Жолугушууга чакыруу электрондук почтасы | Мыкты кеңештер, мисалдар жана шаблондор (100% бекер)

Эмнеси жакшы жолугушууга чакыруу электрондук почтасы мисал?

Жолугушуулар команданын натыйжалуулугунун, координациясынын жана биримдигинин маанилүү элементи болушу мүмкүн. Көптөгөн компаниялар жумасына жок дегенде бир жолу чогулуш өткөрүшөт, бул жөн гана өз кызматкерлери менен терең сүйлөшүү үчүн расмий эмес жолугушуу же компаниянын келечектеги планын жана жылдык жылдык отчетун талкуулоо үчүн башкаруу кеңешинин расмий жолугушуусу болушу мүмкүн. Администраторлор же жетекчилер катышуучуларга же конокторго жолугушууга чакыруу каттарын жөнөтүшү керек.

Жолугушууга чакыруу расмий жолугушууларды натыйжалуу жана үзгүлтүксүз өткөрүү үчүн маанилүү. Жолугушууга чакырууларды жөнөтүүнүн көптөгөн жолдору бар. Бул макалада биз менен күрөшүүгө багытталган жолугушууга чакыруу электрондук каттары, жолугушууларыңызга катышууга адамдарды чакыруунун эң ыңгайлуу жана популярдуу ыкмасы.

Мазмуну

• Жолугушууга чакыруу электрондук почтасы деген эмне?
• Жолугушууга чакыруу электрондук почтасы эмне үчүн маанилүү?
• Жолугушууга чакыруу электрондук почтасын кадам сайын жазыңыз
• Жолугушууга чакыруу электрондук почтасынын түрлөрү жана мисалдары
• Жыйынтык

AhaSlides менен тез жолугушуу шаблондору

• Бизнестеги жолугушуулар
• жолугушуусу протоколу
• Туруктуу жолугушуу

Жолугушууга чакыруу электрондук почтасы деген эмне?

Ишкердик иш-аракеттердин негизги бөлүгү, жолугушууга чакыруу электрондук каты - жолугушуунун максатын көрсөтүү менен жазуу жүзүндөгү билдирүү жана белгилүү бир дата жана жер боюнча жолугушууга катышуу үчүн адамдардын өтүнүчү, ошондой эле эгер бар болсо, кененирээк тиркемелер. Ал жолугушуулардын өзгөчөлүктөрүнө жараша расмий же формалдуу эмес стилде жазылышы мүмкүн. Алар бизнес электрондук почта этикетине жооп берүү үчүн ылайыктуу үн жана стилде жазылган болушу керек.

Бирок, жолугушууга чакыруу электрондук почтасын жолугушуу өтүнүч каты менен чаташтырбаңыз. Бул электрондук почталардын ортосундагы негизги айырмачылык жолугушууга өтүнүч кат кимдир бирөө менен жолугушууну белгилөө максатын көздөйт, ал эми жолугушууга чакыруу электрондук почтасы сизди жарыяланган даталар жана жайгашкан жолугушууга чакырууга багытталган.

Жолугушууга чакыруу электрондук почтасы эмне үчүн маанилүү?

Электрондук чакырууларды колдонуу көп пайда алып келет. Электрондук чакыруулардын артыкчылыктары төмөндө келтирилген:

• Ал календарларга түздөн-түз туташат. Кабыл алуучулар чакырууну кабыл алганда, ал кайра алардын бизнес календарына кошулат жана сиз календарда белгиленген башка иш-чараларга окшош эстеткич аласыз.
• Бул ыңгайлуу жана тез. Сиз жөнөтүү баскычын чыкылдатканыңыздан кийин кабыл алуучуларыңыз электрондук почтага дароо жете алышат. Ал түздөн-түз алуучуга барат, эгер электрондук почтанын дареги туура эмес болсо, сиз дароо кулактандыруу алып, андан аркы чечимдерди издесеңиз болот.
• Бул убакытты үнөмдөө. Сиз бир эле учурда миңдеген электрондук почта даректери менен топтук каттарды жөнөтө аласыз.
• Бул үнөмдөө болуп саналат. Почта жөнөтүү үчүн бюджетти коротуунун кереги жок.
• Аны сиз каалаган вебинар платформасынан түз түзсө болот. Эгер сиз бетме-бет жолугушууга барбасаңыз, сиздин биринчи тандооңуз Zoom, Microsoft Teams же ага окшош нерсе болушу мүмкүн. RSVP ырасталганда, бардык шилтемелер жана убакыт аралыгы электрондук почта аркылуу шайкештирилет, андыктан катышуучу башка окуялар менен чаташтырбоо үчүн.

Күн сайын миллиарддаган электрондук каттар жөнөтүлүп, алардын көбү спам экени чындык. Ар бир адам жумуш, сатып алуулар, жолугушуулар жана башкалар үчүн маанилүү билдирүүлөрдү алмашуу үчүн жок дегенде бир электрондук почтаны колдонот. Бирок, сиз күнүнө бир нече тонна электрондук каттарды окууга туура келгендиктен, сиз кээде "электрондук почтанын чарчоо" көрүнүшүнө туш болушуңуз таң калыштуу эмес. Ошентип, жакшы чакыруу электрондук почтасын жеткирүү кабыл алуучулардын керексиз түшүнбөстүктөн же билбестиктен качууга жардам берет.

Жолугушууга чакыруу электрондук почтасын кадам сайын жазыңыз

Жакшы жолугушууга чакыруу электрондук почта маанилүү жана, эреже катары, ал таасир этет электрондук почта аркылуу жеткирүү курсу.

Ишкердик жолугушууга чакыруу катын алуу үчүн ар бир адам баш ийиши керек болгон этикет жана принциптер бар. Сиз төмөнкү кадамдарды аткаруу менен стандарттуу жолугушууга чакыруу электрондук кат жазууну үйрөнө аласыз:

1-кадам: Күчтүү тема сабын жаз

Электрондук почтаны алуучулардын 47% так жана так темасы бар электрондук каттарды окуй тургандыгы чындык. Биринчи таасир маанилүү. Бул алуучуларга шашылыш же маанилүүлүк сезимин сезишине ынанууга жардам берет, бул ачык чендин жогору болушуна алып келет.

• Кыска, максаттуу. Табышмактуу эмес, фактылуу болуңуз.
• Сиз шашылыш белгиси катары сабакка катышууну ырастоону сурансаңыз болот.
• Же маанилүүлүгүн унутпаңыз, шашылыш,…
• Убакытты сезгич маселеге басым жасагыңыз келсе, Убакытты кошуңуз 

Мисалы: “Жолугушуу 4/12: Долбоордун мээ чабуулу сессиясы” же “Маанилүү. Сураныч, жооп бериңиз: Жаңы продукт стратегиясы жолугушуусу 10/6”

2-кадам: Тез киришүү менен баштаңыз

Биринчи сапта өзүңүздүн ким экениңиз, уюмдагы позицияңыз жана эмне үчүн алар менен байланышып жатканыңыз тууралуу кыскача маалымат бергениңиз жакшы. Анда сиз жолугушуунун максатын түз көрсөтө аласыз. Көптөгөн адамдар жолугушуунун бүдөмүк максатын айтып, ката кетиришет, анткени катышуучулар бул жөнүндө билиши керек деп ойлошот.

• Кириш сөзүңүздү жагымдуу же жумушка байланыштуу кылыңыз
• Катышуучуларга кандайдыр бир тапшырмаларды бүтүрүү же жолугушууга бир нерсе алып келүү керек болсо, эскертиңиз.

Мисалы Салам команда мүчөсү, мен сизди келерки дүйшөмбүдө жаңы продуктунун бет ачарында көрүүнү чыдамсыздык менен күтөм.

3-кадам: Убакытты жана жайгашкан жерди бөлүшүү

Сиз жолугушуунун так убактысын кошуу керек. Ошондой эле, сиз аларга жолугушуу кантип жана кайда өтөөрүн айтып беришиңиз керек, жеке же онлайн режиминде жана аларга керек болсо, көрсөтмөлөрдү же платформа шилтемелерин сунуштаңыз.

• Эгер кызматкерлер дүйнөнүн ар кайсы аймактарында иштесе, убакыт алкагын кошуңуз
• Жолугушуунун болжолдуу узактыгын айтыңыз
• Багыттарды үйрөтүүдө мүмкүн болушунча деталдуу болуңуз же картага түшүрүү көрсөтмөсүн тиркеңиз

Мисалы: Жума күнү, 6-октябрда саат 1:00дө администрация имаратынын 2-кабатындагы XNUMX-конференция залында бизге кошулуңуз.

4-кадам: Жыйындын күн тартибин түзүү

Негизги максаттарды же сунушталган жолугушуунун күн тартибин чагылдыруу. Деталдарды айтпа. Сиз жөн гана теманы жана убакыт тилкесин айта аласыз. Расмий жолугушуулар үчүн сиз толук документти тиркесеңиз болот. Бул катышуучуларга алдын ала даярданууга жардам берүү үчүн өзгөчө пайдалуу.

Мисалы, төмөнкүдөн баштасаңыз болот: Биз талкуулоону пландап жатабыз…./ Биз кээ бир маселелерди чечүүнү каалайбыз Же төмөнкү убакыт графиги катары:

• 8:00-9:30: Долбоор менен таанышуу
• 9:30-11:30: Ховард (IT), Нур (Маркетинг) жана Шарлоттадан (Сатуу) презентациялар

5-кадам: RSVP сураңыз

RSVP талап кылуу, алуучуларыңыздын жообун ырастоого жардам берет. Эки тараптуулуктун алдын алуу үчүн, электрондук почтаңызга катышуучуларга алардын катышуу же жок экендиги жөнүндө маалымат берүү үчүн артыкчылыктуу жооп жана убакыт чеги көрсөтүлүшү керек. Ушуну менен, сиз жөнгө салган учурда алардын RSVP ала элек болсоңуз, анда тез арада кийинки аракеттерди жасай аласыз.

Мисалы: Сураныч, [дата] боюнча [электрондук почта дарегине же телефон номерине] жооп бериңиз

6-кадам: Кесиптик электрондук почта кол тамгасын жана брендингди кошуңуз

Бизнес электрондук кол тамгасы толук аты-жөнүн, кызмат ордун, компаниянын аталышын, байланыш маалыматын, жеке веб-сайттар жана башка гипершилтемелер.

Кол тамгаңызды оңой ыңгайлаштыра аласыз Gmail.

Мисалы:

Джессика Мэдисон

Инко өнөр жайынын аймактык башкы маркетинг директору

555-9577-990

Сизге убакытты жана күч-аракетти үнөмдөй турган көптөгөн акысыз электрондук почта кол коюучусу бар Менин кол.

Жолугушууга чакыруу электрондук почтасынын түрлөрү жана мисалдары

Жолугушуулардын ар кандай түрлөрү ар кандай стандарттарга жана жазуу стилине ээ болорун эстен чыгарбаңыз. Адатта, биз жолугушууга чакыруу электрондук каттарын алардын расмий же формалдуу эмес деңгээлине жараша бөлөбүз, анын ичинде виртуалдык жолугушууларды же таза онлайн жолугушууларды кошпогондо. Бул бөлүктө бизнес жолугушууга чакыруу электрондук каттарында кеңири колдонулган жолугушууга чакыруулардын кээ бир типтүү түрлөрүн жана ар бир түрүнүн шаблондорун чогултуп, тааныштырабыз.

#1. Расмий жолугушуунун электрондук почтасы

Расмий жолугушуу өтүнүчү электрондук почта, адатта, жылына бир жолу үч жолу болуп турган чоң жолугушуулар үчүн колдонулат. Бул чоң расмий жолугушуу, андыктан сиздин электрондук почтаңыз расмий жазуу стилинде жазылышы керек. Тиркелген тиркемелер катышуучуга жолугушууга кантип катышууну, жайгашкан жерди кантип табуу керектигин жана күн тартибин деталдуу көрсөтүү үчүн зарыл.

Расмий жолугушуулар төмөнкүлөрдү камтыйт:

• Башкаруу жыйыны
• Комитеттин отуруму
• Директорлор кеңешинин отуруму 
• Акционерлердин чогулушу 
• Стратегиялык жолугушуу 

Мисал 1: Акционерлер чакыруу электрондук почта үлгүсү

Тема сабы: Маанилүү. Жылдык жалпы чогулушка чакырабыз. [Убакыт]

[Алуучунун аты]

[Компаниянын аты]

[Кызматы]

[Компаниянын дареги]

[Дата]

Урматтуу акционерлер,

Сиздерди ушул күнү боло турган жылдык жалпы чогулушка чакырабыз [Убакыт], [Дарек]

Акционерлердин жылдык чогулушу маалымат, алмашуу жана талкуулоо үчүн өзгөчө учур болуп саналат [Компаниянын аты] жана биздин бардык акционерлерибиз.

Бул ошондой эле өзүңүздү билдирүү жана негизги чечимдерди кабыл алууда активдүү роль ойноо үчүн добуш берүү мүмкүнчүлүгү [Компаниянын аты], сизге таандык акциялардын санына карабастан. Жыйын төмөнкү негизги күн тартибин камтыйт:

Күн тартиби 1:

Күн тартиби 2:

Күн тартиби 3:

Күн тартиби 4:

Сиз бул жыйынга кантип катышуу керектиги боюнча көрсөтмөлөрдү, күн тартибин жана бекитүүңүзгө сунуштала турган резолюциялардын текстин төмөндө тиркелген документтен таба аласыз.

Мен сиздерге коллегияңыздын атынан салымыңыз жана берилгендигиңиз үчүн ыраазычылык билдиргим келет [Компаниянын аты] жана мен сизди жолугушууга тосуп алууну чыдамсыздык менен күтөм [Дата]

Best эске алуу менен,

[Аты-жөнү]

[Кызматтын аталышы]

[Компаниянын аты]

[Компаниянын дареги жана веб-сайты]

Мисал 2: Стратегиялык жолугушуу чакыруу электрондук почта үлгүсү

[Алуучунун аты]

[Компаниянын аты]

[Кызматы]

[Компаниянын дареги]

[Дата]

Тема сабы: Долбоорду ишке киргизүү маркетинг кампаниясы Жолугушуу: 2/28

Атынан [компаниянын аталышы], Мен сизди бизнес жолугушууга чакыргым келет [Конференция залынын аталышы, имараттын аталышы] [Датасы жана убактысы]. Жолугушуу үчүн уланат [Узактыгы].

Сизди биздин долбоордун биринчи этабында биздин алдыда боло турган сунушубузду талкуулоодо куттуктап жатканыма кубанычтамын [Толук маалымат] жана ал боюнча баалуу түшүнүктөрүңүздү баалайбыз. Бул жерде биздин күн тартибине кыскача баяндама:

Күн тартиби 1:

Күн тартиби 2:

Күн тартиби 3:

Күн тартиби 4:

Бул сунушту биздин буткул коллективибиз эц маанилуу сунуштардын бири катары карайт. Кененирээк маалымат үчүн бул катка сиз жолугушууга алдын ала даярдануу ыңгайлуу болушу үчүн, сизге кеңири маалымат камтылган документти тиркедик.

Биз баарыбыз бул сунушту ийгиликтүү ишке ашыруу үчүн дагы эмне кылсак болорун талкуулоо үчүн сиз менен баарлашууну чыдамсыздык менен күтүп жатабыз. Жолугушууга чейин суроолорду же сунуштарды бериңиз [Мөөнөт] бул электрондук катка жооп берүү менен мага түз.

Алдыда жакшы күн болсун.

Рахмат сизге,

Жылуу Урматтоо менен,

[Аты-жөнү]

[Кызматтын аталышы]

[Компаниянын аты]

[Компаниянын дареги жана веб-сайты]

#2. Расмий эмес жолугушууга чакыруу электрондук почтасы

Формалдуу жолугушууга чакыруу электрондук почтасы менен, эгерде жөн гана жетекчилердин деңгээлиндеги ставкалар же команданын мүчөлөрү менен жолугушуу. Кантип туура жазууну ойлонуу сизге бир топ жеңил. Сиз расмий эмес стилде достук жана кубанычтуу үн менен жаза аласыз.

Бейформал жолугушуулар төмөнкүлөрдү камтыйт:

• Акыл чабуулу жолугушуусу
• Проблемаларды чечүү боюнча жолугушуу
• үйрөтүү
• Каттоо жолугушуусу
• Команда куруу жолугушуусу
• Кофе чаттар 

3-мисал: Катталуу жолугушууга чакыруу электрондук почтасынын шаблону

Тема: Шашылыш. [Долбоордун аты] өзгөрүүлөр. [Дата]

Урматтуу командалар,

Салам!

Сиздер менен иштешүү жагымдуу жана кызыктуу болду [Долбоордун аты]. Бирок, биздин пландарыбызды натыйжалуу улантуу үчүн, биз жетишилген прогресс жөнүндө отчет берүүгө туура убакыт келди деп эсептейм жана сиз менен жолугушуу мүмкүнчүлүгүнө ыраазы болом. [жайгашкан жери] маселени андан ары талкуулоо үчүн [Күн жана убакыт].

Мен дагы биз талкуулашыбыз керек болгон бардык күн тартибинин тизмесин тиркеп койдум. Тапшырмаңыздын аткарылышы боюнча отчетту даярдоону унутпаңыз. Сураныч, муну колдонуңуз [Шилтеме] сен муну кыла аласыңбы, мага билдирүү үчүн.

Сураныч, мага ырастооңузду тез арада электрондук почта аркылуу жөнөтүңүз.

Жылуу Урматтоо менен,

[Аты-жөнү]

[Кызматы]

[Компаниянын аты]

Мисал 4: Команда бучакыруу электрондук почта үлгүсү

Урматтуу команда мүчөлөрү,

Бул сизге маалымдоо үчүн [Бөлүмдүн аты] уюштуруп жатат Биздин бардык кызматкерлер үчүн команда куруу жолугушуусу мүчөлөрү боюнча [Күн жана убакыт]

Андан ары кесиптик өнүгүү үчүн, биз бирге өскөнүбүз абдан маанилүү жана бул биз бир команда болуп иштегенде гана ишке ашат, ошондо биздин көндүмдөрүбүз жана таланттарыбыз жакшы натыйжаларды алып келүү үчүн колдонулат. Ошондуктан биздин бөлүм ай сайын ар кандай команда куруу иш-чараларын өткөрөт.

Сураныч, келип, иш-чарага кошулуңуз, ошондо биз сизге жакшыраак колдоо көрсөтүү үчүн кантип жакшырта аларыбыз жөнүндө сиздин үнүңүздү угабыз. Ошондой эле бир нече болот команда куруу оюндары суусундуктар жана жеңил суусундуктар менен бирге компания тарабынан берилет.

Ар бирибиздин өсүүбүзгө жардам берүү үчүн уюштурулган бул команда куруу иш-чарасында кызыктуу көз ирмемдерди өткөрүүнү чыдамсыздык менен күтөбүз. Эгер сиз бул жолугушууга катыша албайм деп ойлосоңуз, кабарлаңыз [Координатордун аты] at [Тел номери]

Урматтоо менен,

[Аты-жөнү]

[Кызматы]

[Компаниянын аты]

#3. Конок спикери чакыруу электрондук почтасы

Конок спикеринин чакыруу электрондук каты жолугушууга жана сүйлөө мүмкүнчүлүгүнө байланыштуу баяндамачыга тиешелүү маалыматты камтышы керек. Баяндамачы сиздин иш-чараңызга кандай салым кошо аларын жана иш-чараңыздын бир бөлүгү болуу үчүн алар кандай пайда ала аларын билиши абдан маанилүү.

5-мисал: Конок спикеринин чакыруу электрондук почтасынын шаблону

кымбаттуу [Спикер],

Бул билдирүү сизди жакшы табат деп үмүттөнөбүз! Биз бүгүн сиздин ой жүгүртүүңүз үчүн укмуштуудай сүйлөө мүмкүнчүлүгүн берип жатабыз. Сизден биздин ардактуу баяндамачыбыз болушуңузду суранабыз [Жолугушуу аты], багытталган иш-чара [Иш-чараңыздын максаты жана аудиториясынын сүрөттөлүшү]. Толугу менен [Жолугушуу аты] команда сиздин жетишкендиктериңизден шыктандырат жана сизди биздин аудиторияга пикирлеш кесипкөйлөрдөн турган эң сонун эксперт болоорун сезет.

[Жолугушуу аты] жылы өтөт [Өтүүчү жер, анын ичинде шаар жана штат] on [Даталар]. Биздин иш-чара болжол менен өтөт деп күтүлүүдө [Катышуучулардын болжолдуу саны#]. Биздин максатыбыз [Жолугушуунун максаттары].

Сиздин укмуштуудай оратор экениңизге ишенебиз жана сиздин үнүңүз бул маектешүү үчүн маанилүү кошумча болот. [Экспертиза чөйрөсү]. Сиз өз идеяларыңызды [Узактыгы] мүнөткө чейин берүү жагын карап көрсөңүз болот [Жолугушуу темасы]. Биздин команда сиздин пикириңизди угуп, сөзүңүздүн деталдарын алдын ала аныкташы үчүн [шилтеме] боюнча сунушуңузду [мөөнөткө] чейин жөнөтсөңүз болот.

Кандай болгон күндө да, эгер сиз катыша албасаңыз, [шилтеме] аркылуу биз менен байланышыңыз. Убактыңыз жана көңүл бурганыңыз үчүн рахмат, биз сизден оң жооп угууну чыдамсыздык менен күтөбүз.

Best,
[Аты-жөнү]
[Кызматы]
[Байланыш маалымат]
[Компаниянын веб-сайтынын дареги]

#4. Вебинарга чакыруу электрондук почтасы

Бүгүнкү тенденцияларда барган сайын көбүрөөк адамдар онлайн жолугушууларды өткөрүшөт, анткени бул убакытты жана чыгымдарды үнөмдөө, өзгөчө алыскы жумушчу топтор үчүн. Эгер сиз конференция платформаларын колдонсоңуз, жолугушуу башталганга чейин катышуучуңузга түздөн-түз жөнөтүлө турган жакшы ыңгайлаштырылган чакыруу билдирүүлөрү бар, мисалы Zoom чакыруу электрондук почтасынын шаблону. Виртуалдык вебинар үчүн төмөнкү үлгүгө кайрылсаңыз болот.

Hints: "Куттуктайбыз", "Жакында", "Кемчиликсиз", "Жаңыртуу", , "Жеткиликтүү", "Акыры", "Жогорку", "Атайын", "Бизге кошулуңуз", "Акысыз", "ж.б. сыяктуу ачкыч сөздөрдү колдонуңуз.

Мисал 6: Вебинарга чакыруу электрондук почта үлгүсү

Тема: Куттуктайбыз! Сиз чакырыласыз [Вебинардын аты]

кымбаттуу [Талапкердин_аты],

[Компаниянын аты] үчүн вебинар уюштурууга абдан кубанычтамын [Вебинардын темасы] боюнча [дата] боюнча [убакыт], [[Вебинардын максаттары]

Бул [Вебинар темалары] тармагында чакырылган эксперттериңизден чоң пайда табуу жана бекер белектерди алуу үчүн жакшы мүмкүнчүлүк болот. Биздин команда сиздин катышуусуңузга абдан ынтызар.

Эскертүү: Бул вебинар менен чектелген [Адамдардын саны]. Орнуңузду сактап калуу үчүн катталыңыз [Шилтеме] жана досторуңуз менен бөлүшүңүз. 

Мен сени ошол жерден көрөбүз деп үмүттөнөм!

Көп күн бар го,

[Сиздин_атыңыз]

[кол]

Жыйынтык

Бактыга жараша, интернетте бизнес жолугушууга чакыруулардын көптөгөн шаблондору бар, алар сизди ыңгайлаштыруу жана секунданын ичинде катышуучуларга жөнөтүү үчүн. Электрондук почтаңызды эң сонун жазуу менен, өзгөчө шашылыш учурда даярдашыңыз үчүн, булутуңузга бир аз сактоону унутпаңыз.

Эгер сиз дагы бизнесиңиз үчүн башка чечимдерди издеп жатсаңыз, таба аласыз AhaSlides Вебинар иш-чараларыңызды, команда куруу иш-чараларын, конференцияларды жана башкаларды колдоо үчүн көптөгөн укмуштуудай өзгөчөлүктөрү бар жакшы презентация куралы.

Көп берилүүчү суроолор

Шилтеме: Чындыгында | Шерпани