Мысалдар мен тегін үлгілермен жиналыстың күн тәртібін жазудың 8 негізгі қадамы

Сонымен, бұл не Жиналыстың күн тәртібі? Шындығында, біз бәріміз өзімізді мағынасыз сезінетін кездесулердің бір бөлігі болдық, тіпті электрондық пошта арқылы шешуге болатын ақпаратты талқылау үшін неге кездесу керек екенін түсінбейміз. Кейбір адамдар тіпті бірнеше сағатқа созылатын жиналыстарға ешқандай мәселені шешпестен қатысуға мәжбүр болуы мүмкін.

Дегенмен, барлық кездесулер нәтиже бермейді, және егер сіз өз командаңызбен тиімді жұмыс жасағыңыз келсе, күн тәртібімен кездесу сізді жоғарыда аталған апаттардан құтқарады.

Жақсы әзірленген күн тәртібі кездесуге арналған нақты мақсаттар мен күтулерді белгілейді, бұл әркім өз мақсатын және оның алдында, кезінде және одан кейін не болу керектігін білуін қамтамасыз етеді.

Сондықтан, бұл мақала сізге жиналыстың күн тәртібінің маңыздылығы, тиімді күн тәртібін құру қадамдары және келесі жиналыста пайдалану үшін мысалдар (+үлгілер) беру туралы нұсқау береді.

• Неліктен әрбір жиналысқа күн тәртібі қажет
• Тиімді жиналыстың күн тәртібін жазудың 8 негізгі қадамы
• Жиналыс күн тәртібі мысалдары және тегін үлгілер
• Жиналыс күн тәртібін орнату AhaSlides
• Негізгі тағамдар 

Қосымша жұмыс кеңестері AhaSlides

• Бизнестегі кездесулердің 10 түрі
• Кездесу хаттамасы: 2023 жылғы ең жақсы жазу нұсқаулығы, мысалдар (+ тегін үлгі).
• 6 Үздік Кездесу хакерлері

Неліктен әрбір жиналысқа күн тәртібі қажет

Әр жиналыстың нәтижелі және тиімді болуы үшін күн тәртібі қажет. Жиналыстың күн тәртібі келесі артықшылықтарды береді:

• Кездесудің мақсаты мен міндеттерін нақтылаңыз, және талқылауды шоғырландыруға және жолда ұстауға көмектесіңіз.
• Кездесу уақыты мен қарқынын басқарыңыз, мағынасыз аргументтер жоқ екеніне көз жеткізіңіз және мүмкіндігінше көп уақытты үнемдеңіз.
• Қатысушылар үшін күтулерді белгілеңіз, және барлық тиісті ақпарат пен әрекет элементтері қамтылғанын тексеріңіз.
• Жауапкершілік пен ұйымшылдыққа ықпал етеді, тиімдірек және тиімді кездесулерге әкеледі.

Тиімді жиналыстың күн тәртібін жазудың 8 негізгі қадамы

Кездесудің тиімді күн тәртібін жазуға көмектесетін бірнеше негізгі кеңестер:

1/ Жиналыс түрін анықтаңыз 

Жиналыстардың әртүрлі түрлері әртүрлі қатысушыларды, форматтарды және мақсаттарды қамтуы мүмкін болғандықтан, жағдайға сәйкес келетінін таңдау маңызды.

• Жобаның басталу отырысы: Жобаға, оның мақсаттарына, уақыт кестесіне, бюджетіне және күтулеріне шолу жасайтын кездесу.
• Барлық қолдар жиналысы: Барлық қызметкерлер қатысуға шақырылатын жалпы компания жиналысының түрі. Компанияның нәтижелері, мақсаттары мен жоспарлары туралы барлығын хабардар ету және ұйымдағы ортақ мақсат пен бағыт сезімін ілгерілету.
• Қалалық мәжіліс: Компанияның қалалық мәжілісі, онда қызметкерлер сұрақтар қоя алады, жаңартулар алады және жоғары басшылыққа және басқа басшыларға кері байланыс бере алады.
• Стратегиялық басқару жиналысы: Аға басшылар немесе басшылар ұзақ мерзімді бағытты талқылау және жоспарлау үшін жиналатын жиналыс. 
• Виртуалды топтың кездесуі: Виртуалды топ жиналыстарының пішімі презентацияларды, талқылауларды және интерактивті әрекеттерді қамтуы мүмкін және оларды бейнеконференция бағдарламалық құралын, жылдам хабар алмасуды немесе басқа сандық байланыс құралдарын пайдалану арқылы жүргізуге болады. 
• Миға шабуыл сессиясы: Қатысушылар жаңа идеяларды тудыратын және талқылайтын шығармашылық және бірлескен кездесу.
• Жеке кездесу: Екі адам арасындағы жеке кездесу, көбінесе өнімділікті шолу, коучинг немесе жеке даму үшін пайдаланылады.

2/ Жиналыстың мақсаты мен мақсатын анықтау

Жиналыс не үшін өткізіліп жатқанын және сіз немесе сіздің командаңыз неге қол жеткізуге үміттенетінін нақты көрсетіңіз.

3/ Негізгі тақырыптарды анықтау 

Қабылдануы қажет кез келген маңызды шешімдерді қамтитын негізгі тақырыптарды тізімдеңіз.

4/ Уақыт шегін тағайындаңыз

Жиналыстың кестеге сай болуын қамтамасыз ету үшін әрбір тақырыпқа және бүкіл жиналысқа сәйкес уақыт мөлшерін бөліңіз.

5/ Қатысушыларды және олардың рөлдерін анықтаңыз

Жиналысқа кім қатысатынының тізімін жасап, олардың рөлдері мен міндеттерін көрсетіңіз.

6/ Материалдар мен растаушы құжаттарды дайындаңыз

Кездесу барысында қажет болатын кез келген тиісті ақпаратты немесе материалдарды жинаңыз.

7/ Күн тәртібін алдын ала таратыңыз

Барлығы дайын және дайындалғанына көз жеткізу үшін жиналыстың күн тәртібін барлық қатысушыларға жіберіңіз.

8/ Қажет болған жағдайда күн тәртібін қарау және қайта қарау

Жиналыс алдында оның толық және дұрыстығына көз жеткізу үшін күн тәртібін қарап шығыңыз және кез келген қажетті түзетулерді енгізіңіз.

Жиналыс күн тәртібі мысалдары және тегін үлгілер 

Мұнда жиналыстардың әртүрлі түрлері үшін пайдалануға болатын жиналыс күн тәртібінің бірнеше мысалдары берілген:

1/ Топ жиналысының күн тәртібі

Дата: 

Орналасқан жері: 

Қатысушылар: 

Топ жиналысының мақсаттары:

• Жобаны іске асыру барысын жаңарту
• Ағымдағы мәселелер мен шешімдерді қарастыру

Топ отырысының күн тәртібі: 

• Кіріспе және сәлемдесу (5 минут) | @ДДСҰ
• Өткен жиналысқа шолу (10 минут) | @ДДСҰ
• Жоба жаңартулары және орындалу туралы есептер (20 минут) | @ДДСҰ
• Мәселені шешу және шешім қабылдау (20 минут) | @ДДСҰ
• Ашық талқылау және кері байланыс (20 минут) | @ДДСҰ
• Әрекет және келесі қадамдар (15 минут) | @ДДСҰ
• Қорытынды және келесі жиналысты ұйымдастыру (5 минут) | @ДДСҰ

Ай сайынғы тегін жиналыс үлгісі AhaSlides

2/ Барлық жиналыстардың күн тәртібі

Дата: 

Орналасқан жері: 

Атторындалады: 

Жиналыс мақсаттары:

• Компанияның өнімділігін жаңарту және қызметкерлер үшін жаңа бастамалар мен жоспарларды енгізу.

Жиналыстың күн тәртібі: 

• Сәлемдесу және таныстыру (5 минут)
• Компания өнімділігін жаңарту (20 минут)
• Жаңа бастамалар мен жоспарларды енгізу (20 минут)
• Сұрақ-жауап сессиясы (30 минут)
• Қызметкерлерді марапаттау және марапаттау (15 минут)
• Жабылу және келесі кездесуді ұйымдастыру (5 минут)

Барлық қолдар жиналысының үлгісі

3/ Жобаның басталуы жиналысының күн тәртібі

Дата: 

Орналасқан жері: 

Қатысушылар:

Жиналыс мақсаттары:

• Жобаның нақты мақсаттары мен үміттерін белгілеу
• Жоба тобын таныстыру
• Жобаның қиындықтары мен тәуекелдерін талқылау

Жиналыстың күн тәртібі: 

• Сәлемдесу және кіріспе (5 минут) | @ДДСҰ
• Жобаға шолу және мақсаттар (15 минут) | @ДДСҰ
• Топ мүшелерін таныстыру (5 минут) | @ДДСҰ
• Рөл және жауапкершілік тапсырмалары (20 минут) | @ДДСҰ
• Кесте мен уақыт шкаласына шолу (15 минут) | @ДДСҰ
• Жобаның қиындықтары мен тәуекелдерін талқылау (20 минут) | @ДДСҰ
• Әрекет элементтері және келесі қадамдар (15 минут) | @ДДСҰ
• Қорытынды және келесі жиналысты ұйымдастыру (5 минут) | @ДДСҰ

Бұл жай ғана мысалдар екенін және күн тәртібінің мәселелері мен пішімін жиналыстың нақты қажеттіліктері мен мақсаттарына қарай реттеуге болатынын ескеріңіз. 

Жиналыс күн тәртібін орнату AhaSlides 

Кездесудің күн тәртібін орнату үшін AhaSlides, мына қадамдарды орындаңыз:

• Аккаунты жасау: Егер әлі тіркелмеген болсаңыз, тіркеліңіз AhaSlides және тіркелгі жасаңыз. Немесе біздің жаққа барыңыз Жалпы үлгілер кітапханасы.

• Жиналыс күн тәртібі үлгісін таңдаңыз: Бізде бастапқы нүкте ретінде пайдалануға болатын әртүрлі жиналыс күн тәртібі үлгілері бар. Тек қажеттіліктеріңізге сәйкес келетінін таңдап, басыңыз «Үлгі алу».

• Үлгіні теңшеу: Үлгіні таңдағаннан кейін элементтерді қосу немесе жою, пішімдеуді реттеу және түс схемасын өзгерту арқылы оны теңшеуге болады.

• Күн тәртібіндегі мәселелерді қосыңыз: Күн тәртібінің элементтерін қосу үшін слайд өңдегішін пайдаланыңыз. Мәтін, айналдыру дөңгелегі, сауалнамалар, суреттер, кестелер, диаграммалар және т.б. қосуға болады.

• Командаңызбен бірлесіп жұмыс жасаңыз: Егер сіз топпен жұмыс жасасаңыз, күн тәртібінде бірлесіп жұмыс жасай аласыз. Жай ғана топ мүшелерін презентацияны өңдеуге шақырыңыз, олар өзгертулер енгізе алады, түсініктемелер қоса алады және өңдеулер ұсына алады.

• Күн тәртібімен бөлісіңіз: Дайын болғанда, күн тәртібін командаңызбен немесе қатысушылармен бөлісе аласыз. Сіз сілтемені немесе QR коды арқылы бөлісе аласыз.

бірге AhaSlides, сіз жолда жүруге және жиналыс мақсаттарыңызға жетуге көмектесетін кәсіби, жақсы құрылымдалған жиналыс күн тәртібін оңай жасай аласыз.

Негізгі тағамдар 

Көмегімен осы негізгі қадамдар мен мысалдарды орындау арқылы AhaSlides шаблондар арқылы сізді табысқа жеткізетін жақсы құрылымдалған жиналыс күн тәртібін жасай аласыз деп үміттенеміз.

Жиі Қойылатын Сұрақтар