שליטה באסטרטגיית תקשורת פנימית | 9 שיטות עבודה מומלצות בשנת 2024

גדול אסטרטגיית תקשורת פנימית הוא נשמת אפו של כל ארגון מצליח. באקלים העבודה ההיברידי של היום, הבטחת תקשורת שקופה ותכופה בין צוותים מבוזרים חשובה יותר מאי פעם. עם זאת, חברות רבות עדיין נאבקות להעביר הודעות ישירות כאשר העובדים נמצאים במשרד ומחוצה לו.

בפוסט זה, נחקור שיטות עבודה מומלצות שנאספו ממקצועני תקשורת פנימיים בחברות מצטיינות בעידן ההיברידי. תקבל טיפים פנימיים ליצירת תוכן רלוונטי ומעודד מעורבות וכן למדידת מה באמת מהדהד עם הקהל שלך.

תוכן העניינים

• מהי אסטרטגיית תקשורת פנימית?
• מדוע חשובה אסטרטגיית תקשורת פנימית?
• מי אחראי לפיתוח אסטרטגיית התקשורת הפנימית?
• מתי מתקיימת אסטרטגיית התקשורת הפנימית?
• באילו ערוצים תשתמש אסטרטגיית התקשורת הפנימית?
• כיצד לפתח אסטרטגיית תקשורת פנימית?
• הפוך את התקשורת הפנימית לאפקטיבית עם AhaSlides 
• המנות העיקריות 
• שאלות נפוצות

טיפים נוספים עם AhaSlides

• שאננות במקום העבודה
• תקשורת יעילה במקום העבודה

מהי אסטרטגיית תקשורת פנימית?

תאר לעצמך שיש לך חבורה של אנשים מוכשרים שעובדים יחד בחברה. עכשיו, כדי שהצוות הזה יצליח, הם צריכים לתקשר היטב, בדיוק כמו חברים שמדברים ומשתפים רעיונות. כאן נכנסת לתמונה אסטרטגיית התקשורת הפנימית!

אסטרטגיית תקשורת פנימית היא תוכנית ומסגרת מקיפה שנועדה להקל על תקשורת אפקטיבית ויעילה בתוך ארגון. 

המטרה העיקרית של אסטרטגיה זו היא ליצור כוח עבודה מגובש, מושכל ומעורב, שבסופו של דבר תורם להצלחת הארגון ולהשגת יעדיו.

ישנם ארבעה סוגים של תקשורת פנימית:

• תקשורת מלמעלה למטה (תקשורת ניהול לעובד): זה כאשר המידע זורם מהחלק העליון של ההיררכיה הארגונית (כמו מנהלים או מנהיגים) לרמות הנמוכות יותר (עובדים). זה כמו בוס שנותן הנחיות לצוות. אנו משתמשים בסוג זה של תקשורת כדי לשתף הודעות חשובות, יעדי חברה או מדיניות חדשה.
• תקשורת מלמטה למעלה (תקשורת עובדים למעלה): זה ההפך מתקשורת מלמעלה למטה. המידע עובר מהרמות הנמוכות (עובדים) לראש (מנהלים או מנהיגים). זה כמו שעובדים חולקים את הרעיונות, המשוב או החששות שלהם עם הבוסים שלהם. 
• תקשורת אופקית/צדדית (תקשורת עמית לעמית:): סוג זה של תקשורת מתרחש בין אנשים באותה רמה בתוך הארגון. זה כמו עמיתים לעבודה שמפטפטים זה עם זה כדי לתאם משימות או לשתף עדכונים. 
• תקשורת אלכסונית: דמיינו זאת כשילוב של תקשורת מלמעלה למטה ואופקית. זה קורה כאשר אנשים ממחלקות או רמות שונות צריכים לעבוד יחד על פרויקט או להחליף מידע. 

מדוע חשובה אסטרטגיית תקשורת פנימית?

בכל חברה, אסטרטגיית תקשורת פנימית שומרת על העובדים מחוברים ומעורבים. מסרים חשובים כמו השקות מוצרים חדשים, שינויים במדיניות החברה או אירועים קרובים משותפים מיד. העובדים יכולים גם לספק משוב ורעיונות להנהלה, ולגרום להם להרגיש מוערכים וחלק מהתמונה הגדולה יותר.

עם אסטרטגיה מוצקה, מקום העבודה הופך להיות מאושר ופרודוקטיבי, שבו כולם נמצאים באותו עמוד, עבודת הצוות משגשגת והחברה פורחת!

מי אחראי לפיתוח אסטרטגיית התקשורת הפנימית?

האחריות לפיתוח אסטרטגיית התקשורת הפנימית נופלת בדרך כלל על כתפי צוות המנהיגות של הארגון ומחלקת התקשורת או משאבי אנוש (משאבי אנוש). זה כרוך בשיתוף פעולה בין מחזיקי עניין שונים כדי ליצור אסטרטגיה מעוגלת ויעילה המתיישרת עם יעדי הארגון וערכיו.

להלן השחקנים המרכזיים המעורבים בפיתוח אסטרטגיית התקשורת הפנימית:

• מובילי החברה
• מחלקת תקשורת או משאבי אנוש
• יועצי תקשורת: במקרים מסוימים, ארגונים עשויים לחפש יועצי תקשורת חיצוניים או מומחים שיציעו נקודות מבט חדשות ושיטות עבודה מומלצות בפיתוח אסטרטגיה יעילה.

מתי מתקיימת אסטרטגיית התקשורת הפנימית?

אסטרטגיית התקשורת הפנימית מתמשכת ומתרחשת לאורך כל מחזור החיים של הארגון. זה לא דבר חד פעמי אלא מאמץ מתמשך להבטיח תקשורת יעילה. להלן כמה מקרים מרכזיים כאשר זה מתרחש:

1. תכנון ארגוני: האסטרטגיה נבנית במהלך התכנון כדי ליישר את התקשורת עם יעדי החברה.
2. עדכונים רגילים: הוא נבדק מחדש באופן קבוע כדי להסתגל לשינויים ולצרכים המתפתחים.
3. הערכות והערכות: זה מאוד חשוב לתהליך ההערכה כולל סקירת אמצע שנה, סקירת סוף שנה ו הערכת ביצועי עובדים.
4. במהלך שינויים: זה הופך להיות חיוני במהלך שינויים גדולים כמו מיזוגים או מעברי מנהיגות.
5. הצגת מדיניות: זה מבטיח שהעובדים יודעים על מדיניות או יוזמות חדשות.
6. בזמן משבר: הוא ממלא תפקיד מכריע במתן מידע בזמן ומדויק בזמנים קשים.
7. העלאת עובדים: זה עוזר לעובדים חדשים להרגיש רצויים ומעודכנים לגבי תפקידיהם.
8. פעולות יומיומיות: זה מבטיח תקשורת חלקה בין צוותים ומנהיגות.
9. מחפש משוב: זה נכנס לפעולה כשהחברה מבקשת משוב מעובדים, משוב מנהל ומעודד תקשורת פתוחה.

באילו ערוצים תשתמש אסטרטגיית התקשורת הפנימית?

הערוצים המשמשים באסטרטגיית תקשורת פנימית יכולים להשתנות בהתאם להעדפות הארגון, גודלו ואופי המידע שיועבר. להלן כמה ערוצי תקשורת נפוצים שאסטרטגיית תקשורת פנימית עשויה להשתמש בהם:

1. כתובת אימייל
2. נט
3. פגישות קבוצתיות (פגישות רגילות פנים אל פנים או וירטואליות כדי לדון בהתקדמות, לשתף עדכונים ולשתף פעולה בפרויקטים.)
4. כלים דיגיטליים לשיתוף פעולה (פלטפורמות כמו Microsoft Teams, Slack או כלים אחרים לניהול פרויקטים.)
5. עלונים
6. ישיבות בית העירייה
7. לוחות מודעות
8. מדיה חברתית (פלטפורמות פנימיות)
9. סקרי משוב

כיצד לפתח אסטרטגיית תקשורת פנימית?

פיתוח אסטרטגיית תקשורת פנימית אפקטיבית כרוך במספר שלבים על מנת להבטיח שהיא תואמת את מטרות הארגון ועונה על צורכי התקשורת של עובדיו. להלן מדריך שלב אחר שלב שיעזור לך לפתח אסטרטגיית תקשורת פנימית:

1/ הגדר יעדי תקשורת ויעדים: 

ציין את המטרות שברצונך להשיג עם האסטרטגיה. קיום יעדים ספציפיים יכוון את מאמצי התקשורת שלך, בין אם הם מגבירים את שיתוף הפעולה, הגברת מעורבות העובדים או התאמת העובדים לחזון החברה.

2/ זהה קהלי יעד: 

זיהוי מגזרי עובדים שונים וצרכי ​​התקשורת הייחודיים שלהם. התאמת מסרים וערוצים כך שיתאימו להעדפות, לתפקידים ולדרישות של כל קבוצה.

• לדוגמה, צוות השיווק עשוי לדרוש עדכונים תכופים בקמפיינים חדשים, בעוד שמחלקת ה-IT זקוקה למידע על עדכוני מערכת ובעיות טכניות.

3/ בחר ערוצי תקשורת: 

בהתאם לסוג המידע שיסופק ולקהל היעד, בחר את שיטות התקשורת הטובות ביותר. חשוב על שימוש במגוון ערוצים, כגון פלטפורמות צ'אט, דואר אלקטרוני, אינטראנט, פגישות צוות וכלי שיתוף פעולה דיגיטליים.

4/ קבע הנחיות להודעה: 

הגדר את הטון, הסגנון והשפה של התקשורת. ודא שהמסרים ברורים, תמציתיים ומתואמים לערכי החברה ולתרבותה.

5/ יישם תקשורת דו-כיוונית: 

עודדו דיאלוג פתוח ולולאות משוב כדי ליצור תרבות של מעורבות. לספק לעובדים דרכים להביע את דעותיהם, הצעותיהם וחששותיהם.

6/ צור לוח זמנים לתקשורת: 

פתח ציר זמן לתקשורת שוטפת. קבע את תדירות העדכונים, הפגישות ומפגשי המשוב כדי לעדכן את העובדים ולהיות מעורבים.

7/ הכן תוכנית תקשורת למשבר: 

ערכו תוכנית לתקשורת יעילה בתקופות משבר או מצבים מאתגרים. באמצעות תוכנית תקשורת משברים מפותחת, החברה יכולה להגיב ביעילות לאתגרים, לעדכן את העובדים ולשמור על אמון ביכולת הארגון לנווט במשברים.

8/ לאמן ולחנך: 

לספק הדרכה לעובדים ולמנהלים על שיטות תקשורת אפקטיביות, במיוחד עבור כלים או ערוצים חדשים שמוצגים.

9/ למדוד ולהעריך: 

הגדר מדדים כדי להעריך את האפקטיביות של אסטרטגיית התקשורת הפנימית. אסוף משוב מהעובדים ועקוב אחר מדדי ביצועים מרכזיים כדי לבצע שיפורים.

בנוסף, שמרו על האסטרטגיה גמישה והתאימו אותה לפי הצורך בהתבסס על משוב, צרכים ארגוניים משתנים וטכנולוגיות תקשורת מתפתחות.

הפוך את התקשורת הפנימית לאפקטיבית עם AhaSlides 

AhaSlides יכול להיות כלי רב עוצמה לשיפור התקשורת הפנימית ולהפוך אותה ליעילה יותר בכמה דרכים:

• פגישות אינטראקטיביות ובתי עירייה: אתה יכול להשתמש סקרים חיים, חידונים, ו מפגשי שאלות ותשובות לערב את המשתתפים, לאסוף משוב בזמן אמת ולעודד השתתפות פעילה בפגישות וירטואליות ובבתי עירייה עם עובדים. 
• משוב בזמן אמת: עם AhaSlides, אתה יכול ליצור ולהפיץ במהירות סקרים, ענן מילים לעובדים. זה מאפשר לך לאסוף משוב בעל ערך על נושאים שונים, כגון יוזמות של החברה, שביעות רצון עובדים או תוכניות הכשרה.
• הדרכה ולמידה: אתה יכול לשלב חידונים וסקרים אינטראקטיביים עם תבניות מוכנות מראש לבחון את ההבנה של העובדים ולחזק מושגי מפתח כדי לשפר מפגשי הדרכה וסדנאות.
• פעילויות גיבוש צוות: AhaSlides מציע פעילויות לבניית צוות כמו חידונים לשובר קרח, משחקים עם גלגל ספינר, מחולל צוות אקראי. פעילויות אלו יכולות לטפח אחווה ושיתוף פעולה בין עובדים, אפילו בצוותים מרוחקים או מבוזרים.
• הכרת עובדים: AhaSlides ניתן לנצל כדי להכיר ולחגוג את הישגי העובדים, אבני הדרך והתרומות. זה מגביר את המורל והמוטיבציה של העובדים.
• משוב אנונימי: תכונת הסקרים האנונימית של הפלטפורמה יכולה לאפשר לעובדים לספק משוב ללא חשש מהשלכות, לטפח סביבת תקשורת פתוחה וכנה יותר.
• מעורבות עובדים מרוחקים: עבור ארגונים עם צוותים מרוחקים או מבוזרים, AhaSlides יכול להיות כלי רב ערך כדי להבטיח שכל העובדים יישארו מחוברים, מעורבים ומעודכנים.

המנות העיקריות 

אסטרטגיית תקשורת פנימית יעילה היא עמוד השדרה של ארגון מתפקד היטב והרמוני. זה מחזק את תרבות הארגון ומוביל בסופו של דבר לשיפור הפרודוקטיביות וההצלחה. 

שאלות נפוצות

Ref: פורבס