8 pagrindiniai žingsniai, kaip sudaryti susitikimo darbotvarkę su pavyzdžiais ir nemokamais šablonais

Taigi, kas yra Susitikimo darbotvarkė? Tiesa ta, kad mes visi dalyvavome susitikimuose, kuriuose jaučiamės beprasmiški, net nesuvokdami, kodėl turime susitikti, kad aptartume informaciją, kurią galima išspręsti el. Kai kuriems žmonėms gali tekti dalyvauti susitikimuose, kurie trunka valandas ir neišsprendžia jokių problemų.

Tačiau ne visi susitikimai yra neproduktyvūs, ir jei norite efektyviai dirbti su savo komanda, susitikimas su darbotvarke išgelbės jus nuo minėtų nelaimių.

Gerai parengtoje darbotvarkėje nustatomi aiškūs susitikimo tikslai ir lūkesčiai, užtikrinantys, kad visi žinotų savo tikslą ir tai, kas turi įvykti prieš, per ir po jo.

Todėl šiame straipsnyje bus paaiškinta, kaip svarbu turėti susitikimo darbotvarkę, kaip sukurti veiksmingą darbotvarkę ir pateikti pavyzdžiai (+šablonai), kuriuos galite naudoti kitame susitikime.

• Kodėl kiekvienam susitikimui reikalinga darbotvarkė
• 8 pagrindiniai žingsniai, norint sudaryti veiksmingą susitikimo darbotvarkę
• Susitikimų darbotvarkės pavyzdžiai ir nemokami šablonai
• Nustatykite savo susitikimo darbotvarkę naudodami AhaSlides
• Pagrindiniai taksieji 

Daugiau darbo patarimų su AhaSlides

• 10 verslo susitikimų tipų
• Susitikimo minutės: geriausias rašymo vadovas, pavyzdžiai (+ nemokamas šablonas) 2023 m
• 6 geriausia Susitikimas su Hackais

Kodėl kiekvienam susitikimui reikalinga darbotvarkė

Kiekvienam susitikimui reikalinga darbotvarkė, kad jis būtų produktyvus ir efektyvus. Susitikimo darbotvarkė suteiks šiuos privalumus:

• Išsiaiškinkite susitikimo tikslą ir tikslus, ir padėti išlaikyti diskusiją susitelkusią ir teisingą.
• Valdykite susitikimo laiką ir tempą, įsitikinkite, kad nėra beprasmių ginčų, ir sutaupykite kiek įmanoma daugiau laiko.
• Nubrėžkite dalyvių lūkesčiusir užtikrinti, kad būtų įtraukta visa susijusi informacija ir veiksmų elementai.
• Skatina atsakomybę ir organizuotumą, todėl susitikimai bus veiksmingesni ir efektyvesni.

8 pagrindiniai žingsniai, norint sudaryti veiksmingą susitikimo darbotvarkę

Štai keli pagrindiniai patarimai, padėsiantys sudaryti veiksmingą susitikimo darbotvarkę:

1/ Nustatykite susitikimo tipą 

Kadangi skirtingų tipų susitikimuose gali dalyvauti skirtingi dalyviai, formatai ir tikslai, svarbu pasirinkti tinkamiausią konkrečiai situacijai.

• Projekto pradžios susitikimas: Susitikimas, kuriame pateikiama projekto apžvalga, jo tikslai, tvarkaraštis, biudžetas ir lūkesčiai.
• Visų rankų susitikimas: visos įmonės susirinkimo tipas, kuriame kviečiami dalyvauti visi darbuotojai. Informuoti visus apie įmonės veiklą, tikslus ir planus bei skatinti bendro tikslo ir krypties suvokimą organizacijoje.
• Rotušės susirinkimas: įmonės rotušės susirinkimas, kuriame darbuotojai galėtų užduoti klausimus, gauti atnaujinimus ir teikti atsiliepimus vyresniajai vadovybei ir kitiems vadovams.
• Strateginio valdymo susitikimas: susitikimas, kuriame vyresnieji vadovai ar vadovai susirenka aptarti ir planuoti ilgalaikę kryptį. 
• Virtualus komandos susitikimas: Virtualių komandos susitikimų formatas gali apimti pristatymus, diskusijas ir interaktyvią veiklą ir gali būti vykdomas naudojant vaizdo konferencijų programinę įrangą, momentinius pranešimus ar kitas skaitmenines komunikacijos priemones. 
• Protų mūšio sesija: kūrybiškas ir bendradarbiaujantis susitikimas, kurio metu dalyviai generuoja ir aptaria naujas idėjas.
• Individualus susitikimas: Privatus dviejų žmonių susitikimas, dažnai naudojamas veiklos apžvalgoms, instruktavimui ar asmeniniam tobulėjimui.

2/ Apibrėžkite susitikimo tikslą ir tikslus

Aiškiai nurodykite, kodėl vyksta susitikimas ir ko jūs ar jūsų komanda tikitės pasiekti.

3/ Nurodykite pagrindines temas 

Išvardykite pagrindines temas, kurias reikia aptarti, įskaitant visus svarbius sprendimus, kuriuos reikia priimti.

4/ Priskirkite laiko limitą

Kiekvienai temai ir visam susitikimui skirkite pakankamai laiko, kad susitikimas vyktų pagal tvarkaraštį.

5/ Nurodykite dalyvius ir jų vaidmenis

Sudarykite susirinkime dalyvausiančių asmenų sąrašą ir nurodykite jų vaidmenis bei pareigas.

6/ Paruoškite medžiagą ir patvirtinamuosius dokumentus

Surinkite visą svarbią informaciją ar medžiagą, kurios prireiks susitikimo metu.

7/ Iš anksto paskirstykite darbotvarkę

Išsiųskite susitikimo darbotvarkę visiems dalyviams, kad įsitikintumėte, jog visi yra pasirengę ir pasiruošę.

8/ Prireikus peržiūrėti ir pataisyti darbotvarkę

Prieš posėdį peržiūrėkite darbotvarkę, kad įsitikintumėte, jog ji yra išsami ir tiksli, ir atlikite reikiamus pakeitimus.

Susitikimų darbotvarkės pavyzdžiai ir nemokami šablonai 

Štai keli susitikimų darbotvarkių, kuriuos galima naudoti įvairių tipų susitikimams, pavyzdžiai:

1/ Komandos susirinkimo darbotvarkė

Data: 

Vieta: 

Dalyviai: 

Komandos susitikimo tikslai:

• Atnaujinti projekto įgyvendinimo eigą
• Apžvelgti esamas problemas ir sprendimus

Komandos susitikimo darbotvarkė: 

• Įžanga ir pasveikinimas (5 minutės) | @PSO
• Ankstesnio posėdžio apžvalga (10 minučių) | @PSO
• Projekto atnaujinimai ir pažangos ataskaitos (20 minučių) | @PSO
• Problemų sprendimas ir sprendimų priėmimas (20 min.) | @PSO
• Atvira diskusija ir atsiliepimai (20 min.) | @PSO
• Veiksmas ir kiti žingsniai (15 minučių) | @PSO
• Susitarimas dėl baigiamojo ir kito susitikimo (5 minutės) | @PSO

Nemokamas mėnesinio susitikimo šablonas su AhaSlides

2/ Visų rankų susitikimo darbotvarkė

Data: 

Vieta: 

Attendees: 

Susitikimo tikslai:

• Atnaujinti įmonės veiklą ir pristatyti naujas iniciatyvas bei planus darbuotojams.

Susitikimo darbotvarkė: 

• Sveikinimai ir prisistatymas (5 min.)
• Įmonės veiklos atnaujinimas (20 minučių)
• Naujų iniciatyvų ir planų pristatymas (20 min.)
• Klausimų ir atsakymų sesija (30 minučių)
• Darbuotojų pripažinimas ir apdovanojimai (15 min.)
• Susitarimas dėl uždarymo ir kito susitikimo (5 min.)

Visų rankų susitikimo šablonas

3/ Projekto pradžios susitikimo darbotvarkė

Data: 

Vieta: 

Dalyviai:

Susitikimo tikslai:

• Nustatyti aiškius projekto tikslus ir lūkesčius
• Pristatyti projekto komandą
• Aptarti projekto iššūkius ir rizikas

Susitikimo darbotvarkė: 

• Sveikinimai ir prisistatymas (5 min.) | @PSO
• Projekto apžvalga ir tikslai (15 min.) | @PSO
• Komandos narių prisistatymai (5 min.) | @PSO
• Vaidmenų ir atsakomybės užduotys (20 min.) | @PSO
• Tvarkaraštis ir laiko juostos apžvalga (15 minučių) | @PSO
• Projekto iššūkių ir rizikos aptarimas (20 min.) | @PSO
• Veiksmo elementai ir tolesni veiksmai (15 minučių) | @PSO
• Susitarimas dėl baigiamojo ir kito susitikimo (5 minutės) | @PSO

Atkreipkite dėmesį, kad tai tik pavyzdžiai, o darbotvarkės punktai ir formatas gali būti koreguojami atsižvelgiant į konkrečius susirinkimo poreikius ir tikslus. 

Nustatykite savo susitikimo darbotvarkę naudodami AhaSlides 

Norėdami sudaryti susitikimo darbotvarkę su AhaSlidesatlikite šiuos veiksmus:

• Sukurti paskyrą: Jei dar to nepadarėte, užsiregistruokite AhaSlides ir susikurti paskyrą. Arba eik pas mus Viešoji šablonų biblioteka.

• Pasirinkite susitikimo darbotvarkės šabloną: Turime įvairių susitikimų darbotvarkės šablonų, kuriuos galite naudoti kaip atskaitos tašką. Tiesiog pasirinkite tą, kuris geriausiai atitinka jūsų poreikius, ir spustelėkite „Gauti šabloną“.

• Tinkinkite šabloną: Pasirinkę šabloną, galite jį tinkinti pridėdami arba pašalindami elementus, koreguodami formatavimą ir keisdami spalvų schemą.

• Pridėkite savo darbotvarkės punktus: Norėdami pridėti savo darbotvarkės elementus, naudokite skaidrių rengyklę. Galite pridėti teksto, suktuko, apklausų, vaizdų, lentelių, diagramų ir kt.

• Bendradarbiaukite su savo komanda: Jei dirbate su komanda, galite bendradarbiauti darbotvarkėje. Tiesiog pakvieskite komandos narius redaguoti pristatymą ir jie galės atlikti pakeitimus, pridėti komentarų ir siūlyti pakeitimus.

• Pasidalinkite darbotvarke: Kai būsite pasiruošę, galite pasidalinti darbotvarke su savo komanda arba su dalyviais. Galite bendrinti nuorodą arba naudodami QR kodą.

Su AhaSlides, galite nesunkiai sukurti profesionalią, gerai struktūrizuotą susitikimo darbotvarkę, kuri padės nenukrypti nuo tikslo ir pasiekti susitikimo tikslus.

Pagrindiniai taksieji 

Atlikdami šiuos pagrindinius veiksmus ir pavyzdžius naudodami AhaSlides šablonus, tikimės, kad galėsite sukurti gerai suplanuotą susitikimo darbotvarkę, kuri padės jums pasiekti sėkmės.

Dažnai užduodami klausimai