Тіпті ондағы ең тәртіпті компаниялардың өзі кейде жобаларының адасып жатқанын сезеді. Көбінесе проблема бірі болып табылады дайындық. Шешім? Жақсы құрылымдалған және толық интерактивті жоба бастау кездесуі!
Тек салтанат пен рәсімнен гөрі, жақсы басталған жиналыс оң аяғыңызға әдемі нәрсе әкелуі мүмкін. Көңіл көтеретін және бастайтын жобаны бастау үшін кездесуді өткізуге арналған 8 қадам Әр адам сол бетте.
Бастау уақыты!
Есте сақтау керек жиналыс кеңестері
Сізде алдын ала басталатын жиналыстың күн тәртібі болуы керек. Жобаны ерте бастайтын электрондық поштаны жіберу өте маңызды! Сонымен, кездесудің күн тәртібінің бірнеше үлгілерін қарастырайық!
Бастау сессиясы қысқа және қысқа, көптеген ойындар мен әрекеттерден тұратын болуы керек, өйткені дәл осы кезде AhaSlides өте ыңғайлы болады! Төмендегідей бізбен қосымша кеңестерді қараңыз:
Әңгімені бастаңыз.
Жобаның басталу кездесуі кезінде командаңыз бен клиенттеріңізден құнды ақпарат алыңыз. Осы тегін үлгімен тікелей сауалнама, сұрақ-жауап және идея алмасу құралдарын пайдаланыңыз!
🚀 Үлгіні қараңыз
Жобаны бастау кездесуі дегеніміз не?
Қалайда айтылғандай, жобаны бастау кездесуі - бұл жобаңызды бастайтын кездесу.
Әдетте жобаны бастау кездесуі жобаға тапсырыс берген клиент пен оны жүзеге асыратын компания арасындағы алғашқы кездесу болып табылады. Екі тарап бірге отырып, жобаның негіздерін, оның мақсатын, мақсаттарын және идеядан нәтижеге жету жолын талқылайды.
Жалпы айтқанда, бар 2 түрлері Бастапқы кездесулер туралы білу керек:
- Сыртқы жоба бастау - Даму тобы біреумен бірге отырады сыртында компания, клиент немесе мүдделі тұлға сияқты және бірлескен жобаның жоспарын талқылайды.
- Ішкі PKM - Қайдан команда ішінде компания бірге отырып, жаңа ішкі жобаның жоспарын талқылайды.
Бұл екі түрдің де нәтижелері әр түрлі болуы мүмкін, рәсім бірдей. Негізінде бар бөлім жоқ ішкі жобаның құрамына кірмейтін сыртқы жобаның басталуы - тек сіз оны кім үшін ұстайтындығыңызда ғана болады.
Жиналыстарыңызға көбірек қатысу
Неге жобалық кездесулер өте маңызды?
Kickoff Meetings мақсаты шулы және анық болуы керек! Жобаны дұрыс адамдарға, әсіресе бүгінгі күндегі Канбан кеңесі жұмыс орнында көптеген тапсырмалар беру арқылы бастау оңай болып көрінуі мүмкін. Дегенмен, бұл командалардың үнемі өз жолдарын жоғалтуына әкелуі мүмкін.
Есіңізде болсын, сіз тек сол жерде болғаныңыз үшін сол тақта дегенді білдірмейді бірдей бет.
Оның негізінде жобаның басталатын кездесуі адал және ашық диалог клиент пен команда арасында. Бұл емес жобаның қалай жұмыс істейтіні туралы бірқатар хабарландырулар, бірақ а әңгіме жоспарсыз күтулер мен мақсаттар туралы.
Жобаны бастау кездесуін өткізудің кейбір артықшылықтары:
- Бұл бәрін алады дайындалған - «Маған ағашты кесуге алты сағат бер, сонда мен алғашқы төртеуді балтамен қайрауға жұмсаймын». Егер Авраам Линкольн тірі болғанда, сіз жобаның алғашқы сағаттарының 4-сының алғашқы 6-ін жобаның басталу жиналысында өткізгеніне сенімді бола аласыз. Бұл кездесулерде болғандықтан барлық кез-келген жобаны оң аяқпен алып тастау үшін қажетті қадамдар.
- Ол қамтиды барлық негізгі ойыншылар - Кездесулер басталмайды, егер барлығы болмаса: менеджерлер, топ жетекшілері, клиенттер және жобада үлесі бар кез келген адам болмаса. Осының бәрін түсіну үшін кикоф кездесуінің анық-қанығысыз кімнің нені басқаратындығын жоғалту оңай.
- Бұл бар ашық және ынтымақтастық – Жоғарыда айтқанымыздай, жобаның басталу кездесулері – дебат. Ең жақсылары айналысады барлық барлық қатысушылардан ең жақсы идеяларды ұсыну.
Жиналыстарыңызға көбірек қатысу
Кикасс жобасын бастау үшін 8 қадам
Сонымен, жобаның басталу жиналысының күн тәртібіне нақты не енгізілген? Біз оны төмендегі 8 қадамға дейін қысқарттық, бірақ сіз әрқашан бар екенін ұмытпаңыз кездесулердің осы түріне арналған мәзір жоқ.
Осы 8 қадамды нұсқаулық ретінде пайдаланыңыз, бірақ соңғы күн тәртібі туралы ешқашан ұмытпаңыз сен!
№1 қадам - Кіріспелер және мұз жарғыштар
Әрине, кез келген кездесуді бастаудың жалғыз жолы - қатысушыларды бір-бірімен таныстыру. Жобаңыздың ұзақтығына немесе көлеміне қарамастан, бірге тиімді жұмыс істеу үшін клиенттер мен топ мүшелері бір-бірімен аты-жөні бойынша болуы керек.
Адамдарды атаулармен таныстыру үшін қарапайым «үстелге бару» түріндегі кіріспе жеткілікті болғанымен, мұзжарғыш басқа қабат қоса алады. жеке адам және көңіл-күйді жеңілдету жобаның басталуы алдында.
Мынаны қолданып көріңіз: Дөңгелекті айналдырыңыз 🎡
А қарапайым кіріспе тақырыптарын орналастырыңыз айналдыру дөңгелегі, содан кейін әр топ мүшесін айналдыруға және дөңгелек кез келген тақырыпқа жауап беруін сұраңыз. Күлкілі сұрақтар ұсынылады, бірақ оны азды-көпті кәсіби түрде сақтауды ұмытпаңыз!
Осыған ұқсас көбірек керек пе? 💡 Бізде бар Кез келген кездесуге арналған 10 мұзжарғыш осы жерде.
№2 қадам - жобаның негіздері
Ресми рәсімдер мен мерекелік шаралардан бас тартудың сәті түсті. Кездесуді сәтті бастау үшін сізде бастапқы кездесудің нақты күн тәртібі болуы керек!
Барлық керемет әңгімелер сияқты, ең басында бастаңыз. Барлық хат-хабарларды көрсетіңіз Сіздің және сіздің клиенттеріңіздің арасында жобаға қатысушылардың бәрін осы уақытқа дейін болған оқиғаларға сызат түсіруіне мүмкіндік беру.
Бұл электрондық пошта скриншоттары, мәтіндер, алдыңғы кездесулерден алынған минуттар немесе сіздің компанияңыз бен сіздің клиентіңіз үшін кез-келген контекстті қосатын кез-келген ресурстар болуы мүмкін. Уақыт кестесін құру арқылы барлығына көрінуді жеңілдетіңіз.
№3 қадам - жобаның сұранысы
Хат-хабардан басқа, сіз терең сүңгіп кеткіңіз келеді егжей-тегжейіне дейін неге бұл жоба бірінші кезекте басталады.
Бұл өте маңызды қадам, өйткені ол жоба шешуге тырысатын ауыртпалықтарға нақты шолу жасайды, бұл команда да, клиенттер де әрқашан өздерінің назарында болуы керек.
Протоп ????
Осындай кезеңдер талқылауға дайын. Клиенттеріңізден сұраңыз және Сіздің командаңыз бұл жобаны не үшін армандады деп ойлайтындығы туралы өз идеяларын ұсынуға.
Егер қажет болса, сіз әрқашан арнаны арнап көріңіз тапсырыс берушінің дауысы осы бөлімде. Сіздің жобаңыз түзетуге тырысып жатқан ауыртпалықтарды атап өткен тұтынушылардың нақты мысалдарын алу үшін клиентпен бірлесіп жұмыс жасаңыз. Олардың пікірлері сіздің командаңыздың жобаға қалай қарайтынын анықтауы керек.
№4 қадам - Жобаның мақсаттары
Сонымен сіз өткен жобаның, енді қарау керек кез келді келешек.
Тікелей мақсаттардың болуы және сіздің жобаңыздың сәттілігінің нақты анықтамасы сіздің командаңызға осы мақсатта жұмыс істеуге көмектеседі. Мұнымен қоймай, ол сіздің клиентке сіздің жұмысыңызға байыпты екеніңізді және оның қалай жүретініне үлкен үлес қосатындығыңызды көрсетеді.
Жиналысқа қатысушылардан сұраңыз 'жетістік қалай көрінеді?' Клиенттер көп пе? Қосымша шолулар? Клиенттердің қанағаттану деңгейі жақсы ма?
Мақсатқа қарамастан, ол әрқашан болуы керек ...
- Қол жетімді - Өзіңізді асыра салмаңыз. Өзіңіздің шектеулеріңізді біліп, алдыңызға мақсат қойыңыз шынында қол жеткізуге мүмкіндік бар.
- Өлшенетін - Деректермен мақсатты алға қойыңыз. Белгілі бір нөмірге бағыттаңыз және оған жету жолын қадағалаңыз.
- Мерзімі аяқталды - Аяқталу күнін беріңіз. Осы мерзімнен бұрын мақсаттарыңызға жету үшін бәрін жасаңыз.
№5 қадам - Жұмыс туралы есеп
«Етті» «іске қосу жиналысына» қою, жұмыс туралы мәлімдеме (SoW) - бұл жобаның ерекшеліктері мен оның қалай жүзеге асырылатындығы туралы терең мағлұмат. Бұл негізгі есеп-қисап жиналыстың күн тәртібі бойынша және сіздің назарыңыздың көп бөлігі болуы керек.
Жұмыс туралы мәлімдемеге не кіретіні туралы мына инфографиканы қараңыз:
Есіңізде болсын, жұмыс туралы мәлімдеме жобаның басталу жиналысының қалған күн тәртібіндегідей талқылауға жатпайды. Бұл шынымен де жоба әкелетін уақыт іс-шаралар жоспарын құру алдағы жоба үшін, содан кейін талқылауды сақтаңыз кездесудің келесі тармағы.
Басқа кездесудегі сияқты, сіздің жұмыс туралы мәлімдемеңіз де солай супер айнымалы. Сіздің жұмыс мәлімдемесінің ерекшелігі әрдайым жобаның күрделілігіне, топтың құрамына, қатысатын бөліктерге және т.б. байланысты болады.
Көбірек білгіңіз келе ме? Out Мұны тексеріңіз жұмыс туралы мәлімдеме жасау туралы толық мақала.
№6 қадам - сұрақ-жауап бөлімі
Сұрақтар мен жауаптар бөлімін соңына дейін қалдыруға мәжбүр болғаныңызбен, біз оны ұстауға кеңес береміз тікелей сіздің жұмыс туралы мәлімдемеңізден кейін.
Мұндай ет сегменті сіздің клиентіңізден де, сіздің командаңыздан да сұрақтар тудыратыны сөзсіз. Кездесудің негізгі бөлігі көпшіліктің есінде болғандықтан, темір қызған кезде соққы берген жөн.
Сұрақтарыңыз бен жауаптарыңызды орналастыру үшін интерактивті презентация бағдарламалық жасақтамасын пайдалану бәрін бір қалыпта ұстауға көмектеседі, әсіресе сіздің жобаңыздың басталатын жиналысына қатысушылардың саны көп болса….
- Бұл бар ұйымдастырылған - Сұрақтар танымалдылық бойынша (жоғары дауыс беру арқылы) немесе уақыт бойынша реттеледі және «жауап берді» деп белгіленуі немесе жоғарғы жағына бекітілген болуы мүмкін.
- Бұл бар модерацияланған - Сұрақтарды экранда көрсетпес бұрын мақұлдауға және шешуге болады.
- Бұл бар Аноним - Сұрақтарды жасырын түрде беруге болады, яғни барлығының дауысы бар.
№7 қадам - ықтимал мәселелер
Бұрын айтқанымыздай, жобаны бастау кездесуі мүмкіндігінше ашық және шынайы болу туралы. Бұл қалай саласыз сенім сезімі сіздің клиентіңізбен бірге.
Осы мақсатта жоба барысында туындауы мүмкін проблемаларды талқылау жақсы. Болашақты болжауды ешкім сұрамайды, тек сіз кездесетін кедергілердің болжамды тізімін жасаңыз.
Сіз, сіздің командаңыз бен сіздің клиентіңіз бұл жобаға әр түрлі үлестермен жақындағандықтан, алу өте ыңғайлы Әр адам ықтимал проблеманы талқылауға қатысады.
№8 қадам - Тіркеу
Клиентпен үнемі байланысып тұру - бұл екі жақтың арасындағы сенімді нығайтудың тағы бір әдісі. Сіздің жобаңыздың басталатын кездесуінде сізде бірнеше сұрақтар туындады қандай қашан, кім және қалай бұл тексерулер болады.
Тіркеу - бұл өте жақсы тепе-теңдік әрекеті Ашықтық және күш. Мүмкіндігінше ашық және мөлдір болғаныңыз жақсы болғанымен, сіз оны қол жетімді болу деңгейінде басқарыңыз be ашық және мөлдір.
Кездесу аяқталғанға дейін осы сұрақтарға жауап бергеніңізге көз жеткізіңіз:
- Қандай? - Клиентке нақты қандай бөлшектермен жаңарту қажет? Олар прогресстің барлық ұсақ-түйектері туралы білуі керек пе, әлде маңызды белгілер маңызды ма?
- Қашан? - Сіздің командаңыз сіздің клиентіңізді қаншалықты жиі жаңартып отыруы керек? Олар күн сайын жасаған нәрселерін жеткізуі керек пе, әлде апта соңында өздері басқарған нәрсені қорытындылай ма?
- Кім? - Клиентпен байланыс жасайтын топтың қай мүшесі болады? Әр топтың мүшесі бола ма, әр кезеңде ме, әлде бүкіл жоба бойынша бір ғана тілші бола ма?
- Қалай? - Клиент пен корреспондент қандай әдіспен байланыста болады? Үнемі бейне қоңырау, электрондық пошта немесе үздіксіз жаңартылатын тірі құжат?
Жобаның басталуы күн тәртібіндегі мәселелердің көпшілігінде болғанындай, ашық жерде талқылау жақсы. Үлкен команда мен клиенттердің үлкен тобы үшін сіз мұны оңайырақ жасай аласыз сауалнама мүмкін болатын ең жақсы тіркеу формуласын белгілеу үшін опцияларды азайту үшін.
Көбірек білгіңіз келе ме? Some Кейбірін тексеріңіз клиенттермен тексерудің ең жақсы тәжірибелері.
AhaSlides көмегімен тиімді сауалнама
Жобаның басталуы жиналысының күн тәртібі үлгісі
Басқару бөлмесінде ақыл-ойды күтуді күтіп отырған сіздің шебер жоспарланған кездесуіңізбен, соңғы байланыс сәл болуы мүмкін өзара әрекеттесу бәрін біріктіру.
Сіз мұны білесіз бе Бизнестің 29% өз клиенттерімен байланысты сезіну (Gallup)? Ажырату B2B деңгейіндегі эпидемия болып табылады және ол формальдылықтар арқылы басталатын кездесулерді тегіс, шабыттандырмайтын процесс сияқты сезінуі мүмкін.
Сіздің клиенттеріңіз бен командаларыңызды интерактивті слайдтар арқылы тарту шынымен де мүмкін қатысуды күшейту және зейінді күшейту.
AhaSlides бар құралдардың арсеналы тірі сауалнамалар, сұрақ -жауап және миға шабуыл слайдтары, тіпті тірі викториналар және сіздің жобаңызды дұрыс жолға қою үшін ойындар.
Бастау кездесуіне арналған жүктеуге болмайтын тегін үлгіні алу үшін төменде басыңыз. Өзіңіз қалаған нәрсені өзгертіңіз және оны ақысыз ұсыныңыз!
Тегін AhaSlides тіркелгісін құру және интерактивтілік арқылы өзіңіздің жеке жиналыстарыңызды құруды бастау үшін төмендегіні басыңыз!
