

Scrivi prima la regola sui dati, perché è la cosa più importante. Poi prenota una sessione di 30 minuti per il team che usa maggiormente l'IA e chiedi loro cosa manca alla policy. Per un quadro più ampio sull'utilizzo dell'IA con buon senso, vedi Formazione della forza lavoro nel campo dell'IA e giudizio umanoe per quanto riguarda la privacy, Documentazione sull'IA e formazione sulla privacyIl pulsante qui sotto apre il modello per l'utilizzo accettabile dell'IA sul luogo di lavoro.