Pat visdisciplinētākie uzņēmumi tur dažkārt var sajust savu projektu apmaldīšanos. Biežāk problēma ir viena no sagatavošana. Atrisinājums? Labi strukturēts un pilnībā interaktīvs projekta sākuma sanāksme!
Labi izpildīta sākumsapulce, kas nav tikai pompastika un ceremonija, patiešām var panākt kaut ko skaistu no labās kājas. Šeit ir 8 soļi, lai sarīkotu projekta sākumposmu, kas rada uztraukumu un sajūsmu visi tajā pašā lapā.
Sākuma laiks!
Tikšanās padomi, kas jāatceras
Jums iepriekš ir jāsagatavo sākuma sanāksmes darba kārtība. Agrīna projekta sākuma e-pasta nosūtīšana ir ļoti svarīga! Tātad, apskatīsim dažus sākuma sanāksmes darba kārtības paraugus!
Sākuma sesijai ir jābūt īsai un kodolīgai, ar daudzām spēlēm un aktivitātēm, jo šajā laikā AhaSlides ir ļoti noderīgs! Skatiet citus padomus, kā norādīts tālāk.
Sāciet sarunu.
Saņemiet vērtīgu ieguldījumu no savas komandas un klientiem projekta sākuma sanāksmes laikā. Izmantojiet tiešraides aptauju, jautājumus un atbildes un ideju apmaiņas rīkus, izmantojot šo bezmaksas veidni!
🚀 Skatiet veidni
Kas ir projekta sākuma sanāksme?
Kā teikts uz skārda, projekta sākuma sanāksme ir tikšanās, kurā jūs uzsākat savu projektu.
Parasti projekta sākuma sanāksme ir pirmā tikšanās starp klientu, kurš pasūtīja projektu, un uzņēmumu, kas to atdzīvinās. Abas puses sēdēs kopā un apspriedīs projekta pamatus, mērķi, mērķus un to, kā tas virzīsies no idejas līdz realizācijai.
Vispārīgi runājot, ir 2 veidu sākuma sanāksmēm, kas jāzina:
- Ārējā projekta sākums - Izstrādes komanda apsēžas ar kādu no ārpus uzņēmums, tāpat kā klients vai ieinteresētā persona, un apspriež sadarbības projekta plānu.
- Iekšējais PKM - Komanda no ietvaros uzņēmums kopā apsēžas un apspriež jauna iekšējā projekta plānu.
Lai gan abiem šiem veidiem var būt atšķirīgi rezultāti, procedūru ir gandrīz vienāds. Būtībā ir neviena daļa ārēja projekta sākums, kas nav daļa no iekšējā projekta sākuma - atšķirība būs tikai tam, kam jūs to turat.
Vairāk iesaistieties savās sanāksmēs
Kāpēc projekta sākuma tikšanās ir tik svarīgas?
Kickoff Meetings mērķim jābūt skaļam un skaidram! Var šķist pietiekami vienkārši, lai uzsāktu projektu, tikai uzticot virkni uzdevumu īstajiem cilvēkiem, it īpaši mūsdienu Kanban valdes apsēstajā darba vietā. Tomēr tas var novest pie tā, ka komandas pastāvīgi zaudē savu ceļu.
Atcerieties, tikai tāpēc, ka atrodaties tā pati dēlis nenozīmē, ka atrodaties tā pati lapa.
Tās centrā projekta atklāšana ir godīga un atklāta Dialogs starp klientu un komandu. Tā ir nav paziņojumu sērija par to, kā projekts darbosies, bet a saruna par plāniem, cerībām un mērķiem, kas sasniegti nevaldāmās debatēs.
Šeit ir daži ieguvumi no projekta sākuma sanāksmes rīkošanas:
- Tas izpaužas visiem sagatavots - "Dodiet man sešas stundas, lai es nocirstu koku, un es pavadīšu pirmās četras asināšanas asis." Ja Ābrahams Linkolns šodien bija dzīvs, varat būt drošs, ka viņš pirmās četras no sešām projekta stundām pavadīs projekta sākuma sanāksmē. Tas ir tāpēc, ka šajās sanāksmēs ir visi nepieciešamās darbības, lai jebkuru projektu novirzītu uz labās kājas.
- Tas ietver visi galvenie dalībnieki - Sākuma sapulces var sākt tikai tad, ja visi ir klāt: vadītāji, komandas vadītāji, klienti un visi citi, kam ir nozīme projektā. Ir tik viegli pazaudēt, kas par ko atbild, bez sākuma sanāksmes skaidrības, lai to visu noskaidrotu.
- Tas ir atvērts un sadarbojošs – Kā jau teicām, projekta sākuma sanāksmes ir debates. Labākie iesaistās visi apmeklētājiem un no visiem gūst labākās idejas.
Vairāk iesaistieties savās sanāksmēs
8 soļi līdz Kickass projekta sākuma sanāksmei
Tātad, kas tieši ir iekļauts projekta sākuma sanāksmes darba kārtībā? Mēs to esam saīsinājuši līdz 8 tālāk norādītajām darbībām, taču jums vienmēr jāatceras, ka ir šāda veida sanāksmēm nav iestatīta izvēlne.
Izmantojiet šos 8 soļus kā ceļvedi, taču nekad neaizmirstiet, ka galīgā darba kārtība ir tu!
1. solis - ievads un ledlauži
Protams, vienīgais veids, kā uzsākt jebkuru sākuma sanāksmi, ir dalībniekus iepazīstot vienam ar otru. Neatkarīgi no jūsu projekta ilguma vai apjoma, klientiem un komandas locekļiem ir jāsadarbojas vienam ar otru, lai viņi varētu efektīvi strādāt kopā.
Lai gan pietiek ar vienkāršu ievadu, lai cilvēki iepazītos ar vārdiem, ledlauzis var pievienot vēl vienu personība un atvieglot garastāvokli pirms projekta sākuma.
Izmēģiniet šo: Spin riteni 🎡
Izklāstiet dažas vienkāršas ievada tēmas par vērpšanas ritenis, pēc tam palūdziet katram komandas dalībniekam to izgriezt un atbildēt uz jebkuru tēmu, par kuru ritenis nonāk. Smieklīgi jautājumi ir ieteicami, taču noteikti saglabājiet to vairāk vai mazāk profesionāli!
Vēlaties vairāk šāda veida? 💡 Mums ir 10 ledlauži jebkurai sanāksmei tieši šeit.
2. solis - projekta fons
Līdz ar formalitātēm un svētkiem ir pienācis laiks sākt darbu, uzsākot aukstu biznesu. Lai sanāksme sāktu veiksmīgi, jums ir jābūt skaidrai sākuma sanāksmes darba kārtībai!
Kā to dara visi lieliski stāsti, vislabāk ir sākt no sākuma. Ieskicējiet visu saraksti starp jums un jūsu klientiem, lai visi iesaistītie projektā būtu pilnībā gatavi uzzināt līdz šim notikušo.
Tie var būt e-pastu, tekstu, iepriekšējo sapulču protokolu ekrānšāviņi vai jebkuri resursi, kas jūsu uzņēmumam un klientam pievieno jebkāda veida kontekstu. Padariet to viegli vizualizējamu, izveidojot laika skalu.
3. solis - projekta pieprasījums
Papildus sarakstes fonam jūs vēlaties ienirt dziļi sīkāk par kāpēc šis projekts vispirms tiek uzsākts.
Tas ir izšķirošs solis, jo tas sniedz skaidru pārskatu par sāpju punktiem, kurus projekts vēlas atrisināt, un tas ir tas, kas gan komandām, gan klientiem vienmēr ir jāuztur sava prāta priekšgalā.
Protip 👊
Šādi posmi ir nobrieduši diskusijām. Jautājiet saviem klientiem un jūsu komandai izvirzīt savas idejas par to, kāpēc, viņuprāt, šis projekts ir sapņots.
Ja nepieciešams, vienmēr mēģiniet novirzīt kanālu klienta balss šajā sadaļā. Sadarbojieties ar klientu, lai iegūtu reālus piemērus, kad patērētāji min sāpīgas vietas, kuras jūsu projekts cenšas novērst. Viņu viedokļiem ir jāveido jūsu komandas pieeja projektam.
4. solis - projekta mērķi
Tātad jūs esat izpētījis pagātne projekta, tagad ir pienācis laiks apskatīt nākotne.
Tiešu mērķu noteikšana un skaidra projekta veiksmes definīcija patiešām palīdzēs jūsu komandai strādāt pie tā. Tas ne tikai tas, ka klientam parādīs, ka jūs nopietni domājat par darbu un jums ir tikpat lielas likmes, kā tas notiek.
Jautājiet saviem sākuma sanāksmes dalībniekiem "kā izskatīsies panākumi?" Vai tas ir vairāk klientu? Vairāk atsauksmju? Labāks klientu apmierinātības līmenis?
Neatkarīgi no mērķa, tam vienmēr jābūt ...
- Sasniedzamais - Nepārsniedziet sevi. Ziniet savas robežas un izdomājiet sev izvirzīto mērķi faktiski ir izredzes sasniegt.
- Izmērāmi - Ierosiniet savu mērķi ar datiem. Mērķējiet uz noteiktu numuru un izsekojiet savu virzību uz to.
- Laiks - Piešķiriet sev beigu datumu. Dariet visu iespējamo, lai sasniegtu savus mērķus pirms šī termiņa.
5. solis - darba pārskats
Ievietojot “gaļu” “sākuma sanāksmē”, paziņojums par darbu (SoW) ir pamatīgs ienirt projekta specifikā un tā īstenošanā. Tas ir galvenais rēķins sākuma sanāksmes darba kārtībā, un tai jāpievērš lielākā daļa jūsu uzmanības.
Apskatiet šo infografiku par to, kas jāiekļauj savā darba paziņojumā:
Paturiet prātā, ka darba paziņojums nav tik daudz par diskusiju, cik pārējā projekta sākuma sanāksmes darba kārtība. Šis tiešām ir laiks, kad projekts vienkārši noved pie tā izklāstiet rīcības plānu gaidāmajam projektam, pēc tam saglabājiet diskusiju sanāksmes nākamais jautājums.
Tāpat kā pārējā sākuma sanāksmē, jūsu paziņojums par darbu ir super mainīgs. Jūsu darba izklāsta specifika vienmēr būs atkarīga no projekta sarežģītības, komandas lieluma, iesaistītajām daļām utt.
Vēlaties uzzināt vairāk? 💡 Pārbaudiet to visaptverošs raksts par darba paziņojuma izstrādi.
6. solis - jautājumu un jautājumu sadaļa
Lai gan jūs varat justies spiests atstāt savu jautājumu un atbilžu sadaļu līdz beigām, mēs patiešām iesakām to turēt tieši pēc darba paziņojuma.
Šāds gaumīgs segments noteikti radīs jautājumus gan no klienta, gan no jūsu komandas. Tā kā sapulces lielākā daļa ikviena prātā ir tik jauna, vislabāk ir streikot, kamēr dzelzs ir karsts.
Interaktīvas prezentācijas programmatūras izmantošana jautājumu un atbilžu rīkošanai var palīdzēt vienmērīgi noturēt visu, it īpaši, ja jūsu projekta sākuma sanāksmē ir augsts apmeklējumu skaits.
- Tas ir organizēts - Jautājumi ir sakārtoti pēc popularitātes (izmantojot pozitīvas balsis) vai pēc laika, un tos var atzīmēt kā “atbildētus” vai piespraustus augšpusē.
- Tas ir regulēts - Jautājumus var apstiprināt un noraidīt, pirms tie tiek parādīti ekrānā.
- Tas ir anonīms - Jautājumus var iesniegt anonīmi, kas nozīmē, ka katram ir sava balss.
7. solis - iespējamās problēmas
Kā mēs teicām iepriekš, projekta sākuma sanāksme ir pēc iespējas atklāta un godīga. Tas ir kā jūs veidojat uzticības sajūta ar savu klientu no sākuma.
Šajā nolūkā vislabāk ir apspriest iespējamās problēmas, ar kurām projekts varētu saskarties. Neviens nelūdz jums šeit paredzēt nākotni, tikai lai izveidotu provizorisku sarakstu ar šķēršļiem, ar kuriem jūs varat saskarties.
Tā kā jūs, jūsu komanda un klients tuvosies šim projektam ar dažādām likmēm, tas ir ideāli visi iesaistīts iespējamās problēmas diskusijā.
8. solis - reģistrēšanās
Regulāra reģistrēšanās ar klientu ir vēl viens veids, kā nostiprināt uzticību starp abām pusēm. Jūsu projekta sākuma sanāksmē jums ir daži jautājumi, par kuriem jārisina kas, kad, kurš un cik šīs reģistrācijas notiks.
Reģistrēšanās ir diezgan smalks līdzsvars starp caurspīdīgums un pūles. Lai gan ir patīkami būt pēc iespējas atvērtākam un pārredzamākam, jums tas jāpārvalda tādā apjomā, cik pieejams jums patiesībā būs be atklāta un caurspīdīga.
Pirms sapulces beigām pārliecinieties, ka esat atbildējis uz šiem jautājumiem:
- Kas? - Cik precīzi klientam jāatjaunina? Vai viņiem ir jāzina par katru sīkāko progresa detaļu, vai svarīgi ir tikai lielie zaudējumi?
- Kad? - Cik bieži jūsu komandai vajadzētu atjaunināt jūsu klientu? Vai viņiem vajadzētu katru dienu darīt zināmu paveikto, vai nedēļas beigās vienkārši apkopot paveikto?
- Kurš? - Kurš komandas loceklis būs tas, kurš sazināsies ar klientu? Vai visā projektā būs katras komandas dalībnieks vai tikai viens korespondents?
- Kā? - Ar kādu metodi klients un korespondents uzturēs sakarus? Regulārs videozvans, e-pasts vai pastāvīgi atjaunināts tiešsaistes dokumentu?
Tāpat kā lielākajā daļā projektu sākuma sanāksmes darba kārtības jautājumu, vislabāk to apspriest atklātā telpā. Lielai komandai un lielai klientu grupai, iespējams, būs vieglāk to izdarīt tiešraides aptauja lai mazinātu iespējas noteikt vislabāko iespējamo reģistrēšanās formulu.
Vēlaties uzzināt vairāk? 💡 Pārbaudiet dažus labāko praksi, lai reģistrētos pie saviem klientiem.
Efektīvi apsekojiet, izmantojot AhaSlides
Projekta sākuma sanāksmes darba kārtības veidne
Tā kā jūsu prasmīgi plānotā sākuma sanāksme tikai gaida, lai apspriestu dažus prātus sēžu zālē, pēdējais pieskāriens var būt mazliet mijiedarbību lai to visu apvienotu.
Vai zinājāt tikai to 29% uzņēmumu justies saistīts ar saviem klientiem (Gallup)? Atteikšanās ir epidēmija B2B līmenī, un tas var atstāt sapulču sākumposma sajūtu kā plakanu, neiedvesmojošu procesu, izmantojot formalitātes.
Iesaistīt klientus un komandas, izmantojot interaktīvus slaidus, tas tiešām var palielināt dalību un palielināt uzmanības loku.
AhaSlides ir instrumentu arsenāls ieskaitot tiešraides, Q&A un ideju vētras slaidus, un pat viktorīnas tiešraidē un spēles, lai pareizi iedarbinātu savu projektu.
Noklikšķiniet zemāk, lai paņemtu bezmaksas veidni savai sākuma sanāksmei. Mainiet visu, ko vēlaties, un pasniedziet to bez maksas!
Noklikšķiniet zemāk, lai izveidotu bezmaksas AhaSlides kontu un sāktu veidot savas saistošās sapulces, izmantojot interaktivitāti!
