איך לכתוב מצגת: מדריך מלא עם דוגמאות

רוב האנשים כותבים את המצגת שלהם באותו אופן שבו הם כותבים דוח. הם פותחים מסמך, מפרטים את מה שהם רוצים לכסות, מוסיפים סביבו קצת מבנה וקוראים לזה תסריט. אחר כך הם קמים כדי להציג אותו ומשהו מרגיש לא בסדר. המשפטים ארוכים מדי. המעברים לא נוחתים. כל העניין נשמע כאילו קוראים אותו, כי הוא נכתב כדי להיקרא.

כתיבת מצגות היא אומנות שונה. הקהל שלך שומע את המילים שלך פעם אחת, בזמן אמת, ללא אפשרות להשהות או לקרוא שוב. אם משפט לא מגיע במעבר הראשון, הוא נעלם. זה משנה הכל לגבי האופן שבו אתה אמור לכתוב.

מדריך זה מכסה כיצד לעשות זאת היטב: כיצד לבנות תסריט למצגת, כיצד לכתוב לאוזן ולא לעין, וכיצד לשלב את הרגעים שגורמים להגשה להרגיש טבעית ולא מבוצעת.

האתגר שרוב המנחים לא רואים מגיע

האינסטינקט בכתיבת מצגת הוא להיות יסודי. לכלול את כל מה שעשוי להיות חשוב. לוודא ששום דבר לא יושמט.

האינסטינקט הזה מייצר מצגות גרועות.

הקהל שלכם לא יכול לספוג מורכבות כמו קורא. הם לא יכולים להאט, לקרוא שוב או לשבת עם רעיון קשה עד שהוא הגיוני. הם נעים בקצב שלכם, בין אם הם מוכנים ובין אם לא. תפקידו של תסריט מצגת אינו להכיל את כל החשיבה שלכם. זוהי מטרה להדריך את הקהל שלכם דרך מבחר שנבחר בקפידה, בסדר הגיוני, במהירות שהם יכולים לעקוב אחריה.

כתבו פחות ממה שאתם חושבים שאתם צריכים. מבנה את זה בצורה מדויקת יותר ממה שאתם חושבים שאתם צריכים. זוהי נקודת ההתחלה.

איך לכתוב תסריט למצגת

התחילו עם מתווה. בכל פעם, ללא יוצא מן הכלל. המתווה הוא המקום שבו אתם מקבלים את ההחלטות המבניות: מהו המסר המרכזי שלכם, מהן שלוש עד חמש הנקודות העיקריות שלכם, אילו ראיות תומכות בכל אחת מהן, וכיצד אתם עוברים מאחת לאחרת. התסריט הוא רק המתווה עם מילים סביבו. אם תדלגו על המתווה ותעברו ישר לכתיבה, תגלו את המבנה שלכם איפשהו בסביבות שקופית עשר, כשיהיה מאוחר מדי לתקן אותו בלי להתחיל מחדש.

הפתיחה

הקהל שלכם מחליט בשלושים השניות הראשונות אם הוא שם לב. פתחו במשהו שמושך את תשומת הלב: שאלה, תצפית מפתיעה, סיפור קצר או תרחיש ספציפי שהם יזהו. לאחר מכן, סמנו בבירור את הכיוון שלכם. "היום אנחנו מכסים שלוש דרכים לקצר את לוחות הזמנים של הפרויקט" אומר לקהל שלכם למה לצפות ונותן להם מסגרת לתלות את כל השאר עליה. אל תגרמו להם לחכות כדי לגלות על מה המצגת.

הגוף

לכל נקודה עיקרית יש חלק משלה. בתוך כל חלק, התבנית זהה: ציינו את הנקודה בצורה ברורה, תמכו בה בראיות, הסבירו מדוע היא חשובה לקהל שלכם, ואז עברו לנקודה הבאה. המעבר הוא החלק שרוב האנשים כותבים אחרון וצריכים לכתוב ראשון. "עכשיו, אחרי שסקרנו מדוע זה חשוב, בואו נבחן איך ליישם את זה" אומר לקהל שלכם שהם עוברים לרעיון חדש ומדוע המהלך הזה הגיוני. בלעדיו, חלקים מרגישים כאילו הם פשוט מוערמים זה על גבי זה במקום לבנות לקראת משהו.

ראיות נראות שונות עבור קהלים שונים. קהלים טכניים רוצים נתונים. קהלים רגשיים רוצים סיפורים. רוב הקהלים רוצים את שניהם: מספר שמבהיר את קנה המידה של משהו, וסיפור שגורם לו להרגיש אמיתי.

המסקנה

חזרו על המסר המרכזי שלכם. הזכירו לקהל שלכם מה כיסיתם ולמה זה חשוב. לאחר מכן סגרו בקריאה לפעולה ספציפית: מה אתם רוצים שהם יעשו עם המידע הזה? אימצו מדיניות, נסו טכניקה, קבעו פגישה, חשבו אחרת על בעיה. סיומים מעורפלים מייצרים תוצאות מעורפלות. ככל שתהיו ברורים יותר לגבי מה שאתם רוצים שיקרה בהמשך, כך גדל הסיכוי שזה יקרה.

חמישה עקרונות של כתיבת מצגות

כתוב לאוזן, לא לעין

קרא את התסריט שלך בקול רם לפני שאתה מסיים את עבודתו. משפטים שנראים בסדר על הדף נשמעים לעתים קרובות שגויים כשמדברים אותם. "בהתחשב בהשלכות שהוזכרו לעיל" הוא קריא. הוא גם לא ניתן להאזנה. "זה משנה את האופן שבו אנו ניגשים לבעיה" אומר את אותו הדבר בצורה שגם כששומעים אותו. התסריט שלך צריך להישמע כאילו אתה מדבר עם מישהו, לא כמו מסמך שמבוצע.

חזור על הדברים החשובים

בפרוזה כתובה, חזרה היא כישלון סגנון. במצגות, זוהי טכניקה. הקהל שלך שומע את המילים שלך פעם אחת. אם משהו חשוב, אמור אותו יותר מפעם אחת. הצג את הרעיון, פתח אותו עם דוגמאות, ואז סכם אותו. הדפוס מרגיש מיותר כשאתה כותב אותו. הוא מרגיש ברור כשהקהל שלך מקשיב.

התייחסו למספרים בזהירות

הקהל שלכם לא יכול לעצור ולעבד "הגברנו את היעילות ב-27.3%". עד שהם ספגו את המספר, אתם המשכתם הלאה. תרגמו סטטיסטיקות למשהו שהאוזן יכולה להכיל: "קיצרנו את הזמן הנדרש ביותר מרבע" או "מה שלקח פעם עשרה ימים לוקח עכשיו יומיים". השוואות קונקרטיות נוחתות. אחוזים מופשטים לא.

סמן את המבנה שלך במפורש

קהל זקוק לסמני דרך. "נסקור שלושה תחומים היום" אומר להם למה לצפות. "ראשון, שני, שלישי" אומר להם היכן הם נמצאים. "זה מכסה את הבעיות. עכשיו בואו נסתכל על פתרונות" אומר להם שאתם משתנים. שורות אלה נראות ברורות מאליהן כשאתם כותבים אותן. הן חיוניות כאשר הקהל שלכם מקשיב, כי בניגוד לקורא, הוא לא יכול להסתכל אחורה על הכותרת כדי להתמצא מחדש.

בנה את ההגשה לתוך התסריט

תסריט שהוא רק מילים הוא חצי תסריט. סמנו היכן אתם עוצרים. שימו לב היכן אתם מרימים את המבט מההערות שלכם ויוצרים קשר עין. סמנו היכן אתם מאטים כדי להדגיש. אם אתם משתמשים בכלים אינטראקטיביים כמו סקרים או שאלות ותשובות, כתבו אותם כרגעים מכוונים ולא כהפרעות: "תנו לי לעצור כאן ולקבל את דעתכם על משהו" זו שורה, לא מחשבה שלאחר מעשה. ההבדל בין תסריט שנכתב מראש לתסריט שהוכן מראש... מסירה מופיע ברגע שפותחים את הפה.

מהתסריט ועד למסירה

כתיבת התסריט אינה הצעד האחרון. היא הלפני אחרון.

ברגע שיש לכם טיוטה, קראו אותה בקול רם מההתחלה ועד הסוף. לא בראש. בקול רם, בקצב שבו הייתם באמת אומרים אותה. שימו לב לאן אתם ממהרים, לאן אתם מועדים, לאן משפט לוקח יותר מדי זמן להגיע לעיקרו. אלו המקומות שבהם צריך לערוך. אם אינכם מצליחים לסיים משפט בלי לאבד את הנשימה, הוא ארוך מדי. אם אתם מוצאים את עצמכם קוראים שוב שורה כדי לוודא שאתם מבינים אותה, גם הקהל שלכם לא יבין אותה.

אם סימנת את התסריט שלך להגשה בדיוק כפי שכתבת אותו, כאן הציונים האלה מתחילים להרוויח את מקומם.

רוב האנשים מתרגלים על ידי קריאת התסריט שלהם בשקט מספר פעמים והנחה שזה נחשב. זה לא. התרגול היחיד שמכין אותך לדבר בקול רם הוא לדבר בקול רם. עשו זאת מספיק פעמים כדי שהמבנה ירגיש מוכר, אבל לא כל כך הרבה פעמים עד שזה יתחיל להרגיש שאתה זוכר אותו בעל פה. אתה רוצה לדעת לאן אתה הולך, לא לדקלם איך אתה מגיע לשם.

לוקחים את זה צעד קדימה עם AhaSlides

דבר אחד שתסריט לא יכול להכין אתכם אליו במלואו הוא הפער בין מה שתכננתם לומר לבין מה שהקהל שלכם באמת צריך לשמוע. אתם יכולים לכתוב את המצגת הברורה והמובנית ביותר בעולם ועדיין לא לשפוט היכן נמצא הקהל שלכם, מה הם כבר יודעים, או מה הכי מבלבל אותם.

כלים אינטראקטיביים סוגרים את הפער הזה בזמן אמת. סקר לפני החלק הראשי שלכם אומר לכם מה הקהל שלכם כבר מאמין לפני שאתם מנסים לשנות את דעתו. ענן מילים באמצע המצגת חושף מה מהדהד ומה לא. שאלות ותשובות בנקודת מעבר טבעית לוכדות בלבול לפני שהוא מחמיר.

כתבו את הרגעים האלה בתסריט שלכם באותו אופן שהייתם כותבים כל קטע אחר. "בשלב זה אערוך סקר קצר" הוא רגע מתוסרט, לא הפרעה. AhaSlides מאפשר לשלב את האינטראקציות האלה ישירות בזרימת המצגת שלכם, כך שהמעבר מתוכן להשתתפות מרגיש מכוון ולא מובנה.

תסריטים למצגות הטובים ביותר לא רק מתכננים מה תגידו. הם מתכננים כיצד הקהל שלכם יגיב. אלמנטים אינטראקטיביים הם הדרך שבה אתם גורמים לזה לקרות.

גלישה את

הפער בין מצגת שמספקת מידע לבין כזו שמצליחה להגיע לתוצאות בפועל תלוי באופן שבו היא נכתבה. לא ברמת הביטחון בה הוצגה, לא בכמה טוב השקופיות נראו, אלא האם המילים נכתבו עבור קהל ששומע אותן פעם אחת, בזמן אמת, ללא אפשרות לחזור אחורה.

כתבו למען האוזן. עצבו למען הבהירות. שלבו את הרגעים שבהם הקהל שלכם משתתף במקום רק להקשיב.

עשו את שלושת הדברים האלה והמשלוח ידאג לרוב מעצמו.