טופס גוגל הוא אחד מכלי הסקרים הנפוצים ביותר בעולם. יותר מ-558,000 חברות משתמשות בו, מה שנותן לו קרוב למחצית משוק תוכנות הסקרים [1], והוא אינו כרוך בתשלום. אם אתם זקוקים לטופס משוב מהיר, הערכה לאחר הכשרה או טופס איסוף נתונים פשוט, הוא מכסה היטב את היסודות.
מדריך זה יעבור על 10 השלבים לבנייה והשקה של סקר ב-Google Forms, משתף טיפים מעשיים כיצד לגרום לאנשים להגיב בפועל, ומסביר היכן הכלי נתקל במגבלות עבור מקרי שימוש מקצועיים.
מה טפסי גוגל יכולים לעשות ומה לא
גוגל טופס הוא כלי יעיל וחינמי. הוא מקבל תגובות ללא הגבלה, מתחבר ישירות לגוגל שיטס ועובד על כל מכשיר. מה שהוא לא עושה טוב זה לנהל מפגשים אינטראקטיביים בשידור חי. המשתתפים לא רואים תוצאות בזמן אמת, אין דרך להקרין תגובות לחדר כשהן מגיעות, ואפשרויות העיצוב מוגבלות.
עבור אנשי מקצוע בתחום הלמידה והפיתוח וצוותי משאבי אנוש המפעילים מפגשי הדרכה חיים או מפגשי כנסים, הפער הזה חשוב. עוד על כך בסוף.
איך ליצור סקר עם טופסי גוגל
שלב 1: פתיחת טפסי גוגל
תיכנס לאתר forms.google.com בזמן שאתה מחובר לחשבון גוגל שלך. ניתן גם להתחיל מ-Google Drive על ידי לחיצה על חדש > טפסי גוגל.
שלב 2: התחלת טופס חדש
לחצו על טופס ריק כדי להתחיל מאפס, או פתחו את גלריית התבניות לקבלת אפשרויות מוכנות מראש כמו משוב על אירועים, שביעות רצון לקוחות או הערכות קורסים. תבניות חוסכות זמן התקנה כאשר המבנה כבר מוכר.
בתוכניות Google Workspace ו-Google AI הזכאיות, תוכלו גם להשתמש באפשרות "עזרו לי ליצור" של Gemini כדי לנסח טופס מתוך בקשה קצרה, או מקובץ Doc, Sheet, Slides או PDF שכבר יש לכם [4]. עברו על הטיוטה בקפידה, מכיוון שהיא לא תגדיר עבורכם מדורים או הגדרות בוחן.
שלב 3: הוספת כותרת ותיאור
הכותרת מופיעה בראש הטופס שהמשיבים רואים. השתמשו בשדה התיאור כדי להגדיר את ההקשר: כמה זמן נמשך הסקר, מדוע אתם אוספים את הנתונים והאם התשובות אנונימיות. משיבים שיודעים למה לצפות נוטים יותר לסיים.
שלב 4: הוספת שאלות
לחצו על סמל ה-"+" בסרגל הכלים מימין כדי להוסיף שאלה, לאחר מכן בחרו סוג שאלה מהתפריט הנפתח. טופסי גוגל תומכים ב:
- תשובה קצרה (טקסט בן שורה אחת)
- פסקה (טקסט מרובה שורות)
- בחירה מרובה (בחרו אחת)
- תיבות סימון (בחרו מספר תיבות)
- נפתח
- העלאת קובץ
- סולם ליניארי (לשאלות דירוג בסגנון ליקרט)
- דירוג (כוכבים, לבבות או סימני אגודל)
- רשת רב-ברירה ורשת תיבות סימון
- תאריך ושעה
עבור הערכות הכשרה וסקרי משאבי אנוש, סולמות ליניאריים ושאלות רב-ברירה מכסים את רוב הצרכים. אם אתם בונים סקר תגובה קירקפטריק רמה 1 לאחר סדנה, שילוב של סולמות ליניאריים ושאלת פסקה פתוחה אחת הוא בסיס מוצק. שימו לב ששאלות העלאת קבצים דורשות מהמשיבים להיכנס לחשבון גוגל.
שלב 5: סמן שאלות נדרשות
הפעל את כפתור "נדרש" עבור כל שאלה הדורשת תשובה לפני שניתן לשלוח את הטופס. השתמש בו באופן סלקטיבי, מכיוון שהפיכת כל שאלה לחובה מגדילה את שיעור הנשירה, במיוחד בשדות טקסט פתוחים.
שלב 6: שימוש במקטעים לסקרים ארוכים יותר
לחצו על סמל הוספת מקטע בסרגל הכלים כדי לחלק סקר ארוך לחלקים הגיוניים. מקטעים גורמים לסקר להרגיש קצר יותר, מה שמסייע לשיעורי ההשלמה. לכל מקטע יכולה להיות כותרת משלו, וניתן לשלוח אנשים למקטעים שונים בהתבסס על תשובותיהם. פתחו את תפריט שלוש הנקודות בשאלה רב-ברירה ובחרו "עבור למקטע בהתבסס על תשובה" כדי לבנות נתיב כמו "אם התשובה לשאלה 3 היא לא, דלגו לסעיף 4".
שלב 7: התאמה אישית של המראה
לחצו על סמל פלטת הצבעים בחלק העליון כדי לפתוח את לוח העיצוב. משם תוכלו להוסיף תמונת כותרת, לשנות את צבעי העיצוב והרקע ולבחור גופנים לכותרות, שאלות וטקסט. התאמת הזהות החזותית של החברה שלכם גורמת לטופס להרגיש פחות גנרי ויותר אמין.
שלב 8: תצוגה מקדימה לפני שליחה
לחצו על סמל העין כדי לפתוח את הטופס כפי שמשיב היה רואה אותו. ודאו ששדות החובה מסומנים כהלכה ושהלוגיקה של המקטע שלכם פועלת. לאחר מכן פתחו את הקישור גם בטלפון שלכם, מכיוון שמשיבים רבים יראו זאת.
שלב 9: פרסום ושיתוף הסקר
טפסים חדשים אינם פעילים עד שתפרסמו אותם. לחצו על פרסם בפינה הימנית העליונה, בחרו מי יכול להגיב (כל מי שיש לו את הקישור, או רק אנשים שתוסיפו), ולאחר מכן פרסמו. לאחר שהטופס פעיל, תוכלו לשתף אותו בכמה דרכים:
- קישור: העתק את קישור התגובה ושתף אותו בכל מקום, עם אפשרות לקצר אותו
- Email: לשלוח את הטופס ישירות לרשימת כתובות
- לְשַׁבֵּץ: העתק קטע HTML כדי למקם את הטופס באתר אינטרנט או באינטראנט
עבור סקרים פנימיים, שיתוף דרך הערוצים שאנשים כבר משתמשים בהם, כגון Slack, צוותים או הודעה מהמנהל שלהם, נוטים לעבוד טוב יותר מאשר פיצוץ קישורים כללי.
שלב 10: סקירת תגובות
פתחו את הכרטיסייה תגובות כדי לראות סיכום עם תרשימים שנוצרו אוטומטית, או עברו לתצוגה 'פרטנית' כדי לקרוא כל הגשה. לחצו על קישור לגיליונות כדי לשלוח את כל התגובות לגיליון אלקטרוני לצורך ניתוח מעמיק יותר, כגון סינון לפי מחלקה, חישוב ממוצעים או בניית תרשימים משלכם.
טיפים לקבלת תגובות נוספות
שיעורי התגובה האופייניים לסקרים בדוא"ל נעים סביב 15 עד 25% [3], והנשירה עולה עם כל שאלה שמוסיפים [2]. הרגלים אלה עוזרים לסגור את הפער הזה.
לשמור את זה קצר. ניתוח של SurveyMonkey של 100,000 סקרים מצא כי הנשירה עולה בצורה התלולה ביותר עם כל שאלה שנוספה, עד לכ-15 שאלות [2]. עבור הערכה טיפוסית לאחר אימון, 8 עד 10 שאלות הן תקרה מעשית.
ציינו את הזמן מראש. אמירת "זה לוקח 3 דקות" למשיבים בתיאור או בהזמנה עוזרת לאנשים להתחייב, כי הם יודעים את ההיקף לפני שהם מתחילים.
התאם אישית את ההזמנה. הודעה ששם הנמען מתייחס לאירוע ספציפי ("בעקבות מפגש הקליטה ביום שלישי") נוחתת טוב יותר מ"אנא מלאו טופס זה" כללי.
שלח תזכורת אחת. פנייה אחת מספר ימים לאחר הבקשה הראשונה, עם תודה לאלו שכבר הגיבו, תופסת אנשים שהתכוונו להגיב מבלי להרגיז את כולם.
להבהיר את האנונימיות. אם התשובות אנונימיות, ציינו זאת במפורש. זה חשוב ביותר עבור משוב של מנהלים או שאלות בנוגע לבריאות הארגון, שבהן אנשים חוששים שיזוהו.
תזמנו את זה טוב. הימנעו משליחה ראשונה ביום שני או מאוחר ביום שישי, כאשר תיבות הדואר הנכנס עמוסות ביותר או שאנשים כבר רשומים.
סקר לדוגמה בן 8 שאלות לאחר ההכשרה
אם אתם בונים הערכה לאחר האימון, מבנה זה שומר עליה קצרה ועדיין מספק לכם נתונים שתוכלו לפעול על פיהם:
- כיצד היית מדרג את הפגישה של היום באופן כללי? (סולם ליניארי, 1 עד 5)
- עד כמה התוכן היה רלוונטי לתפקידך? (סולם ליניארי, 1 עד 5)
- עד כמה אתה בטוח שאתה מיייש את מה שלמדת? (סולם ליניארי, 1 עד 5)
- כיצד היית מדרג את המנחה? (סולם ליניארי, 1 עד 5)
- האם משך הפגישה היה סביר? (שאלות רב-ברירה: קצר מדי, סביר מדי, ארוך מדי)
- איזה נושא היה הכי שימושי? (שאלות רב-ברירה)
- מה הסיכוי שתמליץ על מפגש זה לעמית? (סולם ליניארי, 0 עד 10)
- מה היית משנה בפגישה הזו? (פסקה)
טעויות נפוצות שכדאי להימנע מהן
אפילו טופס מעוצב היטב יכול להניב ביצועים נמוכים אם כמה הרגלים נפוצים מתגנבים פנימה. הנה ארבע בעיות שצוותי למידה ופיתוח ומשאבי אנוש נתקלים בהן בתדירות הגבוהה ביותר, וכיצד לתקן אותן.
שאילת שאלות מנחות. שאלה כמו "כמה נהנית מהמפגש היום?" מניחה שהמשיב נהנה ממנו. מסגור זה מטה את התשובות כלפי מעלה והופך את הנתונים לפחות שימושיים לשיפור התוכנית. כתוב מחדש כ"כיצד היית מדרג את המפגש היום?" עם סולם ניטרלי. אותו היגיון חל על אפשרויות תשובה: שמור על סולמות מאוזנים, עם כמה שיותר אפשרויות שליליות כמו חיוביות.
שימוש ביותר מדי שדות טקסט פתוחים. תשובות בטקסט חופשי דורשות מאמץ לכתיבה ואף יותר מאמץ לניתוח. שאלה פתוחה אחת או שתיים בכל סקר מספיקות בדרך כלל כדי ללכוד ניואנסים מבלי לשרוף את המשיבים או להשאיר אתכם עם 400 הערות לא מובנות לקריאה. עבור רוב הטפסים שלאחר ההדרכה, הגבילו את הטקסט החופשי לשאלה אחת בסוף, "מה הייתם משנים בפגישה הזו?".
מדלגים על בדיקת הנייד. עורך הטפסים של גוגל בנוי למחשב שולחני, אך חלק גדול מהמשיבים יפתחו את הקישור בטלפון. טקסט שאלות ארוך ורשתות רחבות שנראות נקיות במחשב נייד עלולות להיות קשות לקריאה ולהקשה על מסך קטן. פתחו את הטופס בטלפון לפני השליחה, והימנעו מרשתות תיבות סימון עם יותר מארבע או חמש עמודות.
שליחה מכתובת דוא"ל כללית או כינוי קבוצתי. סקרים שנשלחים מ-"hr-noreply@company.com" או "training@company.com" קלים יותר להתעלמות מאשר הודעות מאדם אמיתי. במידת האפשר, שלחו ממישהו שהמשיבים מזהים, כמו המנהל שלהם, המדריך שניהל את המפגש או שותף עסקי למשאבי אנוש. הקשר האישי מאותת שמישהו באמת יקרא את המשוב.
שאלות נפוצות
האם ניתן להגביל את התגובות כך שכל אדם יוכל לשלוח רק פעם אחת?
כן. פתחו את הכרטיסייה הגדרות, הרחיבו את התגובות והפעילו את האפשרות "הגבלה לתגובה אחת". פעולה זו דורשת מהמשיבים להיכנס לחשבון גוגל, דבר שעשוי לא להתאים לקהלים חיצוניים או לקבלנים שאינם משתמשים בגוגל. ללא כניסה, ל-Google Forms אין דרך למנוע ממישהו להגיש פעמיים.
כיצד ניתן לשתף תוצאות עם בעלי עניין מבלי לתת להם גישת עריכה לטופס?
כל מי שתוסיף כשותף פעולה בטופס יכול לערוך אותו, לכן שתפו את הנתונים במקום זאת. קשרו את הטופס ל-Google Sheets, לאחר מכן שתפו את הגיליון האלקטרוני עם גישת צפייה בלבד, או צור כרטיסיית סיכום עם תרשימים ושתפו רק אותה. אם אתם מעוניינים שכל משיב יראה את התוצאות המצטברות, תוכלו גם להפעיל את "הצג סיכום תוצאות" תחת הגדרות > מצגת.
האם גוגל טופס עובד למשוב 360 מעלות או סקירות ביצועים?
היא יכולה להתמודד עם המכניקה, כגון איסוף דירוגים, ניתוב אנשים באמצעות לוגיקת מדור ואיסוף נתונים ב-Sheets, אך היא לא נבנתה עבור מקרה שימוש זה. אין דרך מובנית לקשר תגובה לאדם ספציפי הנבדק תוך שמירה על אנונימיות הבודק, אין בקרות גישה מבוססות תפקידים ואין דיווח שתוכנן עבור מסגרות כשירות. עבור משוב עמיתים מזדמן ובעל סיכון נמוך, טפסים נפרדים לכל אדם יכולים לעבוד. עבור תהליך 360 רשמי על פני עובדים רבים, פלטפורמת משאבי אנוש ייעודית תחסוך זמן ניהולי משמעותי.
האם ניתן להשתמש ב-Google Forms כדי להריץ חידון או בדיקת ידע לאחר אימון?
כן, וזהו אחד מקרי השימוש החזקים יותר של הכלי. בכרטיסייה הגדרות, הפעל את "הפוך את זה לחידון" כדי להקצות נקודות לשאלות, להגדיר תשובות נכונות ולהראות למשיבים את הציון שלהם לאחר שהם שולחים. ניתן גם להוסיף משוב לכל תשובה, מה שהופך את החידון לרגע למידה קצר ולא רק ציון. עבור הדרכות תאימות בקצב עצמי או מודולי למידה מקוונת הדורשים בדיקת ידע פשוטה עם ציון אוטומטי, טופסי גוגל מטפלים בזה היטב.
כאשר טפסי גוגל אינם מספיקים
טפסי גוגל אוסף תשובות באופן אסינכרוני. התוצאות מגיעות ללוח מחוונים עבור בעל הטופס, ולכל היותר המשיבים יכולים לראות סיכום סטטי לאחר שהם שולחים. אין דרך עבור מנחה להציג את התשובות שנבנות בזמן אמת מול קבוצה.
עבור מפגשי הדרכה, אולמות עירייה ופגישות צוות שבהן המטרה היא לערב אנשים בחדר או בשיחת הווידאו, למגבלה זו יש משמעות. כאשר מדריך רוצה להציג ענן מילים בזמן אמת של תגובות משתתפים, להפעיל סקר חי לפני דיון או לאסוף שאלות אנונימיות מ-200 עובדים, Google Forms זקוק לפתרון עוקף של שיתוף מסך ששובר את הזרימה.
AhaSlides מטפל במקרי שימוש אלו ישירות. סקרים, סולמות דירוג, שאלות ותשובות, ענני מילים וחידונים פועלים בשידור חי במהלך מפגש. המשתתפים עונים בטלפונים שלהם, התוצאות מופיעות על המסך בזמן אמת, והמנחים יכולים לדון בנתונים באופן מיידי. ניתן גם לשלוח סקר לאחר המפגש מאותה פלטפורמה, כך שלא תצטרכו לעבור בין כלים.
לאיסוף נתונים עצמאי שבו אין צורך במעורבות חיה, טפסי גוגל הם ברירת מחדל. כאשר הסקר הוא חלק מפגישה חיה, כלי מעורבות ייעודי נותן תוצאות טובות יותר.
מקורות
[1] 6sense. נתח השוק של טופסי גוגל. https://6sense.com/tech/survey/google-forms-market-share
[2] סרווי מאנקי. שאלות הסקר ושיעורי השלמה. https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_questions_and_completion_rates/
[3] סקרספארו. מדדי שיעור התגובה לסקר. https://surveysparrow.com/blog/survey-response-rate-benchmarks/
[4] עדכוני Google Workspace. צור טפסים עם Gemini בגוגל טופסים. https://workspaceupdates.googleblog.com/2025/06/help-me-create-gemini-google-forms.html
