მზად ხართ გახდეთ ივენთების ორგანიზაციის პროფესიონალი? შორს არ გაიხედოთ ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სია - საბოლოო ინსტრუმენტი ყველა ღონისძიების დამგეგმავისთვის.
ამ blog პოსტზე, ჩვენ აღმოვაჩენთ ნაბიჯ-ნაბიჯ სახელმძღვანელოს ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სიის შესაქმნელად მაგალითებით. მნიშვნელოვანი ამოცანების თავზე დგომიდან დაწყებული დაწყებული დაწყებული, რომ ყველაფერი შეუფერხებლად წარიმართოს, გაარკვიეთ, როგორ შეიძლება იყოს კარგად შემუშავებული საკონტროლო სია თქვენი საიდუმლო იარაღი წარმატებული ღონისძიებების მასპინძლობისთვის.
Დავიწყოთ!
სარჩევი
- მიმოხილვა
- რა არის ღონისძიების დაგეგმვის ჩამონათვალი?
- ნაბიჯ-ნაბიჯ სახელმძღვანელო ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სიის შესაქმნელად
- ღონისძიების დაგეგმვის სიის მაგალითები
- ძირითადი Takeaways
- ხშირად დასმული კითხვები
მიმოხილვა
| რას ნიშნავს "შემოწმების სია"? | საკონტროლო სია არის დავალებების ან საგნების სია, რომლებიც უნდა შეამოწმოთ და შეავსოთ. |
| საკონტროლო სიების უპირატესობები | მარტივი თვალყურის დევნება, დროის დაზოგვა და ძალისხმევის დამახსოვრება, პროდუქტიულობის გაუმჯობესება, მიიღეთ მეტი ენდორფინი ნებისმიერი დავალების შესრულებისას. |
რა არის ღონისძიების დაგეგმვის ჩამონათვალი?
წარმოიდგინეთ, რომ აპირებთ მოაწყოთ ფანტასტიკური ღონისძიება, როგორიცაა დაბადების დღე ან კომპანიის შეკრება. გინდა, რომ ყველაფერი შეუფერხებლად წარიმართოს და მიაღწიო დიდ წარმატებას, არა? ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სია დაგეხმარებათ ამაში.
იფიქრეთ მასზე, როგორც სამუშაოების ჩამონათვალზე, რომელიც სპეციალურად შექმნილია ღონისძიებების დამგეგმავებისთვის. იგი მოიცავს ღონისძიების ორგანიზების სხვადასხვა ასპექტს, როგორიცაა ადგილის შერჩევა, სტუმრების სიის მართვა, ბიუჯეტირება, ლოჯისტიკა, დეკორაციები, კვება, გართობა და სხვა. საკონტროლო სია მოქმედებს როგორც საგზაო რუკა, რომელიც უზრუნველყოფს ნაბიჯ-ნაბიჯ ჩარჩოს, რომელიც უნდა დაიცვას თავიდან ბოლომდე.
ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სიის არსებობა სასარგებლოა რამდენიმე მიზეზის გამო.
- ის საშუალებას გაძლევთ თვალყური ადევნოთ პროგრესს, მონიშნოთ დასრულებული ამოცანები და მარტივად ნახოთ რა ჯერ კიდევ უნდა გაკეთდეს.
- ეს გეხმარებათ დაფაროთ ყველა საფუძველი და შექმნათ ღონისძიების კარგად მომრგვალებული გამოცდილება.
- ის საშუალებას გაძლევთ დააყენოთ რეალისტური ვადები და გამოყოთ დრო თითოეული ამოცანისთვის.
- ის ხელს უწყობს ეფექტურ თანამშრომლობას და კოორდინაციას ღონისძიების დაგეგმვის გუნდს შორის.
რჩევები უკეთესი ჩართულობისთვის
ეძებთ ინტერაქტიულ გზას თქვენი ღონისძიების წვეულებების გასათბობად?
მიიღეთ უფასო შაბლონები და ვიქტორინები თქვენი შემდეგი შეკრებებისთვის სათამაშოდ. დარეგისტრირდით უფასოდ და მიიღეთ ის, რაც გსურთ AhaSlides!
🚀 აიღეთ უფასო ანგარიში
ნაბიჯ-ნაბიჯ სახელმძღვანელო ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სიის შესაქმნელად
ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სიის შედგენა არ უნდა იყოს რთული. თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ ყოვლისმომცველი და წარმატებული ჩამონათვალი თქვენი კონკრეტული ღონისძიებისთვის, ნაბიჯ-ნაბიჯ სახელმძღვანელოს შემდეგ:
ნაბიჯი 1: განსაზღვრეთ ღონისძიების ფარგლები და მიზნები
დაიწყეთ თქვენი ღონისძიების მიზნისა და ამოცანების გაგებით. განსაზღვრეთ ღონისძიების ტიპი, რომელსაც გეგმავთ, იქნება ეს კონფერენცია, ქორწილი თუ კორპორატიული წვეულება. განმარტეთ ღონისძიების მიზნები, სამიზნე აუდიტორია და ნებისმიერი კონკრეტული მოთხოვნა. ეს ინფორმაცია დაგეხმარებათ შეასრულოთ საკონტროლო სია და ღონისძიების დაგეგმვის ამოცანები შესაბამისად.
თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ რამდენიმე შეკითხვა შემდეგნაირად, რათა განისაზღვროს:
- რა არის თქვენი ღონისძიების მიზანი?
- რა არის თქვენი ღონისძიების მიზნები?
- ვინ არის შენი სამიზნე აუდიტორია?
- არის რაიმე კონკრეტული მოთხოვნები, რომლებიც უნდა დააკმაყოფილო?
ნაბიჯი 2: დაგეგმვის ძირითადი კატეგორიების იდენტიფიცირება
შემდეგი, დაყავით დაგეგმვის პროცესი ლოგიკურ კატეგორიებად. განიხილეთ ისეთი ასპექტები, როგორიცაა ადგილი, ბიუჯეტი, სტუმრების მენეჯმენტი, ლოჯისტიკა, მარკეტინგი, დეკორაციები, საკვები და სასმელი, გართობა და ნებისმიერი სხვა შესაბამისი სფერო. ეს კატეგორიები იქნება თქვენი საკონტროლო სიის ძირითადი სექციები.
ნაბიჯი 3: იფიქრეთ და ჩამოთვალეთ ძირითადი ამოცანები
დაგეგმვის თითოეული კატეგორიის ფარგლებში, იფიქრეთ და ჩამოთვალეთ ყველა აუცილებელი დავალება, რომელიც უნდა დასრულდეს.
- მაგალითად, ადგილის კატეგორიის ქვეშ, თქვენ შეიძლება შეიტანოთ ამოცანები, როგორიცაა ადგილების კვლევა, მომწოდებლებთან დაკავშირება და კონტრაქტების უზრუნველყოფა.
იყავით კონკრეტული და არ გამოტოვოთ არაფერი. რა ძირითადი ამოცანები უნდა შეასრულოთ თითოეული კატეგორიისთვის?
ნაბიჯი 4: ამოცანების ორგანიზება ქრონოლოგიურად
მას შემდეგ, რაც თქვენ გაქვთ ამოცანების ყოვლისმომცველი სია, დაალაგეთ ისინი ლოგიკური და ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით.
დაიწყეთ დავალებებით, რომლებიც უნდა შესრულდეს დაგეგმვის პროცესის დასაწყისში, როგორიცაა ღონისძიების თარიღის დადგენა, ადგილის დაცვა და ბიუჯეტის შექმნა. შემდეგ გადადით დავალებებისკენ, რომლებიც შეიძლება დასრულდეს ღონისძიების თარიღთან უფრო ახლოს, როგორიცაა მოსაწვევების გაგზავნა და ღონისძიების პროგრამის დასრულება.
ნაბიჯი 5: დანიშნეთ პასუხისმგებლობები და ვადები
დააკისრეთ პასუხისმგებლობა თითოეული ამოცანისთვის ღონისძიების დაგეგმვის პროცესში ჩართულ პირებს ან გუნდის წევრებს.
- მკაფიოდ განსაზღვრეთ ვინ არის პასუხისმგებელი თითოეული დავალების შესრულებაზე.
- დააწესეთ რეალისტური ვადები თითოეული ამოცანისთვის, დამოკიდებულებებისა და მოვლენის საერთო ვადების გათვალისწინებით.
- როგორ გაანაწილებთ დავალებებს თქვენს გუნდს შორის?
ეს აქტივობა უზრუნველყოფს ამოცანების განაწილებას გუნდში და პროგრესის ეფექტურად მონიტორინგს.
ნაბიჯი 6: გადადგით უკან და გადახედეთ თქვენს სიას
ღონისძიების საკონტროლო სიის ორგანიზებისას, უნდა დარწმუნდეთ, რომ ის მოიცავს ყველა საჭირო ამოცანას და კარგად არის სტრუქტურირებული. იფიქრეთ ღონისძიების დაგეგმვის სხვა პროფესიონალებისგან ან კოლეგებისგან, რათა შეაგროვოთ ღირებული შეხედულებები და წინადადებები. დახვეწეთ საკონტროლო სია გამოხმაურებისა და თქვენი კონკრეტული მოვლენის მოთხოვნების საფუძველზე.
ნაბიჯი 7: დაამატეთ დამატებითი დეტალები და შენიშვნები
გააუმჯობესეთ თქვენი ჩამონათვალი დამატებითი დეტალებითა და შენიშვნებით. ჩართეთ მომწოდებლების საკონტაქტო ინფორმაცია, მნიშვნელოვანი შეხსენებები და ნებისმიერი კონკრეტული ინსტრუქცია ან მითითება, რომელიც უნდა დაიცვან. რა დამატებითი ინფორმაცია იქნება სასარგებლო დავალების შეუფერხებლად შესრულებისთვის?
ნაბიჯი 8: განაახლეთ და შეცვალეთ საჭიროებისამებრ
დაიმახსოვრეთ, თქვენი საკონტროლო სია არ არის ჩამოყალიბებული. ეს არის დინამიური დოკუმენტი, რომელიც შეიძლება განახლდეს და შეიცვალოს საჭიროებისამებრ. განაახლეთ ის, როდესაც ახალი ამოცანები წარმოიქმნება ან როდესაც საჭიროა კორექტირების გაკეთება. რეგულარულად გადახედეთ და გადახედეთ საკონტროლო სიას, რათა აისახოს ნებისმიერი ცვლილება.
ღონისძიების დაგეგმვის სიის მაგალითები
1/ ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სია კატეგორიების მიხედვით
აქ არის ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სიის მაგალითი კატეგორიების მიხედვით:
ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სია:
A. განსაზღვრეთ ღონისძიების ფარგლები და მიზნები
- განსაზღვრეთ ღონისძიების ტიპი, მიზნები, სამიზნე აუდიტორია და კონკრეტული მოთხოვნები.
B. ადგილი
- შეისწავლეთ და შეარჩიეთ პოტენციური ადგილები.
- ეწვიეთ ადგილებს და შეადარეთ ვარიანტები.
- დაასრულეთ ადგილი და მოაწერეთ ხელშეკრულება.
C. ბიუჯეტი
- განსაზღვრეთ ღონისძიების საერთო ბიუჯეტი.
- თანხების გამოყოფა სხვადასხვა კატეგორიისთვის (ადგილი, კვება, დეკორაციები და ა.შ.).
- თვალყური ადევნეთ ხარჯებს და შეცვალეთ ბიუჯეტი საჭიროებისამებრ.
დ. სტუმრების მენეჯმენტი
- შექმენით სტუმრების სია და მართეთ RSVP-ები.
- გაგზავნეთ მოსაწვევები.
- მიჰყევით სტუმრებს დასწრების დასადასტურებლად.
- მოაწყეთ ადგილების მოწყობა და სახელების ტეგები
E. ლოგისტიკა
- საჭიროების შემთხვევაში მოაწყეთ სტუმრების ტრანსპორტირება.
- აუდიოვიზუალური აღჭურვილობისა და ტექნიკური დახმარების კოორდინაცია.
- დაგეგმეთ ღონისძიების დაყენება და ავარია.
დ. მარკეტინგი და პრომოუშენი
- შეიმუშავეთ მარკეტინგული გეგმა და ვადები.
- შექმენით სარეკლამო მასალები (ფლაერები, სოციალური მედიის პოსტები და ა.შ.).
E. დეკორაციები
- გადაწყვიტეთ ღონისძიების თემა და სასურველი ატმოსფერო.
- წყარო და შეუკვეთეთ დეკორაციები, როგორიცაა ყვავილები, ცენტრები და ნიშნები.
- მოაწყეთ ღონისძიების ნიშნები და ბანერები.
F. საკვები და სასმელი
- აირჩიეთ კვების სერვისი ან დაგეგმეთ მენიუ.
- დაიცავით დიეტური შეზღუდვები ან სპეციალური მოთხოვნები.
გ. გასართობი და პროგრამა
- განსაზღვრეთ ღონისძიების პროგრამა და განრიგი.
- დაიქირავეთ გასართობი, როგორიცაა ბენდი, დიჯეი ან დინამიკები.
- დაგეგმეთ და გაიმეორეთ ნებისმიერი პრეზენტაცია ან გამოსვლა.
H. ადგილზე კოორდინაცია
- შექმენით დეტალური განრიგი ღონისძიების დღისთვის.
- განრიგისა და მოლოდინების კომუნიკაცია ღონისძიების გუნდს.
- დააკისრეთ კონკრეტული პასუხისმგებლობა გუნდის წევრებს დაყენების, რეგისტრაციისა და სხვა ადგილზე დავალებისთვის.
I. შემდგომი და შეფასება
- გაუგზავნეთ მადლობის შენიშვნები ან ელ.წერილი სტუმრებს, სპონსორებს და მონაწილეებს.
- შეაგროვეთ გამოხმაურება დამსწრეებისგან.
- გადახედეთ ღონისძიების წარმატებას და გაუმჯობესების სფეროებს.
2/ ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სია დავალების და ვადების მიხედვით
აქ მოცემულია ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სიის მაგალითი, რომელიც მოიცავს როგორც ამოცანებს, ასევე დროის ათვლას, ფორმატირებული როგორც ცხრილი:
| Timeline | ამოცანები |
| 8-12 თვე | - განსაზღვრეთ ღონისძიების მიზნები, ამოცანები და სამიზნე აუდიტორია. |
| ღონისძიების დაწყებამდე | - განსაზღვრეთ ღონისძიების თარიღი და დრო. |
| - შექმენით წინასწარი ბიუჯეტი. | |
| - გამოიკვლიეთ და შეარჩიეთ ადგილი. | |
| - დაიწყეთ გუნდის შექმნა ან დაიქირავეთ ღონისძიების დამგეგმავი. | |
| - დაიწყეთ პირველადი დისკუსიები მოვაჭრეებთან და მომწოდებლებთან. | |
| 6-8 თვე | - დაასრულეთ ადგილის შერჩევა და გააფორმეთ ხელშეკრულება. |
| ღონისძიების დაწყებამდე | - შეიმუშავეთ ღონისძიების თემა და კონცეფცია. |
| - შექმენით დეტალური ღონისძიების გეგმა და ვადები. | |
| - დაიწყეთ ღონისძიების მარკეტინგი და პოპულარიზაცია. | |
| 2-4 თვე | - დაასრულეთ ღონისძიების განრიგი და პროგრამა. |
| ღონისძიების დაწყებამდე | - მოვაჭრეებთან კოორდინაცია კონკრეტულ მოთხოვნებთან დაკავშირებით. |
| - მოაწყეთ საჭირო ნებართვები ან ლიცენზიები. | |
| - დაგეგმეთ ღონისძიების ლოჯისტიკა, მათ შორის დაყენება და ავარია. | |
| 1 თვე | - დაასრულეთ დამსწრეთა სია და ადგილების მოწყობა. |
| ღონისძიების დაწყებამდე | - დაადასტურეთ დეტალები გასართობი ან დინამიკებით. |
| - შექმენით ადგილზე ღონისძიების დეტალური გეგმა და გადაეცით პასუხისმგებლობა. | |
| - ჩაატარეთ ღონისძიების ადგილის საბოლოო გასეირნება. | |
| 1 კვირა | - დაადასტურეთ ყველა დეტალი გამყიდველებთან და მომწოდებლებთან. |
| ღონისძიების დაწყებამდე | - ჩაატარეთ საბოლოო რაოდენობა და გაუზიარეთ ის ადგილსა და კვების ობიექტებს. |
| - მოამზადეთ ღონისძიების მასალები, სახელების ტეგები და სარეგისტრაციო მასალები. | |
| - აუდიოვიზუალური აღჭურვილობისა და ტექნოლოგიის მოთხოვნების ორმაგი შემოწმება. | |
| - შეადგინეთ საგანგებო და საგანგებო გეგმა. | |
| ღონისძიების დღე | - ადრე მიდით ადგილზე, რათა დააკვირდეთ დაყენებას. |
| - დარწმუნდით, რომ ყველა გამყიდველი და მომწოდებელი არის გრაფიკის მიხედვით. | |
| - მიესალმეთ და დაარეგისტრირეთ დამსწრეები ჩასვლისთანავე. | |
| - თვალყური ადევნეთ ღონისძიების მიმდინარეობას და მართეთ ბოლო წუთების ცვლილებები ან საკითხები. | |
| - დაასრულეთ ღონისძიება, მადლობა გადაუხადეთ დამსწრეებს და შეაგროვეთ გამოხმაურება. | |
| პოსტ-ივენთი | - გაუგზავნეთ მადლობის შენიშვნები ან ელ.წერილები დამსწრეებსა და სპონსორებს. |
| - შეაგროვეთ ღონისძიების გამოხმაურება დამსწრეებისა და დაინტერესებული მხარეებისგან. | |
| - ჩაატარეთ ღონისძიების შემდგომი შეფასება და ბრიფინგი. | |
| - დაასრულეთ ღონისძიების ფინანსები და მოაგვარეთ დავალიანება. | |
| - გადახედეთ ღონისძიების წარმატებას და გაუმჯობესების სფეროებს. |
გახსოვდეთ, რომ მოახდინოთ თქვენი ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სიის მორგება თქვენი კონკრეტული ღონისძიების საჭიროებებზე დაყრდნობით და დაარეგულიროთ ვადები, როგორც საჭიროა.
ძირითადი Takeaways
ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სიის დახმარებით, ღონისძიების დამგეგმავებს შეუძლიათ თავიანთი ამოცანების შესრულება, თვალყური ადევნონ პროგრესს და თავიდან აიცილონ მნიშვნელოვანი დეტალების გადახედვა. ღონისძიების საკონტროლო სია ემსახურება როგორც საგზაო რუკას, რომელიც წარმართავს დამგეგმავებს ღონისძიების დაგეგმვის პროცესის თითოეულ ეტაპზე და ეხმარება მათ იყვნენ ორგანიზებული, ეფექტური და ორიენტირებული.
გარდა ამისა, AhaSlides გთავაზობთ ინტერაქტიულ ფუნქციებს აუდიტორიის ჩართულობისთვის, როგორიცაა პირდაპირი გამოკითხვა, კითხვა-პასუხის სესიებიდა ინტერაქტიული პრეზენტაცია თარგები. ამ მახასიათებლებს შეუძლიათ კიდევ უფრო აამაღლონ ღონისძიების გამოცდილება, ხელი შეუწყონ დამსწრეების მონაწილეობას და შეაგროვონ ღირებული შეხედულებები და გამოხმაურება.
ხშირად დასმული შეკითხვები
რა არის ღონისძიების დაგეგმვის საკონტროლო სია?
ეს არის ყოვლისმომცველი სახელმძღვანელო, რომელიც მოიცავს ღონისძიების ორგანიზების ყველა ასპექტს, როგორიცაა ადგილის შერჩევა, სტუმრების მენეჯმენტი, ბიუჯეტირება, ლოჯისტიკა, დეკორაციები და ა.შ.
რა არის რვა ნაბიჯი ღონისძიების დაგეგმვისთვის?
ნაბიჯი 1: განსაზღვრეთ ღონისძიების ფარგლები და მიზნები | ნაბიჯი 2: დაგეგმვის ძირითადი კატეგორიების იდენტიფიცირება | ნაბიჯი 3: აზრთა შტორმი და ჩამოთვალეთ არსებითი ამოცანები | ნაბიჯი 4: ამოცანების ორგანიზება ქრონოლოგიურად | ნაბიჯი 5: დანიშნეთ პასუხისმგებლობები და ვადები | ნაბიჯი 6: გადახედვა და დახვეწა | ნაბიჯი 7: დაამატეთ დამატებითი დეტალები და შენიშვნები | ნაბიჯი 8: განაახლეთ და შეცვალეთ საჭიროებისამებრ
რა არის მოვლენის შვიდი ძირითადი ელემენტი?
(1) მიზანი: ღონისძიების მიზანი ან მიზანი. (2) თემა: ღონისძიების საერთო ტონი, ატმოსფერო და სტილი. (3) ადგილი: ფიზიკური ადგილმდებარეობა, სადაც ხდება ღონისძიება. (4) პროგრამა: ღონისძიების განრიგი და მიმდინარეობა. (5) აუდიტორია: ღონისძიებაზე დამსწრე პირები ან ჯგუფები. (6) ლოგისტიკა: ღონისძიების პრაქტიკული ასპექტები, როგორიცაა ტრანსპორტირება და განთავსება. და (7) ხელშეწყობა: ცნობიერების გავრცელება და ღონისძიებისადმი ინტერესის გამომუშავება.
Ref: საქართველოს ტექნოლოგიების ინსტიტუტი
