E-mail di invito alla riunione | I migliori suggerimenti, esempi e modelli (100% gratuiti)

Le riunioni possono essere un elemento essenziale per l'efficacia, il coordinamento e l'unità del team. Molte aziende organizzano una riunione almeno una volta a settimana, che può essere informale per un semplice colloquio approfondito con i dipendenti o più formale con il consiglio di amministrazione per discutere il piano futuro dell'azienda e la relazione annuale di fine anno. È obbligatorio per i dirigenti o i dirigenti inviare lettere di invito alle riunioni ai partecipanti o agli ospiti.

Un invito a una riunione è importante per gestire le riunioni ufficiali in modo efficace e senza intoppi. Esistono molti modi per inviare inviti alle riunioni. In questo articolo, ci concentriamo sulla gestione e-mail di invito alla riunione, il metodo più conveniente e popolare per invitare le persone a partecipare alle tue riunioni.

Sommario

• Che cos'è un'e-mail di invito a una riunione?
• Perché è importante l'e-mail di invito alla riunione?
• Scrivi l'e-mail di invito alla riunione passo dopo passo
• Tipi di e-mail di invito alla riunione ed esempi
• Conclusione

Modelli di riunioni rapide con AhaSlides

Che cos'è un'e-mail di invito a una riunione?

Elemento fondamentale delle attività aziendali, un'email di invito a una riunione è un messaggio scritto che illustra lo scopo della riunione e invita i partecipanti a partecipare alla riunione entro la data e il luogo specificati, oltre ad allegati più dettagliati, se necessario. Può essere redatto in stile formale o informale, a seconda delle caratteristiche della riunione. Deve essere scritto con un tono e uno stile appropriati per rispettare l'etichetta delle email aziendali.

Tuttavia, non confondere un'email di invito a una riunione con un'email di richiesta di riunione. La differenza fondamentale tra queste email è che un'email di richiesta di riunione ha lo scopo di fissare un appuntamento con qualcuno, mentre un'email di invito a una riunione ha lo scopo di invitarti a una riunione nelle date e nel luogo annunciati.

Perché è importante l'e-mail di invito alla riunione?

L'uso degli inviti via e-mail porta molti vantaggi. I vantaggi degli inviti via e-mail sono elencati di seguito:

• Si collega direttamente ai calendari. Quando i destinatari accettano un invito, questo viene aggiunto nuovamente al loro calendario aziendale e riceverai un promemoria, proprio come per gli altri eventi annotati nel calendario.
• È comodo e veloce. I tuoi destinatari possono raggiungere l'e-mail immediatamente dopo aver fatto clic sul pulsante di invio. Poiché va direttamente al destinatario, se l'indirizzo e-mail è sbagliato, puoi ricevere subito l'annuncio e cercare rapidamente ulteriori soluzioni.
• Fa risparmiare tempo. Puoi inviare e-mail di gruppo con migliaia di indirizzi e-mail contemporaneamente.
• È conveniente. Non devi stanziare un budget per la spedizione.
• Può essere generato direttamente dalla tua piattaforma webinar preferita. A meno che tu non stia tenendo un incontro faccia a faccia, la tua prima scelta sarà probabilmente Zoom, Microsoft Teams, o qualcosa di equivalente. Quando RSVP viene confermato, tutti i link e gli intervalli di tempo vengono sincronizzati tramite e-mail, così il partecipante può evitare confusione con altri eventi.

È un dato di fatto che ogni giorno vengono inviate miliardi di email e molte di queste sono spam. Tutti usano almeno un'email per scambiarsi messaggi importanti per lavoro, acquisti, riunioni e altro ancora. Tuttavia, poiché si devono leggere tonnellate di email al giorno, non sorprende che a volte si riscontri il fenomeno della "stanchezza da email". Pertanto, inviare un'email di invito efficace può evitare inutili incomprensioni o ignoranza da parte dei destinatari.

Scrivi un'e-mail di invito alla riunione passo dopo passo

Una buona email di invito alla riunione è essenziale e, di norma, influisce su un consegna e-mail Vota.

Esistono regole e principi di galateo a cui tutti devono attenersi per compilare un'email di invito a una riunione aziendale, in segno di rispetto verso i destinatari. Puoi imparare a scrivere un'email di invito a una riunione standard seguendo questi passaggi:

Passaggio 1: scrivi un oggetto forte

È un dato di fatto che il 47% dei destinatari di email legge attentamente le email con un oggetto chiaro e conciso. La prima impressione è importante. Questo può far sì che i destinatari percepiscano un senso di urgenza o importanza, il che si traduce in un tasso di apertura più elevato.

• Breve, mirato. Sii fattuale, non enigmatico.
• È possibile richiedere la conferma della presenza nell'oggetto come segno di urgenza.
• Oppure aggiungi un tono sentimentale come non dimenticare l'importanza, l'urgenza,...
• Aggiungi Time se vuoi enfatizzare il problema del tempo 

Per esempio: "Riunione 4/12: sessione di brainstorming sul progetto" o "Importante. Si prega di rispondere: riunione sulla strategia del nuovo prodotto 10/6"

Passaggio 2: inizia con una breve introduzione

Nella primissima riga, è una buona idea fare un brief su chi sei, qual è la tua posizione nell'organizzazione e perché ti stai rivolgendo a loro. Quindi puoi mostrare direttamente lo scopo dell'incontro. Molte persone commettono l’errore di fornire uno scopo vago dell’incontro poiché presumono che i partecipanti debbano saperlo.

• Rendi la tua introduzione gradevole o correlata al lavoro
• Ricorda ai partecipanti se devono portare a termine qualsiasi attività o portare qualcosa con sé alla riunione.

Per esempio: Ciao membro del team, non vedo l'ora di vederti al lancio del nuovo prodotto lunedì prossimo.

Passaggio 3: condividi ora e posizione

Dovresti includere l'ora esatta della riunione. Dovresti anche dire loro come e dove si svolge l'incontro, di persona o online, e offrire linee guida o collegamenti alla piattaforma nel caso ne abbiano bisogno.

• Aggiungi il fuso orario se qualche dipendente lavora in diverse aree del mondo
• Indicare una durata stimata della riunione
• Quando si forniscono indicazioni, essere il più dettagliati possibile o allegare una linea guida per la mappatura

Per esempioVi invitiamo a unirvi a noi venerdì 6 ottobre alle ore 1:00 nella sala riunioni 2, al secondo piano dell'edificio amministrativo.

Passaggio 4: delineare l'ordine del giorno della riunione

Illustrate gli obiettivi chiave o l'ordine del giorno proposto per la riunione. Non menzionate i dettagli. Potete semplicemente indicare l'argomento e la tempistica. Per le riunioni formali, potete allegare un documento dettagliato. Questo è particolarmente utile per aiutare i partecipanti a prepararsi in anticipo.

Per esempio, puoi iniziare con: Abbiamo intenzione di discutere..../ Vogliamo affrontare alcuni dei problemi o come segue:

• 8:00-9:30: Introduzione al Progetto
• 9:30-11:30: presentazioni di Howard (IT), Nour (marketing) e Charlotte (vendite)

Passaggio 5: chiedi un RSVP

Richiedere un RSVP può aiutarti a confermare una risposta da parte dei tuoi destinatari. Per evitare ambivalenza, è necessario includere nell'e-mail una risposta preferita e un limite di tempo entro il quale i partecipanti possono informarti della loro presenza o assenza. In questo modo, se non hai ricevuto la loro risposta al momento della regolazione, puoi eseguire rapide azioni di follow-up.

Per esempio: Si prega di rispondere entro il [data] a [indirizzo email o numero di telefono]

Passaggio 6: aggiungi una firma e-mail professionale e un marchio

Una firma di posta elettronica aziendale dovrebbe includere il nome completo, il titolo della posizione, il nome dell'azienda, le informazioni di contatto, siti web personali e altri indirizzi con collegamenti ipertestuali.

Puoi personalizzare facilmente la tua firma con Gmail.

Per esempio:

Jessica Madison

Regional Chief Marketing Officer, settore Inco

555-9577-990

Esistono tantissimi creatori di firme e-mail gratuiti che ti fanno risparmiare tempo e fatica, come La mia firma.

Tipi di e-mail di invito alla riunione ed esempi

Tieni presente che diversi tipi di riunioni avranno standard e stili di scrittura diversi da seguire. Di solito, separiamo le e-mail di invito alle riunioni in base al loro livello formale o informale, includendo o escludendo riunioni virtuali o riunioni puramente online. In questa parte raccogliamo e presentiamo alcuni tipi tipici di inviti alle riunioni e i modelli di ciascun tipo comunemente utilizzati nelle e-mail di invito alle riunioni di lavoro.

#1. L'e-mail di richiesta di riunione formale

L'email di richiesta di riunione formale viene utilizzata per riunioni di grandi dimensioni, che di solito si tengono da una a tre volte all'anno. Trattandosi di una riunione formale di grandi dimensioni, l'email deve essere scritta in uno stile formale. Le appendici allegate sono necessarie per chiarire ai partecipanti come partecipare alla riunione, come trovare la sede e dettagliare l'ordine del giorno.

Gli incontri formali prevedono:

• Riunione della direzione
• Riunione del comitato
• Riunione del consiglio di amministrazione 
• Assemblea degli azionisti 
• Riunione strategica 

Esempio 1: Azionisti modello di email di invito

Oggetto: Importante. Siete invitati all'assemblea generale annuale. [Ora]

[Nome del destinatario]

[Nome della ditta]

[Titolo di lavoro]

[Indirizzo aziendale]

[Data]

Signori Azionisti,

Siamo lieti di invitarvi all'Assemblea Generale Annuale che si terrà il [Ora], [Indirizzo]

L'Assemblea Annuale degli Azionisti è un'eccezionale occasione di informazione, scambio e confronto tra [Nome della ditta] e tutti i nostri azionisti.

È anche l'opportunità di esprimersi e votare per svolgere un ruolo attivo nel prendere decisioni importanti per [Nome della ditta], indipendentemente dal numero di azioni che possiedi. L'incontro riguarderà i seguenti punti chiave:

Ordine del giorno 1:

Ordine del giorno 2:

Ordine del giorno 3:

Ordine del giorno 4:

Troverai le istruzioni su come partecipare a questa assemblea, l'ordine del giorno e il testo delle deliberazioni da sottoporre alla tua approvazione nel documento allegato di seguito

Vorrei ringraziarvi, a nome del consiglio, per il vostro contributo e la vostra fedeltà al [Nome della ditta] e non vedo l'ora di darvi il benvenuto al Meeting on [Data]

Cordiali saluti,

[Nome]

[Titolo della posizione]

[Nome della ditta]

[Indirizzo azienda e sito web]

Esempio 2: Riunione strategica modello di email di invito

[Nome del destinatario]

[Nome della ditta]

[Titolo di lavoro]

[Indirizzo aziendale]

[Data]

Linea tematica: Lancio del progetto Campagna di marketing Incontro: 2/28

Per conto di [Nome della ditta], Vorrei invitarvi a partecipare a un incontro di lavoro che si tiene a [Nome della Sala Conferenze, Nome dell'Edificio] [Data e Ora]. L'incontro durerà per [Durata].

È un piacere darti il ​​benvenuto nella prima fase del nostro progetto per discutere la nostra prossima proposta [Dettagli] e apprezziamo i tuoi preziosi approfondimenti al riguardo. Ecco un breve riassunto del nostro programma della giornata:

Ordine del giorno 1:

Ordine del giorno 2:

Ordine del giorno 3:

Ordine del giorno 4:

Questa proposta è considerata da tutto il nostro team una delle più cruciali. Per vostra ulteriore informazione, abbiamo allegato a questa lettera un documento che vi fornirà informazioni più dettagliate, così che possiate prepararvi in ​​anticipo all'incontro.

Non vediamo l'ora di parlare con voi per discutere di cosa possiamo fare per far funzionare questa proposta con successo. Vi preghiamo di inviare eventuali domande o suggerimenti per l'incontro prima. [Scadenza] a me direttamente rispondendo a questa email.

Buona giornata.

Ringraziandovi,

Cordiali saluti,

[Nome]

[Titolo della posizione]

[Nome della ditta]

[Indirizzo azienda e sito web]

#2. L'e-mail di invito alla riunione informale

Con un'email di invito formale a una riunione, si tratta semplicemente di un incontro con personale di livello inferiore o membri del team. È molto più facile pensare a come scrivere in modo appropriato. Puoi scrivere in uno stile informale, con un tono amichevole e gioioso.

Gli incontri informali prevedono:

• Incontro di brainstorming
• Incontro di risoluzione dei problemi
• Formazione
• Riunione di controllo
• Riunione di team building
• Chiacchiere al caffè 

Esempio 3: modello di email di invito alla riunione di check-in

Oggetto: urgente. [Nome del progetto] aggiornamenti. [Data]

Cari Team,

Saluti!

È stato piacevole e divertente lavorare con te per quanto riguarda [Nome del progetto]. Tuttavia, per poter procedere efficacemente con i nostri piani, credo che sia giunto il momento per noi di riferire sui progressi compiuti e apprezzerei l'opportunità di incontrarvi a [Posizione] per discutere ulteriormente la questione a [Data e ora].

Ho anche allegato un elenco di tutti gli ordini del giorno che dobbiamo discutere. Non dimenticare di preparare il rapporto di completamento dell'attività. Per favore usa questo [Link] per farmi sapere se sarai in grado di farcela.

Per favore mandami una email di conferma al più presto.

Cordiali saluti,

[Nome]

[Titolo di lavoro]

[Nome della ditta]

Esempio 4: Squadra building modello di email di invito

Cari membri del team,

La presente per informarLa che il [Nome Dipartimento] sta organizzando un Team Building Meeting per tutto il nostro staff membri su [Data e ora]

Per un ulteriore sviluppo professionale, è estremamente importante che cresciamo insieme e ciò può avvenire solo se lavoriamo come una squadra in modo che le nostre capacità e i nostri talenti possano essere sfruttati per ottenere prestazioni migliori. Questo è il motivo per cui il nostro dipartimento continua a promuovere mensilmente varie attività di team building.

Per favore, vieni e partecipa all'evento in modo che possiamo ascoltare la tua voce su come possiamo migliorare per darti un supporto migliore. Ce ne saranno anche alcuni giochi di team building, e saranno offerti rinfreschi leggeri dall'azienda.

Non vediamo l'ora di trascorrere momenti divertenti a questo evento di team building, organizzato per aiutare ognuno di noi a crescere. Se pensate di non poter partecipare a questo incontro, vi preghiamo di informarci. [Nome coordinatore] at [Numero di telefono]

Cordiali saluti,

[Nome]

[Titolo di lavoro]

[Nome della ditta]

#3. E-mail di invito al relatore ospite

Un'email di invito per un relatore ospite dovrebbe contenere informazioni rilevanti per il relatore in merito all'incontro e all'opportunità di parlare. È fondamentale che il relatore sappia come può contribuire al tuo evento e quali vantaggi può ottenere partecipando.

Esempio 5: modello di email di invito del relatore ospite

caro [altoparlante],

Speriamo che questo messaggio ti trovi bene! Stiamo raggiungendo oggi con una fantastica opportunità di parlare per la tua contemplazione. Vorremmo chiederle di essere gentilmente il nostro onorevole relatore per il [Nome della riunione], un evento incentrato su [Descrizione dello scopo e del pubblico del tuo evento]. L'intero [Nome della riunione] team è ispirato dai tuoi risultati e ritiene che saresti l'esperto perfetto per rivolgerti al nostro pubblico di professionisti che la pensano allo stesso modo.

[Nome della riunione] avrà luogo in [Sede, incluse città e stato] on [Date]. Il nostro evento dovrebbe ospitare fino a circa [Numero di partecipanti stimato#]. Il nostro obiettivo è quello di [Obiettivi dell'incontro].

Crediamo che tu sia un oratore eccezionale e che la tua voce sarebbe un'aggiunta fondamentale a quella conversazione, dato il tuo ampio lavoro in [Area di competenza]. Puoi prendere in considerazione di presentare le tue idee per un massimo di [Durata] minuti che siano correlate al campo di [Argomento della riunione]. Puoi inviare la tua proposta prima della [scadenza] segui il [link] in modo che il nostro team possa ascoltare le tue idee e determinare in anticipo i dettagli del tuo discorso.

In ogni caso, se non potete partecipare, vi preghiamo umilmente di contattarci tramite [link]. Grazie per il tempo e la considerazione che ci avete dedicato, attendiamo con ansia una vostra risposta positiva.

Migliore,
[Nome]
[Titolo di lavoro]
[Informazioni sui contatti]
[Indirizzo del sito web dell'azienda]

#4. E-mail di invito al webinar

Nelle tendenze odierne, sempre più persone organizzano riunioni online perché consentono di risparmiare tempo e denaro, soprattutto per i team che lavorano da remoto. Se si utilizzano piattaforme per conferenze, sono disponibili messaggi di invito personalizzati che vengono inviati direttamente ai partecipanti prima dell'inizio della riunione, come il modello di email di invito di Zoom. Per un webinar virtuale, è possibile fare riferimento al seguente esempio.

suggerimenti: Utilizza parole chiave come "Congratulazioni", "Presto", "Perfetto", "Aggiorna", "Disponibile", "Ultimamente", "Top", "Speciale", "Unisciti a noi", "Gratis", " ecc.

Esempio 6: Modello di email di invito al webinar

Oggetto: Congratulazioni! Sei invitato a [Nome webinar]

caro [Nome del candidato],

[Nome della ditta] è così felice di organizzare un webinar per [Argomento webinar] SU [Data] A [Ora], con l'obiettivo di [[Fini del webinar]

Sarà una buona opportunità per ottenere enormi vantaggi dai tuoi esperti invitati nel campo degli [argomenti dei webinar] e ricevere regali gratuiti. Il nostro team è così entusiasta della tua presenza.

Nota: questo webinar è limitato a [Numero di persone]. Per salvare il tuo posto, registrati [Collegamento] e sentiti libero di condividerlo con i tuoi amici. 

Spero di vedervi lì!

Vi auguro una buona giornata,

[Il tuo nome]

[Sartoriale]

Conclusione

Fortunatamente, su Internet sono disponibili molti modelli di inviti a riunioni di lavoro che puoi personalizzare e inviare ai tuoi partecipanti in pochi secondi. Non dimenticare di salvarne alcuni nel tuo cloud così potrai preparare la tua email con una scrittura perfetta, soprattutto in caso di urgenza.

Supponiamo che tu stia cercando anche altre soluzioni per la tua attività. In quel caso, scoprirai che AhaSlides è un ottimo strumento di presentazione con tante fantastiche funzionalità per supportare i tuoi webinar, le attività di team building, le conferenze e molto altro.

Domande frequenti

Rif: Infatti | Sherpany