Топтық талқылаулардың көпшілігі біреу бірдеңе айтпай тұрып сәтсіздікке ұшырайды. Күн тәртібі тым ұзақ, тыныш қатысушылар ешқашан кезек алмайды, ал сессияны жүргізетін адам тым көп сөйлейді. Жақсы фасилитация мұның бәрін түзетеді - және бұл жаттығу арқылы үйренуге болатын төрт дағдыға байланысты.
Халықаралық фасилитаторлар қауымдастығы (IAF) фасилитация құзыреттілігін алты сала бойынша анықтайды, бірақ көптеген оқу және дамыту мамандары мен HR топтарының күнделікті жұмысы практикалық мінез-құлықтың шағын жиынтығына негізделеді: жақсы тыңдау, дұрыс сұрақтар қою, барлығын тарту және уақытты адал басқару [1]. Бұл жазбада осы төрт дағды қарастырылады, әрқайсысы үшін нақты әдістер және келесі сессияңызға енгізуге болатын тексеру тізімі берілген.
Шын мәнінде қандай фасилитациялық дағдылар бар
Модерация – топты ортақ процесте басымдық бермей, оған бағыт-бағдар беру мүмкіндігі. Модератор жауаптарға емес, құрылымға жауапты. Бұл айырмашылық маңызды, себебі кездесулер немесе тренингтер өткізетін көптеген адамдар екі рөлді шатастырады – олар сұрақтардың орнына шешімдермен келеді, ал топ ешқашан ойлануға мүмкіндік алмайды.
Төмендегі төрт дағды топтың пайдалы нәтижеге қол жеткізуіне немесе бөлмені бір сағатқа толтыруына тікелей әсер ететін мінез-құлықтарды қарастырады.
1. Белсенді тыңдау
Белсенді тыңдау пассивті зейін қою емес. Ол әр адамның не айтып жатқанын әдейі бақылауды, таңдаған тілін белгілеуді және мазмұнның жеткенін білдіретіндей жауап беруді талап етеді. Модератор үшін бұл диагностикалық та болып табылады: сессияның алғашқы он минутында адамдардың айтқандары энергия мен қарсылықтың қай жерде екенін көрсетеді.
Іс жүзінде, модерациядағы белсенді тыңдау келесідей көрінеді:
- Жауап бермес бұрын немесе басқа біреудің айтқанын қайталаңыз: «Сонымен, сіз саясатта айтылғандар мен менеджерлердің іс жүзінде не істейтіні арасындағы алшақтықты сипаттап отырсыз ба — солай ма?»
- Әрі қарай жылжудың орнына кеңейтуді сұраңыз: «Сіз бұл тәсілді қолданған кезде не болғаны туралы көбірек айта аласыз ба?»
- Мәлімдемеден кейін үнсіздікке жол беріңіз. Көптеген модераторлар қосымша сөзге тым тез кіріседі; бірнеше секундтық үнсіздік көбінесе сөйлеушінің нақтырақ екінші реакциясын тудырады.
- Бір уақытта бірнеше тапсырманы орындаудан аулақ болыңыз. Көзге қарап, сөйлеушіге физикалық тұрғыдан бағдарлаңыз — бұл бүкіл топқа пікірдің маңызды екенін білдіреді.
2013 оқу Байланыс туралы есептер белсенді тыңдау жауаптарын алған адамдардың кеңес немесе қарапайым алғыс білдіруден айырмашылығы, өздерін әлдеқайда жақсы түсінгенін сезінгені анықталды [2]. Бұл қабылданған түсінік топта психологиялық қауіпсіздікті тудырады, ал психологиялық қауіпсіздік адамдарды жұмысты алға жылжытатын қиын нәрселерді айтуға дайын етеді.
2. Стратегиялық сұрақ қою
Сұрақтар – жетекшінің негізгі құралы. Жақсы қолданылса, талқылауды ашады; нашар қолданылса, талқылауды тоқтатады. Ашық және жабық сұрақтардың айырмашылығы әрқашан болады.
Жабық сұрақтар («Барлығы алдын ала жұмысты оқыды ма?») иә/жоқ жауаптарын береді және жетекшіге жұмыс істеуге ештеңе бермейді. «Не», «қалай» немесе «неге» деп басталатын ашық сұрақтар топқа дауыстап ойлануға мүмкіндік береді.
Жеңілдік беру үшін пайдалы сұрақ түрлері:
Зерттеу: «Біз әлі қандай нұсқаларды қарастырмадық?»
Байланыстырушы: «Бұл шешім басқа кеңседегі командаға қалай әсер етуі мүмкін?»
Бетон: «Бұл жақында болған жағдайға біреу мысал келтіре ала ма?»
Артықшылық беру: «Егер біз бүгін осы үш мәселенің біреуін ғана шеше алсақ, қайсысы ең көп әсер етер еді?»
Әдетті қалыптастыруға тұрарлық бір әдіс: бір уақытта бір сұрақ қойып, содан кейін тоқтаңыз. Көп бөлікті сұрақтар («X туралы не ойлайсыз және ол Y-мен қалай байланысты?») назарды басқа жаққа аударады және әдетте толық емес жауап алады.
Нақты мысал: бірігуден кейінгі мәдениет бойынша семинар өткізетін орта технологиялық компанияда сыртқы жетекші: «Алдыңғы командаңызда жақсы жұмыс істеген және жоғалтқыңыз келмейтін қандай нәрсе бар?» деп сұраумен бастады. Құндылықтар жаттығуына кірісудің орнына, сұрақ топтың шынымен маңызды деп санайтын нақты мінез-құлықтары мен тәжірибелерін анықтады және жетекшіге келесі екі сағат бойы жұмыс істеуге арналған материал берді.
3. Барлық қатысушыларды тарту
Кез келген бөлмедегі ең шулы үш адам, егер модератор рұқсат берсе, талқылауда басымдыққа ие болады. Қатысу тек күш-жігерді сақтау ғана емес; бұл топтың нақты білімі мен пікірінің бөлмеге жетуін қамтамасыз ету туралы.
Жұмыс істейтін техникалар:
Сұрақ қойған кезде есімдерді қолданыңыз. «Прия, сен өткен тоқсанда енгізумен жұмыс істедің — ең үлкен келіспеушілік не болды?» деген сұрақ «Енгізуге қатысқан біреу бөліскісі келе ме?» деген сұраққа қарағанда тиімдірек. Соңғысы адамдарға үндемеуге рұқсат береді; біріншісі қатысуды әдепкі бойынша жасайды.
Үлестерді нақты бағалаңыз. «Бұл жақсы ой» деген жалпылама мағына береді және ештеңе жасамайды. «Маркус, сіздің тапсырманы беру процесі туралы айтқаныңыз Хлояның бұрын көтерген нәрсесімен тікелей байланысты» деген сөз үлесті марапаттайды және идеяларды бір-бірімен байланыстырады, бұл модератордың процестік рөлінің бөлігі болып табылады.
Тыныш қатысушыларды орынсыз қалдырмай, оларды шақырыңыз. Төмен деңгейлі нұсқа - талқылауды қайтадан бөлмеге қайтармас бұрын айналма жолмен («Әр адамнан осы шешімге қатысты пікірлері туралы бір сөз тыңдайық») немесе шағын топтық талқылауларды пайдалану. Топтық талқылаулар үлкен топта сөйлеуді ыңғайсыз деп санайтын адамдар үшін тәуекелді азайтады.
Физикалық немесе виртуалды ортаны өзіңіз үшін жұмыс істетіңіз. Виртуалды сессияларда дыбыстың кешігуі және конференция қоңырауларының ыңғайсыз кезегі қатысуды тежейтін бейне қоңырау кезінде адамдардан кезекпен сөйлеуді сұраудың орнына, барлығының пікірін бір уақытта алу үшін сауалнамаларды немесе сөз бұлттарын пайдаланыңыз.
4. Уақытты басқару
Фасилитациядағы уақытты басқару тек уақытында аяқтаумен шектелмейді. Бұл сессияның қарқынын дұрыс бөліктерге жұмсау үшін дұрыс уақыт бөлу туралы, бұл үшін қай бөліктердің маңыздырақ екенін алдын ала білу және топ маңызды емес нәрсемен ұзақ жұмыс істеген кезде қысқартуға немесе қысқартуға дайын болу қажет.
Шынымен де өзгеріс әкелетін бірнеше әдеттер:
Буферде құрастырыңыз. Егер сізде 90 минуттық сессияға сегіз күн тәртібіндегі мәселе болса, алтауын жоспарлап, соңғы екеуін міндетті емес деп санаңыз. Топтар әрқашан ең маңызды мәселелерді күткеннен ұзағырақ қарастырады.
Уақытты нақты атаңыз. «Бұл тақырыпқа он минут қалды» деген жауап топ үшін жай ғана алға жылжудан гөрі пайдалырақ. Бұл қатысушыларға ауысу басталғанға дейін айтылуы керек нәрсені айтуға мүмкіндік береді.
Талқылау аяқталған кезде белгілеп, топтың шешім қабылдауына мүмкіндік беріңіз. «Біз жоспарланған уақытымызды осыған жұмсадық. Бізде екі нұсқа бар: тағы бес минут уақыт бөліп, келесі бөлімді қысқарту немесе осы бөлімді кейінге қалдырып, күн тәртібін жалғастыру. Қайсысын қалайсыз?» Бұл жетекшінің мазмұнға бейтарап болуын қамтамасыз етеді, ал процесті бақылауды топқа қайтарады.
Үзіліс әрекеттері үшін таймерлерді орнатыңыз. Бес минуттық тапсырманың бес минутта аяқталатынын білу қатысушылардың жұмыс істеу тәсілін өзгертеді - олар басымдыққа ие болып, жетілдіруді тоқтатады.
Болдырмауға болатын жалпы қателіктер
Тіпті тәжірибелі фасилитаторлар да топтың жетістіктерін шектейтін үлгілерге тап болады. Бұл төртеуі оқу және дамыту және кадрлық саясат контексттерінде қайта-қайта кездеседі.
Шешімдерге тым ерте секіру. Топ мәселені анықтаған кезде, түйсігі бірден түзету режиміне ауысуға бағытталған. Қателік - диагностикалық кезеңді әркім нақты байқағандарын сипаттауға мүмкіндік алмай тұрып тоқтату. Шешімдерге асығыс жүгінетін топ көбінесе дұрыс емес мәселені шешеді немесе ешкім орындағысы келмейтін әрекетке келіседі. Шешім өте қарапайым: топ «біз не білеміз?» және «әрқайсымыз не көреміз?» деген сұрақтарға жеткілікті уақыт болғанша «біз не істеуіміз керек?» деген сұрақты ұстап тұрыңыз. Бұл тізбек жақсы шешімдер мен шынайы қолдауға әкеледі.
Қақтығысты мойындамай жіберу. Қатысушылар арасындағы шиеленіс - жеңілдетілген сессияның тоқтап қалуының ең көп таралған себептерінің бірі. Кейбір жетекшілер келіспеушіліктің жойылуына үміттеніп, тақырыпты өзгертеді немесе келесі күн тәртібіне көшеді. Бұл сирек кездеседі. Тиімді тәсіл - не болып жатқанын біржақты қабылдамай атау: «Мұнда екі түрлі көзқарас бар сияқты. Баяулап, екеуін де түсінгенімізге көз жеткізейік». Келіспеушілікті дауыстап атау көбінесе оның әсерін азайтады және параллель сөйлесудің орнына өнімді салыстыруға жол ашады.
Шамадан тыс жеңілдету. Сессияның әрбір сәтіне құрылым, процесс немесе сұрақ қосу топтың қолдаудың орнына басқарылатындай сезінуіне әкелуі мүмкін. Үнсіздік өнімді. Қатысушылар арасындағы басқарылмайтын әңгіме кейде ресми жаттығуға қарағанда жылдамырақ жүреді. Егер топ жұмыс істеп жатса, жетекшінің міндеті - жаңа құрылым енгізу емес, жолдан шығып, не айтылып жатқанын бақылау. Әсіресе, жаңа жетекшілер үзілістерді белсенділікпен толтыруға бейім; ең жақсы инстинкт - топ үзілісті өз бетінше толтыратынын күту. Жақсы ереже: егер сіз соңғы бес минутта үш рет айқын себепсіз араласқан болсаңыз, қайтадан сөйлемес бұрын бір сәтке артқа шегініп, бақылаңыз.
Жабуды өткізіп жіберу. Уақыты таусылып, тиісті жабылусыз аяқталатын сессиялар қатысушыларды не шешілгеніне, ненің кімге тиесілі екеніне және уақыттың тиімді жұмсалғанына күмәндандырады. Шешімдерді қорытындылау, иелерімен іс-қимыл элементтерін атау және келесі қадамдарды растау үшін жабудың екі минуты да жеткілікті. Бұл екі минут жақсы талқылауды іс жүзінде қолдануға болатын нәрсеге айналдырады. Бұл сондай-ақ қатысушылардың уақыты мен күш-жігеріне құрмет көрсетуді білдіреді - егер алдыңғы сессия айқын ілгерілеу сезімімен аяқталса, адамдар келесі сессияға оралу ықтималдығы жоғары. Егер күн тәртібі үнемі дұрыс жабылу үшін тым көп болса, бұл келесі сессияға дейін шешуге тұрарлық жоспарлау мәселесі. Жабуды кестеге кейінге қалдырылатын блок ретінде емес, келіссөздер жүргізілмейтін блок ретінде енгізіңіз.
Жетекшінің дағдыларын тексеру тізімі
Мұны сеанс алдында, кезінде және кейін қолданыңыз.
Сессия алдында
- Күн тәртібі алдын ала дайындалып, таратылды
- Зерттелген тақырыптар, әсіресе кез келген техникалық күрделі элементтер
- Бөлмені орнату (немесе виртуалды платформа) расталды
- Дайындалған материалдар
ашу
- Қатысушыларды қарсы алып, көңіл-күйді көтеру
- Күн тәртібін, мақсаттарды және уақыт жоспарын қарап шығыңыз
- Топтық нормаларды белгілеу (телефондарды пайдалануға тыйым салынады, бір уақытта бір ғана сөйлеуші болады)
- Егер топ бір-бірімен таныс болмаса, қысқа мерзімді мұзжарғыш ойын өткізіңіз
Сессия барысында
- Көзге қарап тұруды және физикалық қатысуды сақтау
- Жауап бермес бұрын мәлімдемелерді нақтылаңыз
- Бір уақытта бір ашық сұрақ қойыңыз
- Тыныш қатысушыларды атымен атаңыз
- Үлестерді нақты мойындаңыз
- Күн тәртібі мен атаулардың ауысуына сәйкес уақытты бақылаңыз
- Тақырып жабылмас бұрын топқа хабарлаңыз
Шешім қабылдау сәттері
- Топқа бір нұсқаны жақтаудың орнына, нұсқаларды анықтауға көмектесіңіз
- Келісім салаларын нақты белгілеңіз
- Нақты уақыт режимінде әрекет элементтерін және иелерін түсіріңіз
жабылу
- Шешім қабылданғанын және келесі шешімді қорытындылаңыз
- Қатысушыларға алғыс айту
- Сессияның өзі туралы қысқаша пікір сұраңыз
Жеңілдетілген сеанстарды жүгіру AhaSlides
Тікелей сауалнама, сөз бұлттары және сұрақ-жауап құралдары жеңілдетілген сессияларда қатысу динамикасын өзгертеді, әсіресе ауызша ауысу баяу және ыңғайсыз болатын гибридті немесе виртуалды ортада. AhaSlides фасилитаторларға бүкіл топқа бір уақытта сұрақтар қоюға және нәтижелерді нақты уақыт режимінде көрсетуге мүмкіндік береді, осылайша барлығының пікірі тек бірінші сөйлеген адамнан емес, талқылау басталғанға дейін көрінеді.
Әсіресе, талқылау басындағы тікелей сауалнамалар тыныш қатысушыларға тең салмақты кіріспе нүктесін береді. «Бұл өзгеріс туралы не ойлайтыныңызды білдіретін бір сөз қандай?» деген сұрақ қойылатын сөз бұлты бөлменің эмоционалдық температурасын отыз секунд ішінде — жетекші әңгімені негіздейтін бірдеңе айтқанға дейін — көрсетеді. Сұрақ-жауап слайдтары қатысушыларға сұрақтарды жасырын түрде жіберуге мүмкіндік береді, бұл адамдардың дауыстап айтпайтын мәселелерін анықтайды.
Құралдар жоғарыда аталған төрт дағдыны алмастырмайды. Бірақ олар топтық жұмыстарға қатысуға кедергі келтіретін құрылымдық кедергілерді азайту арқылы белсенді тыңдау, қатысу және уақытты басқару жұмыстарын жеңілдетеді. Егер сіз бұл әдістерді бір реттік сабаққа емес, қайталанатын оқыту бағдарламасына айналдырсаңыз, онлайн курс жасаушы оларды жаңа фасилитаторлар меңгере алатын құрылымдалған курсқа біріктіруге көмектесе алады.
Дереккөздер
[1] Халықаралық модераторлар қауымдастығы. IAF негізгі құзыреттіліктері. https://iaf-world.org/the-iaf-core-competencies/
[2] Вегер, Х., Белл, Г.К., Миней, Э.М. және Робинсон, М.К. (2014). Бастапқы өзара әрекеттесулердегі белсенді тыңдаудың салыстырмалы тиімділігі. Байланыс туралы есептер, 31 (2), 197-204. https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/10904018.2013.813234
